Biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika: kas tikrai laukia Jūsų kompanijos?

Žinote, daugelis mano klientų galvoja, kad perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą – tai tik paleisti krovinią ir važiuoti. Bet realybėje, kai kalbame apie biuro pervežimą iš Vokietijos su detalizuota logistika, viskas atrodo kur kas sudėtingiau. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir matau visas tas aulas, kurios kyla planuojant tokias operacijas. Vokiečiai yra tikslūs, mūsų zonais kiek laisvesni, tad susidurti reikia su skirtingais pasauliais. Čia ne tik apie dėžių nešiojimą, tai apie tikslią sinchronizaciją, dokumentus, kurie turi būti be klaidų, ir techninę įrangą, kurią reikia gabenti kaip kiaušinį. Tad nusiraminkite, paimkite kavos, ir pakalbėkime, kaip tai iš tikrųjų vyksta be jokio "marketinio šlamšto".

Pradžios painiavos ir pasiruošimas (kaip viskas prasideda)

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti tokį biuro pervežimą iš Vokietijos?

Turėtumėte pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš 2-3 mėnesius, nors idealiai – keturis. Biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika reikalauja laiko, nes vietos (pvz., Frankfurte ar Miunchene) yra brangios ir sunkiai užrezervuojamos. Negalite tiesiog atvažiuoti į "Vokietijos" aikštelę ir sakyti "važiuojame". Reikia gauti leidimus užimti vietą prie pat įėjimo, o tai gali užtrukti. Be to, dėl biuro technikos pervežimo reikia pasirūpinti specialia pakuote, kurią taip pat reikia užsakyti iš anksto, kadangi ne visi tiekėjai turi jos tiek sandėlyje.

Ar tikrai reikalingas detalus inventorius, ar galima "ką tik matom, tą krauname"?

Negalima tiesiog vežti kažką "akis". Jei norite, kad biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika nevirtų košmaru, turite turėti Excel lentelę su kiekvienu stalumi, kėde ir serveriu. Vieną kartą teko vežti įmonę, kurie "galvojo, kad viskas yra ten", o atvykus paaiškėjo, jog trūksta dešimties kompiuterių. Inventorius padeda ne tik dėl savininkystės (muitinės kontrolės), bet ir dėl to, kad žinome, kokią mašiną rezervuoti. Ką jums – 3,5 tonos ar 7,5 tonos sunkvežimį su liftu?

Kiek dėžių realiai reikės vidutiniam 50 žmonių biurui?

Tai sunku pasakyti "iš akių", bet paprastai tai nuo 150 iki 200 dėžių, be didelės technikos ir baldų. Žmonės dažnai užpildo dėžes asmeniniais daiktais – taurelėmis, augalais, nuotraukomis. Vienas klientas netgi bandė įkrauti akvariumą su žuvelėmis (nepavyko, aišku). Geriau paimti per daug dėžių, nei vargti paskutinę minutę. Ir prašom, naudokite tik kokybiškas, dengtas dėžes, o ne tas, kurios suyra vos užkėlus ant jų sunkesnį monitorų.

Ar verta samdyti vietinius vokiečius pakavimui, ar mūsų žmonės susitvarko?

Vokiškos rankos brangios, bet jie žino, kaip padaryti, kad niekas nepasužaloštų ir neišlįžtų iš rėmų. Jei turite brangios technikos, aš visada patariu pasamdyti profesionalų komandą iš Vokietijos pakavimui. Jie turi specialią putą, burbuliukus, visokias šlamštas. Mūsų vaikinai taip pat gali, bet jei reikia itin preciziško biuro pervežimo iš Vokietijos su detalizuota logistika, geriau nebesigdyti. O jei tai tik paprasti popieriai, tai savo patys susitvarkysite pigiau.

Ar jūs atvykstate į vietą apžiūrai prieš pat pervežimą?

Būtina. Be apžiūros mes skraidome kaip aklas. Turime pamatyti, ar įlipimo vieta yra tinkama, ar reikia konsolei (tokia ilga ranka, kelia pakeliama), ar galima statyti mašiną ant šalutės. Vieną kartą Berlyne užkliuvom ant to, kad gatvė buvo per siaura, o teko statyti mašiną 300 metrų toliau ir nešti viską per rankas. Apžiūra išvengia tokių situacijų, kai vairuotojas pradeda keiktis vokiškai (o jie moka tai daryti įspūdingai).

Vokietijos specifika, dokumentai ir "teisiniai" dalykai

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti išvykstant iš Vokietijos?

Būtinai reikia sandėliavimo pažymą (Lagerbestätigung), jei daiktai buvo sandėlyje, arba komercinę dokumentaciją, jei vežiate iš biuro. Be to, turi būti krovinio manifestas ir CMR draudimas. Jei biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika apima ir asmeninius daiktus darbuotojų, gali reikti deklaracijų, kad neviršytumėte mokesčių nemokamos ribos. Vokiškas biurokratas be popieriaus nejudins nė piršto, tad viskas turi būti "in Ordnung".

Ar reikia mokėti PVM ar kitus mokesčius pervežiant biurą tarp ES šalių?

Jeigu esate registruota PVM mokėtoja Lietuvoje ir Vokietijoje, ir tai yra įmonės turto perkėlimas (ne prekyba), tai dažniausiai taikoma 0% PVM tarifas su intra-Community pirkimo-pardavimo sąskaita. Bet čia yra "bet". Visada reikia pasitarti su buhalteriu, nes jei ten bus viena asmeninė sofa, kurią direktorius nusprendė pasivežti, tai gali kilti nemalonumų. Aš ne teisininkas, bet per tiek metų mačiau, kad mokesčių inspekcija nebūna linksma, kai trūksta vieno lipduko ant dokumento.

Kas daryti, jei Vokietijos pusėje trūksta kokių nors išėjimo dokumentų?

Tai būna tikras galvos skausmas. Kartais padėti galo pasirašyti atsakomybės deklaraciją, kad esate Jums pažadėjęs atvežti ir visus rizikuojate patys. Bet biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika neturi būti lošimas. Geriau pasirūpinkite dokumentais prieš mėnesį. Jei trūksta "Abgangsbestätigung", tai gali būti problema ties sienos, jei bus tikrinimas. Geriau nedarykite to, ką darė vienas mano klientas – jis bandė "prasibrauti" su raštelio ant servetės (nepadėjo).

Ar yra kokių nors apribojimų dėl pavojingų medžiagų biure?

Žinoma, negalima vežti aerozolių, degių skysčių ar chemijos be specialios leidimų. Dažnai biuruose būna valymo priemonių sandėliukas – jas reikia išsiųsti atskirai arba parduoti. Negalima užmiršti, kad vairuotojas gali būti nubaustas, jei rastų keletą degtukų ar benzino kanistro. Tai ne tik dėl saugumo, bet ir dėl teisės. Vokietija čia labai griežta, net griežtesnė nei mes.

Kaip tvarkomasi su duomenų apsauga (GDPR) pervežiant serverius?

Tai dabar yra itin svarbu. Negalite tiesiog įmesti serverių į mašiną ir važiuoti, jei ten yra klientų duomenys. Reikia užtikrinti, kad keliaujantys diskai yra užšifruoti arba fiziškai apsaugoti. Aš asmeniškai visada patariu klientams daryti atsarginę kopiją prieš išsiuntimą (nors tai ne mano darbas). Biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika turi apimti ir tai, kad duomenys nepatektų į blogas rankas perkeliant juos iš A į B punktą.

Kainos, pinigai ir nepageidaujami siurprizai

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas iš Vokietijos į Lietuvą?

Sakykim, jei kalbame apie pilną sunkvežimį su 20 tonų kroviniu iš, tarkime, Hamburgo į Vilnių, tai tai gali kainuoti nuo 2 iki 3 tūkstančių eurų, priklausomai nuo distancijos ir papildomų paslaugų. Jei ten reikia kelti kranu ar naudoti konsole, kaina šoktels. Tiksliai pasakyti be duomenų neįmanoma – aš ne sakau tu kainų iš galvos, kai nemačiau, ką reikia vežti. Bet būkite pasiruošę, kad pigiau nei 1000 eurų už biurą nebus, jei norite, kad viskas atvyktų sveika.

Ar kainuoja papildomai vairuotojo darbo valandas (pvz., laukimas)?

Žinoma, vairuotojų darbo laikas yra griežtai reglamentuotas (tachografas). Jei jis turi laukti, kol Jums surinksite raktus ar išmontuosite lentynas, tai laukimas gali būti mokamas. Paprastai pirmą valandą ar dvi galima nepamiršti, bet jei tai trunka pusę dienos, tai reikės susimokėti. Geriausia viską iš anksto suplanuoti taip, kad vairuotojas atvyktų tik tada, kai viskas jau paruošta pakrovimui.

Kokie yra dažniausi papildomi mokesčiai, kurių klientai nesitikia?

Dažniausiai žmonės stebisi dėl "Užkelties" mokesčio, jei reikia naudoti hidraulinę kėdę, o ne liftą. Taip pat, jei reikia statyti mašiną miesto centre, ten gali būti mokesčiai už užstatą (Baulast). Ir dar vienas dalykas – iškrovimas Lietuvoje, jei nėra lifto ir reikia nešti rankomis 4 aukštus. Tada valandininkai kainuoja. Visada klauskite apie šias "smulkmenas" prieš pasirašydami sutartį.

Ar galima apmokėti pervežimą atvykus į Lietuvą?

Daugelis mūsų dirba su 50% avansu ir likučiu atvykus. Bet yra firmų, kurios reikalauja 100% išankstinio mokėjimo, ypač jei tai naujas klientas. Aš asmeniškai stengiuosi būti lankstus, patikėti žodžiu, bet per šiuos 20 metų buvau apgautas ne kartą, tad dabar esu atidesnis. Jei biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika kainuoja brangiai, reikia gero užstato arba banko garantijos.

Ar į kainą įeina draudimas, jei kažkas sulūžta?

Bazinė draudimo suma (paprastai iki 10 EUR už kg) įeina, bet ji dažnai nepakanka kompiuteriams ar serveriams. Tegul jie sveria 5 kg, bet kainuoja 2000 eurų. Jei sulūžta, gausite tik 50 eurų atlyginimo. Būtinai pasirūpinkite papildomu "Viso rizikos" draudimu (All Risk), kuris padengs realią vertę. Tai kelia eurus brangiau, bet miegas bus ramus.

Transporto priemonės ir techninės problemos

Kokį sunkvežimį parinkti – su atidaru ar uždaru kėbulu?

Visada rekomenduoju uždarą (tentinį). Vokietijoje oras gali būti neprognozuojamas, o lietus ir drgmė biuro technikai nepadarys gerą. Be to, uždaras kėbulas saugumo sumetimais – kas peržiūrės, kas ten guli? Tik tentas. Biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika turi būti saugus, o ne kažkokia atvira platforma, kur keliaujančios automobilios lenkti žiūri.

Ar mašina turi liftą? Ir ką daryti, jei netelpa?

Dauguma mūsų mašinų turi hidraulinę kėdę liftą (taip vadinamą "aukštakelį"), kuri pakelia dėžes iki 1 metro aukščio. Jei reikia kelti aukščiau ar į vidų, naudojame volelius. Bet jei įėjimas yra antrame aukšte be lifto, tai jau mums problema. Tada reikia užsisakyti kraną arba nešti rankomis. Vieną kartą teko nešti serverius per laiptus 5 aukštus, nes kranas negalėjo priartėti dėl medžių. Nėra nepasprendžiamų situacijų, bet jos kainuoja.

Kaip tvarkomasi su didžiaisiais serveriais ar židiniais?

Tai yra "tunebai" (tuneable). Reikia specialių keltuvų, o ne paprastų rankenų. Prieš tai darome brėžinius, matuojame angas duryse. Kartais netgi reikia išimti langą (nors aš to labai nemėgstu daryti, vėliau būna pykčio). Serveriai turi būti užfiksuoti ant paletės, kad jie neišslinktų. Čia ne vienas vairuotojas sugeba pasitvarkyti, reikalinga komanda.

Ar mašina gali važiuoti į žaliąją zoną (Umweltzone) Vokietijoje?

Dabar dauguma mūsų mašinų yra Euro 6 standarto, tad galį važiuoti į visas "žaliają zonas" miestuose. Bet jei pasamdytumėte senesnį "būrą" (kažką pigesnio iš Rytų), gausite baudą. Vokiškai policijai mėgsta stovėti prie tokių zonų ir štampuoti kvitus. Patikrinkite su mumis mašinos klasę – mes turime visus sertifikatus.

Kas daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai retai nutinka, nes techninė priežiūra mums šventa, bet jei nutinka – skambinam pagalbai. Turime draudimą "Techninė pagalba kelyje". Jie atvyksta, pataiso arba tempia. Jums svarbu tai, kad krovinius galime perkrauti į kitą mašiną, jei ši nebegali važiuoti. Biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika turi numatyti ir tokias avarines situacijas, kad jūsų verslas neustotų.

Baldai, įranga ir smulkmenos

Ar reikia išmontuoti visas baldus ar galima vežti surinktus?

Didelius spinteles, stalus ir viršutines lentynas būtina išmontuoti. Ne tik todėl, kad jos netilps į duris, bet ir dėl to, kad surinktos jos gali lūžti nuo vibracijos. Mažus stalikelius galima palikti, jei nenukrypsta kojelės. Bet geriau padaryti taip, kaip sakome – išmontuoti, sudėti į apsaugas. Vieną kartą klientas neigaliai išmontavo Didžiąją lentyną, ji suirusi atvyko... teko taisinę, o tai laiko švaistymas.

Kaip apsaugoti paviršius, kad nesitrintų?

Naudojame storą kartoną, putplasčio juostas ir specialias apsaugas (dangas). Vokiški baldai dažnai būna iš laminato, kuris lengvai įsirėžia. Netgi tą dėžę, kurioje guli knygos, reikia apvynioti, kad ji nebraižytų gretimos kėdės. Mes nežaidžiame "tetrio", mes kruopščiai užkrauname kiekvieną detalę.

Kas daryti su turgininkų (pilnas kėdžių) pervežimu?

Kėdės yra blogiausia dalykas – jos užima daug vietos, bet sverbi mažai. Reikia jas užkrauti viena ant kitos (statyti bokštą) ir užrišti. Yra specialios kėdžių vežimo dėžės, kurios talpina po 10-20 vnt. Jei jų daug, geriau pasiimti tokią dėžę, kitaip jas vešite ore, o mokate už tonas. (Čia aš šiek tiek pajuokiau, bet tiesa ta, kad vietos užima daug).

Ar pervežiate augalus?

Pervežame, bet ne atsakomybės. Žoliniai augalai gali išdžiūti arba užšalti, jei žiema. Sunkių augalų (pvz., didelių palmių) negalima statyti gale, nes gali nukristi. Geriau juos pasiduoti pačioms, o mums vežti tik techniką. Vieną kartą vežiau didelį fikusą, kuris nukrito ant vairuotojo (jis buvo įstrigęs tarp krovinių)... laimingai, nieko nepadarė, bet pavojaus jausimas buvo.

Ar padedate surinkti baldus naujame biure Lietuvoje?

Taip, mūsų komanda atvykta su įrankiais. Mes ne tik iškrauname, bet ir surenkame stalus, spinteles, montuojame lentynas. Tai įeina į paslaugą, jei tai numatyta sutartyje. Nereikia šaukti vietinio meistro, mes tai padarysime greičiau, nes žinome, kur kas buvo. Vienintelė problema, jei gatės nėra schemos, bet mes kažkaip išsimesime.

Bėdos nenumatytose situacijose ir komunikacija

Kas atsitinka, jei paskubėjus sulaužome brangų daiktą?

Pirmiausia, nedarykite panikos. Mes turime draudimą, ir pranešame apie žalą draudimo kompanijai. Tada Jums reikia pateikti dokumentus, kiek tas daiktas kainavo arba kiek kainuoja taisyti. Mes nebijome atsakomybės, tai mūsų duona. Tik prašau, nefotografuokite tų sulūžusių dalykų ir neklauskite "kas dabar bus" kas pusę valandos – procesas trunka.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar bent angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai (gi mes lietuviai), bet jei samdome vietinę pagalbą Vokietijoje, jie gali kalbėti tik vokiškai arba "rusiškai-angliškai" mišiniu. Bet su vadovu visada galite susisiekti telefonu lietuviškai. Komunikacija čia raktas – negalime būti toli vienas nuo kito be ryšio.

Ką daryti, jei pamiršote raktus nuo seno biuro Vokietijoje?

Tai vyksta. Vieną kartą teko laukti 4 valandas, kol direktorius važiavo iš kito miesto su raktais. Vairuotojui tas laikas nebus nemokamas. Geriau pasidalykite raktus su atsakingu asmeniu, kuris bus vietoje prieš mus atvykstant. Naktinis reisas be raktų? Tai blogiausias scenarijus, tiesiog prarandame laiką ir pinigus.

Ar galima sulaikyti mokėjimą, jei paslate terminus?

Jei mes kalti dėl vėlavimo (pvz., sugedo mašina), Jums turėtų priklausyti kažkokių nuolaidų, bet visa tai turi būti užrašyta sutartyje. Jei vėluojate Jūs (pavyzdžiui, nebaigėte pakavoti), tai mums pinigų nebus. Mes stengiamės būti tikslūs, bet biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika – tai gyvas organizmas, kartais įvykstų dalykų neįmanoma numatyti.

Ar jums atsitiko, kad kažkas dingo kelyje?

Per 20 metų... nusvembant tiesiai, dingo keletas peilių ir viena pelė (kompiuterinė). Gali būti, kad ji nukrito po sėdynę arba pateko tarp paletės. Didelių daiktų dingsta retai, nes viskas užrašoma ir uždaroma. Bet smulkmenos, kaip kramtukai ar raštinės reikmenys, gali "pasišiaušti". Patariu brangius smulkius daiktus nešti su savimi kabinete.

Galutinis įrengimas ir išvados

Ar padedate išmesti biulo atliekas (senias dėžes, plėves)?

Taip, galime pasiimti atliekas atgal į Vokietiją arba išnešti į Lietuvos šiukšliadėžę, jei sutarta. Bet mums tai nėra pagrindinis darbas, todėl gali būti papildomas mokestis už šiukšlių vežimą. Geriau susitvarkykite tai vietoje, išskyrus mūsų pakavimo medžiagas – jas mes surenkame ir paimame su savimi (jei tai ekologiškos dėžės).

Kaip organizuojate darbą naujoje vietoje, kad neklauptume vieni kitus?

Sutarkime laiką, kai atvykstame, ir užrezervuokite vietą liftuose. Jei ten dirba kiti žmonės, gali būti konfliktų. Mes atvežame viską į numatytas patalpas ir dedame ant grindų (arba surinkome, jei sutarta). Jums lieka tik prijungti kompiuterius ir pradėti dirbti. Geriausia, jei naujame biure yra atsakingas žmogus su planu, kur kur stovėti.

Ar galite pervežti biurą penktadienį, kad savaitgalį susitvarkytume?

Galime, bet tai kainuoja brangiau, nes mums reikia dirbti naktį arba savaitgalį. Vokietijoje darbo taisyklės dar griežtesnės, todėl ten vairuotojų darbas po 16:00 arba šeštadieniais yra "auksinis". Jei Jums svarbiau niekam netrukdyti darbo dieną – mokėkite už prabangą. Dažniausiai klientai renkasi ketvirtadienio-perktadienio variantą.

Kas daryti, jei naujame biure nėra įrengto interneto, o reikia dirbti iš karto?

Tai ne mūsų problemos (tiesiog sakau), bet galiu patarti pasiimti mobilųjį internetą arba "Mifi" routerį. Mes negalime Jums įrengti optikos, mes tik pervežame stalus. Bet jei reikia, galime padėti įnešti serverius į laikiną patalpą, kur yra ryšys. Planuokite techninę pusę iš anksto, ne vėlai vakare.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams ar krovėjams?

Lietuvoje tai nėra privaloma, bet jei dirbota sunkiai, greitai, be trikčių, ir vairuotojas padėjo kažką papildomo (pavyzdžiui, pastatė spintelę ne į planuotą vietą, o kur Jūs norėjote), tai butelis vandens arba maža dovanėlė visada sukuria gerą nuotaiką. Vokiečiai tai nelaiko normos, bet mūsų žmonės tai vertina.

Ką daryti, jei randama trūkstama dėžė atvykus?

Skambinkite mums iš karto. Mes tikrinsime likučius mašinoje. Jei ji liko Vokietijoje, organizuosime greitą siuntą atgal. Dažniausiai tai būna nukritusios už spintos dėžės. Mes kruopščiai tikriname erdves, bet žmogus yra žmogus. Biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika baigiasi tik tada, kai pasirašote perdavimo aktą, kad viskas yra vietoje.

Ar jums teko vežti kažką labai keisto, kas nėra biuras?

Na, teko vežti ir muzikos instrumentus, ir net muziejaus eksponatus. Biuro pervežimas yra tik viena dalis. Principas tas pats – kruopštumas, apsauga, dokumentai. Bet biurai yra patys "chaotiškiausi", nes ten tiek daug smulkių dalykų, kurie susimaišo. Tad jei turite ką nors ypatingo – pasikalbėkime, pamesime galvas.

Apibendrinant, biuro pervežimas iš Vokietijos su detalizuota logistika nėra paprasta užduotis, tai pilnas projektas, reikalaujantis patirties ir kantrybės. Aš matęs viską – nuo puikių, sklandžių pervežimų iki tų, kai reikėjo išsiversti be liftų ir su drėgnomis dėžėmis. Raktas į sėkmę yra ne tik pasirinkti pigiausią pasiūlymą, bet pasirinkti tą, kuris žino, ką daro. Tad jei ruošiatės kelionei, geriau skambinkit man anksčiau, o ne tada, kai jau stovite su dėže rankose be raktų. Sėkmės ir nelaukite paskutinės minutės!