Biurų perkraustymas į Vokietiją – patarimai ir kainų analizė

Gyvenu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, o kartais jaučiuosi, kad ir per daug. Matyti, kaip verslai nešasi savo kompiuterius ir failus per sienas, tampa kasdiene rutina, bet kiekvienas kartas visada pasiduoda kažkokio naujo sumišimo. Biurų perkraustymas į Vokietiją – ne tai, ką galvoja žmonės, regėdami gražias reklamas su šypsenomis. Čia yra prakaitas, dulkes, nervai ir daugybą kilometrų vairuojant sunkvežimiu, kuris meta ratus. Nors dabar viskas skamba profesionaliai, realybėje dažnai būna taip, kad vairuotojas praranda signalą arba sulaiko muitinė, o tu turi aiškinti klientui, kodėl jo stalai dar ne Miunchene. Štai trumpas, bet nuoširdus žvilgsnis į tai, kas laukia, jei nuspręsite kelti verslį į Vakarus.

Bendras procesas ir planavimas

Kada geriausia pradėti planuoti biurų perkraustymą į Vokietiją?

Nesigilinkite į tą mitą, kad viskas įvyksta per savaitę. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš du mėnesius, o jei turite didelį archyvą, tai ir dar anksčiau. Reikia ne tik užsakyti sunkvežimį, bet ir suderinti laiką su pastatu į kurį kelysite, nes vokiečiai yra griežti dėl liftų rezervacijos. Vieną kartą turėjome situaciją, kai atvažiavome anksčiau, ir namų valdytojas vos nešaukė ant mūsų, nes nebuvo užregistruoti. Taigi, imkitės laisvaus laiko planavimo iš karto, kai tik pasirašėte nuomos sutartį.

Ar tikrai reikia įmonės, ar galima nuvežti paties?

Galima, žinoma, jei turite brolią vadybininku ir gyvenatę su sunkvežimiu. Biurų perkraustymas į Vokietiją reikalauja ne tik fizinės jėgos, bet ir žinių apie tai, ką galima vežti, o kuo ne. Pats nuvežti atrodo pigiau, bet kai sulaiko jus muitinėje ir pradeda klausti apie TIR korteles ar CMR draudimą, tada prasideda bėdos. Be to, jei pasidaro šlamštas su liftu arba baldas neįeina į laiptus, profesionalai turi įrangą, o jūs turėsite tik nusivilti. Geriau pasikliauti tiems, kas tai daro kasdien, nors ir kainuoja.

Kiek laiko trunka visas procesas?

Viskas priklauso nuo to, kur tiksliai kelystate. Jei į Berlyną ar Miuncheną, tai tai gali užtrukti vieną ar dvi dienas su pakrovimu. Bet jei tenka važiuoti gilyn į Bavarijos kaimus, tai gali užtrukti ir ilgiau. Taip pat reikia prisiminti apie iškrovimą – tai ne penkių minučių reikalas. Vienintelis dalykas, kurį galiu garantuoti, yra tai, kad visada užtrunka ilgiau negu planavote. Turėkite atsarginę dieną savo kalendoriuje, kad nereikėtų skubėti paskutinę minutę.

Kas nutinka jei dingsta daiktai?

Tai mano blogiausias košmaras, ir, laimei, retas atvejis. Bet jei nutinka, mes turime draudimą. Svarbiausia yra tai, ką parašėte inventoriaus sąraše. Jei ten parašėte "stalas", o jis brangus dizainerinis, ir tai nepažymėjote, gausite tik standartinį stalą atlyginimą. Vienas klientas prarado serverį, nes užrašė kaip "kompiuterinę dėžę". Būkite labai tikslūs su inventoriaus sąrašu, kitaip biurų perkraustymas į Vokietiją gali tapti labai brangus pamoka.

Ar reikia daryti pertraukas?

Vokiečiai mėgsta savo taisykles, ir vairuotojų poilsio režimas yra šventas. Negalima tiesiog važiuoti 10 valandų be sustojimo, tai nelegalu ir pavojinga. Mūsų vairuotojai žino kur sustoti, bet tai reiškia, kad pristatymas gali pavėluoti. Nereikia pykti į vairuotoją, jei jis sako, kad turi miegoti – geriau, kad jis miegotų, nei pultų vairą prieš Kauno sankryžą. Planuokite savo darbą taip, kad nereikėtų laukti vairuotojo ryte, kai jis tik prabunda.

Kaip susitarti su darbuotojais?

Jūsų darbuotojai tikrai nebus laimingi, kad turi krauti dėžes. Reikia juos paaiškinti, kad tai ne bausmė, o dalis verslo. Geriausia duoti aiškius nurodymus: ką krauti, kaip uždaryti dėžę (jei neuždarys, iškris ir susilaužysit), ir pažymėti viską. Darbuotojai dažnai pameta arba sumaišo savo asmeninius daiktus su biuro, tai vėliau sukelia problemų. Pasakykite jiems, kad pasiimk savo augalus namo, mes juos nevežame (išskyrus atvejus, kai tikrai labai prašo).

Kainos ir biudžetas

Kiek kainuoja biurų perkraustymas į Vokietiją?

Tai klausimas, ant kurio aš visada užstrigu, nes nėra vieno atsakymo. Kainų analizė rodo, kad tai svyruoja nuo 1500 iki 5000 eurų ir daugiau, priklausomai nuo tūrio. Mažam biuraiui su keletu stalų tai bus pigiau, bet jei perkeliate visą įmonę su 50 darbuotojų, tai skaičiai bus kiti. Taip pat įtakos turi kuras – kai jis pabrango, mes turėjome kelti kainas, nors klientai to nemėgsta. Geriausia paskambinti ir paprašyti apžiūros, tada gausite tikrą skaičių.

Ar kainų analizė paslėpia paslėptus mokesčius?

Dažnai taip būna, kad pasiūlyme parašoma viena suma, o paskui pridedami mokesčiai už liftą, už "ilgą nešiojimą" arba už pakavimo medžiagas. Aš stengiuosi kalbėti atvirai: pasakykite man, ar reikia pakavimo, ar reikia dėžių, kad aš galėčiau įtraukti tai į galutinę sumą. Niekas nenori staigmenų, kai sunkvežimis jau stovi prie namo ir vairuotojas reikalauja pinigų už kelių pakopų nešimą rankomis.

Kas įeina į kainą?

Į standartinę kainą įeina darbas, transportas ir kelionės išlaidos. Bet ne visada įeina draudimas arba ypatingos paslaugos, kaip antai pianino pervežimas (nors biurai retai turi pianinų, bet turi didelių serverių). Užklausdama biurų perkraustymo į Vokietiją kainą, visada klauskite, ar įskaičiuota iškrova abiejuose galuose. Kartais įmonės uždirba tik ant to, kad palieka jus su pilnu sunkvežimiu ir sako "viskas, čia jūsų problema".

Ar galima taupyti pakavimo medžiagomis?

Galima, bet tai rizikinga. Naudotos dėžės iš parduotuvės gali būti drėgnos arba silpnos. Jei ant jų užrašysit "Kompiuteriai", o jos sugriūs, niekas jums to neatsimokys. Aš visada patariu nusipirkti naujas, stiprias dėžes, bent jau pačiam brangiausiam turiniui. Taupyti 50 eurų už dėžes, kai riskuojate tūkstančiais eurų įrangos, yra beprotybė. (Nors pats kartą naudojau senas vyno dėžes knygoms, ir viskas gerai pasibaigė, tai nebūtinai visada).

Ar priimate korteles ar tik grynus?

Mes priimame banko pavedimus ir korteles, nors seniems vairuotojams labiau patinka grynaisiais, bet tai nelegalu reikalauti. Jei kas nors reikalauja grynųjų "vairuotojui arbūzui nusipirkti", tai yra didelė raudona vėliava. Pasidomėkite įmone, prieš pasirašydami sutartį. Normalios įmonės dirba be grynųjų pinigų rankinėse. Taip pat žiūrėkite, ar reikia mokėti pradinį įnašą (depozitą), tai dažnai būna.

Ką daryti jei biudžetas labai ribotas?

Tuomet reikia labai gerai suplanuoti, ką vežiate, o ką paliekate. Galbūt verta parduoti senus spintas ir Vokietijoje nusipirkti naujas, nes pervežimas gali brangiau kainuoti. Taip pat galima susitarti dėl terminų – jei galite laukti, kai mes turime grįžtantį sunkvežimį, gali gauti nuolaidą. Biudžeto ribos nereiškia, kad turite sutikti su bloga paslauga, tiesiog būkite lankstesni datomis.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Būtinai reikia sandorio, pagal kurį perkeliate turtą, arba pakvietimą iš Vokietijos įmonės. Be to, reikia inventoriaus sąrašo su apytikslėmis vertėmis. Muitinės pareigūnai mėgsta matyti, kad tai nėra prekyba, o būtent perkėlimas. Jei dokumentų nėra, gali sulaikyti visą sunkvežimį, kol paruošite. Vieną kartą teko laukti tris dienas Lenkijos pasienyje, nes klientas pamiršo vieną lapą su antspaudu.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Jei perkeliate įrangą, kurią naudojote savo veikloje ir ją turite daugiau nei 6 mėnesius, dažnai galima taikyti išlygas – PVM netenka mokėti. Bet jei perkeliate naują techniką, ką tik nupirktą, tai gali būti traktuojama kaip prekyba, ir teks mokėti Vokietijos PVM. Tai sudėtinga sritis, ir aš čia neesu ekspertas (geriau pasitarkite su buhalteriu), bet mūsų vairuotojai dažnai su tuo susiduria. Muitininkai gali būti labai budrūs.

Kas vyksta jei dokumentuose yra klaidų?

Klaidos dokumentuose – tai blogiausia, kas gali nutikti. Jei inventoriaus sąraše parašyta "10 spintų", o yra 12, muitinė gali pradėti įtarinėti, kad slystate kažką nelegalaus. Tada prasideda išsamė patikra. Būkite tikslūs. Jei nežinote kaip užpildyti deklaraciją, klauskite mūsų arba brokerio. Geriau klausti tris kartus, nei tada aiškintis, kodėl jūsų krovinys uždarytas sandėlyje.

Ar reikia TIR korteles?

Tik jei perkeliate labai brangų krovinį arba jis turi būti pristatytas su muitinės uždaruose režimuose. Paprastam biurų perkraustymui į Vokietiją TIR kortelė nereikalinga, tačiau reikia CMR draudimo, kuris yra privalomas kiekvienam tarptautiniam pervežimui. CMR draudimas apsaugo jus, jei krovinys dingsta arba sugadinamas kelyje. Be šio lapo, vairuotojas net neturi teisės išvykti iš Lietuvos.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais?

Jeigu darbuotojai susidėjo į dėžes savo asmeninius daiktus (knygas, puokštes, drabužius), tai gali būti traktuojama kaip asmeninis daiktų importas. Tai gali sukelti galvos skausmą muitinėje, jei to daugiau negu leidžiama. Geriausia viską oficialiai užregistruoti kaip įmonės turtą, arba atskirti asmeninius daiktus ir juos vežti atskirai (nors niekas to nedaro). Muitininkai gali peržiūrėti dėžes, jei atrodo įtartinai.

Ar reikia kvietimo iš Vokietijos?

Tai ne visada būtina, bet labai padeda. Kvietimas arba nuomos sutartis patvirtina, kad turi kur eiti. Jei vairuotojas atvyksta į adresą, kurio nėra, arba įmonės nebeegzistuoja, tai problemų nesiskaičiuos. Vieną kartą nuvažiavome į adresą, kuris buvo tuščia pieva, nes klientas nenurodė, kad biuras perkeltas į kitą vietą. Tokiomis situacijomis be kvietimo ir kontaktų pasirodyti labai sunku.

Vokietijos specifika ir logistika

Ar sunku rasti vietą sunkvežimiui Vokietijos miestuose?

Tai vienas didžiausių iššūkių. Vokietijos miestuose, ypač senosiuose centre, gatvės siauros, o vieta sunkvežimiui (40 tonų) – didelis retumas. Prieš važiuodami turime tiksliai žinoti, ar galima užsukti. Kartais tenka statyti sunkvežimį toliau ir perkrauti į mažesnį sunkvežimį (tai vadinama "last mile" paslauga), o tai papildomai kainuoja. Nežiūrėkite į "Google Maps", jis visada sako, kad galima važiuoti, bet realybėje sunkvežimis įsirėžia į namo kampą.

Kas daryti jei sulaiko policija?

Vokiečių policija yra labai draugiška, jei viskas tvarkoje, bet griežta, jei ne. Jei vairuotojas užsilenkia į draudžiamą zoną arba neturi teisingų leidimų į miesto centrą, gausite baudą. Šios baudos tenka klientui, nes sutartyje visada yra punktas apie tai. Geriausia iš anksto pasirūpinti leidimais (erlaubnis), jei reikia važiuoti į "Environmental zone" (Umweltzone). Be to, sunkvežimiai turi savo greičio apribojimus, ir juos stebi radarai.

Ar reikia specialių leidimų liftams?

Daugeliu atvejų, taip. Jei perkraustote į daugiabutį, kuriame yra liftas, jį reikia užrezervuoti. Vokiečiai tai daro griežtai. Jei ne, gyventojai gali paskambinti policijai arba tiesiog neleisti jums įeiti. Mes stengiamos susitarti su "Hausmeister"iu (namų ūkvedžiu) iš anksto, jis turi raktus nuo lifto ir gali padaryti, kad procesas vyktų sklandžiai. Niekada nepradėkite perkraustymo be jo žinios.

Kaip elgtis su "Hausmeister"iu?

Jis yra jūsų geriausias draugas arba priešas, priklausomai nuo to, kaip su juo kalbate. Aš visada patariu atnešti mažą dovaną (kavą arba šokoladą), jis tai vertina. Jei įsibėgėsite su jo darbu, jis gali padaryti, kad jūsų gyvenimas tampa siaubingas – neuždarys kiemo vartų, neleis naudotis liftu. Nors jis gali atrodyti šiurkštus, tai jo darbas, ir jis jį atlieka labai atsakingai.

Ar saugu palikti daiktus naktį sunkvežimyje?

Vengiame to kiek įmanoma. Vokietijoje, kaip ir visur, yra vagių, o pilnas sunkvežimis su biuro įranga yra lengvas taikinys. Jei kelionė trunka ilgiau ir reikia nakvytinės, stengiamės rasti saugią aikštelę arba statome sunkvežimį į sandėlį. Negalima tiesiog palikti mašinos prie kelkraščio tikimybėje, kad niekas nepriartos. Draudimas nedengia visko, o prarasti duomenis yra žiauriau nei prarasti stalus.

Ką daryti jei kelias užsidaro?

Dėl statybų ar avarijų Vokietijoje dažnai užsidaro keliai. Tada GPS pradeda šokuoti ir siūlyti maršrutus pro kaimų kiemus. Mes naudojome patikimesnius maršrutus, bet kartais ir prasilenkiame. Vieną kartą teko važiuoti pro laukus, nes autostradą uždarė avarija. Tai užtruko kelias valandas. Būkite kantrūs, mes visada pranešame, jei vėluojame, bet ne visada galime pranešti iš karto, jei nėra ryšio.

Pakavimas ir techniniai dalykai

Kaip tinkamai supakuoti IT įrangą?

Tai svarbiausia dalis. Serveriai ir kompiuteriai turi būti supakuoti į originalią pakuotę, jei jos dar turite. Jei ne, reikia specialių putų dėžių. Negalima tiesiog mesti į dėžę su knygomis. Vienas klientas taip padarė, ir atvyko su susilaužytais monitoriais. Mes neatsakome už sugadusią įrangą, jei ji blogai supakuota. Prieš išvežimą visada pasidarykite atsarginę kopiją (backup), nes niekada nežinai kas gali nutikti kelyje.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį balų reikia išmontuoti, ne tik kad tilptų į liftą, bet ir kad nesužalotų. Stalų kojos, spintų durys – viskas turi būti atsukta. Jei bandysite nešti surinktą didelę spintą siaurais vokiškais koridoriais, ji tiesiog nepraeis. Mūsų komanda atsuka ir surenka viską atgal, bet tai užtrunka laiko. Užsirašykite ant detalių, kur jos priklauso, kad nereikėtų spėlioti vėliau.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvas arba skaičius. Pavyzdžiui, visa raudona – tai direktoriaus kabinetas, mėlyna – buhalterija. Taip greičiau išsikraunate. Be to, ant kiekvienos dėžės turėtų būti parašyta, kas joje yra, bent jau apskritai. Jei rašote "Popieriai", parašykite ir "Svarbi". Negalima rašyti tik "Daiktai", tai niekam nepadeda. Gerai pažymėtos dėžės tai pusė sėkmės.

Ar vežate pavojingas medžiagas?

Toneriai, aliejus ar chemikalai turi būti deklaruoti. Negalima juos tiesiog mesti į gylį, jei jie pradės tekėti, gali sugadinti visą krovinį. Mes turime specialias dėžes tokiems daiktams. Jei turite daug pavojingių medžiagų, reikia specialios leidimų dokumentacijos. Paprastai biurai turi nedaug tokių dalykų, bet toneriai būna dažnai, ir juos reikia supakuoti labai hermetiškai.

Kas daryti su per dideliu baldu, kuris neįeina?

Tai reali problema. Vokietijos biuruose dažnai būna grindys, kuriomis negalima brauti ratais, arba laiptai, kurie yra per aštrūs. Kartais tenka išardyti langą arba naudoti kraną iš išorės. Tai, žinoma, kainuoja papildomai. Jei žinote, kad turite didelį seifą arba vitriną, pasakykite mums iš anksto, kad galėtume pasirūpinti keliu arba specialia įranga.

Ar reikia valyti biurą prieš išvykimą?

Tai priklauso nuo jūsų sutarties su nuomotoju Lietuvoje. Dažnai reikalaujama, kad būtų "palikta tvarkinga vieta". Mes nevalymo įmonė, bet galime susitvarkyti didžiąją šiukšlių dalį, jei susitariame. Tačiau jei reikia cheminio valymo kilimams, tai geriau pasikviesti specialistus. Vienas klientas paliko mums visus savo senius popierius, teko juos vežti į perdirbimą, tai užtruko dar pusę dienos.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi tuo, kad jūs sėdite naujame biure Vokietijoje ir bandote prisiminti, kur padėjote spaudinį su pirstais. Biurų perkraustymas į Vokietiją nėra lengvas reikalas, ir kainų analizė gali atrodyti bauginanti, bet jei viską suplanuojate gerai, tai tikrai įmanoma. Svarbiausia yra ne rūpintis tik centais, o rasti žmones, kuriems galite pasitikėti, nes jūsų verslo turtas keliauja tūkstančius kilometrų. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kuriuos aš mačiau per savo metus (ir jų buvo nemažai). Sėkmės naujoje vietoje, ir nepamirškite pasidaryti kavos vairuotojams, tai visada padeda.