Biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją: kaip išvengti nervų griūties

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją niekada nesuvyksta lygiai taip, kaip planuojame Excelio lentelėje. Viskas prasideda nuo paprasto skambučio, o baigiasi vairuotojo, kuris stovi prie Berlyno ir negali rasti vietos statyti mašinos, skambučiu vidury nakties. Vokietija yra arti, tai mums atrodo, kad tai lengvas reikalas, tačiau biuro logistika yra visai kitas lygmenis nei paprastas baldų vežimas. Čia ne tik apie tai, kad padėtume kompiuterius į dėžes. Čia yra dokumentai, atsakomybės, vokiškas kietas reglamentas ir, žinoma, nuolatinis laiko spaudimas, nes verslas negali sustoti. Tiesiog noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių reklamų.

Pagrindiniai klausimai apie kainą ir laiką

Kiek tas reikalas vis tiek kainuoja?

Kainos klausimas yra pats pirmas, bet ir sunkiausias. Biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją kainuoja ne vien tik pagal kilometrus. Svarbiausia yra krovinio tūris, kurį matuojame „kubiniais metrais“ (m3), o ne kilogramais. Pavyzdžiui, jei turite tik penkias darbo vietas, tai gali būti maža mašyna, bet jei pervežiate serverius ir saugyklos spintas, reikės didesnės technikos. Degalai Vokietijoje brangesni, o mokesčiai už važiavimą miestuose, ypač prie „Umweltzone“ zonų, gali padidinti sąskaitą. Taigi, reali kaina svyruoja, bet visada verta klausti galutinės sumos su mokesčiais.

Kiek laiko užtruks visa operacija?

Nesakykiau, kad tai nutinka per valandą. Paprastai, jei kalbame apie vidutinį biurą, tai viena diena įkrovimas Lietuvoje, važiavimas (priklausomai nuo to, ar į Miuncheną, ar į Hamburgą), ir kita diena iškrovimas Vokietijoje. Kartais, jei keliauja didelis autoparkas, tai gali užtrukti ilgiau dėl techninių pertraukų arba papildomų užsakymų kelyje. Geriausia planuoti savaitgalį, kad neitrukdytumėte darbui, tačiau vairuotojai turi poilsio režimą, kurio negalima laužyti, todėl viskas priklauso nuo atstumo.

Ar į kainą įeina ir pakavimo medžiagos?

Daugelis klientų mano, kad dėžės ir lipdukas yra dovaną. Deja, ne. Profesionalus biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją reikalauja stiprių, daugkartinio naudojimo dėžių („plastikinių krepšių“), kurios apsaugo dokumentus nuo drėgmės. Popierinės dėžės gali suirti, ypač jei užpildytos sunkiamis knygomis. Taigi, paprastai dėžės nuomos mokestis skaičiuojamas atskirai, arba įtraukiamas į pasiūlymą, jei sutariate iš anksto. Verta pasidomėti, ar įmonė atsiima tuos dėžes po to, ar jums teks jas patiems išmesti.

Kas daro, jei vairuotojas vėluoja?

Tai reali situacija. Vokietijoje eismo spūstys, ypač prie Hamburgo arba ties sankryžomis ties A9 greitkeliu, yra kasdienybė. Jei vairuotojas užstringa dėl avarijos arba policijos patikros, jis skambina. Mes stengiamės informuoti klientą iš karto, bet kartais laiko skirtumas arba prastas ryšio signalas trukdo. Patirtis rodo, kad geriau turėti „rezervinį“ pusdienį, nei verčiant vairuotoją važiuoti virš greičio, kad spėtų į sutartą laiką.

Ar galima pervežti daiktus šeštadienį?

Vokietijoje yra griežti taisyklių apie naktinį poilsį ir poilsio dienas. Krovininiai automobiliai daugelyje vietų negali važiuoti sekmadieniais ar šventėmis. Tačiau įkrovimas Lietuvoje šeštadienį yra įmanomas, jei vairuotojas tuomet nevažiuoja, o tik ruošiasi. Tiesiog reikia aiškiai suderinti grafiką, kad neatsitiktų, kad mašina stovi prie sienos ir negali judėti iki pirmadienio ryto.

Ką daryti su taisais durnais serveriais?

Serveriai ir jautri technika – tai mano košmaras. Jų negaliau tiesiog „mesti“ į dėžę. Biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją šiuo atveju reikalauja specialios pakuotės, o dar geriau – jei technika išmontuota ir uždaryta originaliuose dėžiuose. Jei taip nėra, turime naudoti oro burbulus ir specialias užraktas. Viskas turi būti pažymėta „FRAGILE“, nes vokiečių keliai, nors ir geros, bet vietomis bumpy (ypač ties remonto darbais).

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos niuansai

Ar reikia eiti į muitinę, jei važiuojame į ES šalį?

Kadangi Vokietija yra ES narė, formalios muitinės procedūros nėra taip griežtos kaip vykstant į Angliją ar Šveicariją. Tačiau čia yra vienas „bet“. Jei pervežate prekes, kurios yra naujos ir skirtos pardavimui, tai tai jau yra prekyba, o ne perkėlimas. Tada reikia PVM mokėjimo dokumentų (intra-community supply). Jei tai tik jūsų biuro inventorius, kuris buvo naudojamas, tai dažniausiai užtenka inventoriaus sąrašo, kurį pasirašo vairuotojas.

Kas tas CMR sąrašas?

CMR – tai tarptautinis krovinio vežimo dokumentas. Jis yra būtinas kiekvienam biurų kraustymui ir daiktų transportui į Vokietiją. Be jo, jei sustatys policija Vokietijoje, gali būti didelių rūpesčių. Jame turi būti nurodytas siuntėjas, gavėjas, krovinio aprašymas ir svoris. Vairuotojas turi jį turėti su savimi kabinoje. Nepaisykite to, nes tai pagrindinis jūsų apsaugos dokumentas, jei kažkas dingsta kelyje.

Ar reikia vertimų į vokiečių kalbą?

Teoriškai ne visada, tačiau praktiškai – labai padeda. Jei vokietis pareigūnas arba gavėjo sandėlio darbuotojas nemoka lietuviškai (o jie dažniausia nemoka), angliškas ar vokiškas aprašymas dėžėse išgelbės daug laiko. Mes stengiamės daryti dvikalbius lipdukus svarbiems daiktams, ypač jei tai yra chemikalai ar brangūs instrumentai, kad neatsitiktų painiavos.

Kaip su PVM?

Čia aš visada pasitariu su buhalteriu, nes taisyklės keičiasi. Jei pervežate savo įmonės turtą iš vienos filialo į kitą, tai PVM neturi būti taikomas (0% tarifas su specifiniu kodu), bet reikia užpildyti atitinkamus deklaracijų laukus. Jei pasamdote pervežėją, jis išrašo sąskaitą faktūrą su PVM. Svarbu tik aiškiai nurodyti vežimo pobūdį.

Kas daryti, jei prarandu daiktą kelionės metu?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada mums padeda CMR draudimas. Kiekvienas profesionalus pervežėjas turi turėti draudimą atsakomybei už krovinį. Biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją nėra be rizikos, todėl visada patikrinkite, ar draudimo suma padengia brangiausią jūsų daiktą. Paprastai tai apie 10-20 EURų už kilogramą, bet galima susitarti dėl didesnės sumos.

Ar galiu įvežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Taip, dažnai darbuotojai susiima pasidaryti „pigiai“ ir įmeta savo dėžę su drabužiais į bendrą krovinį. Tai nėra draudžiama, bet turi būti aiškiai atskirta inventoriaus sąraše, kad neaiškintumės muitininkui (jei tik tikrinimas įvyktų), kodėl pervežate motociklo šalmą kartu su spausdintuvais.

Pakavimas, įkėlimas ir organizacinis chaosas

Kas turi padėti į dėžes?

Idealiai – jūsų darbuotojai. Mes galime siūlyti „packers“ paslaugas, tai yra vyrai, kurie viską padaro už jus, tačiau tai kainuoja. Jei norite sutaupyti, reikia, kad žmonės susirūpintų savo stalais. Biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją tampa brangus, jei mums tenka traukti po vieną raštinę priemonę penkias minutes. Geriausia, kai viskas yra surinkta dėžėse iki mūsų atvykimo.

Kaip apsaugoti baldus nuo įbrėžimų?

Naudojame burbulių plėvelę, storas kartono plokštes ir specialias apsaugas („quilt covers“) foteliams. Vokietijoje klientai labai reiklūs dėl būklės, todėl negalime leisti, kad stalas atkeliautų su įbrėžimu. Vieną kartą (prieš daug metų) mums teko mokėti už nuplėštą odos sofos rankeną, nes vairuotojas užmirė ją uždengti. Nuo tada esame ypatingai atsargūs.

Ar atsiimate ir surinkiate baldus vėl?

Taip, tai mūsų darbas. Mes ne tik vežiame dėžes. Atvykstame, išsukame stalus, nuimame dureles, kad jie netilptų į liftą arba netuštų erdvės. Vokietijose biurai dažnai yra antrame aukšte be lifto, todėl kelti stalus rankomis per laiptus – tai kasdienybė. Surinkimas atvirkščiai taip pat įeina į kainą, jei tai nenurodyta kitaip.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Daugelis klauso: „Ar galite nuvežti tą seną spintelę į sąvartyną Vokietijoje?“. Galime, bet tai kainuoja. Vokiški sąvartynai yra brangūs ir reikalauja atskirų leidimų (pvz., „Entsorgungsnachweis“), ypač jei tai yra elektronika arba chemikalai. Biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją dažnai apima ir tokią „piktnaudžiavimo“ paslaugą, bet reikia tai žinoti iš anksto.

Kas daryti, jei naujieji biuro durys per mažos?

Tai klasika. Matuoju duris akyse, o atvažiuoja 3,5 tonų sunkvežimis, kuris nepraeina pro vartus. Tada tenka iškrauti viską ant gatvės (o Vokietijoje gatvės dažnai siauros) ir pernešti rankomis. Todėl visada prašau atsiųsti nuotraukas arba matmenis ne tik daiktų, bet ir įėjimo erdvės.

Ar reikia drausti biuro techniką?

Būtinai. Nors mes atsakingi už krovinį, technikos draudimas yra specifinis. Jei serveriams krenta kondensatas arba sužaloja monitorių, įrodinėti žalą gali būti sunku. Geriausia turėti „All risk“ draudimą, kuris dengia viską nuo įkėlimo momento iki iškėlimo.

Vokietijos specifika: vietovės ir problemos

Kodėl taip sunku rasti vietos mieste?

Vokiški miestai tankūs. Berlyno, Miuncheno centruose vieta krovininei mašinai – auksas. Reikia specialių leidimų stovėjimui („Ladezone“). Biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją tampa iššūkiu, jei savininkas nepasirūpino vieta iš anksto. Kartais teks stovėti už miesto ir važinėti mažesne mašina („last mile“), kas padidina laiką ir kainą.

Kas yra „Umweltzone“?

Tai ekologinės zonos miestuose. Į jas negali važiuoti seni, taršą keliantys sunkvežimiai. Mūsų parkas yra naujas, todėl problemų nėra, bet jei pasamdote pigų pervežėją su sena „technika“, gali būti, kad j tiesiog neįvažiuos į miesto centrą ir gaus baudą. Žalia kortelė („Grüne Plakette“) yra privaloma.

Ar dažnai vykstate į mažus miestus?

Taip, ne tik į didžiuosius. Vykstame į Frankoniją, Badene-Viurtemberge, net ir į mažus kaimelius, kur tenka važiuoti siaurais keliais. Ten problema ne vien su vietomis, bet ir su vietiniais gyventojais, kurie nekenčia, kai sunkvežimis blokuoja jų takus. Reikia būti labai mandagiems.

Kaip elgtis su namų savininkais (Hausverwaltung)?

Vokietijoje namų savininkų bendruomenės yra labai galingos. Jos gali uždrausti stovėti arba reikalauti, kad būtų padengtas grindinio kilimais, kad nesutrintų laiptų („Treppenhaus“). Biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją reikalauja diplomatinio ugdymo – reikia susitarti su „Hausmeister“iu (ūkininku) iš anksto, kad jis atidarytų duris ir nešuktų.

Ar yra kokių nors keistų taisyklių?

Vokietija mėgsta reglamentus. Pavyzdžiui, sekmadieniais ir šventėmis negalima triukšmauti. Negalima dėži�s mesti ant grindų taip, kad ji garsai „užpliaukštų“. Tai atrodo juokinga, bet kaimynai gali paskambinti policiją dėl triukšmo pažeidimo. Mes stengiamės būti tylūs kaip pelės.

Ką daryti, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Tai didelė problema. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai, bet vokiškai – pagrindai. Tačiau su „Hausmeister“iu angliškai ne visada susikalbėsite. Todėl visada rekomenduoju, kad klientas arba jo atstovas būtų vietoje, kad išspręstų komunikacijos nesusipratimus.

Problematic situations and bad companies

Kas nutinka, jei įmonė bankrutuoja kelyje?

Noriu būti tikras (tikrai tiksliau nepamenu statistikos, bet retai), kad tai nutinka su patikimomis firmomis, bet rinkoje yra ir „piemenų“. Jie paima išankstinį apmokėjimą ir dingsta. Biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją brangiai kainuoja, todėl niekada nemokėkite 100% iš anksto. Pats dažniausiai imu tik 30-40% avansą, likutį – atlikus darbą.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jis neklausia apie dėžių kiekį, tik apie adresą. Jis sako, kad „viskas tils į 3,5t mašiną“, nors akivaizdu, kad reikia 7t. Jis neduoda sutarties. Vengkite tokių. Gera įmonė visada atsiunčia detalią sąmatą ir turi realų internetinį puslapį (ne tik „Facebook“ puslapį).

Ar buvote patyręs vagysčių?

Kartais. Ypač jei mašina paliekama be priežiūros neapsaugotoje aikštelėje prieš pat sieną. Vokietijoje nusikaltimų lygis gana žemas, bet „opportunistinės“ vagystės (užplėšti atidarytos mašinos galą) įvyksta. Vairuotojai turi būti instruktuoti užrakinti kabiną net ir trumpam pietų metu.

Ką daryti, jei daiktai atvyksta sužaloti?

Pirmiausia – nieko nekelkite. Nufotografuokite žalą vietoje. Parašykite pastabą į CMR dokumentą („Reservatas“). Jei pasirašysite, kad viskas gerai, o paskui surasite sulaužytą kompiuterį, draudimas nebus mokėtas. Tai svarbiausia taisyklė.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Pigu yra tik vieną kartą – pirmą. Po to jums teks mokėti dvigubai: vieną kartą blogiems pervežėjams, antrą kartą – normalioms firmoms, kad ištaisytų padarytas žalas. Kaina turi būti adekvati rinkai.

Kaip elgiamės su neplanuotais sustojimais?

Kartais klientas primygtinai prašo nuvežti dėžę pas jo draugą kelyje („tik už šviesoforo“). Mes paprastai sutinkame, jei tai nekelia didelių nukrypimų, bet tai užtrunka. Reikia suprasti, kad kiekvienas sustojimas – tai laikas ir degalai. Biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją turi būti suplanuotas geometriškai.

Final Thoughts

Ar jums patinka šis darbas?

Kartais ne, ypač kai lyja ir reikia nešti dėžes sniege. Bet turiu tą patį jausmą, kai viskas įvyksta sklandžiai ir klientas nusišypso. Yra ten tam tikras džiaugsmas suorganizuoti chaosą.

Kokia patirtis buvo blogiausia?

Vieną kartą važiavome į Frankfurtą, o klientas pamiršo pasakti, kad biure yra remontas ir neįmanoma įvažiuoti liftu. Teko nešti 500 dėžių penktu aukštu laiptais. Vairuotojas beveik atsistatydino tos dienos vakare.

Ką galite patarti tiems, kurie ruošiasi kraustytis?

Planuokite anksčiau. Ne savaitę prieš, o mėnesį. Susitarkite dėl vietos, dėl leidimų, dėl dėžių. Biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį galima padaryti „iš kėdės“ penktadienį vakare.

Ar keičiasi rinka?

Taip, vis dažniau prašoma ne tik pervežti, bet ir suorganizuoti visą procesą: išmesti senus baldus, nupirkti naujus, juos surinkti. Mes tampame ne tik vežėjais, bet ir logistikos manageriais.

Kodėl verta rinktis jus?

Nes ažiūruju į detalę. Žinau, kad Vokietijoje viskas turi būti taip (rodo pirštu), o ne kitaip. Mano 20 metų patirtis leidžia išvengti tų klaidų, kurias daro pradedantys.

Galutinis patarimas?

Nebijokite klausti kvailų klausimų. Geriau paklausti dešimt kartų, kaip supakuoti monitorių, negu gauti jį sulaužytą.

Išvada

Galiausiai, biurų kraustymas ir daiktų transportas į Vokietiją yra sudėtingas, bet įveikiamas iššūkis. Svarbiausia yra ne rinktis pigiausią variantą, o pasitikėti tiek patirtimi, tiek intuicija. Jei viskas suplanuota gerai, net ir tais momentais, kai kažkas ne taip eina (o eis ne taip), procesas bus mažiau stresantis. Nereikia būti idealiam, reikia būti atidžiam. Linkiu jums sėkmės ir saugių kelių!