Biuro pervežimas iš Vokietijos: efektyvumo paslaptys iš vidaus

Sveiki, ilgai nesvarstysiu. Perkelti biurą iš Vokietijos į Lietuvą (ar kur nors kitur) – tai nėra tikrai pasivaikščiojimas parke. Pačiuose pradžioje viskas atrodo paprasta: pakrauti, vežti, iškrauti. Bet realybėje, kai vokiškas biuras turi 50 stalų, serverius ir keletą tūkstančių dokumentų, prasideda cirkas. Aš jau dvidešimt metų varau šią sritį, ir galiu pasakyti – efektyvumas čia dažniausiai priklauso ne nuo greičio, o nuo to, kiek gerai suprategijavote dokumentus. Kadangi dažniausiai klausiate apie biuro pervežimą iš Vokietijos, štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Pasiruošimas ir biuro pervežimas iš Vokietijos

Kiek laiko reikia planuoti pervežimą?

Neįsivaizduojate, kaip greitai užpildomi kalendoriai. Jei planuojate biuro pervežimą iš Vokietijos, geriau pradėkite galvoti apie jį mažiausiai prieš mėnesį. Vokietijoje vairuotojai yra užsižiemę labai stipriai, o jei dar reikia specialios technikos... Aš turiu vieną klientą, kuris skambino praėjus penkioms dienoms ir nustįso, kai sužinojo, kad reikia laukti savaitės. Idealus laikas – 3-4 savaitės, tada mes spėjame suderinti vizitus.

Ar reikia sudaryti inventoriaus sąrašą?

Absoliučiai taip, ypač jei vežate brangią įrangą. Nėra nieko blogiau nei tada, kai atvykstate į Vilnių, o ten trūksta vieno monitoriaus. Vokiečiai dažnai būna labai kruopštūs, jie viską užrašo. Mums tai palengvina darbą, nes tada greičiau iškrauname (nors kartais užtrunka dėl to tik ilgiau... čia jau kaip). Sąrašas turi būti dvikalbis arba aiškiai pažymėta, kokia yra daikto būklė prieš pakrovimą.

Kas daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai yra nuobodužiausia dalis. Žmonės dažnai paliks savo augalus ar drabužius. Prieš biuro pervežimą iš Vokietijos, privalote nurodyti, kad asmeniniai daiktai turi būti išvežti iš patalpų arba sudėti į atskiras dėžes. Jei ten bus kojinių ar maisto produktų – mes juos neišvešime (nežinau, koks ten mūsų vadybininkas pasakys, bet aš draudžiučiau). Tai užkerta kelią baudoms dėl sanitarijos ar netikėtų siuntinių.

Ar verta samdyti vokiškus pakavimo paslaugas?

Brangu, bet saugu. Jei neturite laiko ar žmonių, geriau sumokėkite vietiniams. Jie žino, kaip supakuoti tą jūsų "kietą" serverinę. Be to, jei kas nors sudaužoma per jų pakavimą, jie atsakinga. Su mumis, jei jūs pats blogai įdėjote į dėžę, mes nebusim kalti. Žinoma, tai didina kainą, tačiau ramybei verta. Ir taip, jie naudoja daugiau putų nei mes būtume nusprendę.

Kuo skiriasi biuro ir buto pervežimas?

Biure viskas yra standartizuota, bet smulkių dalių yra dešimt kartų daugiau. Lentynos, kompiuteriai, kabeliai... Butą galima išvežti ir su dviem vairuotojais per dieną. O biurą, net mažą, reikia išardyti. Vakar kalbėjau su viena firma, kai sakiau, kad biuro pervežimas iš Vokietijos yra sudėtingesnis, jie nesutiko, bet paskui patys užstrigo prie lentynų demontavimo. Biure reikia logikos, ne tik jėgos.

Ar turiu pažymėti dėžes?

Būtina. Nerašykite "stalas", rašykite "pirmas stalas, trečias aukštas". Kiekviena komanda vertina, kai nereikia klausinėti, kur dėti dėžę. Geražodžiui, užtepkite lipdukais visom pusėm. Vėliau patys padėsite (arba mes padėsime), kad išvengtumėte chaoso. Vieną kartą teko vežti biurą be lipdukų – mes tiesiog visą dieną išnešiojom dėžes į koridorių, o vadovas buvo beveik šaukdamas.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentuos reikia tureti?

Pagrindinis dalykas yra CMR važtaraštis. Be jo nevažiuoji. Taip pat, jei pervežate techniką, reikės sąrašo su serijiniais numeriais, nes muitinė gali sustabdyti. Vokietijoje dažnai reikia "Abholschein" (išsiėmimo pažymėjimas), jei vežate iš nuomojamų patalpų. Be to, užsieniečių įmonėms dar g reikės PVM mokėtojo kodo patvirtinimo, kad mes galėtume išrašyti sąskaitą be PVM (taip, mums taip pat svarbu).

Ar reikia eiti į muitinę?

Jeigu tai yra jūsų nuosavybė ir ją perkeliote iš vieno biuro į kitą (t.y. ne parduodate), tai muitinės deklaravimas dažniausiai nereikalingas, tačiau reikia TIR karno arba Ex-1 dokumentų, kad parodytume, kad prekė keliauja. Bet jei technika sena, pasidariusi... gali būti problemų (kažkas buvo atvežęs senus serverius ir neteko jų, nes laikyta atliekomis). Geriau pasikonsultuoti su brokeriu prieš biuro pervežimą iš Vokietijos, kad nenukentėtumėte.

Kas daryti su biure esančiu alkoholiu?

Čia yra pavojinga zona. Vokiškuose biuruose dažnai būna "Stehborrel" (stovėjimo vakarėlis) likučių – alaus, vyno. Negalima tiesiog taip padėti į sunkvežimį. Tai yra akcizinė prekė. Reikia arba išgerti (juokauju), arba susitarti dėl specialaus pervežimo. Aš noriu pasakyti – geriau palikite vietiniams arba atiduokite darbuotojams, nes dokumentų dėl butelio vyno tai neverta.

Ar vokiečiai turi atsiskaityti PVM?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra PVM mokėtoja Vokietijoje. Jei ne, PVM skaičiuojamas pagal Lietuvos tarifus (21 proc.), jei vežate į LT. Jei pasirašome tarpusavio paslaugų sutartį ir abu PVM mokėtojai ES, PVM gali būti 0 (rev. būdas). Čia daug kalti buhalteriai, aš tiesiog vežiu. Bet svarbu, kad sąskaitoje būtų visi duomenys teisingai, kitaip vokiečiai jos nepriims.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Standartinė praktika yra 30-50 proc. avanso, ypač jei reikia nuomoti sankabas ar užtikrinti vietą laive. Nekantriu (o tiksliau, tie, kurie kasos apskaito) reikalauja užsakymo užtikrinimo. Yra buvę atvejų, kai klientas atšaukė biuro pervežimą iš Vokietijos paskutinę minutę, o mes jau buvom išvažiavę – tada pinigai lieka mums. Geriau susitarti iš karto, kad nereikėtų konfliktuoti.

Ką daryti su senais kompiuteriais (WEEE)?

Negalite tiesiog išmesti juos į sąvartyną Lietuvoje be dokumnetų. Vokietijoje griežtai stebima ši sritis. Jei pervežiate kompiuterių „lavonus“, tai laikoma atliekomis. Reikia turėti specialų pervežimo leidimą, kurį turi ne kiekvienas vežėjas. Aš asmeniškai tokio daikto neliečiu, nebent klientas turi visus "Entsorgungsnachweis" (utilizavimo pažymėjimus). Geriau parduokite juos kaip metalo laužą Vokietijoje.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek apytiksliai kainuoja biuro pervežimas?

Kainos svyruoja kaip oras. Už mažą biurą (2-3 kambariai) nuo Miuncheno gali tekti mokėti apie 1200-1500 eurų. Didelis biuro pervežimas iš Vokietijos su visais papildomais servisais (pakavimas, montavimas) gali kainuoti ir 5 tūkstančius. Taip pat prisideda kuro kainos ir keltų bilietai. Neprašykite man kainos be detalių, aš negaliu iš piršto sužinoti, kiek kainuos sunkvežimio valanda Štutgarte.

Ar įtakoja kainą liftas?

O įtakoja. Jei lifto nėra, mes turim neštis rankomis. Tai užtrunka ilgiau, o laikas – pinigai. Vokietijoje daug kur yra lifto, bet jis mažas. Jei ten netelpa sofa, tenka kelti per langą (taip, buvo tokių atvejų Hamburge). Paprastai, jei yra liftas, kaina gali būti mažesnė 10-15%, o jei nėra – darbo valandos apmokamos pagal tarifą.

Kas brangiausiai apmokama?

Žmonės. Ne kuras, o darbas. Vokiškos darbo rankos yra brangios. Jei reikia 4 vyrų pakrauti ir iškrauti, tai suvalgoma biudžeto didžioji dalis. Taip pat brangu "įrėžimas" į kalendorių paskutinę minutę. Jei norite taupyti, susiplanuokite biuro pervežimą iš Vokietijos ne sezono metu (ne rugpjūtį ar gruodį), tada galima gauti nuolaidą.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Galima, bet ne iki begalybės. Jei pateikiate logišką argumentą (pvz., "grįžtame tuščia", "galime laukti"), aš galiu nuleisti 5-10 proc. Tačiau jei tiesiog sakote "brangu", tai ne dirba. Mums taip pat reikia užsidirbti. Patarimas: jei turite didelį kiekį siuntinių ne tik dabar, bet ateityje, susitarkite dėl fiksuoto tarifų – tai apsimoka abiem pusėms.

Ar įeina draudimas į kainą?

Pagal įstatymą yra privalomas minimalus draudimas (dažniausiai apie 10 SDR/kg), bet jis dengia labai mažai. Jei pervežiate serverius už 10 tūkst., o sugenda, minimalus draudimas nieko neduos. Reikėtų įsigyti papildomą "All risk" draudimą. Tai papildomai kainuoja apie 1-2 proc. nuo vertės. Viskas priklauso nuo to, kiek rizikuojate (aš asmeniškai drąsiai pasakyčiau – geriau pasidrausti).

Kas yra "valandinis" tarifas Vokietijoje?

Vokiškose sąskaitose dažnai matote "Stundensatz". Tai valandinis tarifas už vairuotojo darbą vietoje. Jis gali būti nuo 50 iki 80 eurų. Kai kurios firmos naudoja šį metodą, jei darbas yra nestandartinis. Aš stengiuosi vengti fiksuotų valandinių ir siūlau fiksuotą kainą visam biuro pervežimui iš Vokietijos, kad klientas nenukentėtų nuo spūsčių ties Kaunu arba vairuotojo lėtumo.

Transporto procesas ir realios problemos

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nuvažiuoti pats atgal (pvz., Noisy-Isenburg -> Vilnius) trunka apie 18-20 valandų važiavimo. Bet su pakrovimu/iškrovimu – tai jau 2-3 dienos. Jei tai didelis biuro pervežimas iš Vokietijos, skirkite savaitę. Taip pat reikia laiko surinkti dėžes. Nereikia tikėtis, kad pirmadienį pakrovėt, antradienį jau sėdžiate naujame biure ir dirbate. Reikia atsižvelgti į mano patirtį – visada kažkas užstriga.

Kas vyksta kelyje ties Lenkija?

(Čia aš nusišypsosiu). Lenkų keliai... jei ten yra statybos, tai prarandate valandas. Arba muitinė. Mes stengiamės važiuoti naktimis, kad išvengtume spūsčių, bet tai ne visada įmanoma su sunkvežimiu. Jei kelyje užstrigsite, praneškite mums. Vieną kartą teko laukti 6 valandas ties siena dėl kažkokių dokumnetų problemų priešais mus. Niekas negali nieko padaryti.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Priklauso. Jei užsakote lietuvišką firmą (kaip mes), vairuotojai lietuviai. Bet jei pasamdysite vokišką subrangovą, gali būti vokietis arba ukrainietis. Manau, kad geriau, kai vairuotojas supranta, ką tu sakai dėl to, kur statyti tą spintą. Kalbos barjeras sukuria daug nesusipratimų iškrovimo metu.

Kas jei vokiškame biure sugenda liftas?

Čia prasideda košmaras. Vokietija griežtai reglamentuoja, ką galima daryti lifte. Jei jis sugenda, mes negalime jį priversti veikti. Tada tenka nešti laiptais. Arba laukti techniko. Kartais tai užtrunka dieną. Tai reiškia, kad vairuotojas gali praleisti savo poilsio laiką, o tai kainuoja papildomai. Geriau iš anksto patikrinti, ar liftas veikia (o jei ne – pasirūpinkite keltuju).

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Techniškai galite, jei yra vietos (sėdynės keleiviui), bet draudžiama dėl saugumo taisyklių daugeliu atveju nebūti kroveju be apsaugos. Taip pat, jei įvyks avarija, draudimas nebegalios (arba labai sumažės). Aš nesiūlau šitos "pramogos", nebent jūs tiesiog norite nukeliauti iš Vokietijos į Lietuvą pigiau (tai kita istorija, o ne biuro pervežimas iš Vokietijos).

Kas daryti jei kažką sudaužome?

Nedelsdami praneškite vadovui. Nefotografuokite (gerai, kad ir fotografuokite). Mes turime draudimą. Reikės užpildyti "protokolą" apie žalą. Jei mes kaltais – atlyginsime. Jei jūsų įmonės darbuotojas numetė monitorių (buvo toks atvejis Frankfurte), tai jūsų problemos. Svarbiausia – neslepkite. Kuo anksčiau sužinosime, tuo greičiau išspręsime problemą.

Ar reikia rūpintis automobilių stovėjimu?

Žinoma, ir tai dažnai problema didžiuosiuose miestuose. Vokiškas policija nelaukia. Jei sunkvežimis stovi "pavojingai" arba uždraustoje zonoje, gausite baudą, kurią mokėsite jūs. Reikia iš anksto gauti leidimą stovėjimui (Halteverbot). Be to, reikia užtikrinti, kad vairuotojas gali privažiuoti arti įėjimo, kitaip nešime dėžes per pusę miesto.

IT ir technika

Kaip saugiai pervežti serverius?

Serveriai yra jautrūs. Jie negali būti įprastai supakuoti. Juos reikia išjungti, jei įmanoma išimti vidines detales, ir padėti ant specialios putos arba amortizuojančios medžiagos. Pats svarbiausia – transportuoti vertikaliai. Jei gulsčiai – gali nukristi ventiliatoriai arba atsitraukti plokštės. Patirtis rodo, kad geriau juos pervežti asmeniniame automobilyje nei krovinyje, jei jų mažai.

Ar jums reikia IT specialisto?

Mums ne, mes tik krovėjai. Bet jums – tikrai. Po to, kai atvyksta sunkvežimis su jūsų biuro pervežimu iš Vokietijos, jums reikia sujungti visus kabelius atgal. Jei jų nebuvo pažymėta, tai bus chaosas. IT žmogus turi paruošti techniką (išjungti, uždaryti). Mes negalime atsakyti už tai, kad kompiuterius nebejungia (tik už tai, kad nenukrito).

Kaip sužinoti, kur įdėti kabelius?

Nedarykite to, ką darė viena firma Miunchene – ji tiesiog visus nutraukė. Pažymėkite kabelius spalvomis arba dėžutėmis. Kiekvienas monitorius ir turi būti su savo maitinimo laidu. Jei sumaišysite, iškrovimas užtruks tris kartus ilgiau. Aš žinau, tai atrodo kvaila, bet pasitikėkite manimi, po 20 metų matau, kad dėl to dažniausiai kyla pyktis.

Ar pervežiate įrangą su originaliomis dėžėmis?

Jei jas turite – tai puiku. Taip sumažėja daiktų sugadinimo rizika. Bet dažniausiai tų dėžių nebėra (nors vokiečia dažnai jas kažkur kaupia po lubomis). Mes supakuosime į standartines dėžes, bet originalios suteikia tam tikrą garantiją. Jei turite brangų "Apple" techniką, aš tikrai rekomenduočiau susirasti tą dėžę, nors ir reikėtų joje ieškoti pusę dienos.

Išvados

Na, štai ir viskas. Biuro pervežimas iš Vokietijos nėra raketų mokslas, bet reikalauja kantrybės. Pagrindinis patarimas – nedarykite visko paskutinę minutę. Naudokitės protingai, galvokite apie dokumentus ir nebandykite taupyti ant draudimo. Po dvidešimt metų šioje srityje matau, kad geriausiai viskas pasiseka tiems, kurie nieko nepaliko atsitiktinumui. Sėkmės naujame biure, ir tikimės, kad mus ten nebebereikės iškviesti išvaryti senų stalų.