Biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas: kas tikrai laukia

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas dažnai tampa tikru košmaru, jei viską paliekate paskutinę sekundę. Viskas atrodo paprasta tik brošiūrose – užpakalinėje dalyje. Realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kur viena sugedusio pavaros detalė gali uždelsti visą procesą dienomis. Vokietija nėra kaimyninis miestelis, kur užvažiuoti galima „taip, kaip buvo“. Ten yra griežti taisyklės, muitai, o ir kainos gali šokti nuo nulio iki begalybės priklausomai nuo to, ką ir kaip vežiate. Šiame straipsnyje neišlaiksiu jums paskaitų, o tiesiog papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be šlifavimo ir idealizavimo.

Laikas ir terminai: kodėl visada užtrunka ilgiau negu planavote

Kiek laiko užtrunka toks persikraustymas į Vokietiją?

Nėra vieno atsakymo, bet biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas prasideda nuo to, kiek turite daiktų. Jei tai tik keletas stalų ir kompiuterių, tai gali įvykti per 2-3 dienas įskaitant paruošimą. Jei kalbame apie pilną archyvą, seifus ir serverines, tai žiūrėkite į savaitę ar dvi. Paprastai reikia skirti laiko dėžių surinkimui, o tai tai dalykas, kur visada trūksta. Vokietijoje iškrovimas taip pat gali užtrukti ilgiau, jei ten nėra lifto arba jei vairuotojas negali privažiuoti tiesiai prie durų dėl vietovės apribojimų.

Ar įmanoma persikraustyti per savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai brangu ir sudėtinga. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus, o Vokietijoje galioja griežti važiavimo draudimai sekmadieniais ir švenčiadieniais (tam tikrais atvejais). Be to, jei reikia iškrauti į verslo centrą, reikia gauti leidimą iš pastato administracijos dėl galimybės dirbti ne darbo laiku. Dažniausiai tai kelia papildomų rūpesčių, todėl rekomenduoju nelioti su terminais ir dirbti darbo dienomis, jei norite sutaupyti nervų.

Kiek ankstyviau reikia pradėti planuoti?

Idealu – mėnesį ar du prieš. Biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas reikalauja rezervuoti mašinas ir darbuotojus, o ypač pavasario bei rudenio sezono metu. Jei skambinate paskutinę savaitę, greičiausiai gausite kainą, kuri vos neišversia ašarų, arba visai neteks laisvo laiko. Planuokite iš anksto, jei norite, kad viskas būtų tvarkingai.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja?

Tokios situacijos pasitaiko. Kelyje gali būti avarijų, uraganų ar tiesiog techninių gedimų. Mes stengiamės tai kontroliuoti, bet mes nevalome orų. Jei pavėluojame, paprastai informuojame iš karto. svarbu, kad jūsų komanda Vokietijoje žinotų, kada laukti. Kartais įvyksta netikėtų dalykų, pavyzdžiui, vairuotojas praranda raktus nuo krovininio (taip, tai buvo reali istorija prieš keletą metų), tai viskas užstringa valandoms.

Ar reikia planuoti technines pertraukas darbe?

Be abejo. Negerai, kai tada, kai kraunami serveriai, darbuotojai bando atsiųsti paštą. Biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas turi įtraukti ir IT sustabdymo grafiką. Paprastai rekomenduojama išjungti visą įrangą prieš pusvalandį iki atvykimo komandos, o vėl prijungti tik viską pilnai įrengus vietoje. Nenoriu būti tais, kas skundžiasi, kad dėl jūsų neplanavimo svyruoja internetas visame rajone.

Kaip elgtis su dėžėmis, kurios nespėjamos surinkti?

Tai klasika. Viskas pažymėta, planas yra, bet paskutinę dieną pasirodo, kad dar liko pilna lentyna su dokumentais. Geriausias patarimas – nebraizuoti. Palikite tai „vėliau“ daliai arba susiderėkite dėl papildomo mažesnio transporto. Persikraustant dideliam biurui į Vokietiją, visada lieka „uodegos“, kurias reikia vežti atskirai. Negerai, kai vairuotojas laukia valandas, kol jūs ieškote antrojo batono spausdintuve.

Pinigai ir biudžetas: kur dingsta pinigai

Kiek vidutiniškai kainuoja persikraustymas į Vokietiją?

Noriu girdėti konkretų skaičių? Nebūna. Kainos svyruoja nuo 1000 eurų iki 10 tūkstančių ir daugiau. Biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas priklauso nuo tūkstančio faktorių: atstumo, krovinio svorio, aukštininkų poreikio. Vokietijoje darbas yra brangus, todėl jei ten reikia daug žmonių nešti daiktus į trečią aukštą be lifto, tai kaina šoktels. Aš visada sakau – duokite man sąrašą ir aš paskaičiuosiu, bet be sąrašo tai kaip spėlioti iš kaulo žirgo.

Kodėl vienos firmos kainuoja pigiau, kitos brangiau?

Čia yra pagrindinė problema. Pigios firmos dažnai taupo vairuotojų atlyginimuose arba naudoja senas technikas. Yra atvejų, kai atvyksta „gazela“, kuri vos pajuda nuo vietos su pilnu kroviniu. Geriau pasirinkti vidutinę kainą, kurioje įskaičiuota draudimas ir normalios sąlygos. Neklauskite, kodėl aš brangiau – klauskite, kodėl kiti taip pigiai. Kartais atsakymas būna baisus.

Ar yra paslėptų išlaidų?

Deja, taip. Ypatingai Vokietijoje su miesto leidimais. Jei reikės uždaryti gatvę arba statyti „Stop“ kelio ženklą, tai kainuoja pinigus. Taip pat gali būti mokestis už sunkvežimio stovėjimą mieste. Tokie dalykai dažnai iškyla staiga, jei jų iš anksto nebuvo patikrinta. Geras planuotojas visada įtraukia rezervą biudžete tokiems nemaloniems netikėtumams.

Ką daryti, jei biudžetas per mažas?

Tada reikia kažką aukoti. Galima patys surinkti dėžes (sutaupyti), galima sumažinti aukštininkų skaičių (bet tada pavojite nukristi nuo laiptų). Biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas yra kompromisų reikalas. Jei neturite pinigų, turite tur�ti daugiau savo laiko ir jėgų. Nėra būdo nusipirkti „Mercedes“ už „Tavrijos“ kainą.

Ar mokėti iš karto ar galima atidėti?

Dauguma firmų prašo avanso, kad užtikrintų, kad klientas nepadingtų. Likusią dalį paprastai mokate, kai krovinys yra pristatytas į vietą. Yra firmų, kurios dirba be avanso, bet jos dažnai įdeda didelę maržą į kainą dėl rizikos. Asmeniškai aš visada rekomenduoju daryti normalią sutartį, o ne tik žodžiu susitarti. Pinigai kalba.

Kaip taupyti ant pakuojimo medžiagų?

Nesigirkite. Nuperkant naujas dėžes yra brangu, bet jos nesugenda. Jei norite taupyti, ieškokite naudotų, bet įsitikinkite, kad jos sausos ir stiprios. Vieną kartą matiau, kaip naudota dėžė suirusi apačioje, ir visiems dokumentams tekjo susirinkti grindinėje. Ar to verta taupyti? Galiu pasakyti, kad ne, nes dokumentų atkūrimas kainuoja daugiau nei dėžė.

Ar įeina draudimas į kainą?

Įprastai į kainą įeina pagrindinis draudimas, bet jis dažnai apriboto dydžio (pavyzdžiui, iki 5 eurų už kilogramą). Jei vežate brangią techniką, reikia tikrinti ar papildomai drausti. Vokietijoje dalykai dingsta arba sulūžta retai, bet nutinka. Negerai būti tuo, kuris sužinoja apie draudimo apribojimus tik tada, kai serveris jau nukrito ant grindų.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar reikia muitinės deklaracijos persikraustant biurą?

Jei tai yra įmonės turto perkelimas vienoje ES viduje, tai paprastai nereikia importo mokesčių, tačiau reikia važiavimo dokumentų (CMR). Bet jei įmonė steigiama naujai arba yra specifinė technika, gali tekti pildyti papildomus formalius dokumentus. Vokietijos muitinė (Zoll) gali sustabdyti net ir tokius siuntinius, jei atrodo įtartai. Geriau turėti visą inventoriaus sąrašą su verte, kad nešvaistyti laiko pasienyje.

Kaip reikia pažymėti dėžes?

Kuo labiau, tuo geriau. „Vokietija“ ant dėžės nepadės. Reikia rašyti: „Vadyba, 2 aukštas, stalai“. Ten dirba žmonės, kurie nemoka lietuviškai, todėl viskas geriausia angliškai arba vokiškai. Biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas apima ir šiuos smulkius dalykus, kurie greitina iškrovimą. Jei dėžė nėra pažymėta, ji galiausiai nukeliauja į koridorių ir ten stovi savaitę.

Ar reikia leidimo važiuoti sunkvežimiu miesto centre?

Vokietijos miestuose yra griežti apribojimai sunkvorėmsiams (Umweltzone). Jei jūsų sunkvežimis neturi tinkamos žalios (arba dabar jau jau kitokių) kortelės, gausite didelį baudą. Be to, kai kuriuose miestuose reikia specialaus leidimo važiuoti centru. Tai reikia patikrinti iš anksto, kitaip vairuotojas tiesiog negalės privažiuoti prie biuro.

Kas daryti su šiukšlėmis?

Vokietijoje šiukšlių sistema yra paini. Negalima tiesiog numesti visko į vieną konteinerį. Yra atliekos, popierius, stiklas. Jei persikraustant susikaupia daug pakuotės, reikia susitarti dėl jos ivežimo. Kartos klientai bando užmesti viską į artimiausią konteinerį, o vietiniai gyventojai labai greitai kviečia policiją. Nesižaiskite su jų taisyklėmis.

Ar reikia vokiško kalbos žinojimo?

Ne būtinai jums, bet bet kuriuo atveju padeda, jei kas nors iš jūsų komandos gali susikalbėti su vairuotoju arba pastatu administratoriumi. Angliškai kalbama ne visur, ypač senesniame kadastro žmonių slenyje. Todėl aš visada siūlau turėti kontaktinį asmenį, kuris mokėtų bent pagrindinius frazes.

Kas daryti, jei sugenda liftas Vokietijoje?

O tai, deja, ne tokia ir reta situacija. Buvo atvejis, kai atvažiavome į Miuncheną, o liftas buvo gedęs jau savaitę. Teko nešti 30 aukštų (gerai, gal ne 30, bet 5) laiptais. Tai reiškė papildomą laiką ir pinigus. Tokiu atveju reikia sugebėti greitai susirasti vietinius aukštininkus, kurie gali padėti, nes mūsų vairuotojai gali tiesiog nebeišlaikyti fiziškai tokio krūvio.

Ar saugu palikti daiktus kambarijoje per naktį?

Nepatariu. Vokietija yra saugi šalis, bet vagystės vyksta ir čia, ypač statybų ar persikraustymo metu, kai įrenginėjami namai. Geriau viską užrakinti arba užtikrinti, kad yra apsauga. Jei paliksite brangų įrangą koridoriuje, ryte jos ten gali nebūti. Geriau vieną naktį permiegoti su daiktais arba juos vežti saugykloje.

Biuro inventorius, technika ir įrangos tvarkymas

Kaip vežti serverius ir IT įrangą?

Tai yra pačios jautriausios dalys. Serverius negalia tiesiog įkišti į dėžę. Jie turi būti išjungti (tikrai išjungti, ne miego režime), užfiksuoti viduje ir pakrauti į specialias dėžes su šokso absorberiais. Biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas turi įtraukti IT specialistą, kuris viską išjungia ir vėl prijungia. Neleiskite krovikams ištraukti kabelių, jie gaus juos maišy.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Priklauso nuo to, kokie jie yra. Didelę dalį reikia, kad jos tilptų į liftą ar duris. Vokietijos biuruose dažnai būna siauros durys. Jei paliksite surinktą didelę spintelę, gali būti, kad teks ją išmontuoti paties įėjimo metu, o tai trikdo visą grafiką. Geriau išmontuoti iš anksto ir susidėti į detales.

Kaip apsaugoti grindis ir koridorius?

Tai dalykas, kurį dažnai pamirštame, bet vokiečiai ne. Jei neuklotos grindys arba neįrengta apsauga (pavyzdžiuk, kartono juostos), jūs gausite sąskaitą už grindų atstatymą. Jie yra labai tikslūs dėl savo turto. Užsakykite apsaugas iš anksto arba pasirūpinkite savomis – nusipirkite storą kartoną.

Ką daryti su augalais?

Neguži. Vokietijos keliuose augalams gali būti per šalta arba per karšta sunkvežimyje. Be to, yra fitosanitarinių reikalavimų, jei augalai yra dideli arba reti. Paprastai aš sakau – palikite senas monsteras čia, o Vokietijoje nusipirkite naujas. Jų pervežimas dažnai kainuoja brangiau nei pati augalo vertė.

Ar galima vežti degalus ar chemikalą?

Tik jei jie yra specialiai pakuoje ir deklaruoti. Vežti butelį benzino biuro reikmenų sandėlyje – tai ne tik pavojinga, bet ir nelegalu. Sunkvežimio apžiūra metu tai gali baigtis dideliais sunkumais. Visus cheminius skysčius geriau išmesti arba vežti atskirai, vadovaujantis reglamentais. Negeriau būti tais, kurie sukels gaisrą kelyje.

Kaip susitvarkyti su seifu?

Seifai yra sunkūs. Labai sunkūs. Juos reikia neštė ne tik gudrumu, bet ir specialia technika. Kartais reikia iškviesti specialistą su kranu, jei seifas per didelas į duris. Žinokit, vienas klientas nusprendė palikti seifą, nes jame buvo tik seni dokumentai, o pervežimas kainavo daugiau nei seifo vertė. Svarstykite protingai.

Ar reikia inventorius sąrašo?

Absoliučiai taip. Be jo niekur nevažiuosite. Sąrašas turi būti tikslus, su numeriais. Vokietijoje gali būti, kad patikrins, ar viskas atvyko. Jei sąraše parašyta „10 stalų“, o atvyksta 9, tai sukelia problemų su draudimu arba klientu. Geriau praleisti valandą ir viską užsirašyti, nei vėliau ieškoti dingusio stalo.

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Nesitikėkite, kad mūsų komanda veš darbuotojų nuotraukas ar augus namie iš biuro. Tai nėra mūsų darbas. Darbuotojai turi patys susirūpinti savo daiktais. Jei jų kaupiasi per daug, reikia organizuoti atskirą transportą arba pasakyti darbuotojams, kad viską pasiima prieš persikraustymo dieną. Kartais tampa absurdiška, kai bandome krauti kasdienes kepures į dėžes su dokumentais.

Įvykiai ir problemos, su kuriomis susiduriame

Kas nutinka, jei klientas Vokietijoje nepasirodo?

Tai baisiausia svajonė. Vairuotojas stovi su pilnu sunkvežimiu, o nieko nėra. Tada prasideda laukimas, o laukimas – tai pinigai. Todėl biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas turi apimti ir kontakto asmenį, kuris tikrai bus vietoje. Ne „galbūt“, o tikrai. Jei jūsų vadybininkas atostogauja, suraskite kitą.

Ar buvote, kai kažkas paslydo nuo laiptų?

Buvo. Ir ne kartą. Nors mūsų vairuotojai yra patyrę, bet lietus, blizgios grindys arba netvarkingi bateliai daro savo. Todėl draudimas yra privalomas. Vieną kartą mums teko mokėti už nulaužtą ranką, nors vairuotojas nešė dėžę su knygomis. Svarbiausia – saugumas virš visko, o ne greitis.

Kaip elgtis su blogu keliu?

Vokietijoje keliai geri, bet prieš pat biurą gali būti vokiška „akmenų grindinio“ zona, kuri sukelia vibraciją. Jei krovinys blogai užfiksuotas, gali subyti. Vairuotojai dažnai žino tokiomas vietas (arba navigacija įspėja), bet kartais nėra kito kelio. Tereikia važiuoti lėtai.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Nedrąsu sakyti, kad „dažnai“, bet nutinka. Paprastai tai nutinka ne dėl vagysčių, o dėl painiavos – viena dėžį užkėlė į kitą sunkvežimį arba paliko sandėlyje. Todėl svarbu numeruoti dėžes. Be numerių tai kaip ieškai adato pievoje.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tada mes siunčiame pagalbos automobilį arba, jei įmanoma, perkrauname krovinį į kitą. Tai užtrunka. Kartais klientai pyksta, kad vėluojame, bet mes negalime padaryti stebuklo su sugedusiu varikliu. Technika yra technika, ji sensta.

Ar visada klientai laimingi?

Na, turbūt ne. Yra tokių, kuriems visada per daug šalta, per daip karšta, per daip brangu arba per daip lėtai. Mes stengiamės daryti geriausiai galima, bet mes ne stebukladariai. Kartas nuo karto pasitaiko klientų, kuriems tiesiog nepavykta patenkinti, nors ir padarėme viską pagal instrukciją. Tokio darbo yra dalis.

Ar pasitaiko situacijų, kai reikia grįžti atgal?

Taip, jei pasirodo, kad dokumentai neteisingi arba krovinys negali būti iškrautas (pavyzdžiui, gaisro saugumo reikalavimai). Tai yra labai brangu ir nemalonu. Biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas turi būti toks, kad išvengtume šios situacijos, tikrinant visus reikalavimus iš anksto.

Ką daryti, jei drastiškai pasikeičia oras?

Vokietijoje oras keičiasi kaip šventiko. Jei lyja, viską reikia uždengti. Mūsų vairuotojai turi pleistrus, bet jei lietus ljęsis be perstojo, tai gali užtrukti iškrovimas, nes reikės saugoti dėžes. Planuokite atsargą laike, jei orų prognozės/blogos.

Kaip susitvarkyti su padangomis?

Sunkvežimiai turi būti su tinkamomis padangomis, ypač žiemą Vokietijoje. Ten griežtai tikrinama. Jei vairuotojas važiuos su vasarinėmis padangomis sniegu, jį gali sustabdyti policija ir uždrausti toliau važiuoti. Tai sustabdys visą persikraustymą. Tikriname tai prieš išvykstant.

Ar verta rūpintis kava vairuotojui?

Kodėl gi ne? Vairuotojas, kuris gėrė gerą kavą ir yra užtikrintas, dirba greičiau ir geriau. Smulkios pagarbos dovanos arba tiesiog normalus požiūris daro stebuklus. Negerai, kai jį laikote kaip vergą, tuomet ir jo požiūris į jūsų turtą gali būti atitinkamai.

Kas daryti po persikraustymo?

Gerai nuplauti rankas ir pailsėti. O rimčiau – patikrinti, ar viskas veikia. Ar internetas, ar telefonai. Viskas turi būti pajungta. Jei kas nors neveikia, reikia skambinti IT žmonėms, ne mums. Mes tik atvežėme.

Galite pasakyti, kada viskas baigsis?

Galiu pasakyti tik apytiksliai. Jei viskas eina pagal planą, vakare. Jei kas nors suklysta, vakare arba ryte. Žinoma, aš visada stengiuosi numatyti blogiausią scenarijų, bet gyvenimas sugeba pasiūlyti netikėtumų. Todėl kantrybė – geriausias jūsų draugas šioje situacijoje.

Išvada

Galiausiai, biuro persikraustymo terminu ir išlaidom į Vokietiją planavimas nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir buvimo žemėje. Nesitikėkite tobulumo, nes pasitaiko klaidų ir vėlavimų, o svarbiausia – turėkite atsarginį planą B. Jei viską suplanavote teisingai, pasirūpinote dokumentais ir pasirinkote patikimus partnerius, viskas turėtų užtikti sėkmingai. Ir vienas patarimas iš mano patirties – geriau išleisti šiek tiek daugiau laiko planuojant, nei verkti prie sugedusio sunkvežimio kažkur Vokietijos autostradoje. Sėkmės persikraustyme, jums jo tikrai prireiks.