Biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų: Kaip išvengti šurmulio?

Sveiki, dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt metų, todėl galiu pasakyti viena – biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų yra tai, apie ką visi svajoja, bet retai kada gauna 100%. Dažniausiai kažkas pradeda trūkti. Arba vairuotojas užstringa pas Štutgartą, arba klientas pamiršta paversti dokumentus. Bet aš čia ne kad gąsdint, o pasakyti, kad su žiniomis ir tinkamu požiūriu, tas procesas gali būti ganklus. Tie, kurie ruošiasi iš anksto ir nebando sutaupyti ant vairuotojų, visada laimi. Žemiau išdėliosiu tai, ką mūsų komanda išmokė per šiuos metus, ir atsakysiu į klausimus, kuriuos klausiate ne vieną kartą.

Pasiruošimas ir organizacija: ką daryti prieš išvykstant

Kaip pradėti rengti biuro perkėlimą iš Vokietijos?

Gerai, kad klausiate, nes dažniausiai visi pradeda nuo pakavimo dėžių, o tai klaida. Pirmiausia susitarkite su savo komanda Vokietijoje dėl išsiskyrimo laiko. Vokietai yra tikslūs – jei sakė, kad išsikraus 14:00 valandą, turi būti tuo laiku. Biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų prasideda nuo komunikacijos, ne nuo lipdukų ant lentynų. Padaryk inventorių, pažymėkite, kas važiuoja, o kas lieka šiukšlių dėžėje. Tas paprastas žingsnis gelbėja valandas valandų paskui.

Kiek laiko reikia skirtai planavimui?

Idealiai – mėnuo. Tačiau pažiūrėkime, gyvename realiame pasaulyje. Jei radote puikių biuro perkėlimo paslaugų iš Vokietijos, paskambinkite jiems bent kelias savaites iki planuojamos datos. Jei statote įmonę nuo nulio, tai gali užeiti ir ilgiau. Vienintelis dalykas, kurio nedarykite – nebandykite organizuoti visko per savaitgalį. Tai garantuotas nervų suirimas ir vėlavimas poryt.

Ar verta rinktis brangiausią pasiūlymą?

Ne visada. Aš mačiau brangias firmas, kurios tiesiog geriai pardavinėja, o dirba nekvalifikuoti darbininkai. Tačiau ir pigiausias variantas kainuos brangiausia dėl sulaužytų baldų. Žiūrėkite ne į kainą, o į tai, kas įeina. Ar jie suteikia pakavimo medžiagas? Ar draudžia turtą? Biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų kainuoja pinigus, bet tai investicija į jūsų nervų sveikatą.

Kas daryti su senais baldais, kurie nereikalingi Lietuvoje?

Čia dažna problema. Vokietijoje yra geras ir veikiantis "Sperrmüll" (didelių atliekų) ivežimo systemas, bet ji nemokama tik tam tikru atveju. Jei turite geros būklės baldų, pabandykite juos parduoti "eBay Kleinanzeigen". Galbūt vietiniai darbuotojai norės nupirkti? Jei ne – reikės susitarti dėl šiukšlių išvežimo su pervežėjais, kitaip mokesčiai už šiukšles Vokietijoje gali būti didesni nei už patį pervežimą.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams ir technikai?

Be abejo. Nenaudokite paprastų kartoninių dėžių iš parduotuvės (tų, kuriose buvo bananai). Kompiuteriai ir serveriai turi būti pakavami į antistatines dėžes arba specialiai tam pritaikytus krovinius. Prisimenu vieną atvejį, kai klientas užpyldė monitorius į bendrą krovą, ir, žinoma, jie atvyko sulaužyti. Gera technika – jautri dalykas, neikykite rizikuoti.

Ką daryti jei pavėluojame su išsiregistavimu iš patalpų?

O, tai klasika. Vokietijos nuomotojai, ypaip didelės firkinės, neleis jums išvažiuoti, kol patalpos nebus švarios (pagal jų standartus). Biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų gali virsti košmaru, jei nepasamysite patalpų valymo komandos iš anksto. Gera žinia ta, kad dauguma pervežimo komandų gali tai suorganizuoti kaip papildomą paslaugą. Netaupykite čia – vokiečių "Endreinigung" reikalavimai yra griežti.

Ar reikia sudaryti inventoriaus sąrašą?

Privalomai. Ne jūsų galvoje, o ant popieriaus (arba Excelio). Kiekvienai dėžei duokite numerį. Tada, kai sunkvežimis atvyks į Lietuvą, jūsų vadovas galės pasakyti: "Kur dėžė Nr. 45?". Be šito, tiesiogiai neįsivaizduoju, kaip galima normaliai susitvarkyti naujoje vietoje. Be to, muitinė taip pat mėgsta matyti, ką tiksliai vežate.

Kaip susitarti dėl laiko tarp Vokietijos ir Lietuvos?

Nustatykite konkretų "langą". Nedarykite taip, kad vairuotojas lauktų prie jūsų durų 4 valandas. Jis turi kitas užduotis, o laikas – pinigai. Biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų priklauso nuo jūsų disciplinos. Jei sakote "užsiimkite 9:00", būkite ten 8:55. Vokietiškas punktualumas čia labai veikia.

Dokumentai, muitinė ir teisiniai reikalavimai

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Čia svarbiausia yra krovinių manifestas ( sąrašas) ir transportavimo sutartis. Jei vežate įrangą, kuri priklauso jūsų įmonei, reikės įrodymų, kad tai ne parduodamos prekės (pavyzdžiui, nusipirkimo sąskaitos). Muitinės pareigūnai gali būti įkyrūs, jei matys didelę kiekį technikos be aiškios paskirties.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius perkėlimui?

Jei tai yra įmonės turto perkėlimas vienoje ES valstybės narėje į kitą (pavyzdžiui, iš Miuncheno į Vilnių), tai paprastai laikoma ne prekyba, o turto perkėlimu, todėl PVM neturi būti taikomas. Tačiau... (čia aš nėra 100% tikras, nes taisyklės kartais keičiasi), geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu. Jei vežate prekes, kurias vėliau parduosite, tai jau kita istorija – reikės intrastat deklaracijos ir VMI registracijos.

Kas daryti jei dokumentai neteisingi?

Nieko gero. Vokietijoje pareigūnai gali neleiti išvykti, o Lietuvoje - sulaikyti sunkvežimį pasienyje. Dėl to biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų tampa neįmanomas. Vieną kartą mums teko laukti 2 paras, kol klientas atsiuntė trūkstamus antspaudus. Užtarkite visus "i" ir patikrinkite duomenis du kartus prieš išvykdami.

Ar reikia TIR knygelės?

Tik jei pervežate prekes, kurios yra apmokestinos arba jei tranzitu važiuojate per trečiąsias šalis (pvz., per Lenkiją į Ukrainą, nors čia kalbame apie Vokietiją-Lietuvą). Jei tai tiesiog biuro perkėlimas tarp ES šalių, TIR jums nereikalingas. Nereikia už šitą dalyką mokėti papildomai, kai nebūtina.

Ar gali būti problemų su serveriais ir duomenų saugyklių pervežimu?

Gali būti, jei turite labai jautrių duomenų (bankai, medicinos įstaigos). Tuomet gali reikėti specialaus lydimo arba saugumo transporto. Ir nepamirškite – prieš išjungiant serverius, padarykite atsarginę kopiją (backup). Ne tik dėl vagystės, bet dėl to, kad serveriai gali neįsijungti po smūgio kelyje. Technika yra technika.

Kaip elgtis su asmeniniais darbuotojų daiktais?

Tai dažnai "pilka zona". Jei darbuotojas nori nuvežti savo asmeninį kompiuterį arba augintinę (nors su gyvūnais yra visai kita istorija), tai turi būti atskirai pažymėta. Negalima maišyti įmonės turto su asmeniniais daiktais, kitaip muitinėje gali kilti klausimų dėl kontrabandos arba nemokamo importo.

Ar reikia draudimo kokį nors specialų?

Standartinis krovinių draudimas (CMR draudimas) yra privalomas, bet jo ribos dažnai būna per mažos (pvz., 8,33 SDR/kg). Jei vežate brangų serverių kompleksą vertą 50 tūkst. eurų, susitarkite dėl visos vertės draudimo. Biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų taip pat reiškia užtikrintą finansinę saugą.

Kas daryti jei dingo kažkas smulkaus (klaviatūros, kabeliai)?

Smulkmenos dings, tai garantija. Tiesiog pasiruoškite. Kabelius ir adapterius geriau susieti ryšuliuose ir pažymėti. Jei dingsta brangus dalykas – rašykite pranešimą vairuotojui ir draudimo kompanijai iš karto. Nedelskite iki rytojo.

Vokietijos specifika: ką reikia žinoti apie šalį

Ar vokiečiai yra griežtesni nei lietuviai?

Žinoma, ypač kai kalba eina apie tvarką gatvėse. Jei vairuotojas įsiraus ne tam skirtoje vietoje arba blokuos privažiuojamąjį kelią, policija atvyks greičiau nei spėsite pakrauti dėžę. Biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų reikalauja gerai išnagrinėtos parkavimo schemos. Gaukite leidimą iš miesto savivaldybės (Erlaubnis) iš anksto, jei reikia stovėti pėsčiųjų takuose.

Ar sunku rasti vairuotoją, kuris gerai kalba vokiškai?

Lietuvių vairuotojai dažniausiai su šia kalba susiduria kasdien, todėl "tranzitinis" vokiškai jiems pakankamai. Tačiau jei reikia kalbėti su nuomotoju ar techninį aptarnavimą, geriau turėti kurį, kuris kalba bent šiek tiek laisviau, arba pasverti vertėją telefonu.

Kaip su elgesiu su vokiečių klientais (jei jie palieka)?

Jei perkeliate biurą, kuris priklausė vokiškai įmonei, o dabar atiteko jums, tikėkitės detalaus priėmimo-pavaldymo protokolo (Übergabeprotokoll). Jie tikrins kiekvieną įbrėžimą ant stalo. Nenaudinga su jais ginčytis tiesiog taip – geriau užfiksuoti viską nuotraukomis.

Ar yra kokių nors "neparašytų" taisyklių?

Taip, pvz., švara. Po to, kai išvežiate dėžes, Vokietijoje laikoma, kad turi palikti patalpas "su šluota nuvalytomis grindimis" bent jau. O jei paliksite šiukšlių – gausite sąskaitą už išvežimą, kuri bus 5 kartų brangesnė nei rinkoje.

Ar dienos metu važiuoti geriau negu naktį?

Dienomis yra daugiau kamščių, ypač Ruhr srityje, bet naktį važiuoti gali būti neįprasta dėl triukšmo apribojimų gyvenamuosiuose rajonuose. Geriau planuoti išvykimą anksti ryte (6:00-7:00 val.), kad išvengtumėt spūsčių.

Kelionė, vairuotojai ir atvykimas į Lietuvą

Kiek vidutiniškai trunka kelionė?

Iš Vokietijos centro į Vilnių – apie 12-14 valandų važiavimo be stabdymų. Tačiau su sustojimais (poilsis, kuras, tikrinimai) tai užtrunka apie 16-18 valandų. Planuokite atvykimą ne vėliau kaip priešpiet, kad spėtumėte iškrauti šviesiu laiku. Biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų nusprendžiamas dar prieš pakrantant į kelią.

Kas daryti jei sunkvežimis sugesta?

Nenoriau apie tai galvojama, bet tai nutinka. Jei sugesta technika, jūsų pervežėjas privalo turi pagalbinį transportą arba meistrą. Jei jūs pasirinkote pigų "skrajūną" be techninės pagalbos, jūsų kroviai gali pradžiūvėti šaligatvyje. Patikrinkite, ar firma turi techninę pagalbą 24/7.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dabar tai jau beveik standartas. Bet ne visada. Vokietijoje kai kurios senos firmos dar naudoja tik telefonus. Jei jums svarbu tiksliai žinoti, kur jūsų stalių, reikalaukite GPS sekimo. Sutaupysite nervingų skambučių "kur jūs?" kas valandą.

Kaip elgtis su vairuotoju, jei jis būna "nepatogus"?

Vairuotojai yra tokie pat žmonės kaip ir mes, tik pavargę. Kartais jie gali būti šiurkštūs, ypač jei pakrovimas vyko ilgiau nei planota. Geriausia su jais kalbėti aiškiai, trumpai ir pagarbiai. Duokite kavos ar vandens – stebuklingai pagerėja nuotaika. (Tik nealkoholio, aišku).

Ar reikia rūpintis nakvyne vairuotojui?

Jei tai ne "ekspresas" o dvienė kelionė, taip. Vairuotojas turi turėti legalią poilsio vietą. Dažniausiai jie patys žino, kur sustoti, bet jei norite, kad jis atvyktų greičiau, užsakykite nakvynę arčiau kelio.

Ar yra problema su kelių mokesčiais Vokietijoje?

Nėra, sunkvežimiai moka mokesčius (LKW-Maut) automatiškai, tai ne jūsų galvos skausmas nebent sutartyje nurodyta, kad mokėsite atskirai (kas yra reta). Tik žiūrėkite, kad vairuotojas nevažinėtų "šortais" (snaudžiais), tai gali baigtis baudomis.

Kas daryti jei atvyksta švarus, bet drėgnas krovinys?

Vokietija drėgna. Jei dėžės nebuvo pakluotos ant paletės o stovėjo ant grindinio, gali būti problemų. Užtikrinkite, kad sunkvežimis yra švarus ir sausas prieš pakrovimą.

Techniniai niuansai, rizikos ir pabaigos darbai

Ar reikia kelti (keltų) naudoti?

Perkėlimui iš Vokietijos į Lietuvą keltų nereikia, važiuojame per Lenkiją. Tik jei jums kažkaip atsitiktų nukrypti į Švediją... Bet paprastai maršrutas yra toks: Berlynas -> Poznanė -> Varšuva -> Lietuva.

Kaip pakrauti sunkius seifus ar serverines spintas?

Reikia žinoti svorį iš anksto. Jei spinta sveria 400 kg, ir vairuotojas atvyks vienas be "hidraulinės rankenos" (keliamieji), jums teks ieškoti pagalbos vietoje. Pasakykite apie sunkius daiktus iš anksto.

Ar gali būti, kad dėžės sumaišomos?

Jei nenaudojate numeravimo sistemos, taip. Vairuotojai dažnai krauna "kas geriau telpa". Jei norite, kad biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų pasibaigtų tvarkingai, spausdinkite etiketes su skyriais (pvz., "Buhalterija", "Vadovas").

Ką daryti su dangčiais nuo stalų?

Juos reikia nuplėšti ir uždėti atskirai, pažymėjus, kuris priklauso kuriam stalui. Nuplėštus dangčius daug lengviau transportuoti, o mažiau rizika, kad jie sulūž ar sužaloja ką nors kelyje.

Ar reikia montavimo paslaugų Lietuvoje?

Dažniausiai taip. Vokietijos komanda atveža ir iškrauna, bet jie ne visada nori (ar moka) surinkti sudėtingas lietuviškas sistemas. Geriau susitarti su vietiniais meistrais iš anksto.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dauguma firmų reikalauja avanso, likutį – gavus krovinius. Nenaudokite grynųjų pinigų, viskas turi būti įforminta sąskaitomis-faktūromis. Tai apsaugo jus nuo problemų VMI ir draudimo atveju.

Kas jei klientas nusprendžia nebevežti tą dieną?

Tai/blogiausias scenarijus. Vairuotojas jau važiuoja, kuras sudegė. Jūs privalėsite sumokėti bent jau išlaidas (dienpinigius, kuro dalį). Biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų baigiasi tuo momentu, kai pasirašote sutartį. Jos keisti iš karto nėra taip paprasta.

Ar verta vežti pasenusius gėles?

Ne, palikite juos Vokietijai. Jūsų buhalterės bonsai nepersikels 1000 km šaltoje furgone gerai. Tai nėra verta jokių pastangų.

Kaip susitvarkyti su šiukšlėmis po iškrovimo Lietuvoje?

Gera perkėlimo firma pasiims ir savo pakavimo atliekas (dėžes, plėvelę). Susitarkite dėl to iš anksto, kad jums nereikėtų važiuoti į miesto sąvartyną su pilna vaza.

Galutinis patikrinimas – ką žiūrėti?

Paskutinė dėžė. Ar viskas atvyko? Ar nėra trūkčių ant technikos? Pasirašykite priėmimo-pavaldymo aktą tik tada, kai viską tikrai patikrinsite.

Išvada

Taigi, biurų perkėlimas iš Vokietijos be rūpesčių ir vėlavimų yra visiškai įmanomas dalykas, jei nebandote jį daryti savarankiškai be patirties. Rūpinkitės dokumentais, pasirūpinkite geru komunikacijos kanalu su vairuotojais ir nesileiskite emocijoms, jei kažkas nepaeina taip kaip planavote. Darbas su logistika – tai nuolatinis sprendimų priėmimas. Jei pasiruošiate gerai, jums lieka tik pasidžiaugti nauju biuru Vilniuje (ar kitame mieste) ir gerti kavą, o ne rinkti sulaužytus baldus. Sėkmės kelionėje!