Biuro pervežimas į Vokietiją patikimomis transporto paslaugomis

Sveiki, draugai. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir gerai žinau, kad biuro pervežimas į Vokietiją patikimomis transporto paslaugomis tai ne tiesiog spaudimas mygtuką ir viskas vyksta stebuklingai. Dažniausiai tai yra gan intensyvus procesas, pilnas smulkmenų, kurias reikia sutarti dar prieš pasirašant sutartis. Esu matęs viską – nuo idealiai suplanuotų perkėlimų Berlyną iki tokių, kur vairuotojas stringa pamėtęs traukinių bilietai Kaune. Čia nebus sauso „kontekstinio“ rašymo, o tiesiog patarėjo, kuris išgyveno daugybę valandų prie Vokietijos muitinės, žodžiai. Jei planuojate kelionę į Vokietiją, verta skaityti toliau, kad netyčia neišleistum šimtų eurų už klaidas.

Dokumentai ir Vokietijos muitinės reikalavimai

Kas tiksliai reikalinga iš dokumentų pusės? Tiesiogai sakant, be tvarkingų dokumentų net nėverta važiuoti. Jūs turite turėti eksporto deklaraciją iš Lietuvos pusės ir T1 dokumentą, kai judate per ES ribas, nors šiandien tai dažniau daroma elektroniniai (NCTS). Jei vežate naujus biuro baldus, turi būti PVM sąskaitos-faktūros, o jei naudotus – reikės nurodyti, kad tai yra asmeninio/įmonės turto perkėlimas, nes kitaip gali būti taikomas importo mokestis. Vokietijos muitinės pareigūnai gana budrūs, tad jei trūksta poppedėlės, laukiate delsos prie pat sienos.

Ar reikia detalaus inventoriaus sąrašo? Žinoma, ir jis turi būti kuo tikslesnis. Negalima tiesiog rašyti „biuro įranga“. Reikia išvardyti kompiuterius, stalus, kėdes, net jei jau senos. Vieną kartą turėjau klientą, kuris parašė tiesiog „spausdintuvai“, o muitinėje klausė, kokie koncerciai ir kiek jų vertė. Teko skambinti ir prašyti detalių serijinių numerių vėliau, kas viską uždelsti. Geriau pasidėti valandą ir viską užrašyti ramiai.

Ką daryti, jeigu trūksta kurios nors PVM sąskaitos? Tai labai dažna problema, ypač jeigu įmonė perka įrangą iš skirtingų tiekėjų paskutinę minutę. Jei trūksta dokumento, gali tekti mokėti Vokietijos PVM (19 proc.) vietinės muitinės reikalavimu, o tą pinigą vėliau gauti grąžinti gali būti labai sudėtinga ir ilga procedūra. Rekomenduoju susirūpinti visais popieriais dar prieš savaitę iki išvykimo.

Ar sunku gauti T1 dokumentą? Esme ne tai, kad sunku, o tas laukimas. Jei jūsų logistikos partneris neapsimoke laiku muitinės tarifo, sistemą gali „užstrigti“ ir traukinys ar sunkvežimis stovės. Esu matęs, kaip dėl to vėluojama visomis pamokomis naujame biure Miunchene. Geriau pasirinkti kurį nors patikimesnį pervežėją, kuris turi savo garantinį fondą muitinei.

Logistika: mašinos ir planavimas

Kokia mašina geriausiai tinkama biuro reikmėms? Čia viskas priklauso nuo tūrio. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, užtenka 3.5 tonų sunkvežimio su keltuvu gale. Bet jei ten dar ir seifai, ir archyvai, reikės didesnės mašinos, 7-8 tonų, arba net dviejų mašinų. Neapsimokės mažinti tų dėžių, kad tilptų į mažesnę furgoną – bus kitaip brangiau.

Ar galima suspėti per vieną dieną? Teoriškai – taip, jei važiuojame į Berlyną ar Briuselį (ne, aš kalbu apie Vokietiją). O taip, į Vokietiją, pavyzdžiui, į Hamburgą. Praktiškai tai reiškia išvykti 4-6 valandą ryto, kad atvyktum į paskirties vietą darbo laiku. Bet tada reikia, ir vokiečiams pasiruošti. Jei jie nėra suorganizavę krovėjų savo pusėje, mes ten stovėsim ir lauksim valandas.

Kiek laiko trunka muitinės tikrinimas? Daugeliu atvejų – jokio, jei viskas tvarkoje („green lane“). Bet jei sistemą išmeta arba atsitiktinai parenka patikrinimą, gaištime nuo valandos iki visos dienos. Vieną kartą mus laikė 4 valandas vos tik peržengus sieną, nes vairuotojui buvo pasibaigęs darbo laikas ir jis neįvedė duomenų laiku. Būna taip.

Ar reikia rezervuoti vietą naujame biure iš anksto? Tai ne mano darbas, bet patariu – taip. Vokiečiai labai mėgga taisykles. Jei sunkvežimis atvažiuoja į „žaliąją zoną“ be leidimo, galiu uždaryti pinigus, jei sukeliane eismo problema. Be to, reikia žinoti, ar ten yra liftas, ar galima statyti tentą.

Pakavimas ir įranga

Ar jūsų įmonė pakuoda daiktus ar aš pats? Mes galime suteikti pakavimo paslaugas, tai ne problema. Bet jei norite taupyti, galite pakuti patys. Tada tik prašome naudoti tvirtas dėžes, o ne tas, kurios po bananų. Biuro pervežimas į Vokietiją patikimomis transporto paslaugomis dažnai suirus dėl blogo pakavimo, o ne dėl vairuotojo vairavimo.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais? Tai jautriausia dalis. Serverius reikėtų išjungti ir surinkti į specialias klijines dėžes su putomis. Negalima tiesiog mesti ant grindų ar ant gultų. Mes turime specialiuos dėžes IT įrangai, jos apsaugo nuo smūgių ir vibracijos. Vienas klientas taip išmetė du serverius be dėžių, kad atvykęs į Frankfurtą turėjo brangiai remontuoti.

Kaip saugiai pervežti stiklinius vitrinas? Stiklas turi būti apvyniotas burbuluota plėvele, uždėtas ant kampelių ir fixuotas juostomis prie sienelės. Jei yra labai didelės vitrinos, geriau įsigyti specialias medines dėžes („kiste“). Prisimenu vieną atveją, kai kurie biuro vadovai norėjo taupyti ant dėžių, ir rezultate – 300 metrų vitrina atvyko išlaužta į tris dalis.

Ar duodate dėžes nemokamai? Žinoma, mes ne labdaros organizacija. Dėžės įskaičiuojamos į kainą, jei pasirenkate pilną pakavimą. Jei tik renkatės jas – tai atskira mokėjimas, bet kainos nėra kokios baisios, tai vos keliasdešimt eurų viskam. Geriau geros dėžės, nei paniškos skambutės kelyje.

Ar reikia išardyti biuro baldus? Didžiąją dalį – taip. Stalus reikia nuimti nuo kojų, sekcijas atskirti. Vokiški biurai dažnai būna ankščiai, o jei tenkelite sumontuotą spintą per laiptus, gali tiesiog nepritilpti ar užspausti sieną. Mūsų komanda su savo įrankiais tai padaro greitai.

Rizikos, draudimas ir realus gyvenimas

Ar mano daiktai apdrausti? Pagal įstatymus yra privalomas CMR draudimas, bet jo suma dažnai būna labai maža (pvz., 8.33 SDR/kg). Kas tai reiškia? Jei pas jus pavogtų kompiuterius, kurie sveria 5 kg, gautum vos keletą dešimčių eurų. Todėl visada rekomenduoju sudaryti papildomą draudimą („Visoriskis“) tiksliai turtui. Sutaupyti čia – šiūpštinimas ant ledo.

Kas nutinka, jei aš atšaukiu reisą? Tai priklauso nuo to, kada atšaukiate. Jei vairuotojas jau važiuoja link mūsų bazės, turėsite sumokėti bent iki pusės sutartos sumos. Mums tenka padengti degalus ir laiką. Vieną kartą klientas atšaukė (o iš tikrųjų, tiesiog pamiršo) pervežimą, kai mes buvome 50 km nuo jo, tai teko nemažai paaiškinti apie atlyginimus.

Ar dažnai įvyksta avarijų ar sugadinimų? Nebent sakyčiau, kad labai dažnai, bet įvyksta. Yra ir tokių situacijų... Kai vairuotojas staigiai stabdo prie raudono šviesoforo, o užpakalinėje dalyje gulimi dėžės su serveriais nušoka. Geras užsegimas („fixavimas“) išspręstų pusę problemų. Be to, Vokietijoje greičiai greiti, todėl turi būti atsargūs.

Ką daryti, jei dėžė atvyko su sugadintais kampais? Reikia susisiekti su vairuotoju iš karto, kol jis dar vietoje. Padarykite nuotraukas, užpildykite „protokolą“ (pažeidimo aktą). Negalima palaukti rytojaus, nes vairuotojas išvažiuos, o įrodymų nebeliks. Tada drąsiai rašykite pretenziją draudimo kompanijai.

Ar galiu sėdėti sunkvežimyje kartu su vairuotoju? Techniškai – ne, jei tai yra krovininis transportas be keleivių vietų (taip vokiški įstatymai draudžia). Bet jei tai yra 3.5t furgonas su dviem vietomis – galima susitarti. Tačiau 20 valandų kelionė ankščioje kabinoje nėra labai patogus pramogas.

Kainos ir mokėjimas

Nuo ko tiksliai priklauso kaina? Pagrindiniai dalykai – atstumas, krovinio svoris (ar tūris), pakavimo darbai ir krovimo ypatumai (ar reikia nešti laiptais, ar yra liftas). Biuro pervežimas į Vokietiją patikimomis transporto paslaugomis nebrangiau tik todėl, kad jūs norite. Už kiekvieną pradėtą darbo valandą reikia sumokėti.

Ar galima gauti nuolaidą dideliam perkėlimui? Visada galima šiek tiek pasiderėti, jei kalbame apie didelį projektą, pavyzdžiui, pervežiant visą „Google“ padalinį (juokauju, bet principas tas pats). Jei turite penkis pilnus sunkvežimius – kaina tikrai bus mažesnė už vienetinę. Bet už mažą biurą nuolaidos tikrai neduosiu, nes ir taip maržos nedidelės.

Kada reikia padaryti išankstinį mokėjimą? Standartiškai prašome 30-50 proc. avanso, kad užfiksuotum datą ir mašiną. Likusi dalis sumokama atvykus į vietą arba gavant visus dokumentus (jei esate pastovus klientas). Niekada nepervežiu „ant garo“ – pasigirdau per daug istorijų.

Ar mokate už laukimą Vokietijoje? Taip, jeigu jūsų darbuotojai vėluoja atidaryti duris. Pirmąją valandą dažnai leidžiame kaip „lankstumą“, bet toliau – laikmatis eina. Vairuotojo laikas – pinigai. Ir nepamirškite, kad ten derinamas poilsio laikas.

Ar kainuoja brangiau nei į kitas šalis? Vokietija, ypač pietinė dalis (Miunchenas, Štutgartas), gali būti brangesnė dėl didelių kelių mokesčių (Maut) ir brangios darbo jėgos. Palygink su įvežimu į Lenkiją – ten degalai pigesni, ir algos mažesnės, taigi taip, Vokietija kainuoja.

Ar galima apmokėti kortele vietoje? Vairuotojai retai turi terminalus (su jų komisijomis), todėl geriau pervesti pinigus į sąskaitą iš anksto. Paskutinė minutė grynaisiais pinigais irgi ne visada priimtina dėl didelių sumų apribojimų.

Organizaciniai klausimai

Ar galite duoti kontaktą vairuotojui? Taip, duodu. Bet tik prašau nemaišyti jam į galvą kas pusvalandį klausiant „kur jūs esat“. Jis vairuoja, turi pailsėti. Geriausia sutarti tikslią laiką susitikimo ir laikytis jo. Vokiečiai taip pat mėgsta punktualumą.

Ką veikti su atliekomis (pakavimo Medžiagos)? Dėžes ir plėves mes dažnai paimame atgal su savimi, jei sutartame. Tai pigiau nei juos išmesti Vokietijoje, kur už šiukšles taip pat seka pinigus. Palikite visą rąstą sužiotą vienoje vietoje, kad greitai sukrautume.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą? Dauguma didžiųjų Vokietijos miestų turi „Environmental zones“ (Umweltzone). Naujesnės mūsų mašinos tenka važiuoti be problemų (Euro 6 standartas), jei ne – reikia žalias kortelės, kurią reikia užsakyti iš anksto. Be to, centruose reikia „Laisvės“ leidimų stovėjimui.

Ar galite padėti su baldų surinkimu vietoje? Taip, turime meistrus kurie tiek išardys, tiek surinks. Geriau tai numatyti dar Lietuvoje, kad nebūtų siurprizų, kad vokiečiškas raktas netinka prie lietuviško skydo. Būna įdomių situacijų su skydelių skirtingais standartais.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti? Tai tik jūsų problemos (jusupraz), ne mūsų. Mes atvežame ir iškrauname. Jei ten nėra kur dėti daiktų dėl dažų ar dulkių, mes juos paliekame prie pat durų arba danguje uždengtus. Atsakomybės už tai ne imame.

Ar vežiate ir darbuotoju asmeninius daiktus? Taip, jei jie turi savo dėžutes su pavardėmis. Biuro pervežime dažnai darbuotojai prisiveža „gyvenimą“. Svarbiausia, kad jų nebūtų per daug, kitaip teks skeičiuoti tūrį tarp asmeninių ir įmonės daiktų prieš muitinę.

Ar saugu patikėti raktus nuo biuro vairuotojui? Geriau patikėti atsakingam asmeniui, o ne vairuotojui, tiesiog kad nebūtų įtarimų, jei kažkas dingsta (nors mūsų žmonės sąžiningi). Vairuotojas užraktų saugoti nenori – jis ne atsakingas už jūsų raktus.

Išvada

Galiausiai, biuro pervežimas į Vokietiją patikimomis transporto paslaugomis tai ne tas dalykas, kurį reikia ieškoti pigiausioje skelbimų lentoje per paskutinę savaitę. Tai sudėtingas logistinis mazgas, reikalaujantis patirties, tvarkos ir gero bendravimo. Jei viską suplanuosite šaltai, turėsite daugiau nervų nei pinigų sutaupysite. Geriau pasirinkite tą, kuris žino, kas yra T1 dokumentas ir kodėl negalima vairuoti 12 valandų be pertraukos. Tada jūsų biuras Miunchene ar Berlyne pradės dirbti be nesklandumų.