Biurų perkraustymas į Vokietiją – ką reikia žinoti, kad procesas nebūtų košmaras

Dirbu srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, per tą laiką mačiau viską – nuo laikančių ant vairuotojo akių baldų iki tobulai suplanuotų operacijų, kurios užtruko dvi dienas. Sakyčiau, biurų perkraustymas į Vokietiją yra tas dalykas, kuris atrodo bauginantis, bet iš tikrųjų viskas priklauso nuo organizacijos. Dažnai klientai pamiršta, kad tai ne tik baldų vežimas, o viso verslo gyvenimo perkėlimas, todėl reikia tikslumo. Jei viską suderinsite protingai, kainos gali būti tikrai priimtinos, o nervai išliks sveiki. Žinoma, visada įvyksta nesklandumų, bet apie juos papasakosiu žemiau, kad būtumite pasiruošę.

Kaip pradėti planavimą ir kiek laiko tai užtrunka

Kiek ankstiau reikia pradėti rangovą ieškoti?

Geriausia tai daryti bent mėnesį iki galutinio judėjimo, nors kartais pavyksta ir per savaitę viską suorganizuoti. Biurų perkraustymas į Vokietiją reikalauja ne tik autobuso, bet ir dėžių, krovėjų, o vokiečiai mėgsta, kai viskas būna įrašyta į dienoraštį. Jei skubate, gali tekti mokėti papildomai už skubą, o to niekas nenori. Kartais turiu tuos klientus, kurie skambina sekmadienį ir sako, kad reikia vežti antradienį, tuomet aš tiesiog nusišiuauju.

Ar reikia apžiūrėti biurą paimti kainą?

Be abejo, gyva akis mato daugiau nei bet kokia programa. Dabar dažnai viską bandoma daryti nuotolinai per vaizdo skambučius, bet dėl didelių objektų asmeninis apžiūrėjimas būtinas. Vieną kartą man nusiuntė planą, kur spintoje buvo parašyta "knygos", o realiai ten buvo sunkūs seifai, kurie neužlėjo pro laiptus. Taigi, atvykstu pasižiūrėti, įvertinu, kur reikės kelti liftu, o kur laiptais, ir tada paskaičiuoju galutinę sumą be staigmenų.

Kokios dažniausiai pasitaiko klaidos planuojant?

Didžiausia klaida – nepakankamai dėžių arba neteisingas jų pasirinkimas. Žmonės dažnai meta viską į didelius maišus ir tada vėliau nieko negalima surasti, kas sukelia chaosą Vokietijoje atsiveriant biurą. Be to, dažnai pamirštama apie technikos išjungimą ir pakavimą – serverių ar kompiuterių negalima tiesiog mesti į krepšį. Tai reikalauja specialios priežiūros, kitaip atvyks sugadinta, o tuomet pradedasi "kas tai padarė" kalbos.

Ar galima vežti tą patį darbuotojų daiktą?

Taip, darbuotojų asmeninius daiktus galima vežti, bet reikia tai aiškiai atskirti nuo įmonės turto. Vienas klientas bandė įvežti asmeninę motociklą krovininiame automobilyje kartu su biuro baldais, o tai nelegalu be tam tikrų dokumentų. Geriau sudaryti sąrašą, kas yra kas, kad muitinėje (jei kils klausimų) arba tiesiog dėl tvarkos nebtų nesklandumų.

Kas nutinka, jei pasikeičia data?

Tai nutinka dažnai, verslo aplinkybės keičiasi, todėl reikia lankstumo. Jei pranešate savaitę iš anksto, mes paprastai esame supratingi ir perkeliame užsakymą. Bet jei skambinate ryte ir sakykite, kad automobilis jau važiuoja, o jums reikia atidėti, tai gali kainuoti brangiai, nes vairuotojas jau yra kelyje. Vokiečiai yra labai disciplinuoti, todėl ten laiką laikyti yra šventa dalis.

Ar reikia rūpintis leidimais mieste?

Vokiečiuose miestų savivaldybės gali būti griežtos dėl stovėjimo sunkiasvoriams mašinams centro dalyse. Kartais reikia specialių leidimų "Halteverbot" arba vietos rezervacijos. Aš paprastai patariu klientams pažiūrėti, ar yra galima pastatyt tiesiai prie įėjimo, jei ne – reikės planuoti nešimą toliau, kas padidins laiką ir kainą.

Kainodara ir biudžetas: ko tikėtis

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo (Berlynas ar Miunchenas skirtingai), ir to, kiek sunku krauti. Taip pat įeina kelių mokesčiai Vokietijoje ir galbūt užkeltuvių nuoma. Aš niekada nesakau iš kito galo, visada matau, ką turiu vežti. Pavyzdžiui, jei turiu nuleisti du didelius seifus iš penkto aukšto be lifto, tai darbas brangnesnis nei paprastų stalų pakrovimas.

Ar į kainą įeina dėžės?

Paprastai į kainą įeina darbas ir transportas, o medžiagos (dėžės, juostos, burbuliukai) skaičiuojamos atskirai. Tačiau dideliems biurų perkraustymui į Vokietiją projektuems dažnai galima susitarti dėl viso komplekto, kuomet mes atvežame dėžes, o po to jas parvezame atgal. Žinoma, jei jūs norite jas palisti ten, tai jūsų reikalas, bet taip brangiau.

Ar galima sutaupyti renkantis pigesnę firmą?

Galima, bet rizikuojate nervais. Rinkoje yra firmų, kurios siūlo "pigiai", bet tada jūsų daiktai važiuoja su kokiais nors atsitiktiniais vairuotojais be draudimo. Pamenu vieną atvejį, kai pigi firma iš Metai užstojo tunelyje ir klientas liko be baldų trijų mėnesių. Geriau pasirinkti vidutinę kainą ir užtikrintą kokybę.

Ar mokama už laukimą vietoje?

Taip, jei mūsų vairuotojas laukia, nes jūsų darbuotojai vėluoja arba nepasiruošė, laukimas gali būti mokamas. Vokiečiai yra tikslūs, jei susitarta "8:00 val.", mes būnom vietąje 7:55. Jei jums reikia pusvalandžio rasti raktus, tas laikas tiesiog sukasi skaitiklyje.

Kokios mokėjimo sąlygos?

Standartiškai reikalaujame avanso (depozito), kad užtikrintume, kad užsakymas realus. Likusi dalis sumokama iš karto pasiekus vietą arba prieš išvykstant iš Lietuvos. Kartais, kai dirbame su didelėmis korporacijomis, galima susitarti dėl atidėtųjų mokėjimų (pVM sąskaitų faktūrų), tačiau tai individualu ir priklauso nuo pasitikėjimo.

Ar kainuoja brangiau vežti techniką?

Technika (serveriai, dideli monitoriai) reikalauja specialių dėžių ir atsargumo, todėl tai gali brangniau kainuoti. Be to, jei reikia išmontuoti ir vėl sumontuoti serverius, tai jau yra IT specialistų darbas, o ne mūsų, nors mes galime padėti fiziškai. Bet paprastus kompiuterius mes supakuojame kaip ir kitus daiktus.

Dokumentai ir custominiai reikalai

Ar reikia muitinės deklaracijų (Ex1)?

Kadangi Vokietija yra ES šalis, tai tarpparoninės prekybos atveju (jei vežate savo turtą) Ex1 dokumentų nereikia. Tai labai palengvina biurų perkraustymą į Vokietiją lyginant su Švedija ar JK. Tačiau visada reikia turėti pakrautimo sąrašą (packing list), kad jei sustotys policija, galėtumėm parodyti, ką vežame. Be dokumentų gali būti didelių problemų.

Kas daryti, jei trūksta sąskaitų faktūrų?

Geriausiai, jei turite sąskaitas už didelius daiktus. Jei ne, turime parašyti deklaraciją, kad daiktai nėra nauji ir nebus parduodami. Kartais klientai bando įvežti prekes be PVM mokėjimo, o tai yra pavojingu. Aš asmeniškai nesu muitininkas, bet žinau, kad geriau visaip turėti bent kokius nors dokumentus įsigytiems baldams.

Ar draudimas įeina į kainą?

Draudimas yra privalomas, bet jo tipas gali skirtis. Yra standartinis draudimas (žalos atveju), o yra "viskas įskaitant" (All risks). Aš visada rekomenduoju pasidomėti, kas nutinka, jei lūžta stalas arba dingsta dėžė. Pigu draudimas nepadengs pilnos vertės, o jei vežate brangų inventorų, geriau apsidrausti už 100 proc. vertės.

Ar reikia duoti pajamų deklaracijas?

Nereikia, nebent tai nėra asmeninis daiktų vežimas. Čia kalbame apie verslą, todėl pakanka įmonės dokumentų. Bet jei steigiate filialą, gali tekti parodyti steigimo dokumentus. Vokietijos biurokratija gali būti kebli, tad turėkite visus popierius pasiruošę el. pavidalu.

Kas jei kelio metu įvyksi avarija?

Tokiems atvejams mes turime civilinio atsakomybės draudimą. Vieną kartą mūsų vairuotojas privėrė užmarščios vairuotoją Lenkijoje (ne mūsų kaltė), bet biudžetas buvo išsaugotas dėl draudimo. Svarbiausia neišvažiuoti iš vietos nepasirašant protokolo. Jei kas nutinka – skambinti man iš karto.

Logistika ir procesas vietoje

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, bet ne visi kalbą laisvai. Tačiau jie turi su savimi kontaktą, kurį gali pateikti vokiečiams arba perduoti man telefoną, kad aš paaiškinau. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas negalėjo suprasti, kur leidžiama stovėti, ir gavo baudą. Dabar visada turiu išankstinę instrukciją.

Kaip sužinoti, kur statyti dėžes Vokietijoje?

Tai yra jūsų (kliento) atsakomybė pasirūpinti, kad būtų kas priimti krovinį. Jei kas ten nebus, vairuotojas gali tiesiog išvažiuoti, ir reikės mokėti už klaidingą važiavimą. Geriausiai, kai vienas iš jūsų darbuotojų laukia vietoje arba turite kodą nuo biuro durų. Kartais aš net nepamenu (o, jau atsimenuu), kad vienas klientas pamiršo duoti raktą ir vairuotojas privalėjo laukti valandą kieme.

Ar galima vežti dalykus penktadienį ir iškrauti pirmadienį?

Galima, bet automobilis turi būti saugioje vietoje (angaras) per savaitgalį. Negalima tiesiog palikti pilno krautuvo gatvėje Miunchene, tai nelegalu ir pavojingu. Tai kainuos papildomai už saugojimą. Tačiau dažniausiai stengiamės viską padaryti viena diena, kad nereikėtų mokėti vairuotojui poilsio dienų.

Kas daryti su atliekomis?

Senas dėžes, plastiką ar pakuoju juostą reikia pasirūpinti išvežti patys. Mes atvežame, iškrauname, bet šiukšlių išvežimas nėra įtrauktas į standartinę paslaugą. Vienas klientas prašė mūsų viską sunaikinti už papildomą mokestį, mes tai padarėme, bet tai buvo įrašyta sąskaitoje.

Kaip elgtis su liftais Vokietijoje?

Vokiečių liftai dažnai reikalauja specialių raktų arba yra maži. Kartais teka naudotis "Mietwagen" (keltuvu pro langą). Tai reikia žinoti iš anksto. Ne visada įeiga į pastatą yra tokia pat kaip Lietuvoje – ten gatvės siauros, o pėsčiųjų zonos griežtai saugomos.

Ar įmanoma vežti pavojingus krovinius (chemiją)?

Tam reikia specialių leidimų ADR. Jei turite valymo priemonių ar ofiso chemikos kiekį, tai dažniausiai neproblemu, jei tai mažai, bet jei visa sandėlyti – tada reikia specialios mašinos. Geriau apie tai pasakyti iš anksto, kad mes negautume baudos kelyje.

Išvada

Viskas su biurų perkraustymu į Vokietiją priklauso nuo to, kiek tiksliai jūs pasiruošę ir kiek gerai pasirinksite partnerį. Dirbu šioje srityje daugiau nei dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti, kad pinigai tai ne viskas – svarbiau, kad būtų aiškus susitarimas ir pasitikėjimas. Neklauskite kaimyno, kuris niekada nevežė – klauskite tų, kas kasdien važinėja keliais. Tada viskas nueis sklandžiai, o jūsų verslis Vokietijoje pradės darbą be jokio streso. Sėkmės kelyje ir laiko susiderinti!