Biuro pervežimas į Vokietiją – efektyvūs sprendimai ir kaina

Sveiki, ilgiau laukiau galimybės parašyti apie šitą temą, nes kasdien su tuo susiduriu. Esu šioje srityje beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro pervežimas į Vokietiją niekada nesvyruoja taip lygiai, kaip mes planuojame Excelio lentelėse. Vieną kartą viskas vyksta kaip pagal laikrodį, kitą – vairuotojas užstringa ties Varšuva, o vokiečių muitininkai nori pamatyti kiekvieno popieriaus originalą. Čia ne tik apie baldus, tai apie jūsų nervus ir verslo stabdymą. Reikia suprasti, kad efektyvumas čia – tai lankstumas, o ne tik brangios dėžės. Toliau pasakysiu viską tiesiogiai, be reklamų, kaip tai yra iš tiesų.

Bendros klausimai ir organizaciniai chaosai

Kaip tiksliai suskaičiuoti biuro pervežimo į Vokietiją kainą?

Tai, žinoma, klausimas nr. 1. Kaina niekada nėra fiksuota iš karto. Ji priklauso nuo tūkstančio dalykų – nuo to, kiek aukštų be lifto, iki to, ar reikia išmontuoti stalius. Paprastai imamas kubų skaičius arba darbo valandos, jei kalbame apie Vokietijos vidines reikšmes. Biuro pervežimas į Vokietiją vidutiniškai kainuoja nuo 1,5 iki 3 tūkstančių eurų, jei tai mažas įmonės perkėlimas, bet didelės korporacijos gali svyruoti iki dešimčių tūkstančių. Visada klauskite, ar įskaičiuota dviguba eiga, nes vokiečiai moka geriau už grįžimą tuščia.

Kiek laiko užtrunka toks pervežimas?

Jeigu viskas gerai, tai nuo Lietuvos iki Berlyno ar Miuncheno važiuojame apie vieną-dvi dienas, priklausomai nuo krovinio. Bet čia ne tik vairavimas. Reikia skirti laikui įkrovai Lietuvoje, o tai dažnai užtrunka ilgiau nei numatyta, nes darbuotojai vis dar bando išsivežti asmeninius daiktus, kurių negalima. Tada iškrova Vokietijoje, kur dažnai laukiama, kol atiduodami raktai. Planuokite bent tris dienas visam procesui, kad nevežtumėte šventes ant savęs.

Ar reikia daryti inventorizaciją (daiktų sąrašą)?

Be abejo, taip. Nėra nieko blogiau, nei kai atvykstate į vietą ir pradeda trūkti kompiuterių arba, dar blogiau, pasirodo, kad jų ir nebuvo. Inventorius yra jūsų draugas ginčų metu, o ypač su draudimo kompanijomis. Biuro pervežimas į Vokietiją be sąrašo yra kaip važiuoti automobiliu be stabdzių – galima, bet labai pavojinga. Rašykite viską, net tas pažeistas kėdes, kad vėliau nekalbėtumėte, kad naująją sulaužėme kelyje.

Kas daryti, jei darbuotojai nenori susirūpinti savo daiktais?

Tai klasika. Žmonės dažnai mano, kad tai ne jų problema, o logistikos. Reikia aiškiai pasakyti: jei paliksite ant stalo, tai mes tai supakuosime, bet už papildomą mokestį. Vieną kartą turėjau klientą, kurio darbuotojai paliko visus šiukšles stalų stalčiuose, mus teko juos išvalyti, kadangi kitaip negalėjome vežti technikos. Nustatykite aiškias taisykles – arba susirūpinkite, arba mokėkite už mūsų laiką.

Ar galima vežti tą pačią mašina, jei daug daiktų?

Taip, jeigu tai nėra kelioms tonoms. Esu matęs, kai bando įspaudžiti visą biurą į vieną "Gazelę" – tai baigiasi tuo, kad viskas sugenda arba užstringa pirmoje kelionėje. Geriau pasiimti šiek tiek didesnę mašiną ir turėti rezervos vietos, nei vėliau ieškoti papildomo transporto Vokietijoje, kur tai kainuoja tris kartus brangiau.

Kada geriausia planuoti pervežimą?

Ruduo ir pavasaris yra "karštieji" laikai, tada kainos šokuoja. Jeigu galite, bandykite planuoti vasarą arba tarpsezoniu. Taip pat atminkite vokiškasias šventes – jei planuojate atvykti į Miuncheną per Oktoberfest, tikėkitės, kad niekur neprivažiuosite. Biuro pervežimas į Vokietiją reikalauja ir vokiško kalendoriaus žinojimo, ne tik mūsiško.

Ar verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Nemanau, kad kažkam norėtųsi paaiškinti savo vadovui, kodėl dingo brangus serveris arba dizainerio stalas. Draudimas turėtų dengti ne tik nuviršimus, bet ir brangią techniką. Kartais firmos taupo čia ir vėliau gailestis. O pasakykime tiesiai – vairuotojai yra žmonės, jie gali suklysti, o Vokietijoje keliai, nors ir geri, bet statybų juostų gausu.

Kaip elgtis su pavojingais atliekomis?

Tenka tiesiog pasakyti – vežti negalima. Spausdintuvų kasetes, senias baterijas ar chemiją reikia išmesti čia, pagal Lietuvos tvarką. Vokietijoje už tai gali baudžioti taip, kad neteks pinigų paties pervežimo. Vieną kartą bandėme pravažiuoti su keletu statybinių maišų, kurie buvo pamiršti kambario gale, muitinėje buvo didelis pokalbis.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar sunku praeiti muitinę Vokietijoje?

Esant ES, tai dažniausiai yra formalumas, jeigu tai neprekinis siuntimas, o įmonės turtas. Bet turi turėti EX-1 dokumentus arba prekių apyvros dokumentus tvarkingai. Kartais muitininkai gali užsukti ir patikrinti, ar tikrai nevežate prekybai skirtų naujų prekių be PVM. Biuro pervežimas į Vokietiją gali užstrigti sienoje, jei vairuotojas nebegali parodyti krovinių manifesto.

Ar reikia vokiškų dokumentų?

Ne būtinai originaliai vokiškų, anglų kalba dažnai užtenka, bet jeigu turi specifinių leidimų (pvz., transportas pavojingomis medžiagomis, nors biure retai), tai vertas vertimas. Vokietai mėgsta tvarką, jei dokumentas suprantamas, jie nebesuką galvos. Jei tik lietuviškai – gali būti nemažų klausimų.

Ką daryti, jei negalima privažiuoti prie pat biuro duryų?

Tai labai dažna problema senamiestyje, ypač Berlyne ar Hamburge. Ten reikia specialių leidimų, netgi mažiems sunkvežimiams. Jeigu neplanuojate iš anksto, gali tekti nešti krovinį kelis šimtus metrų pėsčiomis. O tai reiškia daugiau darbo valandų, o kartais ir reikalingas leidimas "Sondererlaubnis", kurį reikia kreiptis vietos savivaldybėje (o tai trunka).

Ar yra kokių nors apribojimų važiavimui miestuose?

Taip, vokiški "Umweltzone" (aplinkos zonos). Jeigu jūsų mašina nebeatitinka Euro 6 standarto, gali būti, kad į miesto centrą neįleis. Patikrinkite žaliąją kortelę. Biuro pervežimas į Vokietiją su sena technika gali baigtis baudomis, kurias mokės klientas, nes vairuotojas tiesiog nenuvažiuos.

Kaip su vokiečiais elgtis dėl paskirstymo vietos?

Jie yra labai tikslūs. Jeigu sutarėte 8:00 valandą, jie laukia 7:55. Vėlavimas jų nėra mėgstamas. Taip pat reikia aiškiai parodyti, kur stovės mašina, kad netrukdytų eismui, kitaip policija gali atvykti greičiau nei mes spėsime iškrauti.

Ar reikia pranešti namų savininkams (Hausverwaltung)?

Būtinai. Vokietijoje namų administracija yra kaip antras tėvas. Jei nepranešite, jie gali uždrausti įvažiavimą arba reikalauti didelių atlyginimų už galimą rūsies ar lifto sugadinimą. Geriau paduoti prašymą raštu savaitę prieš.

Kas daryti, jei liftas per mažas?

Tai viena blogiausių situacijų. Turiu omenyje vieną atveją Frankfurte, kur liftu tilpo tik du žmonės ir dėžė. Teko nešti rankomis penktame aukšte. Už tokį darbą reikia mokėti papildomai, tai nėra įtraukta į standartinę kainą. Patikrinkite lifto matmenis iš anksto (o ne, aš tikrai neturiu jų galvoje, reikia klausti kliento).

Baldai, technika ir sprendimai

Ar jūs išmontuojate ir montuojate baldus?

Įprastai taip, jeigu tai nėra kokia labai sudėtinga sistema. Biuro stalai, spintos – tai ne problema. Bet jeigu turite kažką panašaus į "IKEA" virtuvę, kurią surinkote prieš 10 metų, gali būti, kad jos nebeįmanoma išardyti sulaužiant. Tada arba nešame visą, arba (tikriausiai) paliekame.

Kaip supakuoti kompiuterius ir IT įrangą?

Geriausia juos palikti originaliose dėžėse, jeigu dar jas turite. Jei ne – naudojame specialias burbuliukų plėveles ir standžias dėžes. Svarbu nepamiršti išjungti viską ir pažymėti laidus, nes vėliau IT specialistas gali piktinasis, kas kuris kabelis buvo. Biuro pervežimas į Vokietiją be sugedusios technikos – tai mūsų tikslas, nors 100% garantijos niekas neduoda.

Ar galite pervežti serverius?

Tai atsakingiausia dalis. Jeigu tai ne profesionalus serverinis stalas (rack), reikia labai atsargiai juos įtvirtinti, kad jie nenukristų važiuojant. Esu matęs, kaip krito serveris ties Biržų keliasukryžiu – nesigydė. Rekomenduoju juos įdėti į specialius dėklus su amortizacija.

Ką daryti su dideliais vitrinais arba stiklo durimis?

Stiklas – tai mūsų blogiausias košmaras. Jis brangus ir trapus. Reikia specialių dėžių su putomis. Kartais net verta apdrausti ypatingai. Jeigu vitrinos neįeina pro duris, gali tekt išimti langus (vokiškame daugiabutyje tai gali kainuoti kaip nulis arba kaip neregėtas daug, priklauso nuo meistro nuotaikos).

Ar vežiate seifus?

Taip, bet jie yra sunkūs. Jeigu seifas tuščias – lengviau, jeigu pilnas – reikia žinoti svorį. Kartais teka naudoti specialias kėles (hemperius). Jeigu seifas prifixuotas prie sienos – darbo daugiau, reikia jį atitraukti nepažeidus sienos (o klientai visada sako, kad neprifixuotas, o jis yra).

Kaip elgtis su augalais?

Gyvi augalus į Vokietiją vežti galima, bet reikia, kad jie nebūtų kenkėjų užsikrėtę. Žiemos metu jie gali užšalti mašinoje. Nerekomenduoju vežti retus, brangius augalus – geriau juos atiduoti kam nors. Biuro pervežimas į Vokietiją dažnai palieka mums pasilikusias palmytas, kurioms niekas nebebus rūpinasi.

Ar pakuodate knygas?

Knygas dedame į mažesnes dėžes, kad neperneštų. Viena dėžė knygų sveria kaip nulis. Jeigu turite biblioteką – tai gali būti labai daug dėžių. Svarbu jas sudėti lygiai, kad dėžė nesideformuotų apačioje.

Pinigai, problemos ir išvados

Kokia mokėjimo tvarka įprasta?

Dažniausiai imame 30-50% avansą, kad galėtume užsakyti transportą ir pasirūpinti dėžėmis. Likusią dalį – atlikus darbą. Nekančiu, kai klientai bando derėtis po to, kai viskas jau parvežta. Tai nėra turgus.

Kas daryti, jei pasikeičia planai paskutinę minute?

Tai vyksta visada. Jeigu atšaukiate dieną prieš, avansas grąžinamas ne visada, nes mes jau galimai atsisakėme kitų užsakymų. Jeigu keičiate datą – stengiamės pritaikyti, bet jeigu neturime laisvų mašinų, tai neįmanoma.

Ar pasitikiite subrangovais?

Niekada visiškai. Esu patyręs, kaip subrangovas užbaigė siuntą per savaitę vėliau. Biuro pervežimas į Vokietiją turi būti atliekamas patikimomis mašinomis, kurias pažįstame asmeniškai, o ne neaiškiais "lenkiškais" numeriais iš interneto. Geriau brangiau, bet saugiau.

Ką daryti, jei pažeidžiame kažką?

Tiesiok sakome apie tai. Neslepiame. Jei sulaužėme koją nuo stalo – prisiimame atsakomybę. Draudimas padengia žalą, bet reikia užpildyti protokolą vietje. Vengiu firmų, kurios bando įteisinę, kad taip ir buvo (kad jau buvo įtrūkęs).

Ar galima sutaupyti dėžių?

Galima, bet aš nerekomenduoju. Naudotos dėžės gali būti drėgnos arba silpnos. Jeigu jums svarbi technika, imkite naujas. Skirtumas kainoje nedidelis, o nervų sutaupysite daug.

Ar reikia padavėjų (moverių) Vokietijoje?

Jei krovinys didelis, o laikas ribotas – taip. Vietiniai dirba greičiau, nes žino vietą. Bet jie kainuoja. Mažam biurui pakanka mūsų vairuotojo, jeigu jis nenusivargo (o jis dažnai nenusivargo, jeigu ne 5 aukštai be lifto).

Kas daryti su šiukšlėmis?

Vežti atgal neapsimoka. Vokietijoje yra gerai sureguluota atliekų tvarkymo sistema, bet už tai reikia mokėti (Mülltonne). Geriau viską susirūpinti čia, išmesti nereikalingus daiktus prieš išvykstant. Ką daryti su tais seniais spausdintuvais? Paduokite į technologinių atliekų surinkimo punktą Lietuvoje, nevežkite ten.

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Nes vienos firmos duoda kainą be PVM, kitos su, trečios – neįskaičiuoja kuro priemokos. O yra tokių, kurios tiesiog užduoda mažą kainą, o paskui atvyksta ir pradeda reikalauti pinigų už kiekvieną laiptą. Žiūrėkite ne į kainą, o į sutarties smulkmenas.

Ar verta viską daryti patys?

Jei turite mažą biurą ir nedaug daiktų – galite pabandyti su nuoma. Bet dideliam biurui biuro pervežimas į Vokietiją patikėtinamas profesionalams, nes jūsų laikas kainuoja daugiau nei jų darbas.

Ar yra kokių nors pavojų?

O gi, pavojų visada. Nuviršus mašina, vagystės (retai, bet būna), sugedęs liftas. Bet dažniausia problema – komunikacija. Kai vairuotojas nemoka vokiškai, o klientas nemoka angliškai ar lietuviškai, tada prasideda nesusipratimai telefonu.

Kaip sekti savo daiktus?

Dabar dauguma mašinų turi GPS sekimą. Galite matyti, kur jis yra realiu laiku. Tai ramina, ypač kai važiuojate pirmą kartą.

Ar reikia valyti biurą po savęs Lietuvoje?

Geriau taip. Niekas nenori grįžti į purviną patalpą, o vokiečiai tikrai nenori perimti jūsų šiukšlių. Palikite tvarkingą vietą, tai paprastas etiketas dalykas.

Galite padėti su įrengimu?

Mes galime pastatyti stalus ir sukti kėdes. Bet jei reikia prijungti internetą ar sudėlioti kompleksines sistemas – tai jau ne mūsų kompetencija. Mes esam vairuotojai ir krovėjai, ne IT specialistai.

Ką daryti, jei vairuotojas suserga?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada mes siunčiame pakaitalą arba kviečiame vietinę pagalbą. Gali šiek tiek užtrukti, bet visada išsprendžiame problema. Nebijokite skambinti mums 24/7.

Ar atvežiate atgal, jei kas nors nepavyksta?

Taip, jei pavyksta susitarti dėl laiko. Kartai tenka grįžti tuščia, o tai kainuoja. Bet klientas visada pirmauja.

Išvados

Galiausiai, biuro pervežimas į Vokietiją nėra mokslo sritis, bet reikalauja kantrybės ir detalių planavimo. Nereikia tikėtis, kad visus įvyks taip, kaip braižyta grafike, bet jeigu pasiruošiate dokumentais ir pasirūpinsite draudimu, viskas bus gerai. Svarbiausia – nebijokite klausti sunkių klausimų savo pervežėjų, nes geriau išsiaiškinti dabar nei vėliau gaišti laiką prie Miuncheno rotušės. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, o su technika mes jums padėsim.