Biurų kraustymo paslaugos į Vokietiją teikiamas su lankstumu: Praktinis vadovybė

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, ir jei kažką išmokau, tai tai, kad nėra vienodų kraustymų. Ypatingai kalbant apie verslą. Biurų kraustymo paslaugos į Vokietiją teikiamos su lankstumu ne todėl, kad mes tokie malonūs, o todėl, kad kitokio būdo tiesiog neįsivaizduojama. Vokietija – tai ne tik greitas automagistralių tinklas ir tvarka, tai ir darbo laiko apribojimai, griežti kaimynai ir biudžetai, kurie pasikeičia pačiu blogiausiu momentu. Per šiuos dešimtmetis mačiau viską: nuo padidėjusio kompiuterių skaičiaus, kurį reikėjo išgabenti per naktį, iki to, kad vairuotojui tiesiog nepavyko rasti įvažiavimo, nes navigacijė vesdino į upę (tiesiogiai į upę!, ne į uostą). Štai kodėl lankstumas čia nėra pasirinkimas, o būtinybė, kurią reikia suprasti dar prieš užpildant paprastą užklausos formą.

Pasiruošimas ir biudžeto planavimas

Kiek maždaug kainuoja biuro kraustymas į Vokietiją?

Niekas neduos tikslios sumos be vaizdo. Kainos svyruoja kaip oras Vokietijoje – nuo 2 tūkst. eurų, jei tai tik keletas stalų Vilniuje į Berlyną, iki dešimties tūkstančių, jei kraustome didelę technologijų įmonę. Riba labai plačiai, nes viskas priklauso nuo to, kiek tikrai daiktų turite ar apsimoka juos vežti. Paskutiniu metu kuro kainos taip pat nedaro linksmybių, tad reikia tai įskaityti. Labai dažnai klientai sako: „Mes turime tris vokus“, o atvyksta pamatyti ir ten yra trys pilni sandėliai. Tai keičia visą žaidimą.

Ar verta rinktis „viskas įskaičiuota“ kainą?

Mano atveju, aš visada sakyčiau – ne. Biurų kraustymo paslaugos į Vokietiją teikiamos su lankstumu būtent dėl to, kad fiksuotos kainos dažnai slepia paslėptas išlaidas, pavyzdžiui, už Liftą, kurį reikia nuomoti vietoje (arba bent jau brangų darbuotojų laiką laukiant). Aš vieną kartą matau, kaip įmonė pasirašė fiksuotą kontraktą, o paskui teko mokėti dvigubai už „nenumatytas sunkumą“, kai nusileido liftas. Geriau susitarti dėl valandinio darbo arba kilogramo tvirtinamo kainos, tada žinosi, ką už ką moki.

Kaip iš tikrųjų reikia planuoti laiką?

Nesitikėk, kad viskas įvyks per savaitgalį, jei nepasirašei sutarties prieš mėnesį. Gerais atvejais reikia maždaug 3-4 savaičių. Ten ir dėžių paruošimas, ir dokumentų sutvarkymas, ir vietos užsakymas Vokietijoje, nes ten laisvų vietų (prie stogo ar pan.) nelabai belieka. Be to, reikia atsižvelgti į šventes – jei ten yra Velykos ar Kažkas kito, tai gali viską užstoti sienomis.

Ar reikia dėžių, ar geriau pirkti pats?

Mes visada siūlome dėžes, nes jos tamesnės ir stipresnės. Bet, jei nori sutaupyti, gali rasti „vokiškas“ dėžes, kurios yra gerokai storesnės (ypač tamos, kurios buvo po vynu). Tiesa, dėžių surinkimas laiko daugiau, nei atrodo. Kartais klientai įsivaizduoja, kad tai penkiolika minučių darbas, o pasku praleidžia visas naktis supakuodami archyvus, kurie buvo užmiršti prieš dešimt metų (kažin kodėl visada taip būna?).

Kas dėl draudimo – ar jis būtinas?

Beveigh visada taip. Jei turi brangų techniką, serverius ar tiesiog daug baldų, būtina draustis „nuo visų rizių“. Vokietijoje draudimo reikalavimai griežtesni, o jei įvyks avarija (o mes, žmonės, darome klaidas), be draudimo praras daugiau nei tik nervus. Atsimenu vieną atvejį, kai vairuotojas tiesiog užkabino už betoninio stulpo su „Mercedes“ sparnu – be draudimo tas kraustymas būtų pavertęs įmonę į bankrotą.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia turės kelyje?

Pagrindinis dalykas – svarstymų sąrašas (inventoriaus sąrašas). Be jo neišeis nei iš Lietuvos, nei įvežti į Vokietiją be didelių problemų su muitinės (jei tai nėra pilnas verslo perdėjimas, tai dar ir PVM kvitai gali prireikti). Taip pat reikės vairuotojo pažymėjimų ir techninių pasų. Aš visada primenu, kad sąrašas turi būti bent jau orientacinis, kitaip gali atsitikti, kad sulaikys sienoje ir klaus „Ką čia veži?“, o tu tiesiog nebegali pasakyti.

Ar reikia muitinės brokerio?

Jei kraustome biurą į Vokietiją kaip įmonės turtą (perkėlimas), paprastai ne, jei tai ne prekės, o turtas. Bet ten yra daug niuansų, pavyzdžiui, jei technika naudota mažiau nei 6 mėnesius, tai gali būti įvardijama kaip prekė. Aš čia nebučiau ekspertas (gal šiek tiek pamečiau, ką ten keitė paskutinį kartą ES reglamentuose), todėl visada patariu pasikonsultuoti su savo buhalteriu arba brokeriu, kad netyčia nepadarytum klaidos.

Kaip Vokietijoje elgiasi su atliekomis?

Čia jie yra labai griežti. Negali tiesiog užmesti biuro atliekų į konteinerį gatvėje. Jei turi senus baldus, kuriuos nenori vežti toliau, reikia rasti specialią vietą (Sperrmüll) užmesti, o tai kainuoja pinigus. Kartais pigiau paduoti juos kaimynui (jei jie nori), nei mokėti už išvežimą. Žodžiu, nereikėtų tikėtis, kad viskas „išsivilkys“ be jokių rūpesčių.

Ar reikia specialių leidimų vairuoti sunkvežimius miestuose?

Taip, ypač dideliuose miestuose kaip Miunchenas, Berlynas ar Hamburgas. Yra zonos, kur sunkvežimis negali važiuoti be papildomo leidimo ( Environmental zone – „Umweltzone“ ), ir jei vairuotojas įvažiuos be tinkamos žalios kortelės, gausi baudą, kuri, tiesiog sakant, gali būti didesnė už uošvienės pensiją. Reikia tai tiksliai nustatyti dar prieš kelionę.

Kas dėl PVM mokesčio tarptautiniuose pervežimuose?

Jei įmonė veža savo turtą ir yra PVM mokėtoja, dažniausiai taikoma 0% PVM norma, jei pateikiame tinkamus dokumentus (pavyzdžiui, intrastat deklaraciją ir kt.). Bet, vėlgi, aš ne buhalteris, todėl geriau, kad jūsų finansininkas patikrintų, ar viskas tvarkoje su sąskaitomis, nes paskui Vokietijos „Finanzamt“ gali labai nemaloniai nustebinti.

Techninės pusės ir logistika

Ką daryti, jei naujieji biuro patalpos dar nebaigtos?

Tai klasika. Vokietijoje statybos dažnai vėluoja, nors ir pasirašyti visi grafikai. Biurų kraustymo paslaugos į Vokietiją teikiamas su lankstumu tam ir skirtas, mes galime padėti daiktus laikinai sandėliuoti (tiek Lietuvoje, tiek Vokietijoje), kol baigs statyti. Aš turiu vieną istoriją, kai mes įvežėme viską į tuščią langą be sienų, uždengėme plastikiniais drobėmis ir palikom taip savaitei – tai buvo pavojinga, bet klientas tikrai veržėsi.

Ar galima kraustytis naktį ar savaitgaliais?

Galima, bet brangiau. Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai ( Ruhezeit ), o ypač naktį. Jei reikia iškrauti iš karto po to, kai baigėsi darbo diena, reikia gauti leidimą iš savivaldybės ar namų valdybos. Be to, vairuotojams reikia mokėti papildomai už darbą naktį. Tačiau, jei verslas negali sustoti, tai vienintelis būdas.

Kaip vežami serveriai ir jautri technika?

Reikia specialių dėžių ir (labai svarbu!) atsarginių kopijų. Aš asmeniškai niekada negarantuotų, kad vibruojantis sunkvežimis nieko nepalies (ypač jei kelyje yra duobės Lenkijoje). Mes naudojame putų (pripūčiamas) dėžes, uždedame „šokso“ jutiklius, bet atsakomybė visada liepia pasidaryti duomenų kopiją. Vieną kartą pastebėjau, kad vienas serveris paslydo nuo paletės, nors buvo tvirtai pririštas – tiesiog virvės atsipalaidavo nuo vibracijos.

Ar reikia montuoti / demontuoti baldus?

Be abejo. Dauguma biuro baldų (ypač dideli sisteminiai blokai) nepraeis pro duris ar liftą neišmontuotos. Mes turime savo meistrus, kurie gali viską išardyti ir vėl surinkti. Tiesa, retkarčiais pasitaiko, kad kai kurios dalys pranyksta (sraigštai, poveržlės), tad labai praverčia turėti savą „serviso“ dėžę su atsarginėmis detalėmis.

Kas vyksta, jei sunkvežimis neužsuka prie pat įėjimo?

Tada reikia „paskutinio kilometro“ paslaugos – mažesnės mašinos („skraiduolio“) arba tiesiog fizinio darbo. Vokietijos miestų centrai seni, gatvės siauros. Prieš porą metų turėjome atvejį Štutgarte, kur sunkvežimis užstrigo po tiltu, nes aukštis buvo per mažas – teko viską perkrauti į 3,5 tonų mašiną po 100 metrų atstumu. Tai užtruko valandą, bet ką darysi.

Problemos ir nesklandumai

Kas, jei pasikeičia biudžetas kelionės metu?

Tai įprasta dalyka. Vykstant atsiranda naujų reikalavimų arba pasirodo, kad ką nors pamiršome pakrauti. Mes stengiamės būti lankstūs – galime pridėti darbo valandų arba papildomą mašiną, jei reikia. Žinoma, tai papildomai kainuos, bet geriau padaryti tai dabar, nei vėliau vežti tuos tuščius dėžės tolyn ir atgal. Kartais klientai sako: „O, mes užmiršome padaryti“, tai va – susitariame dėl papildomo darbo.

Ar dažnai pasitaiko nusižengimų ar dingusių daiktų?

Retai, bet įvyksta. Dažniausiai tai ne vagystė, o tiesiog painiava – dėžė sukvietė į kitą vietą arba nukrito po kitų daiktų (taip ypač būna su archyvais). Mes visada užkulisiuose turime sąrašą (sąmatą) su numeriais, bet vistiek rekomenduoju klientui patikrinti brangiausius daiktus tuojau pat iškrovimo metu, o ne po savaitės.

Kaip elgtis su blogais kaimynais Vokietijoje?

Ten kaimynai gali būti labai „užšlęę“. Jei sukelsi triukšmą ar užtiesi laiptinę dėžėmis, gali iškviesti policiją arba pareikalauti, kad sustotum. Geriausia apie tai pranešti iš anksto (užklijuoti pranešimus arba pasitarti su namų valdyba). Mačiau kartą, kai senoji ponia išėjo su šluota mušti po vairuotojo ratą, nes jis per ilgai stovėjo po jos langu – tai buvo juokinga, bet ne vairuotojui.

O kas dėl kalbos barjero – ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma supranta pagrindinius žodžius, bet ne visi laisvai kalba. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo (su statybininkais, namų valdyba), geriau, kad vienas iš jūsų darbuotojų būtų vietoje, arba mes galime siųsti vadovą, kuris kalba šia kalba (tokių turime, bet ne kiekvieno reise). Negaliu garantuoti, kad vairuotojas iš Lietuvos sugebės aptarti su vokiečiu apie Bauamt leidimus (tiesiog neįsivaizduoju).

Ar saugu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Nerekomenduoju. Jei darbuotojas nori vežti savo asmeninį kompiuterį ar augintinį, tai turi būti aiškiai užfiksuota, kitaip gali kilti problemų su draudimu ar net muitinės (jei tai atrodo kaip prekyba). Mes dažnai turime situacijų, kai kas nors pavogia „pasidaręs“ dėžę su savo daiktais iš bendro krovinio. Toliau tokie dalykai draudžiami (kaip sakau, „uždrausti“ iki tol, kol nepasirašome papildomos sutarties).

Darbo eiga ir lankstumas

Kas yra tas „lankstumas“, apį kurį kalbate?

Tai reiškia, kad mes nevežiame tik pagal laikrodį. Jei reikia palaukti, kol Jūsų IT žmogus prijungs serverius – palauksime. Jei reikia iškrauti dalį daiktų sandėly, o dalį į biurą – padarysime. Biurų kraustymo paslaugos į Vokietiją teikiamas su lankstumu leidžia mums pritaikyti maršrutą prie Jūsų, o ne atvirkščiai. Kart tai reiškia, kad vairuotojas miegos mašinoje (kas yra legalu tam tikrose vietose), o kitą kartą – tiesiog piups ir laukia.

Ar galima keisti krovinio sudėtį paskutinę minutę?

Galima, bet tai brangu. Jei atvykstate ir sako: „Ši dėžė nebeį Vokietiją, o atgal į Lietuvą“, mes turime tai užfiksuoti. Jei tiesiog pridedate daugiau daiktų, gali reikėti didesnės mašinos arba dar vienos kelionės. Geriau žinoti apie tai bent prieš dieną, o ne tada, kai vairuotojas jau užpildęs CMR (vežimo sąskaitą).

Kaip užtikriname, kad nieko nelūžtų?

Naudojame specialias juostas, užpildomą tarpą tarp daiktų ir (tikrai svarbu) tvarkingą kraunimą. Bet vistiek aš niekada nesakau „100%“, nes kelyje visada yra rizika. Vieną kartą važiavome pro kaimą, kur kurioj vietoj buvo staigus posūkis (apie 90 laipsnių), ir viena lentyna nukrito, nors buvome užsibrėžę ją triskart. Tai tiesiog fizika.

Ar galime padėti su išpakavimu?

Taip, tai dažnai įeina į paslaugą. Mes ne tik iškrauname iš mašinos, bet ir galime nuimti dėžių dangčius, išdėlioti daiktus ant stalų (jei tai numatyta). Tiesa, dažnai klientai sako: „Palikite čia, mes patys išsimes“, nes bijo, kad mes padėsime ne ten (kaip buvo vieną kartą, kai mes sumaišėm buhalterės failus su pardavimų vadovo – tai buvo pykčių diena biure).

Kas vyksta su iškrovos atliekomis?

Mes susirinkame visas dėžes, popierių ir kitą šiukšlę ir pasiimame juos su savimi (nebent klientas sako, kad jam to nereikia). Tai labai svarbu Vokietijoje, kadangi ten labai stropiai stebi aplinką. Negali tiesiog palikti masyvių dėžių kieme, kitaip gali gauti didelę baudą iš miesto savivaldybės.

Pabaigos ir galutiniai patarimai

Kada reikia apmokėti paslaugas?

Daugiausia atvejų imame avansą (20–30 %), o likusią dalį – pasirašius perdavimo aktą (įteikus daiktus). Tai saugo ir mus, ir klientą. Kartais, jei didelės įmonės, galime susitarti dėl mokėjimo per 14 dienų su sąskaita-faktūra (bet tai tik esant ilgalaikiams santykiams). Mažoms įmonėms be istorijos mes nedelsiant prašome avanso.

Ar reikia tikrinti būklę prieš išvykstant iš Lietuvos?

Privalomai. Reikia pasirašyti būklės aktą, kad vėliau negalėtum sakyti, kad „lūžo kelyje“, jei iš tikrųjų buvo jau sužeista. Aš vieną kartą matau, kad klientas pasirašo, kad viskas gerai, o paskui Vokietijoje randa įdrėskimą ant sofos (dėl ko jis nebuvo matęs čia). Dėl to gavosi teismus, kurios niekas nelaimėjo (išskyrus advokatus).

Kas daryti, jei vairuotojas susirgo ar atsiranda techninė problemą?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes tada siunčiame kitą ekipažą arba randame pakaitalinę mašiną iš partnerių (tarp europietiškų pervežėjų yra tokia pagalbos sistema). Žinoma, tai vėluoja, bet mes stengiamės informuoti iš karto. Paskutinis kartą, kai mums sugedo „Volvo“ variklis netoli Hanoverio, turėjome skubiai samdyti vietinį „vežėją“ su palydovu – tai kainavo brangiai, bet mes padengėme nuostolius (kaip ir rašome sutartyje).

Ar verta klausti išankstinės konsultacijos?

Be abejo. Dvidešimt penkeri metai patirties sako, kad geriau sukurti planą popieriuje, nei vėliau spręsti problems gyvai. Mes galime atvykti pas Jūsų, pažiūrėti, išmatuoti ir pasakyti, ką geriau daryti. Tai dažnai pagalba sutaupyti pinigų, nes pamatysime, kad vienas stalas tikrai nepraeis pro duris ir jį reikia išmesti (ką mes ir pasakome tiesiai į akis).

Kaip susitarti dėl laiko tarp zonų?

Nepamirškite, kad Vokietija yra viena valanda (arba dvi vasarą) prieš Lietuvą. Geriau susitarti dėl laiko pagal jų laikrodį (pagal vietos laiką), kad nesusidarytų situacijos, kai vairuotojas atvyksta per 5 ryto (pagal jų), o jūs laukiate 9 ryto pagal savo. Tai paprasta dalyka, bet dažnai apie ją užmirštama.

Galutinis patarimas jums, verslininkams?

Nebijokite klausti Klausimų. Mes ne robotai, ir mes matėme viską. Biurų kraustymo paslaugos į Vokietiją teikiamas su lankstumu, jei tik abiejų pusę yra noras bendradarbiauti ir sąžiningumas. Slėpti informaciją apie daiktų kiekį ar apie tai, kad lifte neveikia šviesa (kas taip pat buvo) – tikras būdas sugadinti savo dieną. Būkite atvirais, ir viskas nueis geriau, nei planavote.

Išvada

Galiausiai, tiek metų šioje srityje mane mokė viena pagrindinė tiesa – nėra идеaliųjų kraustymų. Visada kažkas ne taip, kas ką nors pavėluoja arba pasikeičia planai, bet tuo ir įdomu. Biurų kraustymo paslaugos į Vokietiją teikiamos su lankstumu, todėl, kad lankstumas yra vienintelis būdas išlikti šioje rinkoje ir išlaikyti klientų nervus sveikus. Jei planuojate tokį žingsnį, pasidėkite gerais partneriais, pasirūpinkite dokumentais ir, svarbiausia, nustatykite realius lūkesčius. Tada ir Vokietijos biuras pradės veikti be nereikalingų trikdžių.