Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai: praktinis vadovas nuo veterano

Sveiki, čia vėl aš. Jau dvidešimt metų varstau tą pačią vėlę – tarp Lietuvos, Lenkijos ir Vokietijos, mat dažniausiai ten ir vyksta gyvenimas. Pervežau viską: nuo vieno kredito kortelės iki viso gamyklumo cecho. Dabar dažnai klausiama apie biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumus. Žmonės galvoja, kad tai paprasčiau negu su sunkvežimiu, bet savais niuansais. Turiu omenyje, kad biuro reikalai – jautrūs, kompiuteriai, serveriai, popieriaus kalnai. Ne visada viskas eina lygiai taip, kaip planuoja ofise sėdintys vadovai. Tad štai realus vaizdas, be glaistymo, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus.

Kainos ir pasirinkimo painiavos

Kiek tai viskas kainuos? Ar yra fiksuota kaina?

Žodžiu "kaina" visiems įstriga į galvą kaip pirmas dalykas. Čia nėra paprasta, nes biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai taip pat priklauso nuo degalų kainos, kuri šokina kaip nori. Dažniausiai skaičiuojame pagal riedėjimo kilometrus ir vairuotojo darbo laiką. Jei reikia tik vienam kryptimi į Miuncheną, tai pigiau, jei grįžta tuščias, tada kainą reikia padalinti iš dviejų, bet ne visada klientams tai patinka. Fiksuotos kainos yra tik tada, kai tiksliai žinomi adresas ir kiekis, o ne kai sakyti "kažkur prie Berlyno".

Kokio dydžio mikroautobusas reikalingas?

Labai dažnai klientai sako: "mes turime tik penkias dėžes". Tada atvyksta 3.5 tonų "Sprinteris" ir ten telpa tiek dėžių, kad net nebeina uždaryti durų. Reikia suprasti, kad biuro baldai, net ir sukonstruoti, tūrį užima daugiau nei atrodo. Paprastai 20 kubinių mikroautobusas užtenka mažam ofisui perkelti, bet jei ten didelis konferencijos stalas, važiuosite dviem kartais. Geriau padaryti išankstinį matavimą, nei vėliau verčti vairuotojo laukti, kol jums bus išsiųstas antras automobilis.

Ar verta tempti savo mašina?

Turiu draugą, kuris nusprendė tempti visą biuro įrangą savo asmeniniu VW Transporteriu. Nuvežė, tačiau sugedo sankaba (pavėluotai), o Vokietijoje servisas kainuoja kaip duonos kaina Lietuvoje metams. Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai tame, kad nuomojamas automobilis yra draustas ir, jei kas nutinka, turi pakeitimą. Savo mašinos gedimas gali sustabdyti visą verslą dviems savaitėms, o tai neverta.

Kas daryti, jei daiktų mažai, o kelias toli?

Tokiu atveju galima bandyti dalinį krovinį, tačiau biuro daiktai dėl jautrumo taip lengvai neįleidžiami į bendrus krovininius automobilius su kitais siuntiniais. Niekas nenori, kad kas nutrenktų jūsų brangų serverį metalinėmis dėžėmis. Geriau susitarti dėl "sugrįžtamojo krovinio", t. y. jei vairuotojas ten kažką veža atgal, gali nuolaidą daryti. Bet tokių reisų neiš anksto neplanuosi, tai viskas labai "paskutinę minutę".

Ar galima taupyti ant vairuotojo?

Nieko taupyti negalima, ypač ant vairuotojo patirties. Jauni vairuotojai gali pigiau kainuoti, bet ar jie žino, kur Vokietijoje leisti vaziuoti sunkvežimiui, kur ne? Ar jie išsilaikys ties muitine? Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai taip pat susiję su tuo, kad vairuotojas turi būti atsakingas. Uždukęs vaikinas gali prarasti dokumentus arba užmesti ratus į duris, o tai tada jums kainaus brangiai remontuojant.

Dokumentai ir biuro krūva

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Svarbiausias yra siuntų sąrašas, dar vadinamas "packing list". Jis turi būti tikslus, nes jei vokiečiai sustabdys ir ras, kad sąraše nėra stalo, kuris stovi viršuje, gali būti nemalonumų. Taip pat reikalingas CMR važtaraštis, kuris sutvirtina sandorį tarp jūsų ir pervežėjo. Jei daiktai yra nauji (nenaudoti), reikės PVM deklaracijos, bet jei tai naudojamas biuro turtas, dažniausiai tiesiogi reiškia, kad perkeliate savą nuosavybę į kitą šalį (intra-community supply).

Ar reikia eiti pro muitinę?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, fizinės kontrolės dažniausiai nėra, bet dokumentą (EX-1 ar T2L) reikia pateikti. Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai pasireiškia tuo, kad dažnai vairuotojai tiesiog pravažiuoja "žalią juostą" nieko neduodami, tačiau jei įvyksta klaida ir jūsų neapmokestina, pinigai grąžinami per mėnesį. Geriau viską padaryti teisingai iš karto, kad neišsiirtumėte mokesčių sumas, kurios gali būti didelės.

Kas su serveriais ir duomenų laikmenomis?

Tai yra jautriausia dalis. Serverius reikia ne tik padėti į dėžę, bet ir (jei įmanoma) išjungti teisingai, o ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo. Vienas kartą, prieš daug metų, klientas taip padarė, ir duomenų atkūrimas kainavo jam brangiau nei visas pervežimas. Vokietijoje yra griežti reikalavimai duomenų apsaugai (GDPR), tad užtikrinkite, kad duomenys nenuklys į trečiąsias rankas pervežimo metu.

Ar reikia drausti krovinių?

Privalomai. Nors vairuotojas yra atsakingas, jo atsakomybė dažnai apribota (pvz., 8.33 SDR/kg). Jei vežate brangią įrangą, kuri svorio daug neturi, bet vertės milžinišką, standartinis draudimas neužteks. Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai reikalauja ypatingo dėmesio draudimo polisui, pasidomėkite "visavertės vertės" draudimu.

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Tai mano blogiausius sapnus keliantis naktį. Jei dings, reikia skambinti į policiją ir draudimo kompaniją. Bet geriausia užkirsti kelią – dėžės turi būti numeruotos, o sąraše pažymėta, kas yra kurioje. Taip pat fotografuokite turą prieš įkėlimą. Žinu, tai skamba kaip per daug darbo, bet pasitiki, kai dingsta svarbi sutartis, tuoj pamiršite apie tinginystę.

Ar reikia deklaruoti pinigus?

Jeigu pervežate grynaisiais pinigus (pavyzdžiui, seifo turinį) virš 10 tūkst. eurų, tai būtina deklaruoti, kitaip juos gali konfiskuoti. Darbas su pinigais nėra mūsų pagrindinis profilis, bet kartais tenka vežti apskaitos pinigus. Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai taip pat apima tai, kad vairuotojas neturi teisės turėti didelių pinigų sumų sau, tai gali būti įtarimų priežastis.

Kelionės ir vairuotojai (žmogiškasis faktorius)

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Teoriškai į Berlyną nuvažiuoti per 10 valandų, bet praktiškai? Lenkijoje viskas remontuojama, o darbo dienomis Vokietijoje yra didžiuliai spūstys (Stau). Be to, vairuotojas turi poilsio laiką. Jis negali važiuoti 20 valandų iš eilės, tai nelegalu ir pavojinga. Planuokite, kad kelionė užtruks dieną-dvi, priklausomai nuo to, ar reikia iškrovti tą pačią dieną.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Paprastai taip, jei tai sutarta (vadinamas "vairuotojo pagalba"). Bet jis ne yra krovikas, kuris keturias valandas nešios dėžes iš trečio aukšto be lifto. Jei ofise nėra lifto o rūsys (kaip kad buvo viename projekte prie Hamburgo, kur ten teko nešti žemyn laiptais be apšvietimo), tai reikia samdyti papildomus žmones vietoje. Vairuotojas gali tiesiog atsisakyti dėl sveikatos.

Ką vairuotojas valgo?

Nesijuokite, tai tikras klausimas. Vairuotojai turi savo užkandžių, kartais sustoja prie "McDonald's" arba degalinėje. Jei jums labai rūpi, kad jis valytųtik sveikai, tai geriau pasirūpinkite patys, bet dažniausiai jie rūpinasi patys. Vienas vairuotojas mūsų komandoje visada vežia savo keptą vištieną, sako, kad pigiau ir skanesniau.

Kas nutinka, jei sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes siunčiame kitą automobilį, jei arti, arba skambinam techninei pagalbai. Vokietijoje techninė pagalba veikia greitai, bet kainuoja. Jei dėl to vėluojate į susitikimą, reikia nedelsiant pranešti klientui. Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai tokie, kad negalite pasitikėti 100%, visada gali nutikti techninė bėda.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Žinoma, jei vietos yra. Mikroautobusuose dažnai yra 3 vietos keleiviams (tame tarpe vairuotojo). Tačiau reikia prisiminti, kad tai ne turistinė kelionė, vairuotojas dirba, jis nejaus linksmo, jei jo klausinsite apie istoriją kas antroje miestelyje. Jis nori nuvažiuoti taip, kiek įmanoma greičiau, ir pailsėti.

Ar reikia mokėti už vairuotojo nakvyne?

Taip, jei jis lieka nakvynei kelionės metu. Tai standartinė praktika. Jis negali miegoti mašinoje, tai draudžiama tiek ES įstatymais, tiek sveiko proto. Nakvynės kaina įskaičiuojama į sąskaitą arba mokama atskirai (paprastai apie 50-70 eurų). Nebandykite jį laikyti cabine su pasipuošusiu šunimi, tai nėra jokių atostogų.

Pakavimo ir nupakavimo bėdos

Kaip supakuoti kompiuterius?

Kompiuterius reikia supakuoti į originalią dėžę, jei jos likę. Jei ne, tai tinka storos putos, burbuliukų plėvelė ir stipri dėžė. Monitoriai ypač jautrūs – jų negalima dėti ant žemės arba ant kietos dėžės be amortizacijos. Matau daug kartų, kad žmonės meta viską į didelį maišą ir tada stebisi, kodėl ekranas sužalojęs.

Ar galiu vežti atviras dėžes?

Negalima. Krovinių saugumo taisyklės reikalauja, kad viskas būtų užfiksuota, kad nenukristų važiuojant. Atidengta dėžė gali užkristi ant vairuotojo arba iškristi stabdant. Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai reikalauja, kad kiekviena dėžė būtų uždaryta scotč tape arba juosta. Nekantraujantis klientas vieną kartą taip padarė ir visus jo dokumentus išpuvėjo lietaus (o vėjas buvo stiprus).

Ką daryti su baldais?

Baldus reikia išardyti, jei įmanoma. Stalą kojas atsukti, lentynas išimti. Neišardyti baldai užima per daug vietos ir gali būti pažeisti. Ir prašom, nenaudokite plastikinių kėdžių kaip pakavimo medžiagos, kad užpildytumėte tarpus (kažkas taip padarė ir sugadino visą kėdžių komplektą). Naudokite storą kartoną.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Parašykite ant viršaus "Kambarys 1" arba "Vadovo kabinetas". Tai sutaupo laiko vėliau, kai ten reikės viską susidėlioti atgal. Be to, jei dėžė yra pažymėta "TRAPIA", vairuotojas ją padės viršuje ir nebus užmestas ant jos sunkaus peilių komplekto.

Kas su šiukšlėmis?

Neneškite šiukšlių kartu su turtu! Vienas kartą teko vežti biuro "archyvą", kur pasirodė pusė buvo seni laikraščiai, kurie reikėjo išmesti. Vokietijoje šiukšlių išvežimas kainuoja pinigus, tai mums teko mokėti už šiukšles užsakymą. Išmeskite čia, prieš vežiant.

Ar saugu vežti augalus?

Tai pavojinga. Mikroautobuse nėra šviesos ir įprasto oro, o šaltukas gali būti įjungtas. Augalai gali užšalti arba išdžiūti. Geriau juos duoti kam nors pasirūpinti čia arba vežti asmeniniu automobiliu. Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai nenumato augalų gerovės, ten svarbiau, kad kompiuteriai nesušaltų.

Kuo užsegti dėžes?

Naudokite geros kokybės pakavimo juostą. Pigios juostos atsikabina nuo šalčio. Dar geriau, jei turite "strapping" juostą – tai plastikinė juosta, kuri susitraukia. Tai užtikrina, kad dėžė neišsiskirs.

Vokietijos realybės ir vietiniai ypatumai

Ar sunku važiuoti Vokietijoje?

Vairuotojams, kurie važiuoja kasdien, ne, tačiau miestuose yra daug "Umweltzone" – užterštumo zonų, kur negalima važiuoti be specialios žalios kortelės. Jei jūsų mikroautobusas jos neturi, gausite didelį baudą (90 eurų ir daugiau). Be to, daugelyje vietų reikia mokėti už važiavimą į centrą (city toll).

Ar reikia leidimo stovėti miesto centre?

Taip, daugelyje miestų, ypač Miunchene ar Frankfurte, negalima tiesiog stovėti "kur nors", kad iškrauti. Reikia iš anksto užsakyti vietą arba gauti leidimą iš savivaldybės (tyla, kad tai dažnai būna nemaloni procedūra). Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai tame, kad klientas turi pasirūpinti šia vieta, kitaip vairuotojas galės tik sustoti ir pirštu parodyti, kur reikia nešti daiktus.

Ką daryti, jei klientas vėluoja?

Tai įprasta. Klientas sako "būsiu 9:00", o atvažiuoja 11:00. Vairuotojas laukia, jo laikas eina, o čia yra mokama. Galima palikti daiktus prie durų (jei saugu) ir važiuoti toliau, bet reikia turėti raštišką sutikimą, kad nesuviliosite dingo daiktų. Geriausia derėtis dėl laiko.

Ar dažnai vyksta vagystės?

Nebent paliksite mašiną atvirąje aikštelėje pilną brangių dalykų. Vokietijoje vagystės yra, tačiau ne tokios kaip pietuose. Bet saugumas visada pirmas. Vairuotojas turi užrakinti mašiną, kai eina pietų arba į tualetą. Nenaudokite pigių spynų.

Kokios yra didžiausios problemos su klientais?

Didžiausia problema yra ta, kad klientai nepasakoja visos tiesos apie kiekį. "Tik keletas dėžių" virsta pilnu mikroautobusu. Arba, kai reikia įvežti dėžę į pastatą, kur liftas neveikia (o tai nutiko praėjusį mėnesį vienoje gamykloje prie Štutgarto). Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai taip pat susiję su tuo, kad dažnai tenka sprendži problemas vietoje.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Vairuotojui dažnai užtenka angliškai arba rusiškai, tačiau su vietiniais pareigūnais arba su darbininkais ofise vokiškai praverčia. Jei jums tenka susidoroti su ofisiniu personalu Vokietijoje, geriau turėti kontaktą, kuris kalba vokiškai, kad išvengtumėte nesupratimų.

Ką daryti su dėžėmis, kurios nebetilps?

Jei supratote, kad netilps, reikia skambinti į dispečerį ir spresti. Kartais reikia padaryti antrą reisą (tai papildomai kainuoja), kartais galima išsiųsti kurjeriu, o kartais... tiesiog palikti kaimynui (jei sutinka). Bet geriau tiksliai suplanuoti.

Ar yra kokių nors slapta paslapties?

Paslaptis ta, kad viskas priklauso nuo oro. Žiema Vokietijoje gali būti bloga, sniegas, ledas. Vasarą – karšta, o kelyje A1 dažnai spūstys. Biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai slypi tas detalių, kurių negali numatyti joks programinė įranga, tik patyrimas. Todėl pasirūpinkite drabužiais ir maistu, jei važiuojate kartu.

Išvados

Taigi, biuro turto pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai nėra tik apie tai, ką įkrauti. Tai apie dokumentų tvarką, vairuotojo poilsį, tinkamą pakavimą ir vietinių taisyklių (tų pačių "Umweltzone") žinojimą. Nėra vieno universalios recepto, kiekvienas reisas yra skirtingas, kartą tai švara, kartą – nervų gaišimas. Jei pasirūpinsite smulkmenomis iš anksto ir neleisite vairuotojui laukti valandą kieme, kai jums "dar trys minutes", viskas gerai nueis. Pasitarkite su profesionalais, kurie žino ne tik kelią žemėlapyje, bet ir kur gera sustoti pietų.