Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai: kas užtikrina sėkmę?

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo tada, kai vairuotojai gerdžiavo vandenį iš vazonų, iki tada, kai serverius nešiojo kaip bulves maišuose. Dažnai klientai klausia, ar biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, ir aš visada sakau – taip, jei nepasikliaujat kaimyno sūnumi su „Gazelė“. Sunkiausia yra ne tiek patys pervežimai, kiek psichologija ir organizacija. Vokietija yra disciplinuota šalis, ten neįsileis „chaoso“ partizanų. Jei viską suplanuojate teisingai, jums nereikės naktimis skambinti vairuotojui klausti, kur jis užstrigo. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Ką reikia žinoti prieš pradedant

Ar tikrai reikia įmonės, ar galiu padaryti pats?

Galima padaryti ir pats, jei norite rizikuoti nuplauti servirus ar sulaužyti brangų fotelį. Profesionalios komandos turi ne tik rankas, bet ir įrangą – dėžes, kėbulus, apsauginius kilimus. Vieną kartą matėme, kaip įmonės savininkas bandė vežti didelį serverį asmeniniu automobiliu, jį užkrovęs į bagažinę ant šonkaulių. Rezultatas? 10 tūkst. eurų nuostolis. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai tik tada, kai už tai imasi žmonės, kurie žino, ką daro. Geriau sumokėti už paslaugą, nei vėliau šokti dėl technikos.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Neskubėkite. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai mėnesį iki išvykimo, o jei turite didelę įmonę – tai dar anksčiau. Reikia sudaryti inventoriaus sąrašą, susitarti dėl liftų abiejuose galuose (Lietuvoje ir Vokietijoje), bei paruošti dokumentus. Vieni klientai skambina piradienį ir klausia, ar spaudžiant galima nuvežti trečiadienį. Teoriškai galima, bet kaina bus kosminė, o rizika – didelė. Planavimas tai pusė sėkmės, nes biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai tik su aktyviu dalyvavimu.

Ar reikia specialių dėžių?

Be abejo. Nenaudokite senų prekybos centrų dėžių, jos sugenda vos užkrovus sunkesnę spintelę. Mums naudojamos specialios pervežimo dėžės, kurios atlaiko kelis šimtus kilogramų ir turi specialias angas kilimeliams. Jei bandysite taupyti čia, gali baigtis tuo, kad dėžės sprogys lifte arba vairuotojas atsisaks vežti tokį „sugriuvėlį“. Užtikrintai sakau – biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, kai kiekviena kompiuterio klaviatūra yra savo dėžutėje.

Kaip elgtis su pavojingais daiktais?

Turite omenyje ne sprogmenis, o dėžutes su adatos galvutėmis, popieriumi ar aštriais pjūklais? Viską turi būti užpakuota. Vokietijos pareigūnai gali sustabdyti krovininį ir patikrinti, ar viskas tvarkingai, jei matyti, kad dėžės byra. Be to, jei ką nors užkabinsite ir pradės liepti – tai problemos. Aš asmeniškai visada primenu vairuotojams uždėti antispynas ant durų, kad niekas neliktų užrakinta viduje.

Kas dėl dokumentų?

Dokumentai – tai galva. Nors Vokietija ir ES, vis tiek reikia turėti krovininę kvitą (CMR), inventoriaus sąrašą ir, jei reikia, draudimo polisą. Be CMR jūsų mašina gali užstrigti pasienyje arba neteisingai paskaičiuoti mokesčiai. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai tik tada, kai popieriai sutampa su turiniu. Vieną kartą teko laukti 12 valandų, nes klientas parašė „baldai“ vietoje to, kad išvardintų kiekvieną stalą.

Pakavimo procesas ir slaptos vietos

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalai, didelės spintelės, registratoriai – viskas turi būti išsukta. Ne tik todėl, kad tilptų į mašiną, bet ir kad nelūžtų. Galiu pasakyti iš patirties, kad nenuimtos durelės nuo spintų tai klasika – jos atsiskiria važiuojant nelygiu keliu. Mūsų komanda atveža savo įrankius, viską suranda ir vėl susuka Vokietijoje. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, kai jis nekelia grėsmės pačiam kėbului.

Kaip supakuoti kompiuterius ir IT?

Tai jautriausia dalis. Monitoriai, sisteminiai blokai, serveriai – visa tai turi eiti į specialias putų dėžes arba būti stipriai apvyniota burbuliukine plėvele. Niekada nenaudokite tiesiogienės spaudos, ji palieka pėdsakus. Prisimenu vieną klientą, kuris supako visus IT išteklius į vieną didelę dėžę be užpildo. Rezultate – 3 sugedę monitoriai. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, jei IT technika yra prioritetas nr. 1.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai sudėtinga. Žiema tiek Lietuvoje, tiek Vokietijoje gali būti šalta, o augalai šalto nemėgsta. Jei vežate juos vasarą – nėra problemų, bet žioma reikia juos apvynioti arba vežti šiltame kablyje. Be to, Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl kenksmingų organizmų žemės mišinyje, todėl geriau nusiprausti šaknų gruntą. Nemanau, kad biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, jei ten užšąla jūsų palmė, tai tik estetinė žala, bet vis tiek nepatogu.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų stalųe?

Tai dažna problema. Darbuotojai dažnai palieka pinigines, vaistus ar juvelyrinius dirbinius stalų stalčiuose. Mes nėra atsakingi už tokius daiktus, jei jie nebuvo užfiksuoti inventoriuje. Visada prašome ištuštinti stalčius. Viena sykį radame vedybų žiedus, paliktus ant popieriaus krūvos. Laimė, kad vairuotojas buvo sąžiningas. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, tačiau asmeninių daiktų saugumas – darbuotojų rankose.

Ar reikia žymėti dėžes?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir kambarį, į kurį ji turi patekti (pvz., „Buhalterija“, „Vadovo kabinetas“). Vokiškame biure tai sutaupo valandas darbo. Be žymėjimų vairuotojai tiesiog iškraus viską vienoje krūvoje ir jūsės lauks kelios dienos rūšiavimo. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, bet organizuotas – dar geriau.

Kelionė ir vairuotojai

Kiek trunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso, kur važiuojate. į Berlyną ar Miuncheną tai gali trukti nuo 12 iki 20 valandų, atsižvelgiant į poilsio laikus ir eismo sąlygas. Vokietijoje, beje, daug kur statomi greičio ribojimai ir darbai automagistralėse (Autobahn). Neskubėkite spaudžioti vairuotojų, jie turi stebėti poilsio grafiką. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, jei vairuotojas nenuvargęs ir susikoncentravęs kelyje.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Tikrai ne visi. Dažniausiai mūsų vairuotojai kalba anglų arba rusiškai, bet su vokiškais užsakymais dažniausiai susiduria ekspeditoriai. Tačiau jei reikia susitarti dėl iškrovimo vietos ar užkelti keltą, anglų kalba paprastai užtenka. Jei turite labai specifinius reikalavimų, geriau tai susitarti iš anksto su mūsų dispečeriu. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai ir be vokiškos kalbos, svarbiau, kad būtų geras ryšys telefonu.

Kas daryti, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime draudimą ir techninę pagalbą, bet tai gali užtrukti. Vieną kartą mums sugedo sunkvežimis netoli Hanoverio, ir teko perkrauti krovinį į kitą mašiną. Tai užtruko visą dieną. Tokiu atveju reikia kantrybės. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai net ir su avarijomis, nes mes visada turime planą B (nors jis ir brangus).

Ar galima sekti mašiną?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galime suteikti nuorodą, kur galite matyti, kur yra jūsų krovinys realiu laiku. Tai ramina klientus, ypač kai vežami brangūs serveriai ar konfidencialūs dokumentai. Žinoma, biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai nepriklausomai nuo to, ar žiūrite į žemėlapį, bet psichologiškai tai padeda.

Ar vairuotojai gali padėti iškrauti?

Taip, jei tai sutarta. Standartinis tarifas dažnai apima tik pristatymą prie durų, o iškrovimas gali būti papildomas arba reikalauti vietos pagalbininkų. Vokietijoje darbo sąnaudos didelės, todėl vairuotojai ne visada linkę versti sunkių spintų be papildomo mokėjimo. Geriau iš anksto pasakykite, ką reikia daryti.

Vokietijos specifika ir iškrovimas

Ar sunku rasti vietą iškrovimui miesto centre?

Milžiniškai sunku. Berlyno, Hamburgo ar Frankfurto centruose yra griežti apribojimai sunkvežimiams. Reikia iš anksto gauti leidimus užimti vietą (Straßenbenutzungserlaubnis). Jei tiesiog sustosite ant kelio, gausite didelę baudą, o mašina gali būti nuvaryta. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai tik tada, kai jis ne kelią užblokuojančioje mašinoje.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Niekada neleiskite vairuotojams palikti pakuotės (dėžių, plėvelių) gatvėje. Vokietijoje tai laikoma šiukšlinimu ir baudžiama labai griežtai. Mes visada pasiimame savo atliekas ir jas išvežame į perdirbimo centrą Lietuvoje arba vietinę konteinerinę aikštelę (jei sutarta). Užtikrintai sakau – biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, tačiau aplinka taip pat turi būti pagarbiama.

Ar reikia statyti liftą?

Dažniausiai taip. Retas vairuotojas norės nešti 30 kilogramų dėžes penktu aukštu laiptais. Be to, tai pavojinga ir brangu. Jei pastate nėra krovininio lifto, reikia nuomoti keltuvą (Aufzug). tai papildomos išlaidos, bet būtinos, kad neišsektų nugaros. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, kai niekas nenukenčia fiziškai.

Kaip elgtis su vokiškais kaimynais?

Jie gali būti griežti. Jei triukšmingai iškrate baldus septynią ryto, gali būti iškviesta policija. Visada derinkite iškrovimo laiką su pastatu valdančia bendrove (Hausverwaltung). Jie žino, kada galima dirbti. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai be skandalų su kaimynais, tai mūsų prioritetas.

Ar reikia patikrinti būklę iškart po iškrovimo?

Absoliučiai taip. Negalite pasirašyti dokumentų, kol nepatikrinote kiekvieno daikto. Vokietijoje vairuotojas gali išvažiuoti ir paskui reikalauti, kad pažeidimai atsirado jau po jo išvykimo. Užpildykite protokolą (Schadensprotokoll), jei pastebėjote įbrėžimus. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai tik juridiniu požiūriu, jei viskas užfiksuota.

Draudimas ir problemos

Ką daryti, jei kažkas sugęsta?

Pirmiausia – nufotografuokite. Antroje – praneškite mums nedelsiant. Mes turime atsakomybės draudimą, kuris dengia žalą pervežimo metu. Tačiau, jei pažeidimas buvo jau prieš pakrovimą (tai būna), draudimas negali padėti. Todėl svarbu pakavimo etapas. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai su draudimu, bet jis nėra stebuklas.

Ar draudimas apima viską?

Dauguma draudimų neapima pinigų, brangmenų (aukso, sidabro) ar duomenų praradimo. Jei jums sudegs serveris su visais duomenimis, draudimas atlygins techniką, bet ne informacijos atkūrimą. Todėl darbkite kopijas (backup) prieš važiuodami. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, bet duomenys – tai jūsų atsakomybė.

Kokia yra atsakomybės riba?

Pagal tarptautines konvencijas (pvz., CMR), atsakomybė dažnai apribota pagal svorį (apie 8,33 SDR už kg). Jei vežate lengvus, bet brangius daiktus (pvz., elektroniką), standartinė apsauga gali neužtekti. Rekomenduoju sudaryti specialią vertės deklaraciją. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai tik su tinkamai apskaičiuota draudimo suma.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Taip, ir tai rekomenduojama. Niekada neimkite paslaugų, kur kainos skamba kaip „nuo...“. Galiausiai gali tekti mokėti dvigubai. Fiksuota kaina apima viską – nuo pakavimo iki iškrovimo, be staigmenų. Vokiškame rinkoje tai yra standartas.

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Kai kurios firmos dirba „pilkuoju“ sektoriumi be draudimo, kitos moka mokesčius ir turi švarų automobilių parką. Pigu kainuoti, kai neturi ką prarasti. Aš visada sakau – pigiau yra pasamdyti normalią firmą vieną kartą, nei pigią – tris kartus taisyti klaidas. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai tik su patikima komanda.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Neprivaloma, bet padeda susikurti gerą atmosferą. Vokiečiai mėgsta kultūringumą. Jei pavaišinsite vairuotoją kava ar sultimis, jis tikrai bus labiau atidus ir padės su smulkmenomis. Tai smulkus dalykas, bet veikia.

Pabaigos gairės

Kada galima laikyti procesą baigtu?

Kai paskutinė dėžė iškrauta, o šiukšlės išvežtos. Negalima palikti biuro su maišais prie durų. Vokiškas tvarkingumas reikalauja, kad po mūsų liktų švaru. Tai mūsų vizitinė kortelė.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dauguma priima pervedimus, kai kurios gali priimti grynaisiais (prieš tai nurodydamos sąskaitą faktūrą). Vokiškose firmose paprastai mokama pagal sutarties sąlygas, pvz., 7 dienų išankstinis apmokėjimas.

Ar turite rekomendacijų dėl buvimo Vokietijoje?

Jei važiuojate su krovininiu, prisiminkite apie „Maut“ (mokesčius už kelius) ir „Umweltplakette“ (ekologines vėliavėles) miestuose. Be to, mašina turi atitikti techninius reikalavimus.

Kas dėl konfidencialumo?

Mes pasirašome slaptumo (NDA) sutartis, jei reikia. Ypač svarbu teisinėms firmoms ar medicinos centrams. Jūsų dokumentai niekur nekeliauja be priežiūros. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai ir užtikrinant duomenų privatumą.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro baro?

Taip, jei tai nekomercinis kiekis. Tačiau reikia tai deklaruoti, nes alkoholis yra akcizinis prekė. Jei vairuotojas bus sulaikytas su neatpažįstamu alkoholiu, visa mašina gali būti konfiskuota. Geriau tai aptarti iš anksto.

Kas dėl IT instaliacijos?

Mes dažniausiai tik padėjame fizika. Kabelių įjungimas ir tinklo nustatymai – tai jūsų IT administratoriaus darbas. Mes neįkišame laidų į kompiuterius, nebent tai ypatingai sutarta. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, bet techninė priglausta ne mūsų kompetencija (nors esame įgudę).

Ar reikia tikrinti vairuotojo dokumentus?

Turėtų tai padaryti mūsų dispečeris, bet niekas nedraudžia jums paprašyti vairuotojo pažymėjimo. Jei jis atrodo įtartai – klauskite. Saugumas visada pirmiau.

Kodėl pasirinkti jus?

Nes mes žinome, kur yra kiekvienas varžtas. Nuo pat pirmojo skambučio iki paskutinio rankos paspaudimo, mes esame su jumis. Patirtis, kurią turiu, neleidžia mums daryti prastinio darbo.

Taip, tai sudėtingas procesas, bet su tinkama komanda viskas vyksta sklandžiai. Svarbiausia – nebijoti klausti ir reikalauti kokybės. Biuro turtas perkraustymo metu į Vokietiją saugomas gerai, kai abiejų pusių lūpys vienas tikslas – užbaigti darbą be nuostolių. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, ten tikrai yra kur vystytis, jei pradžia bus tvarkinga.