Biuro pervežimo sprendimai į ir iš Vokietijos patikimi: kaip išlikti santikoje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trečius metus ir, tikrai sakant, mažai ką gali nustebinti. Viskas prasideda nuo to, kad klientas skambina ir sako, kad reikia viską nuvežti skubiai, o baigiasi tuo, kad vairuotojas užstrigsta pasienyje be dokumentų. Vokietija yra mūsų kaimynė, tačiau logistika ten savo ypatinga – griežta, tvarkinga, kartais net per daug. Dažnai ieškote biuro pervežimo sprendimai į ir iš Vokietijos patikimi, tačiau rinkoje gausu tiek gerų, tiek ir labai abejotinų pasiūlymų. Čia ne tiesiog apie tai, kad padėtume stalus į sunkvežimį, bet ir apie tai, kad iš tikrųjų reikia suprasti, ką vežiate, kur ir su kuo. Kiekviena kelionė turi savo niuansų, kuriuos aš stengiuosi paaiškinti paprastai, be jokių "marketingo" žodžių, tiesiog kaip yra.

Kas ir kaip susitarta bei klausimai apie kainą

Kiek tai viskas kainuos? Be jokių paslėptių mokesčių.

Tai tikriausiai sudėtingiausias klausimas, nes be matmenų ir svorio aš jums nieko tiksliai nepasakysiu. Kaina priklauso nuo tūrio, ar reikia krovikų Lietuvoje ir Vokietijoje, bei nuo to, kiek toli į šalį reikia važiuoti. Pavyzdžiui, jei į Miuncheno apylinkes reikia vežti tik keletą dėžių, tai bus pigiau nei į Berlyną pilną tentą. Visada į kainą įskaičiuodu degalus, mokesčius už kelią ir, žinoma, vairuotojo darbą. Taigi, pirmiausia reikia invetarizacijos sąrašo, o tada aš jums paskaičiuosiu galutinę sumą, kurios nepakeisime kelionės metu (išskyrus atvejus, kai jūs pats ko nors papildomai užsirašysite).

Ar galite gauti pasiūlymą be to, kad aš turėčiau skaičiuoti kiekvieną pieštuką?

Žinoma, galite pasakyti apytikslį kiekį, pvz., "apie 10 eurųpletių" ar "trys kambariai baldų". Bet tada kaina bus labai apytikslė, o galutinė gali skirtis dešimtimis procentų. Geriausia būtų nufotografuoti tai, ką planuojate vežti, arba nurodyti mašinos tūrį, pvz., 20 ar 30 kubinių metrų. Jei pasakysite "nežinau, tiek daug", aš taip pat negaliu žinoti, kokią mašiną siųsti. Vieną kartą taip atsitiko, kad klientas sakė "mažai daiktų", o galiausiai teko važiuoti dviem sunkvežimiais, kas buvo nepatogu visiems.

Ar imate avansą?

Įprastai taip, imame mažą užstatą (apie 30 proc.), kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę. Mes jau tada rezervuojame mašiną ir vairuotojo laiką, o jei jūs atšaukiate, mes prarandame uždarbį. Likusią sumą reikia apmokėti gavus prekes arba prieš išvykstant, jei tai yra ilgesnė kelionė. Be to, tai leidžia mums užtikrinti, kad biuro pervežimo sprendimai į ir iš Vokietijos patikimi bus įgyvendinti be finansinių nesklandumų iš jūsų pusės.

Kokia mokėjimo priemonė labiausia patinka?

Geriausiai bankinis pavedimas, nes tai leidžia turėti vizą apie operaciją. Galiu priimti ir grynaisiais, bet tada reikia pasirūpinti, kad vairuotojas turėtų galimybę juos susigrąžinti saugiai. Korteles naudojame retai, nes ne visi vairuotojai turi terminalus, o komisiniai mokesčiai gali būti dideli. Vokiškiems klientams aš visada siūlau SEPA pavedimą, tai greičiausias ir pigiausias būdas apmokėti už paslaugas ES viduje.

Ar kaina keičiasi, jei įvyksta kažkas nepageidaujamo?

Jei kaltė yra mūsų pusėje, pvz., sulaužome baldą, tai mes atsakome. Jei pasikeičia kuro kaina dramatiškai per naktį, galime kalbėtis apie nedidelį koregavimą, tačiau tai retai įvyksta. Taip pat, jei reikia ilgiau laukti pakrovimo ar iškrovimosi vietose dėl jūsų kaltės (pvz., darbuotojai vėluoja), gali būti paskaičiuojamas laukimo mokestis. Vokietijoje laukimas yra labai brangus, ten vairuotojo laikas vertinamas labai rimtai.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos niuansai

Kokie dokumentai yra būtini tokiam pervežimui?

Būtinai reikalingas CMR važtaraštis, kuris yra pagrindinis krovinių pervežimo dokumentas Europoje. Taip pat reikia prekių sąrašo (packing list) su apytikslėmis vertėmis. Jei vežate naujus daiktus, reikės PVM sąskaitų (jei verslas) arba pirkimo dokumentų. Muitinės deklaravimas dažniausiai nereikalingas, jei tai yra įmonės turto perkelimas į kitą filialą, bet visada geriau pasitikrinti, ar nereikia TSL dokumento (vidinės prekybos procedūra). Be to, būtina parodyti, ką vežate, o ne tik užrašyti "biuro įranga".

Ar reikia mokėti PVM arba veryti ką nors muitinėje?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir perkelite savo įmonės turtą į filialą Vokietijoje, tai dažniausiai taikoma nulinė PVM tarifą sąskaitoje-faktūroje (0%), bet reikia pateikti PVM mokėtojo numerį. Jei parduodate turtą vokiškai įmonei, tai ji gali turėti sumokėti Vokietijos PVM (Intra-Community Supply), bet aš čia nebuvo advokatas, geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu. (Arba kaip dabar jie vadina tas procedūras, vis pasikeičia). Muitinėje daugelis biuro reikmenų nekelia rizikos, nebent tai yra labai brangūs kompiuteriai ar licencijos.

Kas nutinka, jei dokumentai neteisingi?

Tuomet gali būti problemos pasienio punktuose. Vokiškai muitininkai yra labai tikslūs, jei CMR važtaraštyje parašyta "spausdintuvai", o vežiate "alkoholinę produkciją" (buvo toks atvejis), bus dideli rūpesčiai. Gali tekti padengti baudą arba grįžti atgal su kroviniu. Todėl visada prašau būti sąžiningais ir užpildyti dokumentus kuo tiksliau. Gerai parengti biuro pervežimo sprendimai į ir iš Vokietijos patikimi prasideda būtent nuo tvarkingo popierizavimo.

Ar jūsų įmonė turi leidimus vežti pavojingus krovinius, jei susidursime su jais?

Mes turime ADR licenciją, tačiau biuruose tai pasitaiko retai – dažniausiai tai chemikos laboratorijose arba valymo priemonės sandėliuose. Jei turite daug dažų, aerozolių ar kitų degių medžiagų, apie tai būtina pasakyti iš anksto. Negaliu tiesiog taip padėti į mašiną, nes tai yra saugumo pažeidimas ir galiausiai gali baigtis baudomis Vokietijoje, kurios yra tikrai ne "žaidimas".

Kaip vyksta kontrolė Vokietijos keliuose?

Vokietijoje dažnai sustabdo sunkvežimius ir tikrina svorius, laiko apribojimus ir vairuotojo poilsio laikus. Jei mes važiuojame legaliai, nėra ką bijoti. Tačiau jei reikės važiuoti naktį, kai yra draudžiama (pavyzdžiui, sekmadieniais ar švenčių metu), reikia specialių leidimų. Aš visada stengiuosi planuoti maršrutą taip, kad išvengtume papildomų patikrinimų, nors kartais tiesiog neturiems laiko prasukti pro "Bundesautobahn" kontrolės punktus.

Pakavimas, krovikai ir techniniai dalykai

Ar jums reikia, kad aš pats viską supakuotų, ar tai padarysite jūsų komanda?

Galime pasiūlyti visišką pakavimo paslaugą, tai mums nesunku. Mūsų krovikai turi su savimi burbuliukų plėvelę, dėžes, lipdukus. Jei norite sutaupyti, galite supakuoti patys, bet tada atsakomybė už daiktų pažeidimą (pvz., jei viduje susilaužo kompiuteris) gali tekti jums. Mūsų patirtis rodo, kad patys geriausiai įvertins, ką reikia apsaugoti, o ką galima tiesiog padėti. Viskas priklauso nuo jūsų biudžeto ir laiko.

Ką daryti su dideliais serveriais ar jautria įranga?

Tai reikalauja specialaus dėmesio. Serverius geriausia vežti jų originalioje pakuotėje, jei jos dar likę. Jei ne, reikia užtikrinti, kad jie būtų tvirtai prifixuoti, kad jie neišsivažiuotų mašinos viduje. Kartais reikia net specialių kėdžių ar ratų. Vokietijoje klientai labai reikalaujami dėl techninės įrangos saugumo, todėl ten neįsileisite su subyrėjusia krava. Geriausiai tai daryti su specialiais krovikais, kurie supranta, kas yra "IT infrastruktūra".

Ar išmontuojiate ir vėl surinkiate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugų paketą. Žinoma, paprastus stalus sukalame greitai, o sudėtingas perkabinamas sistemas ar seifus reikia planuoti. Kartais reikia atsitraukti grindjuostes, jei baldai yra prifixuoti prie grindų. Vieną kartą teko išmontuoti visą vadovo kabinetą, kuris buvo surinktas prieš 20 metų ir kažką pasikeitė – varžtai nebėjo įsisukę. Taip ten buvo keleta minučių panikos, bet viską nugalėjome su grąžtu.

Kokia mašina bus naudojama?

Priklauso nuo krovinio. Dažniausiai tai yra 3.5 tonos sunkvežimiai ("Gabelstapler" kaip jie sako) dėl miesto centro apribojimų, arba didesniai 7.5 arba 40 tonų tentai, jei reikia perkelti visą didelę įmonę. Jeigu biuras yra sename pastate be lifto ir siaurais koridoriais, didelė mašina nepadės, reikės mažesnės furgono su "keliamuoju tiltu" (hydraulic lift). Apie tai reikia pagalvoti anksčiau, o ne tada, kai mašina jau stovi kieme.

Ar užtikrinate "kelią" iš durų į duris?

Įprastai taip, vairuotojas arba krovikai atveža daiktus tiesiai į patalpą. Tačiau jei Vokietijoje yra griežti taisyklės, kad sunkvežimis negali važiuoti į tam tikrą zoną (pvz., pėsčiųjų zona), gali tekti perkrauti į mažesnę transporto priemonę. Tai padidina laiką ir gali šiek tiek brangiau kainuoti, bet tokiu atveju pranešu iš anksto. Svarbiausia yra nurodyti tikslų adresą ir galimus apribojimus.

Kelionės eiga, laikai ir realus gyvenimas

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Įprastai pakrovimas Lietuvoje trunka pusę dienos, važiavimas apie 12-16 valandų (priklausomai nuo to, kur Vokietijoje einame), o iškrovimas kitą dieną. Tačiau tai idealus scenarijus. Realiai gali užtrukti ilgiau dėl užstrigimų pasienyje arba dėl to, kad vokiškas biuras nepasiruošęs priimti krovinių. Vieną kartą teko laukti net 4 valandas, kol rado rakstus nuo sandėlio, tai nebuvo smagu. Reikia skirti laiko atsargai.

Ar vairuotojas kalba vokiškai ar bent angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai, angliškai bent truputį supranta, bet su vokiškais kalbėti gali būti sunkiau. Jei reikia sudėtingesnio komunikavimo su vietiniais meistrais ar saugotojais, aš visada siūlau, kad kliento atstovas būtų vietoje, arba mes galime pasiimti vairuotoją, kuris moka kalbą. Bet dažniausiai komunikacija vyksta rankų kalba ir su telefonu (vertėju), tai visiems suprantama.

Kas daroma, jei kelyje pasidaro techninis gedimas?

Turime draudimą ir techninę pagalbą, kuri vežia visoje Europoje. Jei mašina sustoja, mes skambiname jiems, ir jie atvyksta taisyti arba tempti. Aš asmeniškai visada seku situaciją per GPS stebėjimo sistemą ir informuoju klientą. Deja, gedimai pasitaiko, net jei mašinos naujos. Vieną kartą padūrė ratą Vokietijos autobane tiesiuose, tai laiko praradome nemažai, bet bent niekas nenukrito.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, duodu nuorodą į GPS stebėjimą. Tai padeda suprasti, kur mašina yra ir kada tikėtis atvykimo. Ypač naudinga, kai reikia suderinti laiką su Vokietijos pusės darbuotojais, kurie dažnai dirba tik iki 16:00 valandos. Jei matote, kad vairuotojas vėluoja, galite iš anksto perspėti kolegas.

Ar vežiate asmeninius daiktus drauge su biuro įranga?

Taip, galime, bet turi būti aiškiai atskirti sąraše. Negalima maišyti įmonės turto su vadybininko gimtadienio dovana (buvo ir tokių atvejų). Muitinė gali paklausti, kodėl asmeninės kelnės yra biuro krovinyje. Geriau viską užrašyti kaip "darbuotojo asmeniniai daiktai" ir nedidelėmis vertėmis, kad neiškiltų klausimų dėl mokesčių.

Nepageidaujami dalykai ir kaip išvengti problemų

Kas nutinka, jei kažkas susilaužo?

Turiame civilinę atsakomybės draudimą. Jei mes netyčia sudaužome stiklinę lentą, mes atlyginame žalą draudimo išmokos. Tačiau reikia sužinoti, kad yra ribojimai (pvz., 8.33 SDR už kg). Jei vežate labai brangius dalykus, reikia papildomo draudimo. Beje, vienas klientas nusprendė pats vežti brangų tapybos darbą be pakavimo, tai, žinoma, nenuslydo nuo lentynos – vairuotojas nebesugebėjo sustabdyti mašinos, kai staiga stabdė automobilis priekyje. (Tikrai bjaurus vaizdas buvo).

Ar tikrai galiu patikėti savo kompiuterius svetimiems žmonėms?

Tai normalus baimė. Mes dirbam jau daug metų, turime pajamų deklaracijas, sutartis, žinomas žmones. Bet visada rekomenduoju pasilikti svarbius duomenis (diskus) pas save, o ne vežti juos serveryje, jei įmanoma. Taip pat, jei turite ypatingai konfidencialių dokumentų, juos geriau vežti asmeniškai. Nors mūsų komanda sąžininga, bet rizika visada egzistuoja – gyvenimas.

Ar pasitaiko apgavysčių šioje srityje?

Deja, taip. Yra įmonių, kurios imasi žemos kainos, o paskui reikalauja dvigubai daugiau prieš pat iškrovimą (toks "pagrobimas" – aš girdėjau tokių istorijų). Todėl visada tikrinkite įmonės kodą, atsiliepimus (ne tik "pirkė", bet ir rašytus). Jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa, tai ji greičiausiai tokia ir yra. Mums nekainuotų savo reputacijos dėl kelių šimtų eurų pelno.

Kas daryti, jei vairuotojas atsisako įvežti krovinių į aukštą be lifto?

Tai reali problema. Jei name nėra lifto, o reikia nešti 5 aukštus, vairuotojas gali paprašyti papildomo mokesčio arba atsisakyti, jei tai nebuvo susitarta. Mums turi būti nurodyta iš anksto apie tokius patalpų ypatumus. Vokiški namai dažnai turi siaurus laiptus, todėl ten neįsileisime sofos. Reikia apgalvoti iš anksto.

Ar priimate grįžtančius krovinius (iš Vokietijos į Lietuvą)?

Žinoma, darome tai labai dažnai. Vokietija yra didelė rinka, daug lietuvių ten vežia įmones arba grįžta atgal. Grįžtantys mašinos dažnai būna tuščios (t.y. "tuščias pavaražas"), todėl kaina gali būti geresnė. Jei planuojate grįžti, tai tas pats procesas tik atvirkščiai. Biuro pervežimo sprendimai į ir iš Vokietijos patikimi turi būti abiejomis kryptimis.

Ar reikia rūpintis valymu po iškrovimo?

Įprastai ne, mes tiesiog iškrauname. Jei reikia surinkti pakuotes ir išvežti šiukšles, tai galima susitarti, bet tai papildoma paslauga. Vokiški sandėliai dažnai reikalauja, kad vieta būtų palikta švari (swept clean), todėl geriau tai žinoti iš anksto.

Kaip elgtis su parkavimu Vokietijos miestuose?

Tai tikras košmaras. Berlyne ar Hamburge vieta sunkvežimiui kainuoja milžiniškus pinigus, o nelegalus parkavimas - baudą. Aš visada prašau jūsų (arba gavėjo) pasirūpinti leidimu stovėti (Ladeschein). Be šio lapelio, mes negalėsime sustoti prie pat įėjimo, teks važiuoti į tolimą parkavimą ir nešti daiktus per kelis šimtus metrų.

Ką daryti, jei prekės dingsta?

Tai retai atsitinka, nes mašinos užrakstomos ir turi GPS. Bet jei įvyksta vagystė (pvz., sustojime poilsio vietoje), tuomet kyla draudimo byla. Viskas turi būti užfiksuota policijoje. Aš visada sakau klientams – nevežkite pinigų ar brangiausios jewerly kartu su stalais, mes ne bankas.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo per kelias įmokas?

Galima susitarti, jei kalbame apie didelį ilgalaikį projektą, ne vieną kelionę. Bet vienkartiniam pervežimui visada pageidaujama 100 proc. arba didelis avansas. Bankai suteikia garantijas (accreditives), bet tai būtų per daug komplikuota paprastam biuro perkėlimui.

Kokios yra jūsų atsisakymo sąlygos?

Jei atsisakote 3 dienas iki kelionės, avansas negrąžinamas, nes mes jau esame suorganizavę viską. Jei atsisakote savaitę anksčiau, galime grąžinti dalį pinigų. Suprantu, kad verslo planai keičiasi, bet ir mūsų laikas kainuoja. Vieną kartą nevažiavome į Štutgartą, nes klientas nusprendė nelikti Vokietijoje, tai mes likome su laisvu vairuotoju ir prarado pelną.

Ar galima užsakyti ekspresinį pervežimą (per 24 valandas)?

Įmanoma, bet brangu. Tai reiškia, kad vairuotojas turi važiuoti be ilgesnių pertraukų (kas ne visai legalu, arba reikia keisti vairuotojus), o mašina turi būti laisva. Jei jums labai skubia, aš turiu paskambinti savo žmonėms ir suorganizuoti "specialią" kelionę. Tačiau įprastai biuro pervežimo sprendimai į ir iš Vokietijos patikimi reikalauja planavimo, o ne skubos.

Ar apdovanote zaibus už gerą darbą?

Tai nėra būtina, bet vairuotojai visada vertina, jei duodate kavos arba nedidelę piniginę dovaną už ypatingą pastangą (pvz., nešė 5 aukštus be lifto, nesirėžę). Tai žmogiškas dalykas ir užtikrina, kad kitą kartą jie dirbs dar geriau.

Kur galiu rasti atsiliepimus apie jūsų įmonę?

Galite pasižiūrėti "Google Maps", "Facebook" arba klausti kitų verslininkų. Aš neduodu savo klientų telefono numerių (privatumas), bet galiu parodyti nuotraukas iš ankstesnių pervežimų. Taip pat, jei ieškote patikimų partnerių, Klaipėdos ar Vilniaus verslo centruose mane pažįsta daug kas.

Ką daryti, jei turiu klausimą, kurio nėra šiame sąraše?

Tiesiog paskambinkite man arba parašykite. Dirbu jau ilgai, todėl galiu iš karto pasakyti, kaip geriausia padaryti. Nereikia baimintis klausti, net jei klausimas atrodo keistas. Geriau klausti iš anksto, nei gailėtis vėliau, kai biuras stovi kiemoje.

Išvados

Viskas apie biuro pervežimo sprendimai į ir iš Vokietijos patikimi galiausiai susumuoja į vieną dalyką – planavimą ir pasitikėjimu. Nėra jokių stebuklingų tabletę, kurios paspaudimu viskas pasikelia. Reikia gero sąrašo, tvarkingų dokumentų ir supratingų žmonių abiejose pusėse. Aš matęs kaip sukelia chaosą taupyti ant krovikų arba dėžių, tai visada pasibaigia brangiau. Pasitikėkite patirtimi, ne kaina, ir jūsų perkėlimas praės ramiau.