Biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją: kas iš tikrųjų vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir galiu pasakyti viena – dažniausiai viskas suka ne aplink techniką, o aplink žmonių galvas. Pervežti biurą nėra tas pats kas nukelti sofą ar senus spintas. Ten yra jautrios detalės, serveriai, kuriais gyvena visa verslo informacija, ir tiesiog brangūs daiktai, kurie mūsų lietuviškame kelyje gali nukentėti, jei vairuotojas staigiai stabdys prieš Lenkijos muitinę. Jei jums svarbus biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją, geriau pasiruoškite ne tik dėžėmis, bet ir kantrybe. Aš čia ne tam, kad parduodu jums paslaugą, o kad papasakotų, kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų. Yra būdų tai padaryti gerai, ir yra būdų, kaip paversti šį procesą košmaru, tad klauskitės to, kas veikia praktikoje.

Pagrindiniai klausimai apie laiką ir organizaciją

Kiek laiko užtrunka tas pervežimas?

Visada klausiate apie laiką, o aš visada sakau – tai priklauso nuo to, ką vairuotojas valgo prieš vairuojamas. Žinoma, jei vaziuojate į Berlyną ar Miuncheną, tai standartiškai galima numatyti vieną-dvi dienas, jei viskas eina kaip laikrodis. Bet biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją neapsiriboja vien važiavimu. Reikia suprasti, kad kelyje gali būti eismo įvykių, sniego ar blogo oro. Vieną kartą važiavome beveik tris dienas, nes Lenkijoje užstrigome eismo spūstyje, kai įvyko avarija. Taigi, neskubėkite nustatyti pernelyg griežtų terminų, jei nenorite sulaukti nervinio išsiskyrimo su savo logistiku.

Ar galite atvykti rytoj?

Tai tas klausimas, kurį girdžiu kas antrą dieną. Žinoma, mes esame operatyvūs, bet mes ne fėjos. Turime suplanuoti maršrutą, paruošti vairuotoją, kuris galbūt tik šiąnakt grąžino krovinį i Ispanijos. Jei biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją jums tikrai aktualus rytoj, reikia skambinti bent prieš savaitę. Tačiau jei tai ypatingas atvejis, mes stengiamės išsiversti. Kartais tiesiog reikia paprašyti, o ne tik reikalauti, ir tuomet stebuklai įvyksta, nors vairuotojas gali būti šiek tiek piktas dėl to, kad negalėjo pailsėti.

Kokiu automobiliu važiuosite?

Labai svarbu, kad neatsitiktų taip, kad atvažiuoja senas "Gazel" su vargomis. Mes naudojame įrengtus sunkvežimius su liftu, nes biuro technika nėra lengva. Turi būti "kėbulas" (tent truck), kuris apsaugo nuo lietaus ir drėgmės. Yra buvę atvejų, kai klientai norėjo taupyti ir pasakydavo "nešvariai, kokia transporto priemonė, svarbiau, kad nuvežtų". Pasitikėkite, kai įvyksta liūtis ant Vokietijos autostrados, tuoj pat suprantate, kodėl biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją reikalauja kokybiško techninio aprūpinimo, o ne seno laužo.

Ar vairuotojas moka padėti pakrauti?

Pagal taisykles, vairuotojas yra atsakingas už vairavimą, o ne už krovinių judinimą, tačiau praktikoje visi mūsų vaikinai yra draugiški ir padės. Bet jei turite tris tonas sunkių spausdintuvų, ten reikės specialios technikos arba apkrovėjų. Vieną kartą klientas manęs tikėjosi, kad vairuotojas vienas nukels didžiulį kopijavimo aparatą į trečią aukštą be lifto. Geriau iškarto aptarkite šį momentą, kad nebūtų nesusipratimų vietoje.

Ar vežiate ir smulkius siuntinius?

Taip, jei jų yra pakankamai, kad sumontuotumėte pilną krovinį. Jei turite tik vieną monitorių, gali būti brangu, nors mes stengiamės padėti ir su daliniais krovimais (part load). Bet biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją tampa efektyvus tada, kai susirenkate viską į vieną partią. Taip taupote ne tik pinigus, bet ir gamtą, nevažiuodami tuščiais mašinais.

Pakavimo niuansai – kodėl dėžės svarbios

Kaip reikia supakuoti kompiuterius?

Nesijuokite, aš mačiau viską. Žmonės deda monitorius į plastikinius pakus be jokio apsauginio sluoksnio. Tai yra baisu. Kompiuteriai ir monitoriai turi būti supakuoti į originalią dėžę, o jei jos nėra – tai į storą putplasčio dėžę (bubble wrap). Vokietijos keliai, nors ir geri, bet turi savo bangų, ir technika gali nukristi. Biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją prasideda ne nuo to, kai masina pajuda, o o tuomet, kai imate popieriaus įrankį į rankas. Pakuokite tai kaip kiaušinį, o ne kaip bulvę.

Ar parduodate dėžes?

Netiesiogiai, galime padėti jas gauti iš mūsų partnerių, bet mes ne parduotuvė. Geriau juos pasirūpinkite iš anksto, arba paklauskite mūsų vadybininkų, jie žino, kur gauti pigiai. Kartais klientai sako "o dėžes pas mus nėra". Tuomet aš tiesiog nuleidžiu rankas ir sakau, kad tuomet atsakomybė už sugadintą techniką jūsų. Geriau užleisti šiek tiek laiko pakavimui nei vėliau verkti per telefoną.

Kas su spausdintuvais? Jie labai jautrūs.

Spausdintuvai, ypač lazeriniai, turi tonerius, kurie gali išsiberti. Būtina juos išimti arba užfiksuoti specialia juosta (jei leidžia gamintojas). Buvo atvejis, kai klientas užmiršo uždėti juostą, ir visa masinos vidus buvo juodas nuo dažų. Vairuotojas beveik išprotėjo, matydamas tą vaizdą. Tokiu atveju biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją tampa pavojingu ne tik technikai, bet ir vairuotojo nervams.

Reikia išmontuoti stalus?

Jeigu galite, tai gerai. Sumontuoti stalai užima daug vietos, o jei jie dar ir stikliniai, rizika sudužti didelė. Tačiau jei neturite ką daryti, mes juos užkelsime. Bet tada reikia labai daugiau apsauginių medžiagų. Geriau iš anksto susitarti dėl išmontavimo paslaugos, jei patys nespėjate. Sutaupysite vietos kroveinyje ir išvengsite skilimų.

Ar verta naudoti paletę?

Absoliučiai taip. Jei turite daug mažesnių dalykų, surinkite juos ant paletės ir užfiksuokite juos plėšte (stretch film). Tai sutaupo laiko kraunant ir iškraunant, o Vokietijoje laikas – pinigai. Darbuotojai ten labai mėgsta, kai viskas yra ant paletės, jiems nereikia kiekvieno dėžutės nešioti rankomis. Taigi, paletės – tai jūsų draugas.

Dokumentai ir Vokietijos realijos

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikia sandorio (sąskaitos-faktūros) arba pristatymo dokumento, jei tai ne pardavimas. Be to, reikia eksporto deklaracijos (EX1), jei kaina viršija 3000 eurų (arba 1500, galiu suklysti, geriau pasitikrinti su muitininku, taisyklės keičiasi). Be dokumentų biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją gali užstringti prie pat sienos. Vokietijos pareigūnai yra labai tikslūs, jei trūksta popieriaus, jie gali nukreipti atgal arba baudžia.

Kas daryti, jei trūksta sąskaitos?

Tuomet turime rašyti deklaraciją pagal vidutinę rinkos kainą, o tai gali būti nepalanku jums dėl mokesčių. Geriau pasirūpinkite visais popieriais iš anksto. Vieną kartą teko laukti valandas, kol klientas atsiuntė PDFą, nes užmiršo jį įdėti į el. paštą. Nenusimenu, kiek mes ten praradome laiko, bet vairuotojas buvo labai laimingas (ironiškai).

Ar reikia vokiškų dokumentų?

Ne būtinai, anglų kalba daug kur užtenka, bet vokiškai visada yra geriau ir greičiau. Jei turite galimybę, padarykite vertimą arba bent jau prekių sąrašą (packing list) vokiškai. Tai rodo profesionalumą ir greičiau įleidžia į sandėlį. Vokiečiai vertina tvarką, o biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją dėl to tampa sklandesnis.

Kas su EX1 dokumentu?

Tai yra būtinas dalykas, kad nebūtumėte apmokestinti PVM Vokietijoje. Mes galime padėti jį užpildyti elektroniniu būdu, bet reikia suteikti duomenis laiku. Jei dėl EX1 kils problemų, krovinys gali būti užstrigęs muitinėje. Vokiška muitinė nežaidžia, jei kas nors negerai su deklaracija, jie uždaro vartus.

Ar galiu veži asmeninius daiktus kartu su biuro technika?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama, jei tai yra komercinis reisas. Jei muitinė randa asmeninių daiktų (drabužių, buities reikmenų) tarp prekių, gali kilti nesusipratimų dėl kontrabandos arba neteisingos deklaracijos. Geriau tai nedaryti, nebent tai tikrai nedideli asmeniniai daiktai, kuriuos vairuotojas pasiima kaip dovaną (bet tada vėl rizika). Aš asmeniškai nesitariau.

Kainos ir paslėpti išlaidos

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo atstumo, svorio, tūrio ir to, kaip greitai reikia vežti. Standartinis biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją kainuoja taip pat kaip ir kitų krovinių, bet pridedame rizikos premiją dėl jautrumo. Taip pat įeina kuro mokesčiai, mokesčiai už kelius (Vignette ir mokami keliai Vokietijoje), ir vairuotojo atlyginimas. Neklauskite, kodėl brangu – kuras nebe tas koks buvo prieš penkerius metus.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei reguliariai vežate, tai naturally, taip. Mes vertiname ilgesnius santykius nei vienkartinį užsakymą. Tačiau jei atvykstate ir prašote 50 proc. nuolaidos, nes "esam maža įmonė", tai deja, neįmanoma. Mums taip pat reikia užmokėti vairuotojui ir pilti degalus. Bet visada galima pasitarti, galbūt rasime variantą, jei lanksčios datos.

Kokia yra įmoka už dokumentus?

Tai priklauso nuo to, ar tai tik CMR, ar reikia kompleksinio aptarnavimo su T1 dokumentais. Muitinės brokerio paslaugos paprastai kainuoja nuo 50 iki 150 eurų, priklausomai nuo sudėtingumo. Nekantraujantiems klientams sakau – geriau žinoti šią sumą iš anksto nei stebėtis gale.

Ar kainuoja laukimas Vokietijoje?

Taip, jeigu klientas pavėluoja atvykti į iškrovą, laukimas gali būti mokamas. Vairuotojas negali laukti nemokamai valandas, nes jam reikia ilsėtis ir važiuoti toliau. Paprastai pirmą valandą galime pajuodinti, bet toliau – skaičiuojame. Vokietijoje laikas labai brangus.

Ar imate mokestį už krovinių įkėlimą aukštyn?

Jei nėra lifto arba reikia nešti per daug laiptų, taip, tai papildoma paslauga. Vairuotojas nėra keltuvas. Už kiekvieną aukštą arba sunkų nešimą yra fiksuota suma, kurią aptariame iš anksto. Geriau pasirūpinkite, kad sandėlyje būtų keltuvas, tai bus pigiau.

Realios problemos ir rizikos

Kas daryti, jei technika sugenda kelyje?

Tuo atveju turime draudimą. Bet čia yra rūbavimosi vieta – ar ji buvo tinkamai supakuota? Jei vairuotojas staigiai stabdo (o tai gali nutikti dėl kitų vairuotojų kaltės) ir dėžė nukrenta, draudimas padės. Tačiau jei viduje buvo neįtvirtinta, draudimo kompanija gali atmesti pretenziją. Todėl biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją prasideda nuo jūsų atsakomybės. Rašome CMR su pastabomis, jei matome pažeidimus įkeliant.

Ar buvote patyrę vagysčių?

Vokiškuose sandėliuose saugumas geras, bet tarpinės stotelės Lenkijoje ar Čekijoje gali būti rizikingos. Mes nenaudojame neapsaugotų aikštelei per naktį, bet jei klientas reikalauja palikti krovinį nekur nors "kiemelyje", mes atsakomybės neprisiimame. Vieną kartą mums bandė pavogti degalus, o ne techniką, bet vis tiek buvo nemalonu. Saugumas virš visko.

Kas, jei vairuotojas susirgs?

Tai reali gyvenimo situacija. Mes turime atsarginius vairuotojus arba galime pakeisti maršrutą, bet tai gali užtrukti. Negaliu pažadėti, kad vairuotojas yra robotas, kuris niekada nesirgs. Jei jums labai skubu, reikia galvoti apie šią riziką. Mes stengiamės vežti vaistus, bet karština ar gripas nėra pasirinkimas.

Ar Vokietijos klientai gali atmesti siuntą?

Taip, jei ji atvyksta pažeista. Vokiečiai yra labai griežti dėl kokybės. Jei dėžė sutrupėjusi, jie gali nepriimti krovinio be detalaus patikrinimo. Tuomet reikia rasti sprendimą vietoje – arba taisyti, arba grąžinti atgal. Tai brangi istorija, todėl kokybė turi būti aukščiausia.

Kaip elgiatės su skundais?

Klausiate su skundais? Mes juos išnagrinėjame. Jei mes kalti, mokame. Jei ne – aiškiname. Buvo atvejis, kai klientas skundėsi, kad spausdintujas neveikia, o pasirodė, jis tiesiog neprijungė maitinimo laido (šypsimės). Kartais problema yra ne pervežime, o toje, kas prieš jį ar po jo. Bet mes visada bendraujame ir ieškome kompromiso.

Papildomi klausimai, kuriuos galvojate, bet neduodate

Ar galite sujungti kelias siuntas?

Taip, tai mūsų specializacija. Konsolidacija leidžia sutaupyti pinigus keliais klientams. Jei turite ką nors vežti į Vokietiją, mes susirenka viską į vieną mašiną. Tai efektyvu ir ekologiškai.

Ar vežiate į Rūrą (Ruhr) sritį?

Taip, ten važiuojame dažnai. Duisburgas, Esenas, Dortmundas – tai mūsų kasdieninis kelias. Ten yra daug pramonės, todėl biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją į šiuos miestus ypač aktualus.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis (pvz., toneriai)?

Negalima tiesiog išmesti jų į šiukšliadėžę Vokietijoje, tai baudžiama. Toneriai turi būti surinkti atskirai ir perduoti specialioms firmoms. Mes galime pasakyti, kur tai padaryti, jei reikia.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir turite PVM kodą, tai paprastai taikoma 0 proc. PVM tarifas (vidinės prekybos procedūra), jei pateikite teisingus dokumentus. Jei ne, gali tekti mokėti Vokietijos PVM, o tai yra 19 procentų. Dėl to labai svarbu teisingai užpildyti dokumentus.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų automobilių turi GPS stebėjimą. Galite pamatyti, kur mašina yra maždaug. Bet ne visada yra internetas visame kelyje, ypač tarp miestų, todėl signalas gali dingti. Nesijaudinkite, mes visada sujungiame vairuotoją su klientu telefonu.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Ne būtinai, bet jei pasiūlysite, jis tikrai nebus nusivylęs (juokauju). Vokiška kava degalinėse brangi, o mūsų vaikinai mėgsta gerą pokalbį. Humoras padeda išgyventi ilgą kelionę.

Kas, jei aš nežinau tikslaus adreso?

Tada mes negalime važiuoti. Adresas turi būti tikslus su indeksu (Postleitzahl). Vokietijoje be indekso nieko nerasime net su GPS. Patikrinkite duomenis dar kartą prieš išsiunčiant užsakymą.

Ar galima užsisakyti iškrovą šeštadienį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokietijoje darbo laikas griežtai reglamentuotas, ir šeštadienio darbas yra viršvalandžiai. Reikia šį dalyką aptarti iš anksto.

Ką daryti, jei netelpu į numatytą laiką?

Praneškite mums kuo anksčiau. Mes galime pakeisti planą, jei žinome prieš valandą, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie vartų ir žiauriai signalizuoja. Komunikacija yra raktas.

Ar padedate su custom clearance Vokietijoje?

Mes turime partnerių, kurie užsiima tuo. Galime padaryti viską "pagal raktą" (turnkey), kad jums nereikėtų kalbėti su vokiškais muitininkais. Tai sutaupo daug nervų.

Kas daryti, jei turiu labai brangų serverį?

Jis turi būti specialiai supakuotas ir deklaruotas. Be to, gali būti reikalinga ypatinga priežiūra (temperatūra). Tokiu atveju biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją tampa tikru logistiniu iššūkiu, su kuriuo susitvarkome, bet reikia mums pranešti apie vertę iš anksto dėl draudimo.

Ar verta rūpintis draudimu?

Visada. Net jei manote, kad technika yra "geležinė". Vokietijoje keliai greiti, o avarijos įvyksta. Mūsų standartinis draudimas dengia 10 EUR už kg, o tai už didelius serverius gali būti per mažai. Geriau padidinti sumą.

Galite paimti techniką iš namų?

Taip, jei ten yra galimybė privažiuoti sunkvežimiui. Jei gyvenate centre, kur siauri gatveliai, gali tekti perkrauti į mažesnę mašiną (pervarkymas). Tai kainuos papildomai.

Ką daryti su likusia pakuote?

Vokietijoje yra gera sistema, tačiau mūsų vairuotojai paprastai išvežia pakuotą atgal, jei ji tinka pakartotiniam naudojimui, arba ją išmeta į konteinerius, jei klientas leidžia. Nebūkite šykštuoliai, leiskite mums susitvarkyti su šiukšlėmis.

Ar jums patinka Vokietija?

Asmeniškai man patinka jų automagistralės, bet nepatinka kainos kavinėse. Bet kaip profesionalas, aš gerbiu jų taiklumą. Jei ir jūs elgsitės taip pat tiksliai su dokumentais, biuro technikos saugus ir operatyvus pervežimas į Vokietiją bus malonus patyrimas.

Išvados

Na, tiek manęs šiandien. Svarbiausia – nebijokite klausti ir nedarykite prielaidų. Logistika nėra tikras mokslas, čia daug kas priklauso nuo žmonių faktoriaus ir oro sąlygų. Jei pasiruošiate gerai, pakuojuate atsakingai ir susitariate dėl dokumentų iš anksto, viskas įvyks sklandžiai. Nerašykite mums vidury nakties, kad reikia vežti rytoj, jei iki tol nebuvo nei žodžio, bet jei reikalas tikrai skubus – pabandykime, mes ne širdžias. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, ir tikimės, kad jūsų technika atvyks saugi ir sėkmingai.