Biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas: kas tikrai laukia vadybininko

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galima pasakyti, kad mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų karštųjų linijų iki tokių chaoso scenarijų, kuriais norėtųsi neįsivaizduoti. Vieniems biuro pervežimas atrodo kaip paprasta dėžių krautuvė, tačiau kai kalba eina apie biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas, tai visai kitas lygmuo. Vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsiškiai kartais prisileidžia šiek tiek „laisvumo“, todėl susidūrimas būna neįvengiamas. Čia ne tik apie tai, kaip pakrauti kompiuterius, bet ir kaip išvengti tūkstančių eurų baudų už netinkamai atliekamas atliekas arba neteisingai parengtus dokumentus. Tiesiogiai sakant, sėkmė priklauso nuo to, kiek gerai sugebate iš anksto numatyti būsenas, kurios net ir turint planą, visada pasirodo staiga.

Dokumentų siaubas ir pradinis chaosas

Ar tikrai reikia tiek daug popierių?

Žinoma, klausiate, o ar ne per daug? Bet pasakykite, kiek kartų girdėjote, kad vokiečiai be popieriaus nė nekišk nosies? Biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo inventoriaus sąrašo. Jei ten bus parašyta „stalas“, o prie jo nebus nurodytas serijinis numeris ar brangos medžiagos, muitinė gali sustabdyti visą krovinį. Vieną kartą mūsų vairuotojui teko laukti tris dienas pasienyje, nes klientas parašė „baldai“ viena eilute, nors ten buvo brandūs dizainerio darbai. Geriau užtrukti parašant detalesnį sąrašą, nei vėliau mokėti saugykloje už šaldymą.

Koks turi būti įvertinimo tikslumas?

Tai vienas sunkiausių dalykų. Klientas visada sako: „o, turime penkis stalus ir kelias kėdes“. Tačiau kai atvyksta komanda, paaiškėja, kad yra dar penki podestai, du dideli serveriai ir archyvas, pilnas senų (galbūt ir svarbių) dokumentų. Kai rengiame biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas planą, visada pridedame 10-20 proc. rezervos tūriui. Jei įvertinimas bus per tikslius, vėliau teks skambinti ir prašyti papildomo mikroautobuso, o tai kainuoja brangiau nei planuota iš karto.

Ar verta pasitikėti elektroninėmis sąskaitomis?

Manau, kad taip, bet... esu senos mokyklos. Vokiškos įmonės vis dar mėgsta popierinį pėdsaką, ypač jei reikia įrodyti kilmę (pvz., naudojama technika). Jei vežate naują įrangą, visada imkite originalius kvitus arba PVM sąskaitas-faktūras. Be šių dokumentų gali būti problemų su muitine arba garantiniu aptarnavimu vėliau, jei kažkas sugadins kelyje (o tai, tikiuosi, neįvyks, bet gyvenimas).

Kas su draudimu? Ką daryti, jei kažką laužia?

Draudimas yra tų dalykų, kurie atrodo nereikalingi, kol jų prireikia. Standartinis transporto draudimas dažnai nedengia viso biuro turto vertės, ypač jei vežate brangią serverių įrangą arba meno kūrinius į posėdžių salę. Prieš pradedant biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas, būtinai pasitarkite su brokeriu dėl „vis rizikos“ poliso. Vieną kartą klientas nusprendė taupyti ir vėliau verkdamas skambino, kai vairuotojas užkliuvo nuo bordiuro ir išpylė visą kompiuterių būstą į asfaltą.

Ar galiu vežti asmenines daiktus biuro reisu?

Techniškai – ne. Legaliai – tikrai ne. Jei į biuro krovinį įmesite savo motinos vintage pianiną ar žmonos drabužių dėžę, o vokiečių pareigūnai tai pastebės, gali būti didžiulės problemos. Toks biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas gali viršti kontrabandą, jei nebus deklaruota. Geriau nuvežti tą pianiną atskirai, net jei tai kainuoja kelis šimtus eurų daugiau, nei rizikuoti likti be viso krovinio.

Vykdytojai, vairuotojai ir realybys kelyje

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Idealiai – taip, tačiau realybėje dažniausiai kalba rusiškai arba angliškai su sunkiu akcentu. Jei Jūsų biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas reikalauja sudėtingo komunikavimo su vietiniais saugotojais arba statybos vadovais, verta pasirūpinti, kad vairuotojas turėtų parašytą užrašą su pagrindiniais kontaktiniais duomenimis. Buvau atvejų, kai vairuotojas negalėjo paaiškinti, kur jam leista statyti sunkvežimį, ir gavo baudą už neteisingą stovėjimą Berlyno centre.

Kas daroma, jei sugenda sunkvežimis?

Tai mano blogiausias košmaris. Vieną kartą ties Magdeburgu mums užsidegė padanga, o kita syk – padangos užsidegė vairuotojui (juokauju, bet buvo su technika). Jei sugenda mašina, turi būti planas B. Geri logistikos tiekėjai turi atsarginį vairuotoją arba vietinę pagalbą Vokietijoje. Neklauskite, kodėl kai kurios pigios firmos to nedaro – tiesiog sutaupo. Jums nereikės sužinoti, kaip pernakvoti su dėžėmis šaligatvyje.

Ar reikia lydėtojo iš Lietuvos?

Kartais tiesiog būtina. Ypač jei vežate jautrią techniką arba jei naujame biure nėra atsakingo žmogaus, kuris gali priimti krovinį. Lydėtojas (pavaduotojas) gali organizuoti iškrovą, surašyti defektuos aktus, jei kažkas nulūžo. Be jo biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas turi riziką nukristi į pusę, kai vairuotojas vienas bandys suprasti, kur dėti tuos visus paslaptingus dėžutes su užrašu „LABAI SVARBU“.

Kaip sužinoti, kiek laiko užtruks iškrova?

Niekada tiksliai. Vokiški biurai turi griežtas taisykles dėl lifto naudojimo – kartais leidžia naudoti tik vieną, tik tam tikru laiku, o kartais dar reikia apsauginių kilimų, kad neįbrėžti grindų. Jei klientas to nepasirūpino, vairuotojas gali praleisti pusę dienos laukdamas leidimo. Tada biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas tampa brangiu laiko nuostoliu. Visada klauskite apie lifto rezervaciją iš anksto.

Ar galima vežti cheminius reagentus ar dažus?

Tai labai pavojinga sritis. Net jei Jums tik reikia pervežti keletą dažų balų biuro remontui, jie turi būti deklaruojami kaip pavojingi kroviniai (ADR). Dauguma vairuotojų tiesiog atsis vežti tokių dalykų be sertifikatų, nes bijo baudų. Geriau juos išmesti ir nusipirkti naujų Vokietijoje (galbūt brangiau, bet saugiau), nei taupyti ir rizikuoti, kad sulaikys policija ir uždarys visą sunkvežimį.

Ar reikia rūpintis vieta stovėjimui prie biuro?

Absoliučiai taip. Vokietijoje vieta sunkvežimiui prie biuro centro yra auksas. Be išankstinio leidimo (Anliegegenehmigung) jūsų mašina gali būti nuvilkyta vos per 20 minučių. Ir tada biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas tampa baudų mokėjimo maratonu. Vietiniai valdytojai gali padėti, bet juos reikia prašyti bent savaitę prieš.

Techninė įranga, baldai ir specifika

Kaip supakuoti serverius?

Serveriai yra tiek pat jautrūs, kiek kūdikiai. Juos negalima tiesiog įmesti į dėžę. Reikia specialių antibrūkšninių dėžių, o dar geriau – originalios pakuotės. Jei jos dingo (kaip tai įvyko vienai Vilniaus įmonei), teks užsisakyti profesionalų pakavimą. Biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas neapima duomenų atkūrimo, jei diskai nukris, tad čia ne ta vieta kur taupyti.

Ar išmontuojate ir montuojate baldus?

Įprastai taip, bet tai kainuoja. Kai kurios firmos sako, kad „nuo ir iki“, bet realiai vairuotojas tik padės atsukti pėsutes. Jei turite sudėtingų sisteminių baldų su integruota elektros instaliacija, reikės profesionalių montuotojų, kurie išvyks iš Lietuvos arba kurias rasite Vokietijoje. Pastaruoju atveju reikės suderinti, kad jie būtų paruošti priimti krovinį, kitaip jis liks dėžėse koridoriuje.

Kas daryti su senais baldais?

Nenukelkite jų į sunkvežimį, nebent planuojate juos supilti į sąvartyną Vokietijoje. Vokiškos atliekų tvarkymo taisyklės yra griežtesnės nei mūsų. Negalima tiesiog palikti seno stalo prie konteinerių – gausite baudą ir baudą už nelegalų šiukšlių eksportą (jei juos vežate iš Lietuvos). Biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas turi apimti ir senių daiktų utilizavimo planą.

Ar saugu vežti vitrinas ir stiklus?

Stiklas – tai blogiausias daiktas vežti, jis visada randa būdą susilaužyti, jei yra mažiausia vibracija. Reikia specialių rėmų. Kartais net geriau nupirkti naujus stikus vietoje (ypač didelės vitrinos), nei juos vežti tūkstančius kilometrų. Vieną kartą mes sėkmingai atvežėme 40 vitrinų, bet viena susilaužė, kai vairuotojas staigiai stabdė prieš laukiančią antrią (vokiškas eismo taisyklių laikymasis).

Kaip žymėti dėžes?

Nenaudokite tik „1, 2, 3“. Rašykite, kur turi būti pastatyta, pvz., „Vadovo kabinetas, dešinė pusė“. Taip sutaupysite valandas naujame biure. Biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas tampa daug paprastesnis, kai vokiečių darbuotojas (kuris gali būti nusimintas, kad jo biuras išsikrausto) gali tiesiog nukreipti dėžę į vietą.

Finansai, terminai ir nepageidaujami netikėtumai

Kodėl kaina pasikeičia pervežimo metu?

Nes pasaulis yra dinamiskas. Kuro kainos gali šokti, o Vokietijoje įsivyravo „mokestis už sunkvežimio važiavimą mieste“ (Low Emission Zone). Jei jūsų mašina nebeatitinka Euro 6 standarto, gali tekti mokėti už kiekvieną įvažiavimą į miesto centrą. Tai papildomi kaštai, kurių sunku įsivaizduoti pradžioje. Visada turėkite rezervą biudžete.

Ar imate už delspinigius?

Kol kas ne, bet... (čia aš pasidariau pauzę). Žinoma, jei klientas neatsiranda iškrovos vietoje ir laukome valandą, turėtume imti. Tačiau dažniausiai praleidžiame pro ausis, kad išlaikyti gerus santykius, bet tai nėra taisyklė. Jei biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas užtrunka dviem valandomis ilgiau dėl kliento kaltės, sąskaita gali padidėti.

Kas nutinka, jei krovinys netilps?

Tai įvyksta dažniau, negu manytumėte. Klientas sako „turime 10 kv. m“, o realiai, kai viską supakuojame, gaunasi 15. Tada reikia skambinti ir ieškoti papildomos mašinos vietinio rinkosodarbininko pagalba. Tai yra brangu. Geriau leiskite mums atvažiuoti įvertinimui gyvai, jei abejojate tūriu.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Su didelėmis korporacijomis – taip, su „papieriais“, su sąskaitų gavimu 30 dienų. Bet su mažomis firmomis arba privatiems pervežimams – reikalaujame išankstinio apmokėjimo arba depozito. Pervežus biurą į Vokietiją ir gavus pinigus, gauti juos atgal, jei klientas nusprendžia „nesumokėti, nes buvo vėluota“, yra beveik neįmanoma teisiškai (ir brangu).

Ar dėl „Brexit“ kažkas pasikeitė?

Jei keliate per Jungtinę Karalystę – taip, reikia muitinės. Jei tiesiai į Vokietiją – ne, ES viduje ribos nėra (tik simbolinės). Tačiau dėl Ukrainos karinės padėties buvo atvejų, kai kontrolės buvo griežtesnės, ypač jei vežate techniką, kuri gali būti dviprasmiška. Turėkite pasus vairuotojams.

Kas daryti, jei pasiekėte avarinę situaciją?

Pirma – skambinti policijai, antra – mums. Negalima nieko judinti iki atvyksta inspektorius, jei reikia draudimo išmokos. Viena sykį klientas bandė ištraukti įstrigusią mašiną su vilkiku ir visai sužlugdė priekabą (tai jau buvo beveik komedija, bet ne jiems). Biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas turi apimti ir avarinius planus.

Galutiniai patarimai ir išvados

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Visada sakau: „Iki brangiausio – žinai ką gauni, iki pigiausio – nežinai ką prarasi“. Pigių pervežimų firmos dažnai naudoja senas techniką, neturi draudimo arba paima užsakovus ir juos „pamiršta“. Geras biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas kainuoja pinigus, bet jis užtikrina, kad pirmadienį ryte jūsų darbuotojai galės dirbti, o ne ieškoti dėžių.

Kaip sumažinti stresą?

Pasiklauskite savęs – ar tikrai reikia vežti tą visą seną archyvą? Dauguma dalykų išmeskite čia, Lietuvoje. Mažiau krovinio – mažiau streso, greitesnis biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas. Be to, pasirūpinkite kava ir užkandžiais vairuotojams – geras elgesys grįžta geru elgesiu (ir greičiau iškraunama).

Kas svarbiausia?

Komunikacija. Jei kažkas pasikeičia – praneškite iš karto. Nei vairuotojui, nei logistikos vadovui nėra malonu sužinoti apie tai iškvietus techninę pagalbą, kad raktai nuo naujo biuro „dingo“. Pasidalykite kontaktiniais telefonais su visais dalyviais.

Visa ši biuro pervežimo į Vokietiją procesas ir logistikos valdymas sistema atrodo sudėtinga tik tada, kai bandomi ją daryti „iš peties“. Su planu, patikimu partneriu ir šiek tiek kantrybės, net ir toli kelias gali būti be jokių nesklandumų. Sėkmės naujame biure ir tikimės, kad jūsų kava Vokietijoje bus skanesnė nei čia.