Biurų perkraustymas į Vokietiją: kaip išvengti chaoso ir neplanuotų išlaidų

Sėdžiu prie stalo ir galvoju apie tą šimtą kartą, kai telefonu skambina panikuojantis vadovas iš Kauno, kuriam rytoj reikia viską išvežti. Biurų perkraustymas į Vokietiją niekada nebūna taip paprastas kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio, nors ir važinėju šiuo maršrutu jau beveik dvidešimt metų. Vokietija – tai tvarkinga šalis, jeigu kalbame apie jų automagistralių dangas, bet kai kalbame apie biuro perkėlimą į Berlyną ar Miuncheną, čia dažnai susiduria su mūsų, lietuvių, „kieta galva“ ir nebepakartantais terminais. Dirbame su įmonėmis kasdien, matome, kur padaroma klaida, ir kartais norime tiesiog pareikšti, kad reikia susitvarkyti galvoje, o ne tik dėžėse, kadangi be galo daug laiko prarandama dėl menkų nesusipratimų.

Ką daryti pirmiausia ir kodėl visada trūksta laiko

Kiek konkrečiai laiko užtrunka biurų perkraustymas į Vokietiją?

Nesakysiu, kad tai trunka dvi valandas, nors ir buvau atvejų, kai spėjome. Paprastai, jeigu kalbame apie standartinį 50–100 kvadratinių metrų biurą, reikia skirti mažiausiai dvi dioms – viena diena pakavimui Lietuvoje, antroji važiavimui ir iškrovimui. Biurų perkraustymas į Vokietiją įtraukia ir kelionę, kuri, jei nėra staigmenų kelyje, trunka apie 12–14 valandų, tačiau reikia užtikrinti, kad vairuotojas galėtų ilsėtis,nes taisyklės griežtos. Vienintelis dalykas, kurį galiu garantuoti, tai tai, kad jeigu pradėsite planuoti prieš savaitę, bus per vėlu ir kainos šoks į gagą.

Ar tikrai reikia specialių dėžių ar einam su paprastomis?

Klausiate, kaip žmogus, kuris nori sutaupyti ant visko. Galite naudoti senas dėžes iš parduotuvės, bet kai jūsų personalo vadovas pamatys sulūžusį kompiuterį ar subyrėjusius dokumentus Vokietijoje, suma, kurią sutaupėte ant dėžių, atrodys beprotiška. Mūsų patirtis rodo, kad specialios biuro dėžės, kurios turi dangtelius ir gali būti statomos viena ant kitos, sumažina triukšmą bei padidina greitį. Be to, jais lengviau užpildyti deklaracijas muitinei, nes turite aiškų turinį.

Kodėl visi sako, kad Vokietija yra brangi?

Nebūtinai, kad būtų brangi, bet tiesiugriežta. Jeigu užsakykite pervežimą „už pusę kainos“ be sutarties, gali nutikti taip, kad jūsų daiktai liks Aacheno sandėliuose, kol sumokėsite išpirką. Biurų perkraustymas į Vokietiją turi savo kainos formavimosi ypatumus – čia ir darbo užmokestis vokiškų partnerių (jei mums reikia pagalbos), ir degalai, ir mokesčiai už užterštumą. Geriau pasirašyti normalią sutartį su fiksuota kaina, kurioje bus įrašyti visi galimi papildomi darbai, nei gailėtis pinigų vėliau.

Ar galima vežti pavedžiojant darbuotojus?

Teoriškai galima, praktiškai – nerekomenduoju. Vokietijos kelių policija nekenčia, kai sunkvežimiai važiuoja perpildyti žmonėmis be sėdimų vietų saugos diržų. Paskutinis kartą, kai bandėme tai (man atrodo, tai buvo 2018 metais), teko mokėti baudą ir viską pertvarkyti. Biurų perkraustymas į Vokietiją turi būti legalus, nes jeigu įvyks avarija, su draudimo kompanija bus daugiau rūpesčių nei pajodų. Geriau tegu važiuoja atskirai automobiliais arba traukiniu, o jūsų daiktus veš profesionalai.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai, manau, svarbiausia dalis. Negalima tiesiog mesti serverių į dėžę ir tikėtis, kad jie išgyvens keliones duobėtose keliuose Lenkijoje. Reikia juos išjungti pagal instrukcijas (nors ir aš kartais su tuo vargstu, jeigu nebūnu IT specialistas), užfiksuoti būseną ir supakuoti į specialiai tam pritaikytus dėžes su putomis. Prisimenu vieną atveją, kai įmonė pavogė mums duomenis iš serverio pervežimo metą (ne mes, o konkurentai, bet tai istorija kita), todėl technika turi būti nuolat stebima.

Ar reikia sąrašo visiems daiktams?

Be sąrašo (inventoriaus) darbas sustoja. Muitinė Vokietijoje yra labai detalizuva, ji nori žinoti, kiek yra stalų, kėdžių, ar yra alkoholio biuro sandėlyje (kaip neatsitiko, taip ir atsitinka). Biurų perkraustymas į Vokietiją be pakavimo sąrašo yra kaip važiuoti į mišką be kompaso – gali ir išeiti, bet tikriausiai prarasite nervingus. Parašykite viską ant popieriaus arba Excelio lentelėje, numeruokite dėžes, tai supaprastins gyvenimą ir mums, ir jums.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Kas tie "Gefahrgut" dokumentai?

Apie tai daug kas nesuvokia. Jeigu biure turite daug spausdintuvų su toneriais, cheminius skysčius ar tiesiog daug aerozolių tai jau gali būti pavojingas krovinys. Vokietijai svarbu, Kad krovinys būtų aprašytas pagal ADR taisykles, jei ten yra ką nors, kas gali užsiliepsnoti ar sprogti. Biurų perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad vairuotojas turėtų visas leidimas jeigu tokių daiktų yra per leistiną normą. Nenukreipiau dėmesio į tai kartą vienam klientui ir teko mums šią problemą spręsti pasienyje, nebuv linksma.

Ar mums reikia vokiškai kalbančio kontakto?

Labai praverčia. Gal ir aš sukalbu po truputį, bet kai reikia derėtis su Hausverwaltung (namų valdytoju) dėl vietos sunkvežimiui prieš pastatą, geriau turėti vokišką kalbą. Vokiečai yra labai disciplinuoti ir jeigu parašysite, kad atvyksite 9:00, privalote būti 9:00, ne 9:15. Biurų perkraustymas į Vokietiją su kalbos barjeru tampa lėtesnis, kadangi tenka laukti, kol kas nors ateis padėti išversti.

Kokius mokesčius reikia mokėti už registraciją?

Tiksliai pasakyti sunku, nes kiekvienas landas (federacinė žemė) turi savo niuansų, tačiau dažnai reikia mokėti mokesčius už komercinį transportą įvažiavimą į miesto centrą (Low Emission Zone). Be to, jeigu įsirengiate biurą, reikės susitvarkyti su Gewerbeanmeldung (verslo registracija), bet tai jau ne mūsų reikalas. Biurų perkraustymas į Vokietiją apima ir logistinę pusę, tad paprašykite mūsų konsultacijos dėl leidimų, jeigu važiuojate į senamiestį.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina, bet tik pagal standartinius CMR sąlygas. Kas reiškia? Kad jeigu mes sulaužysime jūsų lentą, mes atsilyginsime, bet tik pagal tam tikrą tarifą (dažnai maždaug 10 EUR už kg), o ne pagal tą, kiek jūs už ją sumokėtote parduotuvėje. Jeigu norite pilnos vertės draudimo, tai kainą reikia kalbėti atskirai, tai padarysime, tik reikia žinoti iš anksto. Biurų perkraustymas į Vokietiją be draudimo yra lošimas, kurį pralaimite tik viena kartą.

Kas daryti, jeigu pasienyje sustabdo?

Jei visi dokumentai tvarkingi – nieko. Turi būti TIR knygelė (jei eina per sandėlius) arba T1 dokumentas, jeigu tai yra eksportas iš ES į ES (nes jau nebebritų, bet vis dar kai kurie formalumai lieka dėl mokesčių). Kartais gali užtrukti, jeigu muitininkas užklaus apie brangią techniką. Praėjusį kartą vieną vairuotoją laikė 4 valandas tik todėl, kad nerašė, kad veža naudotus baldus. Biurų perkraustymas į Vokietiją gali būti sustabdytas dėl biudžeto stokos arba neaiškios kilmės prekių, tad viską turi turėti surašyta.

Pakavimo procesas ir realių problemų sprendimas

Ar jūsų komanda padeda pakuoti?

Taip, padedame, ir dažnai tai yra geriausias sprendimas. Matome, kaip klientai bando taupyti ir pačiai supakuoti istorinius archyvus, ir paskui viskas subyrėja. Mūsų meistrai žino, ką daryti su vitrinomis, kaip išmontuoti didžiules stalines plokštes. Be to, jeigu kas nors užlūžta per mūsų pakavimą, mes atsakome, o jeigu per jūsų – vargu ar. Biurų perkraustymas į Vokietiją turi būti sisteminis procesas, o ne chaosas paskutinę minutę.

Kaip elgtis su paštomis ir seifais?

Seifai – tai košmaras. Jeigu turite sunkų seifą, reikia žinoti jo svorį ir matmenis, o dar geriau – nuotrauką. Kartais reikia specialių kėdžių su hidraulika, kad jį nutemptumtų. Paštos taip pat gali būti problemos, jeigu jose palikote tūkstančius laiškų. Geriau ištuštinti paštas iki mūsų atvykimo, kitaip tie popieriai tiesiog užims vietą krovežyje. Biurų perkraustymas į Vokietiją neapsiriboja tik baldų vežimu, čia dar daug smulkių detalių.

Ar galima palikti ką nors senų dalykų?

Neigam. Vokietijoje šiukšlių ivežimas labai brangus. Mes nesiėmame jūsų senų, sulūžusių kėdžių į Vokietiją ir jų ten nemetame. Jeigu norite atsikratyti senų daiktų, tai reikia susitarti su Lietuvoje esančiomis įmonėmis arba mokėti mums už papildomą konteinerį nuvežti į utilizaciją. Biurų perkraustymas į Vokietiją yra apie tai, kas jums reikalinga naujoje vietoje, o ne apie šiukšlių pervežimą.

Ką daryti su augalais?

Augalai – gyvi organizmai, juos reikia vežti atskirai arba užtikrinti, kad nebus per šalta / per karšta. Žiema jeigu vežate biurą į Vokietiją, sunkvežimio krovežys gali užšalti, o gėlės numirti. Gera žinia ta, kad augalai nėra muiktinės prekė, turi būti tik apžiūrėti, ar nelaiko kenkėjų (kas iš tikrųjų retai tikrinama, bet teoriškai taip yra). Biurų perkraustymas į Vokietiją tampa estetiškesnis, jeigu atvežate gyvas žalias gėles, bet reikia jų ne užmiršti.

Ar galima naudotis savo dėžėmis?

Galima, bet jos turi būti tvirtos. Vienas klientas padavė mums degtukinių dėžių su knygomis viduje – tiesiog siaubas. Kelionės metu jos sugriuvo, knygos išsibarstė, o mes praleidome valandas jas renkant. Jeigu naudojate savo dėžes, jas teks užselipti (uždengti) lipnia juosta, kad neišsitrauktų.

Finansinė pusė ir paslėptos išlaidos

Kokios yra apytikslės kainos?

Noriu pasakyti, kad 500 eurų, bet tai melas. Kaina priklauso nuo tūkio (kubo metrų), nuo atstumo (ar tai Vokietijos šiaurė, pietūs ar centras) ir nuo to, ar reikia kelti daiktus aukštyn su liftu. Biurų perkraustymas į Vokietiją kainuoja nuo 1-2 tūkstančių eurų (priklausomai nuo dydžio) iki begalybės, jeigu ten kasetinių seifų yra daug. Viska apskaičiuojame pagal kubinius metrus, tai standartinė praktika.

Ar galima mokėti su PVM?

Taip, jeigu esate PVM mokėtojas, mes išrašome sąskaitą faktūrą su PVM, ir jūs galite ją atskaityti. Taip pat gali būti taikoma atvirkštinio apmokestinimo (PVM 0%) tvarka, jeigu tai yra tarptautinė prekyba, bet čia reikalingi papildomi dokumentai. Biurų perkraustymas į Vokietiją dažniausiai yra aptarnavimo paslauga, tačiau teisiškai tai gali būti interpretuojami kaip prekių pervežimas, tad geriau aptarti su buhalteriu.

Kas nutinka, jeigu reikia papildomai išmesti daiktų Vokietijoje?

Tai vienas brangiausių dalykų. Vokietijoje "Wertstoffhof" (surinkimo punktai) moka už šiukšles arba ima nemokamai tik nedidelius kiekius privačioms asmenims. Už kompanijos šiukšles tenką gana dideli mokesčiai. Geriau išmesti viską čia, Lietuvoje. Biurų perkraustymas į Vokietiją taps kur kas pigesnis, jeigu neišvešite nereikalingų senų spausdintuvų.

Ar priimamos kreditinės kortelės?

Daugiau mažiau taip, bet mes visada pageidaujame pervesto mokėjjo. Taip yra saugiau abiem pusėms, nes operacijos dydžiai dideli. Vokietijoje mums gali tekti mokėti iškrepėjui (Stauergebühr) grynaisiais arba kortele vietoje, o tada mes įtraukiame tai į sąskaitą papildomai.

Kaip elgtis su depozitu?

Depozitas nebūtinas, jeigu sutartis pasirašyta ir mokėjimas užtikrintas, tačiau jeigu darbas vykdomas tą pačią dieną (pavyzdžiui, ekstremalinas atvejis), gali būti reikalaujama užstato kortelė. Biurų perkraustymas į Vokietiją yra pasitikėjimo reikalas. Jeigu jūs reguliari klientas, mes dirbame be jokio depozito, tiesiog žodžiu.

Specifinės situacijos ir keisčiausios istorijos

Ar teko vežti labai brangų meno kūrinius?

Taip, teko vežti vieną paveikslą, kuris vertas daugiau nei mano namas. Tą sykį manęs visiškai rankos drebėjo. Teisiniais sumetimais tokie daiktai gali būti apdrausti tik esant specialiam aprašymui ir nuotraukoms. Biurų perkraustymas į Vokietiją įtraukia ne tik stalus, bet ir meną, kuris reikalauja ypatingo elgesio (specialios dėžės, temperatūros režimas).

Kas daryti, jeigu vairuotojas užstringa kelyje?

Tuomet mes skambiname atsarginiam vairuotojui arba renkame kitą mašiną netoliese. Esame didelė firma, todėl turime ryšių. Vienas kartą mūsų sunkvežimui užsibrūkšnėjo variklis netoli Magdeburgo (nors tai tiesiog techninė gedimas), teko viską perkrauti į kitą mašiną su vietinės pagalba. Biurų perkraustymas į Vokietiją turi savo rizikas, apie kurias net nenumanote.

Ar galima perkelti biurą šventę?

Galima, bet tik tada, jeigu pirkote brangiausią paketą. Vokietijoje naktinių darbų taisyklės griežtos, o šventines dienas viskas uždaryta. Taip pat reikės atsiskaityti su vairuotojais už darbą ne darbo laiku. Biurų perkraustymas į Vokietiją sekmadienį kainuos dvigubai, tačiau jeigu jums labai skubia, mes spėsime tai padaryti.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų?

Darbuotojai dažnai bando įsivežti savo asmeninius daiktus su kompanijos keliu. Tai nelegalu, nes tai tampa komerciniu pervežimu, o ne private. Jeigu policija sustabdys, gali būti problemų. Biurų perkraustymas į Vokietiją turi būti atskirtas nuo darbuotojų asmeninių reikalų, kitaip gali būti baudos.

Ar atvežėte kada nors ką nors į mišką?

Neįsivaizduoju, kodėl mes vežtumėme į mišką, bet važiavome į vieną įmonę, kuri buvo... tiesiog viduryn kalno, prie miško pakraščio. Ten keliukai buvo taip siauri, kad teko pradėti iškrauti priešais užkardą ir nešti įrankius rankomis. Biurų perkraustymas į Vokietiją gali nukristi į ekstremalųjį turizmą, jeigu nepamatuosite vietos iš anksto (kaip ir tas klientas nepametė).

Ar vyksta į Žemutinę Saksoniją dažnai?

Ten važiuojame dažnai, ypač į Hannover ir aplinkinius miestus. Ten labai daug automobilių gamyklų ir jų tiekėjų, todėl biurai ten dideli. Biurų perkraustymas į Vokietiją, į šiaurines žemes, yra lengvesnis dėl gerų kelių, bet ten oras dažniau lietingas, todėl reikia labai gerai uždenkti krovinį.

Pabaigos darbai ir išvados

Ar padėsite surinkti biurą vietoje?

Taip, surinkimas įeina į standartinę paslaugą. Mes ne tik išnešame stalą, bet ir vėl jį surenkame naujoje patalpoje. Kadangi Aš pats jau nemažai suligęs, kartais padedu ir su instrukcijomis, nors tai ne mano pareiga. Biurų perkraustymas į Vokietiją nėra baigtas tol, kol paskutinis stalas nėra surenkamas, o paskutinis kompiuteris įjungtas.

Kaip patikrinti, ar viskas atvyko gerai?

Kartu su vairuotoju reikia nueiti pro kiekvieną dėžę arba daiktą ir kryžiuoti sąrašą. Jeigu trūksta dėžės, nedelsdami praneškite, kol vairuotojas nevažiavo toliau. Vėliau ieškoti dėžės per visą Europą bus neįmanoma. Biurų perkraustymas į Vokietiją baigiasi tada, kai pasirašote perdavimo–priėmimo aktą.

Ar gaunate daug skundų?

Stengiamės, kad nepagausų. Kartais nutinka, kad nulūžta kojelė (tai dažniausia problema), bet mes ją pataisome vietoje. Esame žmonės ir kartais suklystame, bet svarbiausia tai, kaip mes ištaisome klaidas. Biurų perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, ir norint, kad viskas būtų idealiai, reikia abiejų pusių pastangų.

Išvada

Galiausiai, viskas susikrausto į vieną paprastą tiesą – reikia pasitikėti tiek savo komanda, tiek Logistika. Biurų perkraustymas į Vokietiją nėra mėgstamas užsiėmimas nei mums, nei jums, tačiau tai būtinas žingsnis augančioms įmonėms. Nepaisant tų šimtų kilometrų, vokiškų pareigūnų ir sulūžusių dėžių, visada stengiamės padaryti taip, kad rytoj jūsų darbuotojai galėtų gerti kavą naujame biure ir neprisiminti, kaip buvo sunku. Žinokite, jog mes visada esame pasirengę padėti, net jeigu atrodo, kad situacija be išėjimo. Geriau drąsiai klausti, nei tyliai kentėti.