Biurų perkraustymas į Vokietiją: pilnas vadovas įrangos ir technikos pervežimui be skausmo

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biurų perkraustymas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip planuojame Excel lentelėje. Viskas paprastai: atvažiuoja sunkvežimis, pakrauname, važiuojame. Bet realybėje susiduriame su vokiečių kruopštumu, muitinės niuansais, kurie kartais sukelia pilną galvos skausmą, ir klientais, kurie pamiršta pasakyti apie serverius rūsyje. Čia nėra joks "turinio kūrėjo" vadovas, tai grynas gyvenimas ir patirtis, kurią dalinuosi, kad jums nereikėtų mokėti už savo klaidas.

Popieriaus darbas ir dokumentai, be kurių neišsiveršiate

Kokie dokumentai yra būtini, kad praeitumite muitinę?

Svarbiausias dalykas yra CMR kontraktas, be jo joks vairuotojas neišvažiuos iš Lietuvos. Taip pat būtinas detalus inventoriaus sąrašas, geriausiai dvikalbis, vokiečiai labai mėgsta, kai visus dalykus aprašo jų gimtąja kalba. Jei biuro vertė viršija tam tikrą ribą (gal 3 tūkstančius eurų, nors gali būti ir kitaip dabar), gali prireikti EX-1 dokumento, jei technika buvo nupirkta ne ES erdvėje. Biurų perkraustymas į Vokietiją be šių popierių tampa loterija, kurioje pralaimi tas, kuris nori greitai važiuoti.

Ar turiu deklaruoti naudotus kompiuterius ir serverius?

Jei tai ne prekyba, o jūsų nuosavybė, kurią perkeliate į kitą padalinį, dažniausiai deklaravimas nereikalingas, nes tai yra vidaus rinka ES. Tačiau vokiečių muitininkai gali būti įtariusi, jei serijinių numerių sąrašas neatitinka to, kas yra sunkvežimyje. Mano patirtis sako, kad geriau turėti suformuotą "Intrastat" deklaraciją, jei prekių daug, kadangi vėliau gali būti klausimų apie PVM mokėjimą arba jo nemokėjimą. Geriau užkliūkite šiek tiek anksčiau nei gaišite valandas pasienyje.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių technikos nupirkimo sąskaitų?

Tai tikrai nepatogi situacija. Vokietijoje griežtai žiūri į kilmės dokumentus, ypač jei tai brangi įranga. Jei sąskaitų nėra, gali tekti mokėti muito mokestį kaip už naują prekę, kas bus labai skaudu. Biurų perkraustymas į Vokietiją tampa brangus, jei negalite įrodyti, kad plokštės ar monitoriai nėra nauji. (Bent jau taip buvo prieš metus, kai vienas klientas neteko penkių tūkstančių dėl vieno seno serverio). Geriau iš anksto susirasti visus kvitus arba pasirašyti vadybininko pažymą.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Paprastai ne, jei tai standartinis tarptautinis reisas. Tačiau jei pervežate pavojingas kargas, pavyzdžiui, daug tonerių ar cheminius skysčius, reikės ADR dokumentų. Be to, jei sunkvežimis didesnis nei 7.5 tonos, vairuotojas turi laikytis poilsio laiko taisyklių, kurios Vokietijoje stebimos labai griežtai. Kartais reikia specialios leidimo formos, jei įvažiavimas į miesto centrą yra apribotas (Enviromental zone), bet dažniausiai tai įmonės išsprendžia perka žaliąją kortelę.

Kaip tinkamai supakuoti techniką, kad ji atkeliautų gyva

Ar galima supakuoti monitorius į paprastas dėžes?

Nebent norite, kad jie atkeliautų sulaužyti. Biurų perkraustymas į Vokietiją reikalauja specialios pakavimo medžiagos – burbuliukų, putų, tvirtų dėžių. Vokietijos keliai, nors ir geri, bet turi savo girgždes, o vairuotojai kartais stabdo staiga. Monitorius reikia uždėti ant stovų, o ne vieną ant kito, net jei jie maži. Vienas klientas taip padarė ir gavo "mozaiką" vietoje biuro. Užduokite sau klausimą – ar verta taupyti ant dėžių, jei rizikuojate brangia technika?

Kaip elgtis su serveriais ir duomenų saugyklose?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius negalima tiesiog išjungti ir mesti į sunkvežimį, juos reikia išjungti tinkamai, išimti diskus (jei įmanoma) ir uždėti į antistatines dėžes. Biurų perkraustymas į Vokietiją susideda ne tik iš fizinio pervežimo, bet ir duomenų saugumo. (Nesu tikras, ar visos įmonės tai supranta, dažnai tiesiog ištraukia laidą). Jei duomenys dingsta kelyje, tai didesnė problema nei sulaužytas stalas. Geriau pasamdyti specialistus, kurie juos išmontuoja ir vėl sumontuoja vietoje.

Ar verta pirkti naujas dėžes ar naudoti tas, kurios buvo sandėlyje?

Jei sandėlyje guli dėžės, kurios jau buvo naudotos tris kartus ir jos drėgnos, tai nenaudokite. Kartais klientai nori sutaupyti ir sako, kad "tai tik kartą važiuos". Bet biurų perkraustymas į Vokietiją užtrunka ilgiau nei planavote, dėžės gali suirti nuo svorio ar drėgmės. Naujos dėžės kainos nedidelės lyginant su technikos verte. Aš asmeniškai visada patariu pirkti naujas, stiprias dėžes, o ne tas, kurios skamba kaip popierius.

Kaip supakuoti biuro baldus?

Stalus reikia išardyti, o ne nešti vientisus, jei jie dideli. Kėdes galima sukrauti vieną ant kitos, bet tarp jų reikia dėti užklotus, kad nebraižytųsi. Biurų perkraustymas į Vokietiją dažnai kainuoja brangiau dėl to, kad darbuotojai turi išardyti baldus vietoje, o tai užima daug laiko. Jei galite, išardykite patys, tai sutaupysite valandas, o vairuotojams tik reikės pakrauti. Sekcijas uždenkite storu kartonu, kad nenukristų kampai.

Ką daryti su smulkuomis detalėmis (sraigtai, laidai)?

Viską sudėkite į pažymėtas maišelius ar dėžutes ir priklijuokite prie to daikto, prie kurio jos priklauso. Niekada nemačau didesnio chaoso nei kai atvykstate į naują biurą Vokietijoje, o ten maišyti visi laidai ir sraigtai vienoje dėžėje. Biurų perkraustymas į Vokietiją tampa košmaru, jei negalite surasti raktų nuo seifų ar laidų nuo printerių. Pasirašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra, pasitikėkite manim.

Kaina, laikas ir logistika – ką tikėtis iš realaus gyvenimo

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro pervežimas į Miuncheną ar Berlyną?

Kaina priklauso nuo tūrio, bet jei kalbame apie standartinį biurą (apie 10-15 darbo vietų), tai svyruoja nuo 1.5 iki 3 tūkstančių eurų. Biurų perkraustymas į Vokietiją nėra pigus, reikia sumokėti už darbą, kurį atlieka krovėjai abiejuose galuose, ir už degalus. (O degalai dabar brangūs, tai nepamirškite). Taip pat į kainą įeina draudimas, kuris yra privalomas. Jei kas siūlo už 500 eurų, tai tikrai kažką slepia.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Pats važiavimas trunka apie 12-16 valandų, priklausomai nuo to, kur į Vokietiją važiuojate. Bet biurų perkraustymas į Vokietiją – tai ne tik vairavimas. Reikia pridėti pakavimo laiką (1 diena), kraunant (pusė dienos), iškraunant (pusė dienos). Taigi, visas procesas nuo pradžios iki galo užtrunka maždaug 2-3 dienas. Jei viskas eina sklandžiai, bet jei yra problemų su liftu arba dokumentais, tai gali užtrukti ir savaitę.

Ar galima sutaupyti, jei patiems krauname?

Žinoma, galite, bet tada prarasite draudimą, jei kažką sulaužysite patys. Dauguma įmonių siūlo "kraunam patys" variantą, bet biurų perkraustymas į Vokietiją tada tampa jūsų atsakomybe. Jei nukritęs serveris, jis nebus apdraustas. Mano patirtis rodo, kad sutaupyti galima tik tuo atveju, jei turite patikimus darbuotojus, kurie nebijo fizinio darbo ir žino, ką daro. Kitu atveju, geriau mokėti profesionalams.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Kartais gali būti mokestis už sunkvežimio stovėjimą miesto centre, jei negalite jį iškrauti laiku. Vokietijoje tai gali kainuoti brangiai. Taip pat, jei reikia naudotis specialia technika (kranas arba liftas su kabinu), tai papildomai kainuoja. Biurų perkraustymas į Vokietiją taip pat gali brangti, jei reikia dirbti naktį ar savaitgalį, vokiečiai moka už tai didelius priedus. Visada klauskite apie galimas papildomas išlaidas iš anksto.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Dauguma įmonių reikalauja avanso, o likutį mokėti pristačius prekes. Biurų perkraustymas į Vokietiją yra paslauga, kuriai reikalingi pinigai degalams ir algoms. Jei esate didelis ir patikimas klientas, gali susitarti, bet mažoms įmonėms tai sunku. (Vienas klientas mums mokėjo po mėnesį, tai buvo nervai). Geriau turėti lėšas paruoštas, kad nebeliektumėte be įrangos svetimoje šalyje.

Vokietijos specifika ir vietiniai niuansai

Ar vokiečiai tikrai tikrina taip griežtai?

Taip, tikrina. Ypač jei sunkvežimis atrodo įtartai arba vairuotojas yra iš šalies, kurios jie nemėgsta (nenurodysiu). Biurų perkraustymas į Vokietiją gali baigtis tuo, kad viską iškraus ant kelio ir tikrins serijinius numerius. Vokietijos policija ir muitinė turi teisę sustabdyti bet kurį sunkvežimį. Geriau turėti visus dokumentus tvarkingai, kad nereikėtų aiškintis su ginkluotu pareigūnu.

Kaip yra su darbo laiku Vokietijoje?

Vokietijoje labai griežtai laikomasi taisyklių – nuo 8:00 ryto iki 17:00 valandos negali būti triukšmo. Biurų perkraustymas į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad sunkvežimis neatvyktų per anksti, nes niekas neleis jums iškrauti. Jei vėluojate, gali tekti laukti iki ryto. Tai reiškia papildomą mokesčį vairuotojui už laukimą. Vokietai mėgsta ramybę ir tvarką, tai ne Lietuva, kur galima triukšmingai vežti vidurnaktį.

Ar sunku rasti vietą stovėjimui sunkvežimiu mieste?

Labai sunku. Miestuose kaip Miunchenas ar Hamburgas vietos nėra, o stovėjimas nelegalioje vietoje kainuoja šimtus eurų. Biurų perkraustymas į Vokietiją reikalauja iš anksto susiplanuoti, kur bus pastatyta mašina. (Buvau atvejų, kai tekdavo važiuoti ratu po miestą valandą, kol klientas suranda vietą). Jei jūsų naujas biuras neturi specialios aikštelės, tai bus didelė problema.

Ar reikia kalbėti vokiškai su krovėjais?

Ne visada, dauguma vokiškų firmų turi darbuotojus, kurie kalba angliškai arba rusiškai. Bet biurų perkraustymas į Vokietiją yra lengvesnis, jei turite bent vieną žmogų, kuris supranta vokiškai instrukcijas. Kartais vokiečiai tiesiog nesusikalba ir nusileidžia rankas, o tu stovi su pilna dėže ir nežinai, kur dėti. Verta pasamdyti vietinį koordinatorią, jei biuras didelis.

Kaip elgtis su atliekomis (pakuojimo medžiagos)?

Vokietijoje labai griežta atliekų tvarka. Negalima tiesiog išmesti visko į vieną konteinerį. Biurų perkraustymas į Vokietiją baigiasi tuo, kad turite susitvarkyti su dėžėmis. Kartais reikia vežti dėžes atgal į Lietuvą, nes Vokietijoje jų išmetimas brangiai kainuoja. Užsirašykite iš anksto, kur galite juos paduoti panaudoti, kitaip gausite baudą už šiukšlinimą.

Problemos, su kuriomis susidūrėme ir kaip jų išvengti

Kas daryti, jei vairuotojas susiduria su technine gedimu?

Tai baisiausia situacija, bet ji nutinka. Biurų perkraustymas į Vokietiją gali sustoti kelio viduryje. Jei įmonė gerbiama, ji išsiunčia kitą sunkvežimį, kad perkeltų krovinius. Jei ne, tai laukiate kol pataisomas. (Mano patirtis, jei tai senas "Volvas", tai gali ilgai trukti). Visada turkite kontaktinį numerį, kurį galite paskambinti tiesiogiai vadovui, ne tik dispečeriui.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Dingsta retai, jei dirbate su normaliomis firmomis. Bet biurų perkraustymas į Vokietiją turi savo rizikas – smulkios dalys gali nukristi už gabaritų. Vieną kartą dingo brangus telefonas, paliktas ant stalo, nes vairuotojas manė, kad tai šiukšlės. Visada brangiausius daiktus pasilikite pas save arba užrakinkite juos atskiroje dėžėje, kurios niekas neturi liesti.

Kas vyksta, jei naujas biuras dar nėra paruoštas?

Tai klasika. Atvykstate, o ten dar dažoma grindys arba nėra elektros instaliacijos. Biurų perkraustymas į Vokietiją tampa košmaru, nes turi iškrauti dėžes į koridorių. Už tai papildomai neimame, bet vairuotojai būna nusivylę. Geriau patikrinkite savo biurą prieš mūsų atvykimą, bent dieną anksčiau. Niekas nenori laikyti sunkvežimio su įrangą lauke, jei lauke lietus.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai galima, bet legaliai tai yra pilnas chaosas. Jei vokiečių muitinė rasi asmeninių drabužių tarp serverių, gali pradėti klausinėti apie kontrabandą. Biurų perkraustymas į Vokietiją turi būti tik apie verslą. (Nesu tikras, ar jie baudos, bet tikrai uždelgs). Geriau vežkite savus daiktus atskirai, nenaudokite firmos transporto savo reikalams, jei norite išvengti problemų.

Kaip pasirūpinti draudimu, jei įranga labai brangi?

Standartinis draudimas dengia tik tam tikrą sumą, dažniausiai apie 10 eurų už kilogramą. Jei pervežate brangius serverius, reikia sudaryti papildomą draudimo sutartį. Biurų perkraustymas į Vokietiją be pilno draudimo yra lošimas. Nurodykite tikslią vertę, ir gaukite tai užrašytą sutartyje. Vienas klientas prarado 50 tūkstančių vertės įrangą, nes uždraudė tik standartinę sumą.

Ar verta rūpintis tuo patys ar geriau pasamdyti brokerį?

Jei esate maža įmonė ir pervežiate tik du kompiuterius, galite ir patys. Bet jei tai tikras biurų perkraustymas į Vokietiją, tai brokeris arba logistikos kompanija pravers. Jie žino visus niuansus, kuriuos aš čia paminėjau ir kurių nepaminėjau. Jų patirtis leidžia išvengti klaidų, kurios kainuoja brangiau nei jų paslaugos. Pasitikėkite profesionalais, jei vertinate savo laiką ir nervus.

Išvada

Na, štai ir viskas ką reikia žinoti apie šitą procesą. Biurų perkraustymas į Vokietiją nėra joks mokslas, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Niekada nenuokankite nuo taisyklių, nes vokiečiai to nemėgsta, ir visada turkite atsarginį planą jei kas nors nueina ne taip kaip planavote. (Nors tikiuosi, kad jums viskas pavyks be jokių nesklandumų). Sėkmės naujame biure ir tikiuosi, kad mūsų keliai dar kada nors susikirs.