Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga: vadovas tiems, kurie nori išlikti sveiki

Po dvidešimt penkerių metų šioje srityje jau mažai kas gali mane nustebinti, tačiau biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga visada yra kaip loterija. Vieną kartą viskas vyksta lytg pievose, o kitą – vokiškas biudžetininkas bando suprasti, kodėl monitorius turi būti pakuojamas į burbuliukus. Sakyčiau, tai ne tiesiog krovinių vežimas, o nervų testas. Čia ne visada tiek paprasta kaip atrodo, ypač kai kalba eina apie brangų IT ir dokumentus. Noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių „gražių“ tekstų, tiesiog taip, kaip yra iš tiesų.

Kaip pradėti ir kiek tai laiko užtrunka

Kiek laiko užtrunka biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga?

Viskas priklauso nuo to, kiek tos įrangos iš tikrųjų yra. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, tai užtruks dieną-dvi, įskaitant paruošimą. Bet jei turite pilną serverinę su specialiu apšvietimu ir penkiolika darbuotojų kabinetus, tai gali užeiti ir savaitę. Vokietijoje reikia laiko išvalyti patalpas, padaryti inventorių, o Lietuvoje – viską supakuoti atgal. Nereikėtų tikėtis, kad viskas įvyks per tris valandas.

Ar reikia specialiai ruošti techniką?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog išjungti serverio ir įmesti į dėžę. Jis turi būti išjungtas teisingai, laidai surinkti, o diskai – jei įmanoma – pašalinti arba užfiksuoti. Kartais klientai mano, kad mes, vairuotojai, esame IT specialistai, bet mes ne. Jei jūsų IT žmogus nepasiruošs technikos išjungimui, gali būti nemalonumų. Vieną kartą teko laukti pusę dienos, kol klientas ieškojo serverio slaptažodžių.

Kaip sužinoti, kiek mašinos reikia?

Atėjęs specialistas arba gerai nuotraukas išsiuntęs klientas gali tai pasakyti. Bet dažnai nuotraukos meluoja – ten atrodo, kad telpa į vieną „vilką“, o realiai užtenka dviejų. Geriau permesti ir padaryti mažesnį biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga tūrį, nei vėliau važiuoti antrą kartą. Papildomai kelionė kainuoja brangiau nei kelios papildomos valandos darbo. Taip pat svarbu svoris – serveriai sunkūs.

Ar galima vežti seifus ir ginklų spintas?

Galima, bet tai papildomas galvos skausmas. Seifai dažnai yra pritvirtinti prie sienos, juos reikia atskalbti. O jei tai ginklų spinta, reikia specialių leidimų ir draudimo. Negaliu tiesiog taip pasiimti ir vežti, nors jei tai paprasta metalinė spinta be jokiems režimui priklausančių dalykų, tai problema mažesnė. Geriau iškarto pasakykite apie tai.

Kas daryti su dėžėmis? Kas jas duoda?

Mes paprastai pridedame dėžes į kainą, jei tai įtraukta į sutartį. Bet yra klientų, kurie nori sutaupyti ir renka pačios prekybos centruose. Tai gana pavojinga, nes tokios dėžės gali neptverti monitoriaus svorio. Profesionalus biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga reikalauja standartinių, tvirtų dėžių, o ne taip, kad „kažkaip nueitų“. Pasidėkite nervus, geriau pasilikite prie mūsų pasiūlymo.

Kainodara ir biudžeto planavimas

Nuo ko priklauso kaina?

Svarbiausia yra atstumas, kiek krovinių ir kiek darbininkų reikia abiejuose galuose. Jei Vokietijoje reikia išnešti 3 aukštų be lifto, tai kainos šoks. Taip pat įeina kuras, mokesčiai už kelius ir darbo užmokestis. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga kainuoja brangiau nei paprastas baldų pervežimas, nes čia daugiau atsakomybės ir reikia daugiau dėmesio. Nenurokite kainos per mažai, gali apgailestauti.

Ar kainuoja brangiau nei įprastas kelių dalių pervežimas?

Taip, brangiau. Čia ne tik vežame, bet ir darome „pilką“ darbą – išrenkame, įrenkame, jungiame laidus. Paprastas krovinių pervežimas yra tiesiog fizinis darbas, o čia dar ir logistika. Be to, draudimas tokio tipo pervežimams brangnesnis, nes tikimybė kažką sudaužyti yra didesnė nei su gulsčiaisonais su paletėmis. O tu paletės tiesiog užkeliame.

Ar galima gauti nuolaidą?

Galima, jei pervežate didelį kiekį arba sutartate ne sezono metu. Žiemos mėnesiai, sausis-vasaris, yra ramesni, o gegužė-birželis – siaubas. Tada kainos šokiruojančios. Jei galite laukti, laukite. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga gali tapti 10-15 proc. pigesnis, jei lankstumėte datos. Bet neprašykite nuolaidos dėl to, kad „jums labai reikia“, tai neveikia.

Kokie paslėpti mokesčiai gali iškilti?

Dažniausiai tai laukimas. Jei vairuotojas laukia Vokietijoje 4 valandas, kol jums susitvarko su dokumentais ar raktuais, tai bus papildomai mokama. Taip pat gali kilti kaina, jei reikia naudoti kelias mašinas vietoje vienos didelės, kadangi miesto centre negalima privažiuoti dideliu „sąsiauriu“. Niekas nesako apie tai iš anksto, tačiau tai realybė.

Ar reikia mokėti už draudimą?

Privalomai. Be draudimo net neturėčiau leidimo vežti tokius daiktus. Standartinis draudimas dažnai nedengia visų IT įrenginių, todėl reikia pasirūpinti, kad būtų apdrausta konkreti technika. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga be draudimo yra savanaudiška ir pavojinga. Vienas staigus stabdymas ir jūsų serveriai galiausiai taps metalo laužu.

Dokumentai ir muitinės subtilybės

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Svarbiausias – krovininės prekybos sutartis (CMR) ir inventoriaus sąrašas. Inventoriaus sąrašas turi būti tikslus, be „vienas krepšys su daiktų“ užrašų. Vokietijoje muitinė gali sustabdyti ir patikrinti, ar tai ne vogta technika. Gerai, kai turite PVM deklaracijas, kad įrodytumėte prekės kilmę. Be šių popierių gali tekti stovėti pasienyje valandą ar dvi.

Ar reikia deklaruoti muitinėje?

Jei įmonė veikia legaliai ir turi PVM mokėtojo kodus, tuomet tai yra vidaus prekyba ES ir deklaravimas nereikalingas TIR knygelei ar pan. (nors kartais reikia Exports ar Intrastat deklaracijų, bet tai jūsų buhalterijos reikalas). Bet jei pervežate asmeninę nuosavybę, tada gali tekti mokėti PVM ar net mokesčius, jei vertė didelė. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga dažniausiai vyksta be sąstingio pasienyje, jei viskas tvarkinga.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai?

Tai blogiausias scenarijus. Prarastas CMR drąsiai gali baigtis teismu. Todėl visada darykite kopijas ir darykite nuotraukas. Jei dingsta inventoriaus sąrašas, teks rašyti naująą vietoj, o tai laiko. Viską saugokite vienoje vietoje. Aš mačiau situaciją, kai vadybininkas pametė raktus nuo sandėlio kartu su dokumentų aplankalu – tai buvo tragiška komedija.

Ar t1 dokumentas būtinas?

Tik jei prekės keliauja per trečiąją šalį arba yra specialios prekybos režimai. Paprastam biuro pervežimui tarp Lietuvos ir Vokietijos T1 nereikalingas. Nereikia gąsdinti klientų, bet jei jūsų buhalteris sako, kad reikia, klausykite jo. Aš neadvokatas. Bet 99 proc. atvejų mums pakanka CMR ir sąskaitos faktūros.

Kaip nurodyti prekių vertę sąraše?

Nurodykite realią vertę, ne mažesnę. Jei nurodysite 10 eurų už serverį, o jis kainuos 5000, muitinė nesijuoks. Ji ims rinktą rinkos vertę. Tada galite gauti baudą už neteisingą deklaravimą. Geriau būti sąžiningas, o jei bijote mokesčių, pasitarkite su accountant’u prieš vežant.

Techninė įranga ir IT saugumas

Ar saugu vežti serverius?

Saugu, jei juos užfiksuojame. Naudojame specialias užraktas, kad serveriai neišlįktų iš spintos. Taip pat reikia nuplėšti visus diskus, jei tai įmanoma, arba bent jau uždaryti spintą ant kabelio. Vienas klientas taip nepadarė, ir spinta atsidarė važiuojant autobanu... Nemanau, kad turiu papasakoti, kas nutiko su tais diskais. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga reikalauja šio dėmesio.

Kaip pakuojuote monitorius?

Kiekvienas monitorius į dėžę su putomis. Ne į vieną didelę dėžę penkių monitorių krūva. Tai yra dažna klaida – žmonės nori sutaupyti dėžių, bet tada stiklai susidaužo vieni kitiems. Aš asmeniškai visada primygtinai reikalauju individualios pakuotės. Jei neturite originalių dėžių, mes turime savų, kurios pritaikytos 27 colių monitoriams ir t.t.

Ar reikia išjungti visus įrenginius?

Neabejotinai. Ne tik išjungti, bet ir ištraukti laidas iš lizdo. Jei paliksite įjungtą spausdintuvą, jis gali užsidegti kelyje arba tiesiog sugesti dėl temperatūros pokyčių. O jei ten yra toneriai, tai bus didelė katastrofa. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga nėra vieta eksperimentams su elektronika.

Kas daryti su kabeliais?

Juos reikia surišti ir pažymėti. Niekas nenori po valandos spėlioti, kuris laidas nuo kompiuterio eina į routerį. Naudokite spalvotas etiketes arba tiesiog užrašykite ant lipduko „Stalas Nr. 5“. Taip sutaupysite savo IT specialistui (ar mums) daug laiko.

Ar galite sujungti viską atgal?

Galime, bet tai papildoma paslauga. Mes ne esame IT kompanija, bet per tiek metų išmokome prijungti kompiuterius, telefonus ir spausdintuvus. Sudėtingesnius serverių ar duomenų centrų jungimus geriau palikti profesionalams. Mes sujungiame „fizinį“ lygmenį, o programinį – jūsų žmonės.

Bėdos, problemos ir kaip jų išvengti

Kas daroma, jei Vokietijoje neužsilenka liftas?

Tai klausimas, kurį užduodu dažniausiai. Jei liftas neveikia, mes vežame rankomis. Tai brangiau ir ilgiau. Jei 5-ame aukšte be lifto ir nėra pakylėjimo platformos, tai gali būti problema. Vokietijos namai dažnai siauri, technika nepriėja. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga tada tampa „Fitneso“ programa. Geriau iš anksto pasitikrinti areštinę.

Ar buvo, kad kažką sudaužėte?

Žinoma, esame žmonės. Per 20 metų buvo visko. Bet mes drąsiai atsilyginame. Jei sutrūkko kojelė nuo stalo, mes nusipirkome naują. Jei sudaužėme stiklą, sumokėjame. Svarbiausia yra tai užfiksuoti CMR dokumente pristatymo metu. Jei pasirašote, kad viskas gerai, o paskui po savaitės skambinate, kad nebeveikia printeris, mes nebegalime padėti.

Ką daryti su atliekomis?

Dėžės, popierius, plėvelės – mes galime pasiimti tai visą atgal į Lietuvą išmesti arba surūšiuoti Vokietijoje. Tačiau Vokietijoje atliekų tvarkymas labai griežtas. Negalima tiesiog mesti dėžių prie konteinerio, jei neturite leidimo. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga įtraukia ir šį „švarų“ galą. Už papildomą mokestį mes viską išsivežame.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, bet kalbėti sudėtingais dalykais apie techniką gali būti sunku. Todėl geriausiai, kai vienoje pusėje yra jūsų atstovas, kuris susitvarko su vokiečiais. Nereikėtų tikėtis, kad mūsų vairuotojas debatuos su vokišku namų administratoriumi dėl parkavimo leidimo.

Kas jei pavėluojate su išsikraustymu?

Vokietijoje laikas yra pinigai. Jei numatėte išsikraustymą nuo 9:00 iki 12:00, o jums reikia iki 14:00, tai gali kainuoti. Kartais vokiški sandėlininkai tiesiog užrakina duris ir išeina namo. Tada mes privalome rasti laikiną vietą arba vežti į Lietuvą ir grįžti kitą dieną. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga nėra tas procesas, kurį galima tempti be pabaigos.

Ar priimate grynus pinigus?

Galime, bet nerekomenduoju. Sąskaitos faktūros ir banko pavedimai yra saugesni ir aiškesni. Didelių sumų grynais nešioti pavojinga. Be to, jei kils klausimų apie mokėjimą, banko išrašas yra geriausias įrodymas. Verslas turi būti skaidrus.

Ar galima pasitikėti bet kuria firma?

Absoliučiai ne. Rinkoje yra daug „pijokų“, kurie pasako, kad veža 20 metų, o iš tikrųjų tik nusipirko vieną seną „Scania“ ir važiuoja. Pasitikrinkite reitingus, paklauskite draugų. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga – per didelė rizika, kad ją patikėtumėt keistam žmogui.

Kas dėl augalų biure?

Juos galima vežti, bet jie turi būti apdoroti nuo kenkėjų ir turi turėti fitosanitarinius pažymėjimus. Vokietijos muitinė labai griežtai tikrina augalus. Jei turiate didelį figmedį, girdėjau, kad jam reikia specialaus leidimo. Geriau juos palikti arba duoti darbuotojams dovanai, nei gydyti nervus dėl vieno krūmo.

Ar vežate chemikalę (valymo priemones)?

Taip, bet turi būti paskelbta. Negalima vežti degiųjų medžiagų be specialios leidimų. Paprastos valymo priemonės, jei uždarytos, tinka. Bet jei turite statybinių dažų ar tirpiklių, tai jau pavojingas kroviniys. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga neapima sprogmenų.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais stalų stalčiuose?

Prašome juos išimti. Mes neatsakome už jūsų dantų šepetėlius ar vaikių nuotraukas. Vieną kartą radome paliktą piniginę su pinigais... Gerai, kad sąžiningi. Bet geriau netyčia neišmesti kažko svarbaus. Užrakinkite stalčius arba išimkite viską asmeninio.

Ar galima susiderėti dėl datos paskutinę minutę?

Kartais įmanoma, jei turime laisvą mašiną. Bet tai yra „loto“ bilietas. Gali būti, kad visos mašinos užimtos savaitę į priekį, ypač jei kalbame apie sezono metą. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga reikalauja planavimo. Skambinkite bent porą savaičių iš anksto.

Ką daryti, jei technika sugedo kelyje?

Ji būna apdrausta. Reikia iš karto pranešti mums ir parengti nuotraukas bei aktą. Mes perduodame draudikui. Jei dėl mūsų kaltės (staigus stabdymas), mokėsme mes. Jei dėl blogo kelio ar techniks gedimo, tai draudikas pagal sąlygas. Svarbu neigyti pažeistos technikos.

Ar padėsite suplanuoti išdėstymą naujame biure?

Galime patarti, kur pastatyti spintas, kad nebūtų trukdoma elektros instaliacijai, bet pilnas interjero dizainas ne mūsų srityje. Mes žinome, kur patogiau krauti, kad vėliau nebereikėtų viską perstumti. Biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga baigiasi ne tada, kai iškrauname, o tada, kai galite dirbti.

Trumpai tariant, biuro pervežimas iš Vokietijos su visa įranga nėra paprastas dalykas, kai gali tik pasakyti „vežk“. Čia reikia galvoti apie dokumentus, technikos saugumą ir vokišką preciziškumą. Jei viską suplanuosite ir nepasikliausiate „žodžiu“, viskas nueis sklandžiai. O jei bandysite sutaupyti ant dėžių ar vairuotojų, gali tekti brangiai apmokėti už savo klaidas. Geriau pasitikėti patyrusiais žmonėmis ir miegoti ramiai.