Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją: Kaip išlikti sveikas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – niekada neįsivaizdavau, kiek nervų suvalgo biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją. Žmonės mano, kad tai tiesiog įsodinate kompiuterius į mašiną ir važiuojate, bet ne, ten yra daugiau smulkiųjų dalykų, kurie gali sugriauti visus planus. Vokietija yra gera šalis, bet jų biurokratija... o Diež. Čia nebe Lietuva, kur viską galima susitarti telefonu. Šiame tekste bandysiu papasakoti, kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių, o kaip yra iš tikrųjų, su visomis that problemomis, su kuriomis susiduriame kasdien. Pasiruoškite, kad nebus paprasta.

Kas reikia žinoti prieš pradedant (Biuro persikraustymas į Vokietiją)

Ar tikrai verta taip anksti pradėti planuoti?

Žiūrėkite, aš matęs kažką ir galiu pasakyti, kad ne, niekada nėra per anksti. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją tai dalykas, kurį pradėti reikėtų mažiausiai prieš 3-4 mėnesius. Viena kartą klientas skambino savaitę prieš kelionę ir tikėjosi, kad mes magiškai numovesim 200 darbo vietų per savaitgalį be jokio sustojimo. Galvojote, kad bus lengviau? Ne, buvo siaubas. Geriau turėti laiko atsarga, negu vėliau versti vairuotojus važiuoti 24 valandas iš eilės, kas yra nelegalu ir baisiai pavojinga.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai yra viena sudėtingiausių dalių. Negalima tiesiog įmesti serverių į benziną ir važiuoti. Jie turi būti išjungti tinkamai, užfiksuoti duomenys, o paskui supakuoti į specialias dėžes, kurios amortizuoja. Vokietijoje labai griežtai žiūri į duomenų saugumą, todėl jei dingsta kok nors diskas dėl blogo pakavimo – bus didelių bėdų. (Tikrai nesu technikas, bet maniau, kad tai akivaizdu). Būtinai pasilikite senus duomenų atsargines kopijas debesije arba kažkur saugiai prieš pat išsikraustant, nes niekada nežinai, kas nutiks kelyje, pavyzdžiui, gali atsitikti avarija.

Ar reikia braižyti plano, kur kas stovės?

Be abejo, taip. Nėra nieko blogiau, nei kai atvažiuojama į naująją vietą Vokietijoje, o ten niekas nežino, kur dėti stalus. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją priklauso nuo to, kiek gerai pažįstamas naujas objektas. Reikia žymėti grindis lipo juosta, padaryti schemą. Buvo atvejis, kai vokiečių pusė nepateikė plano laiku, ir mes pragyvenome 4 valandas priešais užrakstus duris, laisdami vairuotojus lauke. Jie buvo piktos, o mes išsekę. Geriau pasidarykite schemą iš anksto.

Kodėl inventorizacija tokia svarbi?

Niekada nepasitikėkite tuo, ką sako buhalteris "iš galvos". Kai keliame per sieną, reikia tiksliai žinoti, ką vežame. Vienintelė kartą, kai pajudėjome be sąrašo, muitinėje sulaikė mums visą krovinį dviem dienoms, nes įtiko, kad vežame prekes nelegaliai. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją tampa košmaru, jei negalite parodyti, kad ten yra tik jūsų nuosavas turtas, o ne prekybai skirta prekė. Rašykite viską, net tokius dalykus kaip sėdimės ar buitinė technika, kad nebūtų klausimų.

Ar reikia išjungti visą įrangą prieš dieną?

Taip, būtinai. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl greičio. Jei vairuotojai turi laukti, kol IT žmogus išjungs kiekvieną kompiuterį, tai prarasite valandas. Vokietijoje, pavyzdžiui, Frankfurte ar Miunchene, darbuotojai labai taiko laiką, ir jei jums nurodytas laikas tarp 8:00 ir 10:00 valandos ryto, turite būti tikslūs. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją reikalauja, kad viskas būtų paruošta dar prieš vakarą. Vienas vėluojantis IT specialistas gali sutrypti visą grafiką kaip traktorius.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus tikrai reikia tur�ti?

Pagrindinis yra transportavimo sutartis ir inventorizacijos sąrašas. Jei vežate techniką, tai reikės serialinių numerių sąrašo, kitaip gali būti problemų. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją neįsivaizduojamas be šių popierių. Be to, jei įmonė turi atstovą Vokietijoje, jo duomenys taip pat praverčia. Kartais reikia GALA (Gefahrgutauskunft) dokumentų, jei vežate kažką pavojingo, bet tai retai biuro atveju, nebent ten yra daug spausdintuvų su toneriais.

Ar CMR konosmenta privaloma?

Absoliučiai taip. Be CMR negali judėti tarptautiniais maršrutais tiek kelyje, tiek muitinėje. Tai pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina krovinio priėmimą. Vieną kartą vairuotojas pamiršo pasirašyti CMR ir vokiečiai tikrai norėjo jam skirti baudą, bet mums pavyko viską išsiaiškinti telefonu. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją gali baigtis baudomis, jei dokumentai tvarkingi. Nežinau, kodėl žmonės to nepaiso, gi tai jų apsauga.

Kaip elgtis su draudimu?

Tai yra kritiška vieta. Jūsų turtas kelyje turi būti apdraustas. Dažnai klientai sako "o, mums nebūtina", o tada, kai mašina suka ratelyje ant sniego A9 autostradoje, jie pradeda skambinti verkti. Geriau užsidėkite "Casco" tipo draudimą krovinui. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją yra rizikingas be apsaugos. Užtikrinkite, kad draudimo suma padengtų ne tik techniką, bet ir baldus, ir netgi mažiausių daiktų praradimą.

Kas daryti, jei trūksta vertimų?

Vokietijai vertimai nėra būtini visiems dokumentams, bet jei turite kokią nors sutartį ar techninę dokumentaciją lietuviškai, gali būti klausimų. Geriausia turėti anglišką ar vokišką versiją svarbiausių duomenų. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją lengvinamas, kai muitininkas gali suprasti, ką jis mato ekrane. Nereikia versti visko, bet pavadinimai ir serijiniai numeriai turi būti aiškūs. (Nors dažnai jie ir taip supranta angliškai).

Ar reikia pranešti Vokietijos institucijoms?

Jei persikraustote įregistravus naują filialą, taip, reikės pranešti apie adresą pasikeitimą, bet tai jūsų teisininko reikalas. Mūsų srityje svarbiau pranešti apie atvykį pačiam vairuotojui į muitinę, jei reikia. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją neapsiriboja tiesiog vairavimu, čia susiduriama su vietiniais reikalavimais. Kartais reikia gauti leidimą stovėti sunkiajai technikai miesto centre, ir tai reikalauja laiko.

Kodėl muitinė taip dažnai sustabdo?

Nėra vienos priežasties, bet dažniausiai tai dėl klaidingų ar neaiškių dokumentų. Vokietijos muitinė labai automatizuota, jei sistema nuspaudžia "raudoną", sustabdo viską. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją tampa stagnacija, jei įrašysite neteisingą svorį ar prekės kodą (HS kodas). Rašykite tai, kas yra, nesmelkite. Vieną kartą įrašėme "biuro baldai", o ten buvo ir seifas, ir tai sukėlė papildomą patikriną.

Logistika ir keliavimas

Kokia mašina geriausia tinka?

Viskas priklauso nuo tūrio, bet biurui dažniausiai tenka 7.5 tonų sunkvežimis su liftu. Jei daugiau, tada reikia vilkiko. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją priklauso nuo to, ar sugebsite įvažiuoti į miesto centrą. Vilkikais į Miuncheno centrą patekti beleidžiant beveik neįmanoma, todėl ten reikės mažesnių automobilių (pervedimų). Žinokit, pasirūpinkite matmenimis iš anksto, kad mums nereikėtų važiuoti atgal ir keisti mašiną.

Ar galima nuomoti mašinas su vairuotoju tik vienai dienai?

Galima, bet į Vokietiją važiuoti ir atgal per vieną dieną su pilna apkrova yra beveik neįmanoma, jei tai toliau nei Berlynas. Vairuotojas turi atsieiti poilsio. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją turi būti planuojamas atsižvelgiant į vairuotojų poilsio režimus (tachografai). Negalima jų gundyti pravažiuoti 12 valandų be sustojimo, tai baudžiama milžiniškomis sumomis. Geriau planuokite dviejų dienų kelionę su nakvyne.

Kiek užtrunka kelionė į Vokietiją?

į Berlyną ar Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų. į Miuncheną – ilgiau, apie 16-18 valandų, priklausomai nuo eismo. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją turi numatyti eismo kamščius, ypač prieš Dresdeną arba prie Miuncheno. Vakare eimas daug greitesnis, bet vairuotojams pavojinga. Geriau pradėti važiuoti naktį, kad ryte būtumet vietą, bet tada vėlgi - reikia įvertinti, ar biuras atidarytas iš karto.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai ne, kalba angliškai ar rusiškai. Tai gali sukelti problemų vietiniams krovėjams ar apsauginiams, jei jie negalės susikalbėti. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją turi šią spragą. Aš visada rekomenduoju, kad vienas jūsų darbuotojų, kuris moka kalbą, būtų vietoje arba būtų pasiektas telefonu. Niekada nežinai, kada reikės susitarti dėl pakrovimo vietos ar pasiklausti kelio.

Kas jei sugenda mašina kelyje?

Tai galvojote, kad to nebus? Tai kasdienybė. Mes turime techninę pagalbą, bet jei sugenda Vokietijoje, laukimas gali trunkti valandas. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją turi numatyti šį scenarijų. Būtinai turėkite planą B – pavyzdžiui, kur išsaugosite brangiausius daiktus, jei teks keisti mašiną. Buvo atvejis, kai mums teko perkrauti viską į kitą sunkvežimį Kelne, nes pūpšėjai ratai. Viska pavėlavo 12 valandų.

Ar sunku rasti vietą stovėjimui prie biuro?

Miestuose kaip Berlynas ar Frankfurtas tai tikra naktmarė. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją dažnai užstringa dėl to, kad nėra kur pastatyti sunkvežimį. Reikia iš anksto gauti leidimą nuomai parkavimo vietai (Notharmonisierung) arba užsidaryti gatvės ruožą. Be to, vietiniai gyventojai gali būti agresyvūs, jei užimsite jų vietą. Geriau pasirūpinkite tuo iš anksto su savo nuomotoju Vokietijoje.

Fizinis darbas ir krovimas

Ar jūsų komanda padeda krauti?

Taip, mūsų vairuotojai gali padėti su technika, bet jei reikia išmontuoti spintas ar pernešti 50 kriauklių, geriau pasamdyti profesionalius krovėjus vietose arba važiuoti su mūsų brigada. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją reikalauja, kad žmonės būtų fiziškai pasiruošę. Negalėkite tikėtis, kad vairuotojas, kuris važiavo 10 valandų, dar ir nešis 30 kg stalus iki ašto trečiajame aukšte be lifto.

Kaip supakuoti kompiuterius?

Juos reikia išjungti, nuimti laidus ir sudėti į dėžes su putomis. Negalima krauti vieno ant kito be apsaugos, nes monitoriai sužings per pirmąją bumpą ant Vokietijos autostrados (o ten yra rampos). Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją susideda iš tūkstančio tokių smulkių dalykų. Palikite kabelius susietus su aparatu, kad paskui nebeliektų jų ieškoti vienas po kito.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus ir spintas reikia atitraukti, kitaip netilps į duris arba ims daugiau vietos. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją yra apskaičiuojamas pagal tūrį (kubinius metrus). Jei nešite surinktus stalus, sumokėsite dvigubai. Vieną kartą klientas atsisakė išmontuoti didelę konferencijos stalą, ir mes turėjome iškrauti visą mašiną gatvėje, kad ją pro šalį prasuktume. Visi buvome įpykę.

Kas su atliekomis ir pakavimo medžiagomis?

Daugeliu atvejų, mes paimame dėžes atgal į Lietuvą, jei jos dar geros. Bet jei jūs norite jas palikti ten, reikia susitarti dėl atliekų utilization Vokietijoje. Ten tai labai griežta – negali tiesiog mesti dėžių į mišką. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją apima ir ekologiją. Už tai gali nusišluoti didelę baudą. Pasirūpinkite konteineriais iš anksto.

Ar dirbame savaitgaliais?

Galiausiai galime, bet Vokietijoje savaitgaliais griežtai ribojamas triukšmas ir sunkvežimių eismas. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją geriausiai vyksta darbo dienomis. Jei bandysite iškrauti sekmadienį Miuncheno centre, gausite policiją per 10 minučių. Geriau prarasti vieną darbo dieną savaitės eigoje, negu gauti baudą ir sustabdytą darbą.

Kas jei naujasis biuras dar nebaigtas?

Tai klasika. Atvykstate, o ten dar dažomi sienos arba nėra elektros. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją tada tampa laukimo žaidimu. Negalite pradėti dirbti be elektros ir interneto. Kartais teke laukti iki vakaro, kol IT žmogus sujungs kabelius. Jei žinote, kad biuras vėluos, praneškite mums, kad galėtume pakeisti grafiką, o ne sėdėti su mašina.

Išvados

Na, štai ir visa tiesa apie tai, kas laukia, kai nuspręsite kelti savo verslį vakarų kryptimi. Biuro persikraustymo procesas ir laiko valdymas į Vokietiją nėra lengvas reikalas, reikia daug kantrybės ir gero planavimo, bet jei viską padarysite sąžiningai ir su šalta galva, viskas bus gerai. Sėkmės jums ten, ir pasilikite kantriems, nes kelyje viskas pasitaiko.