Biuro persikraustymo sprendimai į Vokietiją už gerą kainą: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti viena – biuro persikraustymas niekada nesueina taip, kaip planuojame Excel lentelėje. Ypač kai kalbame apie pervežimus į Vokietiją. Vokiečiai yra žmonės, kur myli tvarką, o mums, lietuviams, kartais trūksta to dėmesio smulkmenoms, todėl viskas dažnai baigiasi dideliu stresu paskutinę sekundę. Visi ieško biuro persikraustymo sprendimų į Vokietiją už gerą kainą, tačiau retas supranta, kad "gera kaina" nereiškia tik pigiausio kvito. Tai reiškia, kad jums nereikės mokėti dvigubai už savo klaidas ir vokiečių biurokratijos nepažangą. Šiandien papasakosiu, kaip tai veikia iš tikrųjų, be jokių gražių Brošiūrų.

Kainos, biudžetas ir piniginės skausmai

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro persikraustymas į Vokietiją?

Tai turbūt pats dažniausias klausimas. Atsakymas paprastai prasideda nuo "nuo...". Jei turite nedidelį kabinetus ir keliasdešimt dėžių, galima susitvarkyti už keletą tūkstančių eurų. Tačiau jei tai didelė įmonė su serveriais ir brangiais baldais, skaičiai svyruoja labai plačiai. Prie kainos visada prisideda kuro mokesčiai, kurių niekas negalvoja, kol jie staigiai nepakyla. Biuro persikraustymo sprendimai į Vokietiją už gerą kainą dažnai priklauso nuo to, kiek tiksliai daiktų turite ir kiek esate pasiruošę juos sudėti. Verta prisiminti, kad pigiausia pasiūlyta kaina dažnai tampa brangiausia iš visų, kai prasideda papildomi mokesčiai už "neplanuotus kilogramus".

Ar galima rasti pigų pervežėją be rizikos?

Sąžiningai? Galima, bet tai kaip lošti rulete. Yra firmų, kurios dirba "pilkujuose" režimuose, be draudimo ir be sutarčių. Jie gali atvežti jūsų dėžes į Berlyną ar Miuncheną pusės kainos, bet jei kas nors pasidings ar susilūžins, jokių atsakomybių nebus. Aš dažnai sakau klientams: jei kaina atrodo per gera būti tiesa, ji tikriausiai tokia ir yra. Užtikrintas biuro persikraustymas į Vokietiją visada kainos nedaugiau, bet suteikia ramybės. Geriau sumokėti šimtą eurų daugiau už draudimą nei gyventi su nerimu savaitėmis.

Kodėl galutinė sąskaita visada didesnė nei įvertinimas?

Tai klasika. Pirmiausia, klientai dažnai nežino, kiek turi daiktų. Antra, pasirodo, kad reikia išmontuoti ir vėl surinkti sudėtingas sekretorines, o tai užtrunka dvigubai ilgiau nei planuota. Trečia, Vokietijoje yra griežti apribojimimai vairavimo laikui. Jei vairuotojas privalo sustoti poilsio, tai prailgina procesą, o ožio laikas – pinigai. (Čia dažnai kyla nesusipratimų, nes klientai mano, kad vairuotojas gali važiuoti 24 valandas). Taip pat, įvertinime dažnai pamirštami "maži dalykai" kaip pakavimo juostos kiekis ar specialios dėžės dokumentams.

Ar verta taupyti ant pakuotojų ir daryti visą patys?

Jei turite daug laiko ir jaunų, drąsių darbuotojų – kodėl ne? Tačiau biuro technika ir baldai nėra tokios pat paprastos kaip knygos. Nesubalansuota serverio spinta gali nukristi ant kojos pernešimą. Profesionalūs pakuotojai tai daro akimis užmerkus. Be to, jei darbuotojai susižaloja pakeldami sunkų daiktą, darbdavys gali turėti didelių rūpesčių su Sodra. Taupyti ant pakuotojų gali sektis brangiausia.

Kas daryti, jei įmonės biudžetas apribotas?

Tada reikia būti labai aiškiems su pervežėju. Sakykite iš karto – "mes turime tik tiek pinigų". Geras logistikos specialistas suras variantus, pvz., dalinį krovininį (kai mašina važiuoja su kitų klientų kroviniu) arba lankstesnius datas. Biuro persikraustymo sprendimai į Vokietiją už gerą kainą dažnai randami tiesiog susitariažiant su vadybininku ir nebesiekiant "VIP" standarto ten, kur jis nereikalingas. Kartais tiesiog reikia palaukti savaitę-dvi, kol surandamas grįžtantis mašina, kurią užpildyti pigiau.

Ar mokėti už išankstinį apžiūrėjimą?

Visada. Nekitiškai. Telefonu ar el. paštu galima įvertinti tik labai apytiksliai. Kai specialistas atvyksta, jis mato, kad liftas per mažas, o įvažiavimas per aštrų. Tai leidžia išvengti staigmenų. Ypač kai keliama į Vokietiją, kur gatvės dažnai siauros ir senamiestyje sunku priartėti prie namo. Apžiūrėjimas dažnai padeda sutaupyti 10-20 proc. galutinės sumos.

Dokumentai, muitinė ir vokiečių tvarka

Kokius dokumentų reikia perkėlimui į Vokietiją?

Vokietija yra EU, taigi techniškai tai ne eksportas, tačiau reikia inventorinio sąrašo (packing list). Jis turi būti detalus, idealiai su serijiniais numeriais technikai. Be to, jei pervežate turtą, kuris priklauso įmonei, reikia galbūt papildomų dokumentų, jei keičiasi juridinio asmens adresas ar steigiate filialą. Geriau klausti savo buhalterio, o ne mane, aš su tais popieriais tik susidūriu pakračiu. (Bet dažniausiai užtenka sąrašo ir sutarties).

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius muitinei?

Jei tai tiesiog biuro perkėlimas tarp ES šalių, PVM klausimas sprendžiamas pagal atsiskaitymo taisykles, tačiau paprastai pervežimo paslaugos apmokestinamos standartiškai. Muitinės deklaravimas dažniausiai nereikalingas, jei daiktai nėra prekės, o vartojimo objektai. Bet jei vežate naujus kompiuterius, kur dar nebuvo įtraukti į apyvartą, gali kilti klausimų. Vokiečiai su tuo labai griežti.

Kas daryti, jei vokiečių policija sustabdė mūsų mašiną?

Tai reali situacija, ypač jei vairuotojas praleido poilsio laiką arba mašina per sunki. Reikia turėti visus dokumentus vienoje vietoje – vairuotojo pažymėjimą, sutartį, krovinio sąrašą. Jei viskas tvarkinga, leis toliau važiuoti. Jei ne – baudos ten milžiniškos. Todėl svarbu, kad pervežėjas būtų patikimas, o ne "kaimynas su gazu".

Ar reikia vokiškų dokumentų?

Labai padeda, jei inventorinis sąrašas turi vokiškus komentarus arba bent jau angliškus. Vokiečių muitininkai arba policija nemėgsta versti lietuviškų ar lenkiškų brūkšnių. Tai greičiau praeisite kontrolę, jei viskas aišku. Taip pat, jei reikia gauti leidimą stovėjimui miesto centre (Anwohnerparken), vokiška kalba tiesiog būtina.

Kodėl svarbus draudimas?

Nėra nieko blogiau, nei atvykti į naują biurą Hamburge ir rasti sudaužytą brangų projektorių. Kasko draudimas šiuo atveju nepadės, reikalingas specifinis krovinių draudimas (CMR). Patikrinkite, ar draudimo suma padengia visą turtą. Daugelis firmų siūlo standartinę sumą, kuri dažnai būna per maža dideliems biurams. Geriau pasidomėti iš anksto.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama. Jei įvyks įvykis, draudimo kompanija gali atsisakyti mokėti, nes sąraše buvo "užsienio kūnas" – daiktai, nepriklausantys biuro turtui. Geriau viską atskirti. O jei jau labai reikia, tai parašykite atskirą sąrašą ir aptarkite su pervežėju, kad jis žino.

Logistika, technika ir "nepatogūs" klausimai

Kaip saugiai pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai jautriausia dalis. Serveriai turi būti išjungti (ne tik uždaryti), o kietieji diskai – jei įmanoma – išimti arba fiksuoti. Reikia specialių dėžių su putomis (anti-static foam). Aš mačiau, kai viena firma tiesiog užkišo serverius į paprastas dėžes su laikraščiais – važiavimas buvo kaip ruletė. Geriau pasamdyti IT specialistą, kuris išmontuoja ir paskui vėl surinks vietą.

Ar galima persikraustyti į Vokietiją savaitgalį?

Galima, bet brangiau. Vokiečiai taip pat mėgsta ilsėtis, o vairuotojai turi poilsio laikus. Jei reikalinga iškrovos paskutinę valandą penktadienį arba pirmadienio rytą, tai kainuos papildomai. Tačiau verslas neleidžia laukti, todėl dažnai tenka mokėti už "skubą".

Kas daryti, jei naujame biure nėra lifto arba jis sugedęs?

Tai košmaras. Prisimenu vieną atvejį Berlyne – penki aukštai, liftas remontui, o vairuotojas su nugaros skausmu. Turėjome samdyti papildomus vyrus nešikams. Tokiu atveju kaina šuoliais didėja. Visada patikrinkite iš anksto, ar liftas veikia ir ar jis talpina didelius baldus. Kartais netelpa net sofa.

Kur statyti dėžes, kol neįrengtas biuras?

Vokietijoje sandėliavimo paslaugos ne pigios. Jei savo biuro dar neturite, gali tekti nuomoti laikiną sandėlį. Kai kurios pervežimo firmos siūlo laikiną saugojimą savo bazėse, tai gali būti pigiau nei komercinis sandėlis Miunchene ar Frankfurte. Planuokite šią dalį iš anksto, kitaip dėžės stovės kieme arba mokėsite už privalomą "greitą" iškrovą.

Ar išmontuojate ir sumontuojate baldus?

Dauguma gerų firmų tai daro. Yra vadybininkų, kurie sugeba surinkti net sudėtingiausias sistemas be instrukcijų. Tačiau jei turite senus, "neįmanomus" sekcijas, kurios buvo surinktos prieš 10 metų, gali tekti kviesti baldų meistrą. Nepasakykite vairuotojui "pabandyk, kažkaip įsivaizduoji", jis ne meistras.

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Nuo Lietuvos iki Vokietijos važiavimas – apie 12–20 valandų, priklausomai nuo miesto. Bet pati iškrova ir pakrovimas užtrunka dieną-dvi. Jei viskas eina sklandžiai, viskas gali užtrukti 3-4 dienas nuo pradžios iki galo. Tačiau jei tenka laukti iškrovai kol darbuotojai atveža raktus, tai prailgina dieną.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Dažniausiai supranta pagrindinius žodžius, bet sudėtingesnį situaciją su policija ar sandėlininku išsprendžia sunkiau. Jei žinote, kad vairuotojas kalba tik lietuviškai, būkite pasiruošę padėti telefonu arba turėkite vietinį kontaktą Vokietijoje. (Man atrodo, kad dauguma vokiškai nemoka, bent jau taip buvo anksčiau, dabar jau geresnė situacija).

Realios problemos ir patirtis (ką nėra parašyta sutartyse)

Kas nutinka, jei sudaužoma kompiuterių?

Viskas priklauso nuo to, kas kaltas. Jei dėžės buvo pažymėtos "TRAPIA" ir vairuotojas numetė jas – jis moka. Jei pats klientas surinko blogai – kliento problema. Bet realybėje dažniausiai būna pilkas atvejis – keliai blogi, dėžės slysta. Tada prasideda diskusijos su draudiku. Geriausia viską nuotraukoti prieš pakrovimą ir po iškrovos.

Ar galima pasitikėti mažomis firmomis?

Yra puikių mažų šeimyninių firmų, kurios dirba idealiai. Tačiau yra ir tokių, kurios pasirašo sutartį, o paskui dingsta arba reikalauja "papildomo" atlyginimo pinigais ant rankos. Patikrinkite reitingus, klauskite draugų. 20 metų patirtis sako: didelės firmos gali būti biurokratiškos, bet jos nebevažiuos su jūsų kroviniu į Lenkiją parduoti.

Ką daryti su slaptais dokumentais?

Vežkite juos su savimi. Niekada nepalikite sutarčių, darbuotojų duomenų ar finansinių ataskaitų dėžėse, kurios važiuoja kroviniuke. Net jei vairuotojas šventas, dėžė gali nukristi arba pasimesti. Asmeninis pervežimas automobiliu yra vienintelis saugus variantas konfidencialiems duomenims.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Nėra privaloma, bet tai labai pagerina santykius. Jei vairuotojas alkani ir pavargęs, jis dirbs lėčiau. Duota duona ar kavė Miuncheno pakraštyje gali padaryti stebuklą – jūsų baldai bus nešimi daugiau rūpesčio. Tai nedidelis investicijos į gerą nuotaiką.

Kas daryti, jei vėluojame su raktais nuo naujo biuro?

Tai kasdienybė. Vokiečai tikslūs, jei sutarta 8:00, reikia būti 7:55. Jei vėluojate 30 min., vairuotojas pradeda skačiuoti stovėjimo mokestį. Jei vėluojate valandą, gali išvažiuoti į kitą užsakymą, o jums teks mokėti už kelionę iš naujo. Būkite tikslūs.

Ar galima kažką pridėti paskutinę minutę?

Galima, bet tai pakenks. Paskutinė momentu įmetus 10 dėžių, gali sužlugti svorio balansas arba vietos mašinoje nebeužtekti. O kaina tikrai padidės, nes vadybininkas jau užbaigė dokumentus. Planuokite iš anksto.

Kodėl reikia gerti kavą su vadybininku prieš persikraustymą?

Nes tada sužinosite tiesą. Kai rašote laiškus, visi oficialu. Kai susitinkate ir kalbate ap tai, kad vokiečiai gali būti "ap tai" (čia praleidau dalyvį, bet suprasite – griežti), jis gali pasakyti, kurioje vietoje geriau pristatyti mašiną, kad nenuvarytumėte pinigų už pėsčiomi nešimą 500 metrų. Tokios patirties nėra jokiame vadove.

Kaip išvengti pavogtų daiktų?

Vokietija saugi, bet statybvietės arba nauji biurai be saugos – tai laukiami taikiniai. Neišmeskite brangių dalykų prie įėjimo "vėliau padėsiu". Užrakinkite mašiną, kol kas nors stovi prie jos. Žmogus yra žmogus, o paliktas nešiojamas kompiuteris gali "nuvažiuoti" labai greitai.

Ar verta keltis į Vokietiją visai?

Ne mano darbas spręsti, bet logistiškai tai tikrai įmanoma. Tiesiog nepamirškite, kad biuro persikraustymo sprendimai į Vokietiją už gerą kainą – tai tik pradžia. Toliau prasideda mokesčiai, darbuotojų relokacija ir kitos bėdos. Bet jei sprendžiate kelti biurą, pasiruoškite tvarkingai, ir viskas gerai sueis.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nėra tobulo persikraustymo. Visada kažkas sugenda, vėluoja arba ne taip kaip planavote. Bet jei pasirūpinsite dokumentais, pasirinksite ne pigiausią, o patikimą partnerį ir iš anksto suplanuosite logistiką, išvengsite didžiausios dalies streso. Biuro persikraustymo sprendimai į Vokietiją už gerą kainą rasti įmanoma, tai reikalauja kantrybės ir dėmesio detaliems.