Biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu ypatumai ir privalumai: Vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuras perkėlimas niekada nepaeina taip lygiai, kaip planuojame Excel lentelėje. Viskas prasideda nuo to, kad klientas visada nepakankamai tiksliai apibūdina, kiek turi daiktų, o baigiasi tuo, kad vokiškas liftas per siauras. Bet jei kalbame apie biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu paslaugą, tai turbūt geriausias pasirinkimas mažoms ir vidutinėms įmonėms, norintiems sutaupyti laiko ir nervų. Mažesni kroviniai reiškia mažiau problemų su muitine, greitesnį pasienio kelią ir galimybę priartėti prie pat durų, kur didžiuliai sunkvežimiai net neturi šansų prasukti. Žinoma, ten yra savų povandenių akmenų, apie kuriuos reikia žinoti iš anksto, kad nekiltų norimas viską mesti ir likti Lietuvoje.

Bendri klausimai apie logistiką

Kodėl verta rinktis būtent mikroautobusą o ne sunkvežimį?

Atsakymas paprastas – lankstumas. Kai atliekate biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu, jūs gaunate galimybę važiuoti ten, kur dideliems sunkvežimiams įvažiavimas uždraustas arba tiesiog fiziškai neįmanomas dėl siaurų gatvelių. Vokietijoje, ypač senosiuose miestuose arba verslo centruose, dažnai būna ribojimai, tad mikroautobusu lengviau „praslipti“ artimiau prie įėjimo. Be to, jei krovinių nėra daug, samdyti dešimt tonų sunkvežimį yra pinigių švaistymas, kurį apmokėsite ne už krovį, o už tuščią važiavimą.

Ar galiu važiuoti kartu su savo daiktais?

Žinoma, tai vienas didžiausių privalumų. Dažnai klientai nori ne tiek patys sėdėti, kiek gabenti brangius kompiuterius ar dokumentus, kuriems nepasitiki patikėti. Mūsų naudojami mikroautobusai turi vietų keleiviams (paprastai 3-4 vienos), tad galite važiuoti su vairuotoju ir visą procesą kontroliuoti vietoje. Vienintelis dalykas – reikia sutarti iš anksto, kad nebūtų situacijos, kai vairuotojas atvyksta pilnai užkrautas, o jūs stovite su lagaminu rankoje ir nežinote, kur dėtis.

Kiek daug daiktų galima sutalpinti į tą autobusiuką?

Tai labai priklauso nuo to, kaip jūsų „daiktai“ atrodo. Jei tai tik kelios dėžės su dokumentais ir vienas stalas, tai talpos užteks akivaizdžiai. Mūsų turimame transportuje (pvz., VW Crafter ar panašios klasės) vidutinis tūris yra apie 12-15 kubinių metrų. Tačiau jei turite didelių seifų arba neišardytų lentynų, gali tekti keisti planus. Geriausia – nufotografuoti krovinių kraitę ir atsiųsti mums, tai padės tiksliau įsivaizduoti, ką reikės įkišti ten į vidų (paskaičiuosime už jus).

Ar vežiate ir į mažus miestus arba tik didžiuosius?

Vežame visur, kur galima privažiuoti keliu. Biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu paslauga neapsiriboja tik Berlynu, Miunchenu ar Hamburgu. Esam važiavę į tokius miestelius kaip Paderbornas ar net į kaimus giliau Bavarijoje, kur GPS rodė kelią, bet nebuvo asfalto. Viskas priklauso nuo kliento pageidavimų ir maršruto sudėtingumo. Žinoma, jei reikia važiuoti į labai atokias vietas, kaina gali šiek tiek paddėti dėl darbo laiko prailginimo.

Kaip vyksta procesas: aš viską pakuosi ar vairuotojas?

Standartiškai siūlome pakavimo paslaugas, kadangi mūsų komanda yra įgudusi ir tai daro greičiau. Bet jei norite sutaupyti, galite pakruvinti patys. Tik svarbiausia – uždėkite daiktus ant paletės arba surakinkite dėžes, kad jų nebeišsibarstytų važiuojant per vokiškas duobes. Vairuotojas gali padėti pakrauti/iškrauti fiziškai, jei tai numatyta sutartyje, bet jis nėra profesionalus įrenginių montuotojas, todėl neįsivaizduokite, kad jis pradės išardyti sudėtingas biuro lentynas.

Kiek laiko užtrunka tas kelias?

O, čia kaip su loterija. Esant geram keliui ir be eismų, į Berlyną nuvažiuojame per 10-12 valandų. į Miuncheną – šiek tiek ilgiau. Tačiau dažnai tenka skaičiuoti su sustojimais poilsiui, oreivėms, ir, žinoma, su neapsaugotais radarų Vietoj Vokietijoje. Be to, jei tai ne tiesioginis biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu maršrutas, o reikia apvažiuoti po keletą adresų, tas vienas diena gali virsti dviem. Geriau planuoti su atsarga.

Ar saugu patikėti techniką ir brangius daiktus?

Per 20 metų buvo visko. Kai ką pasigendome, ką nudaužėme, bet statistiškai tai labai reti atvejai. Brangiausią įrangą – serverius, duomenų saugyklas – rekomenduoju nešti su savimi keleivių salone, o ne į bagažinę. Žinoma, mes turime atsakomybės draudimą, bet jei dingsta jūsų firmos duomenų bazė, pinigai neatgaus verslo. Taigi, pasitikėjimas svarbus, bet saugumo priemonės – dar svarbesnės.

Kainodara ir pinigai

Kiek maždaug kainuoja toks reikalas?

Nedarykime mano vardu, tiksliai pasakyti neįmanoma be vietos ir kiekio. Kažkas klausia „kiek kainuoja į Vokietiją“ – tai kaip klausti „kiek kainuoja maistas“. Bet kažkur nuo 600-800 eurų prasideda paprasti biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu užsakymai (vienas kryptis, nedidelis kiekis). Jei tenka statyti kelias dienas arba dirbti savaitgaliais, kaina šoktelėja. Taip pat, kuro kaina šiuo metu nėra stabili, todėl tenka stebėti rinką.

Ar mokėti už krovinių svorį ar už tūrį?

Daugiausia orientuojamės į užimtą vietą tūriu (kubiniais metrais), nes biuro baldai dažnai būna lengvi, bet dideli. Tačiau jei vežate brangų metalą ar popieriaus arklius, svoris gali turėti reikšmės. Mūsų mikroautobusai turi techninius apribojimus (paprastai iki 3,5 tonos bendro svorio), tad jei įkišite per daug sunkios technikos, mes tiesiog nepravažiuosime pro svarstykles (o jei pravažiuosime, rizikuosame baudomis).

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Pagrindiniai dalykai yra atstumas, krovimo/iškrovimo sudėtingumas (ar yra liftas, ar ne) ir skubumas. Jei skambinate ir sakote „reikia vežti rytoj“, tai kaina bus aukštesnė, nei jei planuojate mėnesį iš ankesto. Taip pat įtakos turi vietos Vokietijoje – patekti į centrinę Miuncheno dalį gali kainuoti brangiau nei į pramoninę zoną už miesto ribų dėl eismo ir apribojimų.

Ar galima gauti nuolaidą?

Čia jau kalbantis su vadovu. Jei reguliariai vežate prekes arba turite didelį biuro perkėlimą, visada galima susitarti dėl geriausios kainos. Mes nesame „stabilas“ kainodaros, viskas aptariama individualiai. Kartais klientai atveža ir kojinių su alumi už vairuotojui (nebūtinai, bet padeda ;)), o tai visgi yra smulkus dalykas, kuris pagerina nuotaiką.

Ar mokama už laukimą vietoje?

Taip, jei planuojate, kad vairuotojas lauks kol jūs susitvarkysite su dokumentais ar iškelsite biurą kelias valandas, tas laikas turi būti apmokėtas. Standartiškai pirmoji valanda gali būti įskaičiuota, o po to – valandinis tarifas. Nedarykite to klaidos, kad manysite, kad laukimas yra nemokamas – laukimas yra tas pats darbas, tik be rato sukimo.

Kokia apmokėjimo tvarka?

Paprastai imame avansą (pvz., 30-50 proc.) užsakymo patvirtinimui, o likusią dalį – pristatymo metu arba iš karto po atliktų darbų. Galima mokėti banko pavedimu, kadangi mums ne visada patogu gauti grynaisiais didelę sumą vienoje vietoje (vokiški bankai keliau rūpinasi Pinigų plovimo prevencija). Sutartį visad pasirašome, kad niekas nebūtų nustebęs.

Ar kaina įeina kuras ir kelių mokesčiai?

Taip, mūsų pateikiamoje kainoje viskas yra įskaičiuota – kuras, greitkeliai Vokietijoje (nors ten daug kur nemokami, bet kai kur yra mokesčiai), ir kiti sukeliai. Jums nereikia rūpintis, kiek vairuotojas užpils degalų iš savo kišenės. Viskas yra „all inclusive“, kad nebūtų nepageidaujamų siurprizų galinėje.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus reikia parengti?

Būtinai reikia krovinių sąrašo (packing list) ir pirkimo-pardavimo sutarties arba siuntimo kvito (CMR). Jei tai ne jūsų nuosavybė, o pirkimas, reikės M1 formos (eksporto deklaracijos). Geriau visus šiuos dalykus susitvarkyti iš anksto, kad pasienyje nešoktų kraujas. Kartais klientai nenumato, kad biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu keliais mūsų atvejais yra priskiriamas kaip „komercinis krovinys“, ne „asmeninis daiktų pervežimas“.

Ar reikia eiti per muitinę?

Taip, nes Lietuva ir Vokietija yra skirtingos šalys (nors abi ES). Jei vežate techniką ar baldus verslui, tai yra prekyba arba įrangos pervežimas, todėl turi susidurti su muitinės procedūromis. Mūsų vairuotojai žino, ką daryti, bet jūs privalote užtikrinti, kad dokumentai yra tvarkingi. Jei dokumentų nėra, krovinys gali būti uždarytas iki pat išaiškinimo.

Kas atsitinka, jei pamiršau ką nors nurodyti sąraše?

Gali būti problema. Muitininkai mėgsta tikslumą. Jei sąraše rašo „kompiuterių 2 vnt.“, o randa trečią, gali būti įtarimų dėl kontrabandos arba neapskaitytų mokesčių. Geriau viską užrašyti, net jei atrodo smulkmena. Kartais netgi paprastų biuro kėdžių kiekis turi sutapti, kitaip pradeda klausinėti, kur dingo ta viena kėdė (o ji tiesiog liko kitoje dėžėje).

Ar reikia TIR knygelės ar kažko panašaus?

TIR knygelės nereikia, nes tai mažesnio toniažo transportas, kuris dažniausiai važiuoja su paprastu CMR. TIR reikalingas dideliems sunkvežimiams, kuriems leidžiama praeiti be sustojimų (jei viskas tvarkoje). Mūsų atveju, jei krovinys neviršija tam tikros vertės (ribos dažnai keičiasi, reikėtų pasitikslinti dabartinę, gal 3000 eur?), tai galima važiuoti ir be TIR, tik su CMR ir sąrašu.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Taip, bet juos reikia aiškiai atskirti sąraše ir pažymėti, kad tai ne prekybinis krovinys, o asmeniniai daiktai („Negesundheits“). Jei jūsų asmeninis daiktas atrodo kaip naujas ir įpakavotas kaip parduotuvėje, vokiečiai gali manyti, kad jūs prekiaujate be PVM mokėjimo. Geriau nešti senus dalykus arba įrodinėti, kad jie jau buvo naudojami.

Kaip su PVM mokesčiais? Jums reikia išrašyti sąskaitą?

Taip, mes esame juridinis asmuo, todėl išrašome PVM sąskaitą-faktūrą. Jei esate PVM mokėtojas, galite tai atskaityti. Vokietijai ši sąskaita taip pat gali prireikti jei tenka deklaruoti importą. Visada klauskitės, koks reikalingas formatas – vokiškas numeris ar lietuviškas, nors ES viduje tai nebėra taip svarbu kaip anksčiau.

Ar susidūrite su rimtais muitinės patikrinimais?

Buvo atvejų. Kai ką vežėme, o klientas nebuvo nurodęs, kad tai yra farmacijos produktai (pvz., vitaminai), tad mus uždaro ir tikrinė visas dėžes. Buvo nemalonu, vairuotojas prarado dieną. Kadangi biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu procesas turi būti skaidrus, tokios situacijos vengiamos iš anksto užpildant visas deklaracijas teisingai.

Ką ir kaip vežti

Ar reikia išardyti biuro stalus?

Paprastai taip. Dideli biuro stalai, ypač su angomis laidams arba įmontuotomis spintomis, nepalenda į standartinės durys. Mūsų komanda gali tai padaryti, bet jei galite išardyti patys prieš mūsų atvykstant – tai sutaupysite valandą ir pinigų. Vienintelė taisyklė – visus varžtus ir gumelius sudėkite į pažymėtą maišelį, kad nepasimestų (kitaip liks su viena koja).

Kaip saugiai vežti kompiuterius ir monitorius?

Monitorius reikia įdėti į dėžes su putomis, kad nešoktų. Jei originalios dėžės nėra, galime supakuoti į burbuliukų plėvelę ir kartoną. Svarbu uždėti užrašą „Stipriai“ / „Fragile“. Kompiuterius (tower) geriau vežti horizontaliai, o ne vertikaliai, kad neatsiskirtų vaizdo plokštė (nors šiais laikais vis labiau tvirti, bet geriau saugotis). O jei tai nešiojamieji, geriau juos nešti su savimi, kaip jau minėjau.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet tik jei jie nėra saugomoje rūšies sąraše ir jei dirvą galima nuimti (kad nevežtumite kenksmingų ligų ar vabzdžių). Vokietija yra gana griežta dėl fitosanitarinių taisyklių. Paprastus kaktusus ar palmedžius vežti galima, bet jei turite didelę kolekciją, geriau pasitikslinti ar reikia fitosanitarinio sertifikato. O dažniausiai tai nereikia, jei tai asmeniniai augalai.

Kas dėl biuro vandens (kavos aparato, vandens bakų)?

Prieš vežiant reikia viską išpilti. Vanduo gali prasisegti per vabalus arba užšalti žiemą ir suplėšti baką. Kavos aparatus taip pat reikia išvalyti ir leisti išbėgti vandeniui, kad nekasčiotų tarp dėžių. Vienas kartą buvo taip, kad klientas nebuvo išpildęs vandens ir mes turėjome valyti visą krovininės grindų kilimą – nepati maloniausia patirtis.

Ar galima vežti pavojingus krovinius (dažus, aerozolius)?

Dedikuotuose būstuose – ne. Mūsų biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu planas numato standartinį krovinių vežimą. Degiosios medžiagos ar aerozoliai yra draudžiami arba reikalauja specialių leidimų (ADR). Jei turite tik vieną balionėlį lakų, galbūt praeisime, jei uždėsite į plastikinį maišelį, bet rizikuosite. Geriau tokius dalykus vežti asmeniniu automobiliu.

Kaip su dokumentais?

Visus svarbiausius sutartis, protokolus ir pinigus nešite su savimi! Kadangi dažnai biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu įvyksta tą pačią dieną, kai jums reikia pasirašyti sutartis su naujais partneriais, negalite, kad dokumentai gulėtų kažkur giliau dėžės. Paimkite „rankinį“ lagaminą su jumis. Paprastus buhalterijos popierius galima krauti, bet juos geriau sugrupuoti į vieną dėžę ir uždėti viršuje.

Ar galima vežti maistą ar gėrimus biurui?

Tik jei tai uždarame, nepraradusius galiojimo laiko pakuotėse. Jei tai „pietaus“ krepšys, tai geriau suvalgyti prieš važiuojant. Muitinė arba policija gali susirūpinti dėl maisto kilmės, ypač jei tai mėsos produktai iš ES šalių (nors Lietuva yra ES, bet taisyklės gali skirtis dėl galvijų ligų ir pan.). Geriau to nesiūlyti.

Kelio rizikos ir vairuotojai

Kas daro, jei lūžta automobilis?

Tokios situacijos buvo. Nors mes prižiūrėme techninę būklę, bet dėl takų kelyje gali nutūpti. Pirmiausia vairuotojas jums praneša. Tada mes organizuojame pagalbą – arba techninę pagalbą iš vietinio serviso Vokietijoje (kurie, btw, gana greiti), arba, jei krovinys nedidelis, galime pervesti į kitą transportą. Svarbiausia – jums nereikia nieko daryti, mes išsprendžiame.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai, kai kurie supranta rusiškai. Vokiškai mokančių mažiau, bet užtenka bendravimui su muitinės pareigūnais (jie irgi dažnai kalba angliškai). Jei reikia specifinio bendravimo su vietiniais sandėlininkais, geriau pasirūpinti, kad kas nors iš jūsų pusės būtų vietoje, arba mums praneškite iš anksto, kad rastume vokiškai kalbantį vairuotoją (jei įmanoma).

Ar dažnai gaunate baudas už greitį Vokietijoje?

Pasakykime taip – radaro stotys ten pastatytos kas po 500 metrų kai kuriose vietose. Mūsų vairuotojai yra instruktuoti laikytis greičio, nes bauda keliauja ne į vairuotoją, o į įmonę, o mes ją jums „uškirkstume“ į sąskaitą (jei nenumatyta kitaip). Taigi, greičio viršijimas nėra mūsų interesas. Tačiau, vokietiškas greitis gali būti psichologiškai sunkiai išlaikomas, kai kelyje nėra ribojimų.

Kas vyksta, jei klientas vėluoja susitikti?

Laukiame. Pirmosios 30-60 minučių dažnai būna toleruojamos arba įskaičiuotos. Po to imamas mokestis už laukimą. Vairuotojas negali važiuoti toliau, nes jis turi kitus užsakymus arba poilsio režimą. Jei žinote, kad vėluosite, praneškite iš anksto – vairuotojas gali eiti papietauti arba užsukti į degalinę. Bet jei nebeateinate ir neatsiliepite, laukimas gali tapti brangus.

Ar galima nurodyti specifinį maršrutą?

Galite, jei jis įmanomas. Jei norite važiuoti per tam tikrą miestą, kad paimtumėte kažką kelyje, galima susitarti. Tačiau jei norite važiuoti keliais, kurie yra uždrausti sunkesniam transportui (pvz., per miesto centrą, kai reikia važiuoti aplinkkeliai), mes galiome atsisakyti arba įspėti apie riziką. Biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu turi būti planuojamas pagal galiojančius taisykles.

Kaip su poilsio laiku?

Vairuotojai turi taisykles – po 4,5 valandų vairavimo reikia 45 minučių pertrauka. Nėra jokios galimybės praleisti tą, nes griežtai stebi tachografai. Jei planuojate labai trumpą maršrutą, gal tai nėra problem, bet ilgesnėms kelionėms reikia įsiskaityti, kad vairuotojas negali važiuoti 10 valandų be sustojimo. Tai ne jo įnirdis, tai ES direktyva.

Ar saugu ryšium su vairuotoju?

Taip, visada galite susisiekti su mūsų dispečeriu, kuris susisieks su vairuotoju. Vairuotojai dažnai neatsiliepia į skambučius vairuodami (kaip ir turi būti), todėl geriau rašyti žinutes arba skambinti dispečeriui. Mes visada žinome, kur yra mūsų mašinos dėl GPS stebėjimo sistemos.

Problemos ir nusklandumai

Kas daryti, jei pirkėjas Vokietijoje atsisako priimti krovinių?

Tai blogiausias scenarijus (blogiausias). Jei tai notinis pirkimas, gali tekti grįžti atgal arba vežti į sandėlį Vokietijoje, kas kainuoja. Jei tai jūsų biuro perkėlimas ir tiesiog nėra kam atiduoti raktų, turėsite rasti laikiną vietą. Mums už tai mokėsite tiek pat, už kiek mokėjote už vežimą į ten, plius grįžimo laiką (tai dvigubai brangiau). Todėl viską patikrinkite iš anksto.

Ar buvo, kad dingo daiktų?

Per 20 metų buvo vienas ar du kartai, kai dingdavo po mažą dalyką (pvz., neįdomi pelė). Didelių dingimų nebuvo, nes mes užrakiname transportą stovėdami. Tačiau jei patys paliksite atidarytas duris pietų metu prie kavinių, nėra ką kaltinti vairuotojo. Atsakomybės dalijamasi – mes saugome kelyje, jūs saugote įrengimo vietoje.

O jei pasienyje sustoja ir ilgiau tikrina?

Tai gali nutikti. Jei muitinė turi abejonių dėl kilmės arba tikrina kontrabandą, gali praeiti kelios valandos. Negalime nieko padaryti, tik laukti. Kartais biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu gali užtrukti ilgiau dėl vieno keisto pašto dėžutės viduje (kurioje buvo kažkas, ko neįrašėte). Rizikuojame visi.

Ar galima vežti nelegalius daiktus?

Žinoma, ne. Jei bandysite įkišti kažką, kas draudžiama (ginklai, narkotikai ir t.t.), mes tuometuojam apie tai policijai, o krovinys bus konfiskuotas. Mums nereikia tokių problemų dėl keleto eurų. Mes reguliari įmonė, mums svarbu reputacija.

Kas daro, jei klientas nėra patenkintas iškrovimu?

Dėl to vyksta diskusijos. Jei vairuotojas atsisako iškrauti (pvz., dėl pavojingos vietos), mes bandoms įtikinti klientą surasti safer variantą. Jei klientas sako, kad „buvo sudaužyta“, prašome nuotraukų ir įrodymų beveik iš karto. Vengiame konfliktų, bet jei kaltumas mūsų, atsilyginame draudimu.

Kaip elgtis su lošimais rūsyje (jei toks yra biure)?

Rūsys arba požeminė aula yra blogiausia vietos. Jei ten nėra lifto, vairuotojas gali atsisakyti nešti daiktus žemyn laiptais (dėl sveikatos ir saugumo taisyklių). Tada reikia samdyti nešikus vietoje. Susitarkite apie tai iš anksto, kad nebūtų situacijos, kai krovinys stovi gatvėje, o nešėjų nėra.

Ar dažnai tenka keisti planus kelionės metu?

Dėl eismo ar oro sąlygų – taip. Dėl kliento pageidavimų – retai, bet įmanoma. Mes stengiamės būti lankstūs, bet jei pakeičiate maršrutą paskutinę minute, gali kilti papildomų išlaidų. Geriau viską numatyti pradžioje.

Išvada

Apibendrinant, biuro pervežimo į Vokietiją mikroautobusu yra puikus sprendimas smulkiems ir vidutiniams verslams, kurie reikalauja greičio ir lankstumo. Nors ir yra savų niuansų, susijusių su dokumentais arba kelių nuomonių skirtumais, bet patirtis rodo, kad visada susitariame, jei abiejų pusių lūkesčiai realūs. Svarbiausia – nebijoti klausti ir neprirengti paskutinę minutę, tada viskas vyks sklandžiai (arba bent jau arti to). O mes, kaip profesionalai, pasirūpinsime, kad jūsų biuras atvyktų į vietą saugiai ir laiku.