Biuro pervežimas į Vokietiją su patikima perkraustymo įmone: kas tikrai svarbu

Sveiki, taigi, jūs planuojate biuro pervežimą į Vokietiją su patikima perkraustymo įmone? Gerai pagalvojote, nes šis procesas gali tapti tikru košmaru, jei viską paliksite atsitiktinai. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir matau viską – nuo puikių, lygiagrečių operacijų iki tokių, kai vairuotojas dingsta su serveriais Praheje. Viskas susideda ne tik iš to, kad užsakote mašiną, bet ir iš dokumentų tvarkymo, bei to, kaip elgiamasi su jūsų turto. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, turite žinoti keletą niuansų, apie kuriuos retai kas kalba atvirai. Toliau pasakysiu taip, kaip yra, be bet kokio dažymo.

Dokumentai ir Vokietijos muitinė – pradžia

Ar tikrai reikia TIR carneta ar tai pasenęs mitas?

Dažnai klientai klausia apie TIR carnetus, bet tiesą sakant, biuro pervežimas į Vokietiją su patikima perkraustymo įmone dažniausiai vyksta be jo. TIR labiau skirtas dideliems kroviniams, kurie keliauja toliau nei Vokietija, arba jei naudojate uždaras sunkvežimius. Jei tai paprastas „part load“ – dalinis krovinys, pakanka standartinio važiavimo lapo CMR ir prekių sąskaitos. Muitininkai dažniausiai tikrina, ar krovinys atitinka deklaraciją, o ne pažymėjimą ant vairo.

Kas su PVM, kai vežame įmonės turtą?

Čia dažnai pasitaiko klaidų. Jei vežate turtą iš vienos įmonės į kitą (pavyzdžiui, perkeliote filialą), tai laikoma PVM mokestinio aprūpinimo preke (Intra-Community Supply). Jums reikės galiojančio PVM mokėtojo kodų abiejose šalyse. Be to, turiu pateikti sąskaitą-faktūrą su nurodytu „0% PVM“ ir Vokietijos įmonės PVM kodu, kitaip jums gali tekti mokėti Vokietijos mokestį, o tai nenorimas nemalonus siurprizas.

Ką daryti, jei trūksta inventoriaus sąrašo?

Geriau jį turėti. Vokietijos muitinė gali būti gana griežta, jei neturite išsamaus sąrašo su serijiniais numeriais (ypač kompiuteriams ir serveriams). Kartą mane sulaikė pasienyje, nes klientas parašė „2 kompiuteriai“ be modelių. Gynėmes dvi valandas. Dabar visada liepiu daryti Excel lentelę, net jei tai atrodo pernelyg detalu. Tikrai padaro gyvenimą lengvesnį.

Ar reikia vertėjų ar užtenka angliškai?

Dokumentus dažniausiai reikia pateikti vokiškai arba angliškai. Jei jūsų vairuotojas kalba tik lietuviškai ir rusiškai, o dokumentai lietuviškai – gali būti problemų. Patikima perkraustymo įmonė turėtų pasirūpinti, kad CMR ir inventoriaus sąrašai būtų suprantami Vokietijos pareigūnams. Dažniausiai angliškas vertimas užtenka, bet jei keliaujate į gilesnę Vokietijos provinciją, vokiškas vertimas yra saugesnis variantas.

Kodėl gali uždelsti muitinės patikrinimas?

Kartais tai tikrai ne mūsų kaltė. Jei krovinys atrodo įtartai – pavyzdžiui, dėžėse su „biuro reikmenimis“ uždėtas brangus elektronikos komplektas be pakuotės – gali pradėti žiūrėti pro pirštus. Vokietijos muitinė (Zoll) turi teisę išpakavti viską. Tada laukiame, kol jie patikrina, o tai gali užtrukti ir dieną. Geriau viską užrašyti kaip yra, kad išvengtumėte tokių situacijų.

Kainos ir pinigai – ne visada aišku

Kaip susiformuoja biuro pervežimo į Vokietiją kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), atstumo ir greičio. Standartinis biuro pervežimas į Vokietiją su patikima perkraustymo įmone kainuos maždaug nuo 1 iki 3 eurų už km (priklausomai nuo mašinos), plūs krovimo darbai. Taip pat įeina kuro priedlaida, jei kuro kainos šoka. Aš visada siūlau kreiptis pagal jūsų konkretų tūrį, o ne klausti „nuo iki“, nes tuomet atsakymas bus labai abstraktus.

Ar imamas mokestis už liftą ar laiptus?

Taip, dažnai. Vokietijoje dauguma pastatų turi liftus, bet jei jis per mažas arba jo nėra, reikia nešti rankomis. Tai vadinama „manual handling“ mokestis. Ir ne, aš nekalbu apie tai, kad reikia padėti vairuotojui pakelti dėžę – kalbu apie tai, kai trečias vaikinas neša stalčius trečiu aukštu be lifto. Tai brangu. Tikrinkite iš anksto.

Kas yra „privalomojo įsiskolinimo“ mokestis?

Tai kažkas panašaus į draudimą, bet Vokietijos viduje. Jei įmonė, kuri atvyksta į Vokietiją, ten neregistruota, gali būti taikomas tam tikras mokestis (Gebühren). Tikrai patikima perkraustymo įmonė apie tai pasakoks iš anksto, o ne prisidengs po to. Dažnai tai taikoma lenkų ar čekų vežėjams, kurie dirba „pilnas grybas“ be dokumentų.

Kada reikia mokėti avansą?

Standartinė praktika – 30% avanso sutarties pasirašymo metu. Likusi dalis sumokama prieš išvežant krovinį arba jį pristatant. Jei kas prašo 100% iš karto – bėkite. Aš pats buvau situacijose, kai klientas sumokėjo viską, o vežėjas dingbo. Nors aš esu sąžiningas (tikiuosi), rizika egzistuoja. Avansas užtikrina, kad jums bus išskirta mašina tam dienai.

Kodėl kaina pasikeitė paskutinę minutę?

Tai gali būti dėl to, kad pripažintas tūris yra didesnis nei numatyta. Kartais klientai sako „turime 10 dėžių“, o pasirodo, tai yra 10 didžiulių dėžių, pilnų knygų. Ir telpa tik į mažą sunkvežimį, o ne į furgoną. Taip pat gali būti užtvars mokestis Vokietijoje (Maut), jei reikėjo važiuoti greituoju keliu, kurio neplanavome.

Pakavimas: kas dėžėje?

Ar jūs manote, kad biuro kėdės nereikia išardyti?

Dažnai taip galvojate, bet taip nebus. Biuro pervežimas į Vokietiją su patikima perkraustymo įmone reikalauja, kad kėdės būtų sukrautos ant specialios transportinės platformos (kėdžių vežimo) arba išardytos. Jei tiesiog mes jas įmesime į krūvą, sugadins nugaros. Ir jų ratukus. Ir galvojote, kad vairuotojas bus laimingas juos nešti? Ne. (Aš kažkaip pats nemažai nusiauvau tose srityse praeityje).

Ką daryti su serveriais ir IT įranga?

Tai svarbiausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai (žinoma, jūsų IT žmogus turėtų tai padaryti) ir uždėti į specialias dėžes su putomis. Negalima jų mesti ant grindų furgone. Vokietijoje statybos darbai dažnai vyksta šalia įėjimo, todėl dulnės yra didelė problema. Užklijokite visas ventiliacijos anglas juostele.

Ar reikia ištuštinti stalų stalčius?

Taip, absoliučiai. Net jei patvirtinate, kad stalčiai neužsitraukia, per važiavimą jie iššoks ir išmes viską ant grindų. Mašina sušoka, stabdo, vairuotojas užsuka į duobę. Ir turiu biurą su popieriais išbarstytais visame furgone. Tikrai, patikima perkraustymo įmonė to neleis, bet geriau padarykite patys, kad taip nebūtų.

Dėžių kiekis – kaip tai apskaičiuoti?

Na, čia sunku be matavimo. Paprasta taisyklė: vienas standartinis stalas užima apie 1.5 m3, jei jis neišardytas. Dėžė su popieriais – 0.1 m3. Jeigu turite 10 darbuotojų, tai maždaug 15-20 m3. Bet aš visada siūlau padaryti vaizdo skambutį ir parodyti, ką tikrai turite. Žodžiai dažnai klysta.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtinai. Rašykite, kas viduje: „Finansai“, „Archyvas“, „Personalas“. Dar geriau, jei pažymėsite ir kam priklauso – „Onutės stalas“. Tai sutrumpins iškrovimą Vokietijoje. Niekas nenori ieškoti peiliukų virtuvės dėžėje, kai tiesiog nori išgerti kavos.

Kelionės metu: kas gali nutikti?

Kiek laiko užtrunka nuvežti biurą iki Berlyno?

Paprastai tai trunka apie 18-24 valandas su poilsiais, bet tai priklauso nuo to, kiek užtrunka pakrovimas Lietuvoje. Jei pradedame ryte, gali būti Berlyne kitą dieną vakare. Biuro pervežimas į Vokietiją su patikima perkraustymo įmone nereiškia, kad vairuotojas vairuos be stabdymų. Mums reikia laikytis taisyklių, kitaip baudos milžiniškos.

Ar gali važiuoti sekmadienį Vokietijoje?

Sunkvežimiai su kroviniais negali važiuoti Vokietijoje sekmadieniais ir švenčių dienomis. Yra išimčių, bet jos labai konkrečios (pvz., šaldytuvai ar statybinės medžiagos, kai darbas negali sustoti). Paprastas biuro baldas – ne. Taigi planuokite atvykimą į penktadienį arba pirmadienį, kitaip gali tekti stovėti prie kelio iki ryto.

Kur susitinka su vairuotoju Vokietijoje?

Geriausia prie pat įėjimo. Bet Vokietijos miestuose dažnai yra „Umweltzone“ – ekologinės zonos. Jei mūsų sunkvežimis neturi atitinkamos žalios kortelės (Umweltplakette), jo ten negalima vesti. Susitarsime artimiausioje parkavimo vietoje ir nešim per 50 metrų. Arba reikės gauti leidimą iš miesto savivaldybės.

O jei vairuotojas užstringa ir neatsiliepia?

Tai blogas ženklas. Esu girdėjęs istorijų, kai mašina sustoja dėl techninės gedimo arba, blogiau atveju, vairuotojas užmiega poilsio aikštelėje. Mes stebiime mašinas GPS, bet kartai signalas dingsta (tuneliuose arba kalnuose, pietų Vokietijoje). Jei neatsiliepia 2 valandas – skambinu į dispečerį. Tokių dalykų būna, negerai.

Ar vairuotojas kalba vokiškai?

Tikriausiai ne. Dažniausiai kalba rusiškai, lietuviškai, angliškai. Jei su juo reikia kalbėtis su Vokietijos saugiku arba priėmimo darbuotoju, turėtumėte būti ten pat arba sugebėti susikalbėti. (Aš pats su vokiškai tai neblogai, bet dažnai tiesiog tingiu vartyti žodyną, kai anglišką supranta visi).

Atvykimas ir iškrovimas Vokietijoje

Kas jei naujasis biuras dar nebaigtas remontu?

O, tai klasika. Atvykstame su dėžėmis, o ten dar dažoma grindys. Tada ką darysime? Reikės laukti. Ir jei laukiame 4 valandas – jums reikės mokėti laukimo mokestį vairuotojui. Jeigu pasakytumėte iš anksto, galėtume susiderėti dėl vėlesnio išvykimo iš Lietuvos. Nepasakykite „mes viską sutvarkėme“, jei nėra tiesa.

Ar padėsite surinkti baldus atgal?

Taip, tai mūsų darbas. Biuro pervežimas į Vokietiją su patikima perkraustymo įmone apima ir montavimą. Bet turi suprasti, kad jei jūsų baldai yra iš IKEA ir juos išardėte gabaliukais, surinkti atgal gali užeiti daugiau laiko nei numatyta. Ir turiame taisyklingus įrankius? (Galiu prisipažinti, kartais prarandame keletą varžtų, bet tada tiesiog dedame panašius, niekas nepastebi).

Kas su šiukšlėmis ir pakuotėmis?

Jeigu norite, kad mes išvežtume dėžes ir plastiką – tai papildoma paslauga. Vokietijoje šiukšlių ivežimas yra labai griežtai reglamentuojamas. Negalima tiesiog mesti pirmam konteineryje. Mes turime jas susirūšiuoti arba vežti atgal. Kartais pigiau juos paduoti vietiniam „Recyclinghof“ centrui, kurį jūsų vadybininkas turi susirasti.

Kaip vyksta priėmimo-pavaldumo perdavimas?

Patikrinkite dėžes skaičiumi. Pasižymėkime CMR lapą, kad viskas atvyko sausu ir nepažeistu. Jei pastebėjote, kad dėžė sutrūkinėjusi – parašykite tai antšturkyje (priede). Negalima pasirašyti, kad viskas gerai, o po to skųstis, kad trūksta monitoriaus. Vokiečiai labai mėgsta dokumentus, be jų jie nieko neims.

Ar galite padėti su vietine technika?

Galime, bet ne visada. Jei reikia prijungti prie serverių spintelės kompleksą – tai jau ne mūsų kompetencija. Mes pastatome stalą, įdedame kompiuterį. Kad jis užsijungtų ir matytų tinklą – tai jūsų IT dalis. Nenorime sulaužyti jūsų brangios įrangos, su kuriomis nesugebame elgtis.

Rizikos ir apsauga

Kas nutinka jei sužeidžiamas vairuotojas?

Tai blogiausias scenarijus. Turieme draudimą, bet procesas trunka. Jei įvyksta avarija Vokietijos autostradoje, krovinys gali būti sulaikytas tyrimui. Tada jums teks laukti arba rasti kitą būdą. Biuro pervežimas į Vokietiją su patikima perkraustymo įmone visada turi draudimą „nuo visų rizikų“, patikrinkite tai sutartyje.

Ar draudžiate techniką už 100% vertės?

Standartinis CMR draudimas dengia apie 8.33 SDR už kilogramą (tai kažkieki eurų). Jei vežate brangią serverinę, vertą 50 000 eurų, ir ji sudegs – gausite tik nedidelę dalį pinigų. Reikia specialios draudimo polisos (All Risk). Dažnai apie tai užmirštama, kol nėra per vėlu.

Kodėl kai kurios įmonės pigesnės?

Nes jos nedraudžia savo vairuotojų arba važiuoja senais sunkvežimiais. Arba tiesiog dirba „juodai“. O kai juodai užsigauna – jūsų krovinys užtikrinamas. Vokietijos policija dažnai stabdo lietuviškas mašinas. Jei draudimo nėra – mašina konfiskuojama. Ar norite rizikuoti savo verslu dėl 100 eurų skirtumo?

Ar atsakinga įmonė už uždelsimą?

Paprastai ne, jei uždelsimas ne dėl mūsų kaltės (o dėl nelaimingų atsitikimų, muitinės ar blogo oro). Sutartyje dažnai būna punktų apie „Force Majeure“. Todėl neplanuokite svarbiausio kliento susirinkimo tą pačią dieną, kai atvyksta sunkvežimis. Palikite sau vieną dienos rezervą.

Kaip pasitikėti įmone, kurios nėra mačius?

Pažiūrėkite reitingus, ieškokite atsiliepimų (ne tik „pripumpuotų“). Patikrinkite, ar jie turi realų adresą Lietuvoje. Biuro pervežimas į Vokietiją su patikima perkraustymo įmone prasideda ne nuo telefono skambučio, o nuo to, ką sužinote apie juos internete. Jei nerandate nieko, tik vardo, telefono ir be jokios informacijos – geriau ieškokit kitų.

Trumpa apibendrinamoji dalis

Na, tiek tiek teorijos iš praktiko pusės. Biuro pervežimas į Vokietiją su patikima perkraustymo įmone nėra tiesiog vežimas – tai sudėtingas logistinis žaidimas, kur dokumentai ir tikėjimas žmogumi yra svarbiau už kuro kainą. Jeigu gerai pasiruošite, išvengsite nemažai streso. Sėkmės persikraustant ir vokiškai sėkmės (Gelungen)! O jei kils klausimų – tiesiog skambinkite, paaiškinsiu gyvai.