Biurų perkraustymas į Vokietiją – logistikos paslaugų kainos, vatos ir realybė

Sunku išsakyti žodžiais, kas vyksta galvoje, kai sulaukiate skambučio, kuriame sako: „reikia skubiai perkelti visą įmonę į Berlyną“. Biurų perkraustymas į Vokietiją – logistikos paslaugų kainos šiuo atveju yra tik maža to didelio ledkalnio dalis. Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų, ir pasitvirtinu – viskas kartojasi. Klientai visada stebisi, kodėl reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterių, ar kodėl sunkvežimis negali tiesiai „užlipti“ ant pėsčiųjų tako Vokietijos centre.

Nesitikėkite čia rasti idealų vadovėlį, nes gyvenimas nėra idealus. Kartais vairuotojai pavėluoja, kartais kyla problemų su muitinė (nors ir esame ES), o kainos šoka ne dėl to, kad mes norime uždirbti daugiau, o dėl degalų. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių rūbų.

Pagrindiniai dalykai ir pinigai (o juos visiems labiausiai domina)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Visada sakau, kad nėra vienos kainos. Biurų perkraustymas į Vokietiją – logistikos paslaugų kainos prasideda nuo maždaug 15–20 eurų už kubinį metrą, jei tai dalinis krovinys, ir nueina iki tūkstančių, jei reikia visa sunkvežimis. Viskas priklauso nuo to, kiek turite tos „vatos“, ar reikia išmontuoti baldus, ir kur tiksliai Vokietijoje važiuojame. Jei įsivaizduojate, kad už 500 eurų nusivesite 30 darbo vietų į Miuncheną, tai tikrai esate įsivaizduojate ne realų pasaulį. Prie kainos visada būna pridėta kelionės išlaidos į Lietuvą atgal (tuščia ar su pakrovimu), todėl tai ne taip paprasta.

Ar kainuoja brangiau perkelti į Rūro sritį negu į Miuncheną?

Svarstykime, kad Rūras (Diusburgas, Esenas, Dortmundas) yra arčiau, tačiau ten tiesiog baisus eismas, o vairuotojui tenka praleisti daugiau laiko vienoje vietoje. Miunchenas toliau, bet keliai geresni. (Arba aš taip manau, nes ten važinėjau dažniau). Realiai kaina daugiau priklauso ne nuo miesto, o nuo konkretaus adreso – ar galima privažiuoti arti, ar reikės nešti per pusę miesto. Taigi, atsakymas: nežinau 100 procentų, bet pakankamai tikrai tai, kad atstumas nėra vienintelis kainos formuotojas čia.

Kodėl kaina pasikeitė per savaitę?

Nes degalai, draudimas ir visi kiti dalykai. Vokietijoje darbo sąnaudos pasenojo, o vokiečiai nemėgsta dirbti nemokamai ar po paplūdimio. Jei gavote pasiūlymą prieš mėnesį ir dabar dar neužsakovote, gali būti, kad jau jis nebegalioja. Biurų perkraustymas į Vokietiją – logistikos paslaugų kainos yra labai dinamiškos, kaip birža. Kartą aš pats nuklydau ir klientui pasakiau seną kainą, vėliau teko su tuo susitarti ir pridėti iš savo kišenės skirtumą, kad nepraradau reputacijos. Nepasitikėkite senais elektroniniais laiškais.

Ar galima gauti nuolaidą, jei vežate daug?

Žinoma, jei tuose daiktuose yra substance. Jei turite užpildyti visą sunkvežimį (apie 90-100 kubinių metrų), tai kaina už kubą ženkliai krenta. Tiesiog logiška – mums nereikia važiuoti su tusčia mašina ieškoti kitų klientų. Tačiau jei turite penkias dėžes ir tik lauktuvę, tai nuolaidos nebus, net jei ir gausiai elgsitės. Tiesiog nėra iš ko taupyti – vairuotojo laikas kainuoja tiek pat.

Į ką patartumėti neleisti sutaupyti?

Į pakavimo medžiagas! Perkasite pigias dėžes iš parduotuvės? Jos sutraps į kūlius, vos pakrovus jas į mašiną. Biurų perkraustymas į Vokietiją reikalauja tvirtų dėžių, o geriausia naudoti specialius plastikinius konteinerius („plastikines vatas“). Jie stovi, nesugenda, o darbuotojai juos lengviau neša. Tai nedidelė investicija, kuri apsimoka, kai atidarytumėte dėžę Miunchene ir rastumėte ne draskytus popierius, o sveitus kompiuterius.

Ar galima mokėti atvykus į vietą?

Nėra šanso. Sakyčiau, taip nedaro niekas, kas save gerbia. Reikia apmokėti išankstinį sąskaitos faktūros likutį arba daryti pavedimą prieš išvykdami mašinai. Yra buvę atvejų (ir ne vienas), kai klientas pasirodo Vokietijoje, pamato daiktus ir sako: „o man pinigų nebeliko“. Ką mes darysime? Vežti atgal? Tai brangiau nei palikti ten. Taigi, mokėkite iš anksto.

Baldai, kompiuteriai ir tai, kas labiausiai erzina

Ar jūs sujungiate kompiuterius vėl vietoje?

Mes esame vairuotojai ir krovėjai, ne IT specialistai. Atjungsime kabelius, pažymėsime, užpakuosime, bet vietos vos atvešime. Pasirūpinkite savo IT žmogumi, kuris viską sujungs Vokietijoje. Kartais, jei labai prašoma ir vairuotojas yra protingas (kas retas), gali padėti prijungti monitorių, bet neatsakome, jei sugers serveris. Biudžetinės firmos dažnai taip bando taupyti, bet vėliau verčia krikti. Geriau nedarykite to.

Kaip elgiamės su serverine?

Tai atsakomybė milžiniška. Serverius reikia ne tik supakuoti į putų plastiką, bet ir sutvirtinti, kad jie nešoktų. Biurų perkraustymas į Vokietiją su IT įranga – tai atskira paslauga, už kurią imamas papildomas mokestis, nes rizikuojame daugiau. Vieną kartą klientas nepasakė, kad viename staliuje yra sėdinti duomenų laikmena be jokio apsauginio korpuso. Atėjome į vietą – viskas subyrėję. Nuo tada aš asmeniškai tikrinu kiekvieną stalą.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, tai įeina į standartą, jei tai nėra kažkokia itin sudėtinga sistemą. Reikia pasakyti iš anksto, kad pasiimtume šaltkalvį. Tiesiog nepykite, jei vokiečių miegamajame (jei ten vežate baldus) atrodo šiek tiek kitaip nei Lietuvoje – varžtai gali neįsuktis taip pat tvirtai. Viskas surenkame, ką išmontavome. O jei reikia sujungti komplektą, kurį pirkote prieš 10 metų ir praradote instrukciją... tai tada niekas negali padėti.

Kaip su archyvais? Lapai yra sunkūs!

Tai didžiausia kliūtis. Žmonės mano, kad popierius lengvas. Užpildyta dėžė su dokumentais sveria kaip nukritęs dangus. Jei turite daug archyvų, pasakykite iš karto. Kartais reikia specialių dėžių su patvariu dugnu, nes paprastos tiesiog plyšta. Biurų perkraustymas į Vokietiją dažnai aplenkia dėl to, kad klientas nenurodė: „aš turiu 500 dėžių popierių“. Tada sunkvežimiui nepakanka vietos arba perkeliamos galios.

Ar reikia ištuštinti seifus?

Privalomai. Negaliame gabenti seifo su pinigais ar dokumentais viduje. Draudimas to nedaro, o mes nenorime būti įtariami vagyste. Ištuštinkite seifą, palikite duris atidarytas. Ką daryti su pačiu seifu? Jei jis uždarytas ir raktas dingęs, tai jau kita istorija – ten reikia specialisto, o ne mūsų. Gamykloje buvo atvejis, kai darbuotojai užrakino seifą su paėmimu raktų, o direktoriūs išvyko... teko laužti.

Ką daryti su įmonės atliekomis?

Vokietijoje šiukšlių sistema yra visa kita, ne kaip pas mus. Negalima tiesiog numesti biuro kėdžių į konteinerį kieme. Reikia „Sperrmüll“ tvarkymo leidimo arba vežti į perdirbimo centrą. Jei norite atsikratyti senių baldų, pasakykite mums, mes tai galime užtikrinti (už papildomą mokestį, žinoma). Nekilkite tos dėžės, nes gausite baudą, kuri bus didesnė nei perkraustymas.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos reikalavimai (nudžiūstanti tema)

Ar reikia eiti per muitinę, jei važiuojame į ES?

Techniškai ne, tai vidinė prekyba. TAČIAL, jei pervežate daug technikos (pvz., 50 naujų nešiojamųjų kompiuterių), muitininkas gali sustabdyti ir paklausti, ar tai ne prekyba. Jei tiesiog perkėlėte biurą, turite parodyti perkėlimo aktą, inventoriaus sąrašą. Geriau turėti visus popierius paruoštus. Biurų perkraustymas į Vokietiją be dokumentų gali baigtis ilgais aiškinimaissi pasienyje, nors ir jokių muitų mokėti nereikėtų.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Inventoriaus sąrašas (list) yra šventas. Turi būti parašytas vokiškai arba angliškai. Jei parašysite lietuviškai, vokiečių pareigūnas tiesiog nusvers peiliais ir nieko nesupras. Beje, sąraše reikia nurodyti ne tik „stalas“, bet ir apytikrę vertę. Tai nėra dėl mokesčių, o dėl draudimo – jei dingsta, ką sumokėsime?

Ar dirbate su PVM?

Kaip įmonė, taip, išrašome sąskaitas su PVM. Jei jūs taip pat esate PVM mokėtojas Vokietijoje, tai gali būti užregistruota kaip vidinės prekybos operacija (Intra-Community Supply), tada PVM taikomas 0 proc. Bet čia jau įmonės buhalterijos reikalas, aš tik žinau, kad sąskaitą išrašome teisingą. Pasitarkite su savo accountant’u (buhalteriu).

Kas daryti, jei trūksta kurio nors dokumento?

Sugalvojome kažką ant kelio? Nebegalima. Vieną kartą klientas pamiršo pardavimo sutartį brangiam serverių kompleksui. Sulaikėme 3 valandas pasienyje, kol jis jį nufotografavo ir atsiuntė el. paštu. Buvo įdomu, nes vokiečiai buvo labai mandagūs, bet griežti. Geriau patikrinti visą kartą iš anksto.

Ar reikia drausti krovinius?

Privalomai. Nenumaldoma avarija gali įvykti ir geriausiame vairuotojui. Standartinis draudimas apima tik labai mažą sumą (pvz., 10 EUR už kg). Jei vežiate brangią techniką, reikia sudaryti papildomą draudimo sutartį. Tai nedidelis mokestis prie kainos, bet sutaupo nervus, jei kažkas nukris arba užsidegs (nors ugnies tikrai nenorime).

Ar reikia pranešti apie pervežimą kažkuriam Vokietijos organui?

Ne, nebent tai yra pavojingi kroviniai ar chemija. Jei tai paprastas biuras, tiesiog važiuojate. Tačiau jei atidarytate filialą, gali reikėti „Gewerbeanmeldung“ verslo registracijos, bet tai jau ne mūsų reikalas, tai jūsų verslo konsultanto. Mes tik vežame daiktus iš taško A į tašką B.

Laikas, vietos ir vairuotojų nuotaikos

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Į Berlyną ar Hamburgą važiuojame apytikriai dieną, jei viskas gerai. į Miuncheną ar Tiubingenu ilgiau, 14-16 valandų. Bet tikslaus laiko negaliu pažadėti. Galima užstrigti ties Lenkijos-Vokietijos pasieniu (nors retai) arba ties statybomis autobane. Vokietijoje viską remontuoja nuolat. Pasakykite savo darbuotojams, kad jie nedirbs kitą dieną ryte – geriau palikite dienos atsargą.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Taip, tai jo darbas. Jis padės nešti dėžes, nuridenti baldus. Bet jis nebus jūsų asmuo, kuris viską surengs. Jis pavargs, jeigu jums reikės nešti dėžes po 4 aukštus be lifto. Biurų perkraustymas į Vokietiją su darbuotojų pagalba veikia geriausiai – mums padeda jūsų žmonės, mes padėsime jiems. Vienas vairuotojas prieš 5 vyrus, kuria nori greitai išsisukti namo – pralaimės vairuotojas.

Ką daryti, jei nėra lifto?

Tada prasideda tiesioginis fizinis darbas. Reikia žinoti iš anksto. Jei trečias aukštas be lifto, kaina taps didesnė, nes reikės daugiau laiko ir galbūt papildomų rankų. Aš asmeniškai nemėgstu tų projektų – vėliau skauda nugarą, o vairuotojas visą dieną kalbasi apie tai, koks blogas gyvenimas. Nustatykite sąlygas iš anksto.

Ar galima važiuoti savaitgalį?

Galima, bet už tai papildomai sumokėsite. Vairuotojai taip pat turi šeimas, o Vokietijoje naktinis poilsis (nyusi resting time) yra griežtai reglamentuotas. Negalima tiesiog važiuoti 24 valandas be perstojo. Jei reikia atvykti sekmadienį ryte, išvažiuosime šeštadienį, stovėsime poilsio aikštelėje, ir tai kainuos. Vokiečiai tikrina tai labai aistringai.

Kur vairuotojas miegos?

Jeigu tai dviejų (ar daugiau) dienų kelionė, jis miegs kelyje, sunkvežimio kabinoje (arba viešbutyje, jei to reikalauja taisyklės, bet retai). Jis nebus miegoti jūsų biure. Nereikia jam siūlyti sofos jūsų naujame biure, jis tiesiog nori baigti darbą ir ilsėtis.

Ar vokiečių kalba būtina?

Svarbu, kad mūsų vairuotojas kalbėtų bent šiek tiek angliškai arba suprastų pagrindinius žodžius. Tas pats ir jums – jei naujame biure niekas nekalba angliškai, gali būti sunku susitarti dėl vietos (Stellplatz) kur vieta. Mes dažniausiai sutvarkome visus kalbinius reikalus su jumis, o ne su gatvės žmonėmis.

Apibendrinant ir paskutiniai patarimai

Kod�l pas jus brangiau negu pas „gudrius“ iš skelbimų?

Nes mes mokame mokesčius, turime draudimą, normalias mašinas ir mokame vairuotojus. Jei kas siūlo pervežti viską už pusę kainos, tikėkitės, kad jūsų daiktai važiuos seno „Scania“ dugne, o jei pasibaigs degalai, paprašys papildomai pinigų arba tiesiog išmes daiktus šalikelėje. Biurų perkraustymas į Vokietiją – tai rizika, kurią reikia perduoti profesionalams, ne赌博 (lošti).

Kokios dažniausiai būna problemos?

Didžiausia – klientas nepasako tiesą apie kiekį. „Turime keletą dėžių“ išsivysto į 100 dėžių ir 3 sofas. Antra – neįrengta vieta išsikrovimui. Vokietijoje griežtos taisyklės, negalima stovėti tiesiog kur nori. Trečia – vėluojantys mokėjimai. Pasiruoškite, kad kils kažkas nepageidaujamo, tada bus mažiau streso.

Kada geriausia užsakyti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Optimalus laikas – 2-3 savaitės prieš planuojamą įvykį. Tada galime surasti geriausią vairuotoją ir suderinti maršrutą. Jei skambinate sekmadienį ir norite važiuoti antradienį... galbūt mes ir galime, tai priklauso nuo to, kaip mums sekasi (ir nuo to, kiek gers biudžete esate). Biurų perkraustymas į Vokietiją reikalauja planavimo.

Ar pas jus tenka ir smulkių keblių situacijų?

O kaip. Vieną kartą teko vežti biurą, kuris nebuvo išsikraustytas iš ką tik nupirktų patalpų, nes pirkėjas nepasirašė dokumentų laiku. Mes stovėjome prie durų 4 valandas. Vairuotojas beveik išprotėjo, gėrė kavą iš termoso ir skundėsi man telefonu. Tokios detales nusiperka patirtis.

Galutinė rekomendacija?

Pasitikėkite savo jausmais, bet vadovaukitės protu. Žiūrėkite ne tik į kainą, bet ir į tai, kaip su jumis kalbama. Jei vadybininkas nesako tiesios tiesios („nežinau, kiek užtruks“), tai dažnai geriau, nei tas, kas pažadės saulę ir mėnulį, o paskui dingsta. Biurų perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, bet su gerais partneriais jis t tiesiog darbo diena.

Ar visada verta vežti senus baldus?

Dažnai ne. Vokietijoje naudotų baldų kaina labai žema (kartągi netgi neigiamo vertės – išvežimas kainuoja). Jei turite senius suirusius komodus, juos geriau palikti Lietuvoje ir nusipirkti naujų „IKEA“ Miunchene. Biurų perkraustymas į Vokietiją – logistikos paslaugų kainos gali būti panašios į tų senių baldų išvežimo išlaidas. Apskaičiuokite.

Kaip mums pasiruošti geriausiai?

Suskirstykite darbus. Pažymėkite dėžes. Susitikite su vairuotoju (arba mūsų vadybininku) vietos. Neparuošęs klientas – tai didžiausia bėda. Jei visa tai padarysite, kelionė įsilies lygiai kaip puikiai sutvarkyta verslo konferencija. (Na, beveik lygiai).

Išvada

Galiausiai, viskas susitempia ne į tai, kiek kainuoja vienas kilometras, o į tai, kaip viskas yra suplanuota. Biurų perkraustymas į Vokietiją – logistikos paslaugų kainos yra tik vienas iš elementų, svarbiausia yra ramia galva. Matęs esu daugybę projektų, kur kaina buvo aukšta, bet klientas šypsojosi, nes viskas vyko sklandžiai. Ir atvirkščiai – pigiausi pasiūlymai baigdavosi teisme dėl dingusių serverių. Būkite atsargūs, reikalaukite aiškumo ir nebijokite klausti „kvailų“ klausimų, tokių kaip „ar tikrai tūris toks?“. Tai sutaupo daugiau nei galvojate.