Biuro persikraustymo terminas ir kainodara gabenimui į Vokietiją

Sėdžiu prie stalo, geriu kavą ir galvoju, kad per šiuos dvidešimt penkerius metus tarptautinių pervežimų versle biuro persikraustymas visada laiko savo staigmenas. Dažnai klientai atvažiuoja pas mane ir klausia: „O kiek tai laiko užtruks?“ arba „O kiek kainuos numesti visus šiuos kompiuterius į Vokietiją?“. Tiesą sakant, vieno atsakymo nėra, nes kiekvienas atvejis yra unikalus, kaip pirštų atspaudai, nors ir atrodo panašus. Biuro persikraustymo terminas ir kainodara gabenimui į Vokietiją priklauso ne tik nuo tūkstančių kilometrų, bet ir nuo to, ar vairuotojas gali įvažiuoti į senamiestį, ar turite liftą, ir net nuo to, kokia savaitės diena yra kalendoriuje. Čia nėra tikslus mokslas, o patirtis ir žinojimas, kur gali kilti problemų. Štai trumpas vadovas, kaip tai veikia praktiškai, be gražių žodžių ir marketingo šlamšto.

Kiek laiko viskas užtruks?

Kiek laiko užtrunka nuplėšti biurą ir nuvežti į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Jei tai tik mažas kambarys su trimis stalais, tai įvyksta per dieną, jei vairuotojas nenukrypsta į kavine. Tačiau jei kalbame apie didelę įmonę, biuro persikraustymo terminas gali išsitempti iki savaitės ar daugiau. Vokiečiai yra disciplinuoti, tačiau jų keliai dažnai užstringa dėl remontų, ypatingai ties Miunchenu arba Berlynu, todėl reikia skirti laiko rezervui. Geriau planuoti, kad atvyksite kitą dieną, nei vėluoti į susirinkimus.

Ar galima persikraustyti per savaitgalį ir tai paveiks terminą?

Taip, galima, tai netgi dažnai rekomenduojama, jei nenorite stabdyti verslo. Tačiau biuro persikraustymo terminas ir kainodara pasikeis, nes dirbant poilsio dienomis reikia mokėti vairuotojams papildomai už viršvalandžius. Vokietijoje yra griežti darbo įstatymai, ir vairuotojui tiesiog negalima įsakyti dirbti sekmadienį be papildomo mokesčio. Be to, jei reikia išsinuomoti keltuvą arba liftą, savaitgaliais jų gali ir nebūti laisvų.

Kiek ankstyviau reikia pranešti apie persikraustymą?

Idealiai – mėnesį, o dar geriau – šešias savaites. Žinoma, esame pripratę ir skubos atvejams, kai viskas vyksta per dvi dienas, bet tada kainodara gali būti „auksinė“. Reikia suprasti, kad geras transportas turi savo grafiką, o paskubinti reikalai dažnai baigiasi tuo, kad tenka samdyti brangias ekspedijas. Geriau susitarti iš anksto, nei gaudyti galvą dėl brangios spynos paskutinę minutę.

Ar vairuotojas laikosi nustatyto laiko?

Daugiausia taip, bet yra dalykų, kurių nevaldo nei vairuotojas, nei mes. Pavyzdžiui, vieną kartą važiavome į Štutgartą, ir ant kelio A6 įvyko didelė avarija, stovėjome penkias valandas. Klientas buvo pyktas, bet ką darysi? Tiesiog reikia turėti kantrybės. Jei planas labai griežtas, verta apie tai pasakyti iš anksto, kad galėtume rasti trumpesnį maršrutą.

Kas nutinka, jei pavėluojame su išsikraustymu Lietuvoje?

Tada biuro persikraustymo terminas slenka. Jei vairuotojas laukia jums valandą ar dvi, jį tai paprastai nebedžiugina. Paprastai yra leidžiama viena ar dvi valandos laukimo nemokamai, bet vėliau pradedamas skačiuoti laukimo mokestis valanda. Tai ne siekiami jūsų nubausti, o tiesiog kompensacija už laiką, kurį vairuotojas praleidžia stovėdamas vietoje vietoje to, kad važiuotų.

Kas su pinigais? Kainos ir biudžetas

Kiek maždaug kainuoja gabenti biurą į Vokietiją?

Sakykime taip: jei turite standartinį biurą už kurio 30–50 kvadratinių metrų, tai kainodara gabenimui į Vokietiją svyruoja nuo 1500 iki 3000 eurų, priklausomai nuo to, kur būtent ten važiuojame – į Hamburką arba giliau į Bavariją. Bet tai labai apytikslis skaičius. Reikėtų žiūrėti ne tik į atstumą, bet ir į darbo apimtį. Kartais atvažiuojame į vietą, o klientas turi tik tris dėžes – tada kaina būna žymiai mažesnė.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Dažniausiai ne. Kaina paprastai yra už transportą ir krovos darbus. Knygų dėžės, lipdučiai, burbuliukai – tai viskas papildomai. Kai kas įsivaizduoja, kad mes atvykstame su viskuo kaip Šventasis Kalėdų Senis, bet ne, verslas yra verslas. Geriau susitarti dėl medžiagų iš anksto, nes paskutinę minute jas pirkti prekybos centre gali kainuoti šimtus brangiau.

Ar galima gauti nuolaidą, jei gabinate daug?

Tiesiogiai pasakykime – taip. Jei užpildysite pilną furgoną (apie 20–22 tonas), kainodara gabenimui į Vokietiją bus gerokai malonesnė nei jei vežtumėt pusę mašinos. Mes stengiamės niekur nevažiuoti tuščiomis, todėl didelių krovinių atveju visada galima derėtis. Tiesiog nesitikėkite, kad gausite 50 proc. nuolaidą – taipgi ne, mes ne labdaros organizacija.

Kas yra „valandinis mokestis“ Vokietijoje ir kodėl jis gali išaugti?

Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl vairuotojų darbo laiko ir poilsio. Jei dėl užstrigimo jis priverstas dirbti ilgiau nei numatyta, arba jei reikia ilgiau krauti nei planuota, gali būti taikomi papildomi mokesčiai. Kartais klientai mano, kad vairuotojas tiesiog turi „užtrukti“, bet kas užtrukimą moka? Galiausiai – klientas. Geriau tiksliai įvertinti kiekį.

Ar kainodara priklauso nuo degalų kainos?

Taip, bet ne taip, kad kiekvieną dieną keičiame kainą. Mes turime degalų priklausančios dalies koeficientą, kurį keičiame kas mėnesį arba pagal rinkos svyravimus. Jei degalai staiga šokteli į viršų, o mes susitarėme prieš pusę metų, tai gali būti problemų. (Na, bent jau stengiamės tai apskaičiuoti iš karto, kad vėliau nesiginčytume).

Ar verta viską vežti ar geriau nupirkti naujų baldų Vokietijoje?

Dabar, kai kainos auga, tai sudėtingas klausimas. Jei turiate brangų, dizainerių baldą, tai biuro persikraustymo terminas ir kainodara jam transportuoti gali atsipirkti. Jei tai tiesiog seni IKEA stalai, gali būti pigiau juos palikti čia ir nusipirkti naujų ten. Vokietijoje biuro baldų rinka didelė, todėl kartą net siūlau klientams suskaičiuoti abu variantus prieš imdamiesi vežti.

Kaip visa tai vyksta? Procesas ir organizacija

Ar reikia mums patiems išmontuoti baldus?

Geriau būtų, tačiau mes tai galime padaryti ir mes. Tiesiog reikia apie tai pasakyti. Jei mums duodate labai sudėtingą sistemą, kurios niekada nematėme, tai gali užtrukti ilgiau. Patirtis rodo, kad geriausiai savo baldus išmontuoja patys žmonės, kurie juos ir montavo. Mums užtenka surinkti į dėžes.

Ar vairuotojas padeda nešti dėžes?

Žinoma, vairuotojas nėra šokėjas, bet jis padeda. Tačiau jis yra vienas. Jei turite 200 dėžių penktame aukšte be lifto, vairuotojas vienas su tuo nesisužais. Tada reikalingi papildomi krovikai. Neklauskite „ar jis padeda“, o klauskite „kiek krovikų mums reikės, tai padaryti per 4 valandas?“.

Kas dėl IT įrangos? Ar saugu ją vežti?

IT įranga yra svarbiausia ir pačia brangiausia dalis. Mes ją įpakavome į specialias dėžes, užtvirtinome, bet visada rekomenduoju pasidaryti atsarginęs kopijas (backup). Vieną kartą važiavome pro duobę, dėžė nukrito, ir nors serveris atrodė sveikas, vėliau nebeužsileido. Žinoma, mes atsilyginome pagal draudimą, bet duomenys prarasti liko. Geriau saugokis.

Ar galima gabenti ir seifą?

Galima, bet tai yra savitas ritualas. Jei seifas tuščias – dar kaip nors. Jei pilnas pinigų ar dokumentų – tai reikia specialių leidimų ir apsaugos. Biuro persikraustymo terminas šiuo atveju gali išsitempti, nes tokio daikto negali tiesiog užmesti ant pečių. Reikia žinoti tikslius svorius ir matmenis, kad paruoštume įrangą.

Kas su pavėsinėmis ir senais archyvais?

Archyvai – tai mūsų košmaras. Tiesiog susidaro daug dėžių su popieriais, kurios sveria po pusę tonos. Tokie pervežimai brangiau, nes reikia daugiau fizinės jėgos ir kartais net ne vieną furgoną. Patariu prieš persikraustant susirasti dokumentų naikinimo paslaugas – galiausiai, kodėl turite vežti dokumentus iš 1990 metų?

Ar reikia liftų arba keltuvų?

Jeigu aukštai be lifto – tai būtina. Keltuvas (krautuvo tipo liftas) gali apsieiti brangiai, bet jis sutaupo kelias dienas ir nugaras. Vieną kartą buvome Vokietijoje, kur klientas negalėjo gauti leidimo keltuvui pastatyti gatvėje, ir turėjome nešti rankomis 4 aukštus. Tai buvo baisu.

Ar reikia sąrašo daiktų (inventoriaus)?

Nebūtinai muitinei (nes ES viduje), tačiau būtinai jums pačioms ir draudimui. Kai dėžės dingsta arba sugenda, be sąrašo sunku įrodyti, kad ten buvo brangus projektorius, o ne senas spausdintuvas. Mes sudarome važiuojamąjį lapą (CMR), bet detali inventorius – tai jūsų rūpestis.

Kas nutinka, jei kažką sulaužome?

Turiame visišką draudimą (CMR draudimas). Viską turiu užfiksuoti. Tiesiog reikia nedelsiant pranešti vairuotojui ir užpildyti pažeidimo aktą. Jei pranešite po mėnesio, kad dėžė su kompiuteriais buvo susmulkyta, draudimo kompanija tiesiog išjuoks. Būkite atidūs iškraunant.

Ar galima vežti ir atliekas, senus baldus į gėrimą?

Ne, mes ne savaitgalio išvykos organizatoriai. Negalime vežti statybinių atliekų ar buitinių šiukšlių į Vokietiją. Ten griežtos taisyklės dėl atliekų, o mums už tai gresia didelės baudos. Senus baldus reikia išvežti čia, Lietuvoje, į sąvartyną.

Vokietijos specifika – ko nepasakė knygose

Ar reikia mums muitinės deklaracijos važiuojant į Vokietiją?

Nereikia, kadangi abi šalys yra Europos Sąjungoje. Tiesa, kai kada ant sienos (pavyzdžiui, Lenkijoje) gali sustoti muitinė ir patikrinti ar nevežate nelegalių daiktų, tačiau įmonės turto atveju tai retai nutinka. CMR dokumentas yra pakankamas.

Ar sunku rasti vietą stovėjimui Berlyno centre?

Labai sunku. Berlynas, Miunchenas, Hamburgas – ten stovėjimas yra auksas. Jei nesate susitarę dėl vietos, gali būti, kad vairuotojas reiks važiuoti ratu kol jūs iškraunate. Geriau iš anksto pasirūpinti leidimu stovėti („Straßenbenutzungserlaubnis“) prie pat pastato, kitaip gali tekti mokėti baudas.

Ar vairuotojai moka kalbėti vokiškai?

Pagrindiniai žodžiai – taip, bet ne tikėkitės sudėtingų derybų. Mūsų vairuotojai daugiausia kalba lietuviškai ir rusiškai, angliškai šiek tiek. Jei reikia kalbėtis su namų administratoriumi (Hausmeister) dėl raktų, geriau pasirūpinkite vertėju arba pažaiskite telefonu su „Google Translate“.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Didelėse firmose taip, o mes dirbame seną mokykla – skambinam vairuotojui. Jis gali neatsiliepti, jei vairuoja, tačiau paprastai praneša, kai artinasi. Tai nėra toks „cool“ kaip programėlėje žiūrėti tašką, bet bent jau žinai, kas vyksta iš pirmų lūpų.

Ar yra kokių nors ribojimų važiuojant per Vokietiją?

Vokietijoje yra daugiau apribojimų sunkiesiems sunkvežimiams, nei čia. Yra dienų, kai negalima važiuoti tam tikrais keliais (kelionių užkardos). Mes tai žinome ir planuojame maršrutus, tačiau jei nuspręsite tiesiog važiuoti „kažkur“ be konsultacijos, galite užstrigti prie kelio užkardos sekmadienį.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į „Umweltzone“ (ekologinę zoną)?

Taip, beveik kiekviename didmiestyje tokios zonos yra. Mūsų mašinos turi reikalingas žaliosios kortelės (Umweltplakette), todėl problemų nėra. Bet jei samdytumėte ką nors kitą, būtinai patikrinkite, ar turi tą lipduką ant priekinio stiklo, kitaip bauda tikrai užkliuns.

Kokios mokėjimo sąlygos? Ar ima iš anksto?

Standartiškai imame 30 proc. avansą, kad užtikrintume, kad klientas neprarastų. Likusią dalį reikia sumokėti atlikus darbą. Galiu pasakyti, kad buvome atvejų, kai atvežėme viską į vietą, o klientas nustojo girdėti telefoną. Todėl avansas yra būtinas saugumo priemonė.

Ar galima susitikti ir aptarti detales dėl biuro persikraustymo?

Žinoma, geriausia būtų atvykti pas jums arba susitarti vaizdo skambučiu. Geriau pamatyti akimis, ką reikia vežti, nei spėlioti telefonu. Biuro persikraustymo terminas ir kainodara gali būti tiksliau įvertintas tik tada, kai matau tuos didžiulius archyvus ar siaurus koridorius.

Ar įmanoma persikraustyti naktį?

Įmanoma viskas, jei užmoku už tai. Naktiniai pervežimai Vokietijoje reti dėl triukšmo draudimų, bet jei esate pramonės zonoje, tai gali būti išeitis. Tiesiog tai kainuos brangiau. Vieną kartą vežėme serverius naktį, kad nejudintių verslo dieną, ir viskas praėjo sklandžiai, išskyrus vairuotojo mieguistumą.

Kas dėl draudimo? Kiek jis padengia?

Mes turime standartinį draudimą, kuris padengia žalą iki 10-20 SDR vienetai už kilogramą (priklausomai nuo sutarties). Jei turite ypatingai brangų turtą, reikia tai specialiai pažymėti ir, jei reikia, papildomai apdrausti. Nešnokite savo brangiausius daiktus be to, kad apie tai kas žinotų.

Ar reikia jums mums duoti kontakto asmens Vokietijoje?

Būtina. Vairuotojas negali laukti gatvėje amžinai. Reikia žinoti, kas atidarys duris, kas duos raktus ir su kuo kalbėtis, jei važiuojate paskutinę minutę. Be kontakto asmens biuro persikraustymo terminas gali tapti begalinis.

Kas dėl PVM? Ar mums jį reikia mokėti?

Jūs mums mokate sumą su PVM, kaip ir įprasta. Kadangi tai vežimas tarp ES šalių, PVM procedūros yra standartinės. Mes išrašome sąskaitą faktūrą, o ją pas jums įmonės apskaitoje. Nėra jokių papildomų mokesčių viduje, tiesiog standartinis 21 proc.

Ar galite padėti su išleidimu iš patalpų Lietuvoje?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas. Tiesiog reikia aiškiai pasakyti, ar reikia viską išnešti į gatvę, ar tik suruošti kraunamai vietoje. Kartais žmonės pamiršta, kad reikia išvalyti patalpas po savęs, tai mes padarome, kad jums nereikėtų grįžti.

Ar saugu duoti raktus vairuotojui?

Geriau duoti atsakingam asmeniui, kuris bus vietoje. Vairuotojas gali dingti su raktais (ne, kad darytų tai specialiai, bet gali prarasti arba pamiršti kabinate). Žinoma, mes pasiduodame raktus, bet geriau būti saugiems.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet jie gali nukentėti nuo šalčio arba karščio kelyje. Vokietijos muitinė taip pat gaižtingai tikrina, ar augalai neužkrėsti kenkėjų. Nerekomenduoju vežti reti orchidėjas, jei neturite fitosanitarinių pažymų.

Kas dėl krovinių apsaugos? Ar jūs užrakinote mašinas?

Taip, visos mūsų mašinos turi saugiklius, ir vairuotojai visada užrakiną kabiną bei krovinius, kai palieka furgoną. Ypač pavojinga yra sustoti poilsio aikštelėse, kur kartais pasitaiko vagysčių. Mes stengiamės važiuoti saugiomis vietomis.

Ar reikia jums mums pateikti įmonės dokumentus?

Taip, būtinai. Reikia sutarties, juridinio asmens duomenų, kad galėtume sudaryti teisingą sutartį ir sąskaitą faktūrą. Be to, jei ką nors sugadinsime, draudimas bus galiojantis tik įforminus sandorį teisingai.

Kas dėl to, kad biuro persikraustymas ir kainodara – ar tai fiksuota kaina?

Jei sutartyje parašome fiksuotą kainą – tai ji yra fiksuota. Jei rašome „apytikslė“ – tai gali keistis. Patariu visada derėtis dėl fiksuotos kainos, kad nusteigtumėte, kai paskutiniame etape paprašoma papildomai sumokėti už laiptus. Sąžiningumas abiejose pusėse yra raktas.

Išvados

Galiausiai, biuro persikraustymo terminas ir kainodara gabenimui į Vokietiją nėra kažkas, ko reikia bijoti, tiesiog reikia pasiruošti. Geriausia patirtis parodo, kad viskas nuo žmogaus: jei pasakysite tiesą apie daiktų kiekį ir sąlygas, mes pasakysime tiesą apie kainą ir laiką. Nerašykite mums vėliau, kad „pamiršote“ apie seifą ar trečią aukštą be lifto. Visus šiuos dalykus reikia aptarti iš anksto, o tada persikraustymas gali būti net lengvas ir malonus procesas, nors ir įtemptas. Sėkmės naujoje vietoje ir laukiančiu naujiems iššūkiams Vokietijoje!