Biuro persikraustymo paslaugos Vokietijos kryptimi: praktinis vadovas be lakoniškų frazių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – vienas dalykas yra teoriškai susiskaičiuoti kubinius metrus, o visai kitas – realiai išvežti viską iš Vilniaus ar Klaipėdos ir nugabenti gilyn į Vokietiją, kai kuris vairuotojas prisipažįsta, kad užmigo į riedą, o klientas skamba ir klausia, kur jo serveriai. Biuro persikraustymo paslaugos Vokietijos kryptimi yra sudėtingas procesas, kuris reikalauja ne tik stiprių rankų, bet ir gerai išdirbto nervų sistema. Dažnai žmonės galvoja, kad tai tiesiog pakrovimas-įkrovimas, tačiau realybėje susiduri su vizų, muitinės (jei tenka eiti per Švediją ar kitur), ir, žinoma, su vokišku preciziškumu, kuris mūsiškiams kartais kelia nervus. Štai irgi viena toki situacija praėjusį mėnesį: važiavome į Miuncheną, o vairuotojas pamiršo „Umweltplakette“ (ekologinę kortelę), tai teko sustoti prie pirmosios degalinės ir spręsti problemas. Todėl šiame straipsnyje nerašysiu apie tai, kaip yra „gražu“, o kaip yra iš tikrųjų – su visomis aštriais kampais ir vairuotojų istorijomis. Sėkmingai persikraustyti biurą į Vokietiją galima tik tuo atveju, jei tikrai žinai, į ką įsigyjasi.

Kaip viskas prasideda (planavimas ir pasiruošimas)

Kaip pradėti persikraustymo procesą ir kiek laiko tai užtrunka?

Pradėti reikia ne iš skambinimo brokeriams, o iš to, ką tikrai norite pasiimti su savimi. Prieš daugiau nei dešimtmetį buvo paprasčiau – įsivažiavome, viską užkrovėme ir važiavome, bet dabar? Dabar biuro persikraustymo paslaugos Vokietijos kryptimi reikalauja detalaus inventoriaus sąrašo ( packing list ). Vidutiniškai, jei kalbame apie nedidelę įmonę (10-20 darbo vietų), reikia skirti mažiausiai savaitę iki kelionės, tik kad visus pavedimus ir dokumentus sutvarkyti. Nereikia taip skubėti, nes vėliau gali kilti problemų su dėžių numeravimu, ir tada vokiečiai aiškinimas, kas yra kurioje dėžėje, gali trukti ilgiau nei pati kelionė.

Ar reikia atlikti preliminarų objekto apžiūrą ar pakanka nuotraukų?

Idealų atveju – būtina važiuoti gyvai, jei tą leidžia biudžetas, bet dažniausiai tenka tenkintis nuotraukomis. Prieš metus pervežinėjome vieną IT įmonę į Berlyną, klientas siuntė tik nuotraukas, o pasirodo, įvažiavimas į sandėlį buvo taip siauras, su tokais posūkiais, kad ten tiesiog nepravažiuotų standartinis 40 pėdžių sunkvežimis. Turėjome skubiai ieškoti mažesnio auto ir viską perkrauti pamynei. Taigi, geriau vieną kartą nuvažiuoti ir pamatyti, nei vėliau mokėti už stovėjimą.

Kas dėl dokumentų – ar reikia kažko specialaus, išskyrus krovininių dokumentų?

Jei keliaujate per Europos Sąjungą tai, tiesioginio vizų poreikio nėra, bet čia svarbu suprasti, kad kai kurioms įmonės reikia gauti vizą (tarkime, jei vairuotojas iš trečiosios šalies, nors mūsų atveju dažniausiai važiuoja lietuviai). Svarbiausias dokumentas yra CMR kvitas, kuris turi būti užpildytas be klaidų. Kartais klientai parašo neteisingą svorį arba neteisingą gavėjo adresą, ir tada tiesiogiai ant sienos (prie muitinės) teisioti viską iš naujo. Patariu dukart patikrinti duomenis prieš išvykstant.

Ar įmanoma susitarti dėl ekspresso pervežimo, jei viskas dega?

Teoriškai taip, praktiškai – vargu ar. Jei reikia biuro persikraustymo paslaugos Vokietijos kryptimi atlikti per 24 valandas, tai kaina šoks į dangų, nes teks rasti atskirą vairuotoją, kuris nėra užimtas. Tiesa, yra tokių atvejų, kai mes iš tiesų spėjame, bet tai tik tada, jei krovinys nedidelis ir jis neturi būti išpakuotas vienoje vietoje ir įkeltas į kitą. Viskas priklauso nuo to, kiek laiko užtrunka išsikraustymas iš patalpų.

Kaip teisingai suskaičiuoti kiek reikia dėžių ir pakuojimo medžiagos?

Žiūrėk, čia nėra tikslios mokslo formulės. Paprastai sakome: vienam darbuotojui – apie 10-15 dėžių, tačiau jei jis turi daug asmeninių daiktų ar archyvų, tai skaičius didėja. Kartais padarykite paklausimą – pačiems klientams dažnai atrodo, kad daiktų yra mažiau, nei yra iš tikrųjų. Prisimenu vieną persikraustymą į Frankfurtą, kur klientas sakė, kad tik „keletas dėžių“, o pasirodo, buvo pilnas sandėlis senų projektų, kuriuos jis negalėjo išmesti. Geriau turėti penkias dėžes per daug, nei trūksta penkiolikos.

Kainos ir pinigai (visiems nerimą keliantis tema)

Kas lemia galutinę kainą ir ar ji gali pasikeisti procese?

Kaina susideda ne tik iš atstumo kilometrais. Čia įeina vairuotojo darbo valandos (ypač jei reikia iškrauti su keltuvu), pakavimo medžiagos kaina, ir taip vadinamas „atgalinis kelias“ – ar mes randame užsakymą atgal ar važiuojam tuščiai. Vokietijoje degalai brangesni negu Lietuvoje, tai taip pat įvertiname. Taip pat, jei reikia biuro persikraustymo paslaugos Vokietijos kryptimi atlikti savaitgalį ar šventę, tai paprastai daroma papildoma mokestis, nes vairuotojai turi turėti poilsį.

Ar taip, kad kaina yra fiksuota ar gali būti valandinis?

Daugelis firmų, įskaitant ir mus, siūlo fiksuotą kainą remdamiesi apytiksliais skaičiais, tačiau jei darbo apimtis padidėja (pavyzdžiui, išsiaiškina, kad reikia išardyti ir surinkti 10 vietoje 5 lentynų), tai kaina keičiasi. Valandinis mokestis taikomas tik tada, kai klientas pats nežino, ką turi, arba kai tai tik dalinis pervežimas (pavyzdžiui, tik vienos dalies biuro). Man asmeniškai patinka fiksuota kaina,nes tada nėra nesutarimų pabaigoje.

Kokia maždauga kaina už vieną kubinį metrą į Berlyną ar Miuncheną?

Sakyčiau, kad dabar rinka svyruoja, bet vidutiniškai galima vadovautis nuo 80 iki 120 eurų už kubinį metrį (jei kalbame apie dalinį krovinį). Jei tu nuomuji visą sunkvežimį (apie 90 kubinių), tai kaina gali būti maždaug 1.5-2 tūkstančiai eurų priklausomai nuo konkrečios vietovės. Kalbant apie biuro persikraustymo paslaugas Vokietijos kryptimi, reikia žinoti, kad toliau į pietus (Miunchenas) brangiau nei į vakarus (Kelneris), dėl didesnių atstumų.

Ar reikia mokėti už laukimą, jei vairuotojas atvyksta anksčiau?

Taip, laukimas yra mokamas. Vokietijoje yra griežtos taisyklės, kiek vairuotojas gali dirbti be poilsio, todėl jei jis atvyksta į objektą 8:00 ryte, o jums leidžia įeiti tik 10:00, tas dvi valandas reikės sumokėti. Vienas kartas, manau, buvo Hamburge, kur mes laikėmės 4 valandas, nes raktų nebuvo, o klientas neatsiliepė į telefonus – tai buvo labai brangus mokymasis ir mums, ir jiems.

Ar galima atsiskaityti kortele ar tik grynaisiais / pavedimu?

Geriausiai kai pavedimas, tai saugiau ir aiškiau apskaitos požiūriu. Kai kurios vokiškos firmos reikalauja išankstinio mokėjimo, mes dažniausiai dirbame su užstato (depozito) principu – 50% mokama prieš išvykstant, likę 50% pristatymo metu. Kortelėmis apmokėti galima, bet tada reikia pridėti procentais banko mokestį, o klientai to dažnai nenori.

Kas turi mokėti už parkavimą Vokietijos miestuose?

Tai vienas nemaloniausių dalykų. Parkavimas Vokietijos centruose, pvz., esant „Umweltzone“, gali būti labai brangus arba tiesiog neįmanomas be specialios leidimo. Klientas turi pasirūpinti vietą, o jei ne, mums tenka važiuoti į mokamą aikštelę, ir šios išlaidos (parkavimo mokestis) uždedamos ant sąskaitos. Nerekomenduoju rizikuoti padėti automobilį kur nors nelegaliai – vokiečių pareigūnai labai greitai nuvežia automobilius (ir tada atgauti brangu).

Kelias ir Vokietijos specifika (kur ten geda padangos)

Kiek trunka kelionė į Vokietiją ir ar yra poilsio taisyklių?

Įprastai į Berlyną ar Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų viena kryptimi, tačiau tai jei nėra „spūsties“ prie Ostravos arba Lenkijoje. Vairuotojams taikomi griežti poilsio režimai: po 4,5 valandų vairavimo būtina 45 minučių pertrauka, o po 9 valandų – 9 valandų poilsis. Taigi, jei mes išvykstame ryte, atvykti galime tik kitą dieną. Reikia tai suprasti, nes klientai dažnai tikisi, kad mes būsim ten vakare.

Ar yra kokių nors specifinių Vokietijos kelių ypatumų?

Vokietijos autobanai (Autobahn) – tai atskira pasaulis. Yra vietų, kur greitis neribojamas, tačiau mūsų sunkvežimiams vis tiek galima važiuoti tik 80 km/h (arba 90, jei tam tikri priekabos). Pavojingiausia yra tada, kai lenkiate mažus automobilius važiuojant 80 km/h – jie puola į priekį kaip nutrūkę. Be to, būkite pasiruošę, kad daugelyje vietų yra pastovios greičio kameros, todėl vairuotojai turi būti labai atidūs.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tokios situacijos, deja, nutinka. Prieš keletą metų mums sopro pavarų dėžė vos netoli Hanoverio. Reikėjo laukti gelbėjimo tarnybos, o tai užtruko naktį. Tokiu atveju, mes pranešame klientui, kad bus vėlavimas, ir stengiamės kuo greičiau organizuoti perkrovą į kitą automobilį, jei šio neišgelbėti. Biuro persikraustymo paslaugos Vokietijos kryptimi visada turi įtrauktą rizikos draudimą, todėl bent jau materialiniai nuostoliai yra padengti ( nors laikas – ne).

Ar vairuotojai moka už važiavimą per miestus (mokesčius už vėją)?

Yra tokia dalyka kaip „Maut“ – kelių mokestis Vokietijoje sunkvežimiams. Jis yra automatiškai mokamas mūsų įrangos (vienetas kablyje) būdu, todėl klientui tai papildomai nebekainuoja. Tačiau jei reikia važiuoti per brangius tunelius ar tiltus (pvz., jos Alpių link, nors į Vokietiją retai), tai gali būti papildomas mokestis. Bet įprastai viskas įskaičiuota.

Ką daryti, jei atvyksta į Vokietiją, ir gavėjo nėra vietoje?

Tai tikras košmaras. Anksčiau, kai nebuvo gerų ryšių, vairuotojai stovėdavo po dieną. Dabar mes turime tiek telefonų, kad nėra išsipasakojama, kad atvykome, o kas nors ten negerai. Pasirašome CMR kvitą (su pastaba „atiduota saugotojui“) ir paliekame krovinį, jei taip sutarta. Bet labiau patariu, kad kažkas būtų vietoje, nes iškrauti 20 tonų be prižiūrėtojo yra neįmanoma saugiai (arba galima, bet tik su papildomu užmokesčiu už vairuotojo laiką).

Ar reikia vokiškų kalbos žinių pas vairuotoją?

Pagrindiniam vairuotojui nebūtina kalbėti vokiškai, bent jau techninių dalykų įvykdymui, tačiau dažniausiai mūsų komandose yra bent vienas žmogus, kuris sugeba susikalbėti pagrindiniais frazėmis. Esant sunkiems situacijoms (policijos kontrolė, avarija, problemos su adresu), visada galima pasinaudoti vertėju telefonu. Tačiau vokiškai kalbantis vairuotojas visada padidina pasitikėjimą iš vokiečių pusės.

Techninės detalės (kabeliai, serveriai ir stiklai)

Kaip pervežti pačią brangiausią techniką – serverius ir kompiuterius?

Serveriai yra patys jautriausi dalykai. Jie negali būti gabenami kaip paprastos spintos. Juos reikia tvirtai prifixuoti ant rėmų, o jei įmanoma – patalpinti į specialias dėžes, kurios amortizuoja krūvį. Aš asmeniškai visada rekomenduoju klientams pasidaryti atsarginę kopiją (backup) prieš persikraustant, nes nė vienas ratai nėra idealiai lygus. Esu matęs, kaip krentantis mažas triukšmas sugadina sunkųjį diską, tai nėra verta rizikuoti.

Ar galima pervežti seifus su pinigais ar dokumentais?

Seifus su dokumentais – taip, o su pinigais – čia jau kita istorija. Mes neame pervežti didelių sumų grynojo pinigų, tai vėlgi yra susiję su saugumo taisyklėmis ir draudimo sąlygomis. Jei seifas yra įmontuotas sienoje, reikia specialių įrankių, kad išimti jį nebeišardant sienos (klientai dažnai pamiršia tai pasakyti). Seifai patys savaime yra labai sunkūs, kartais net sunkiau nei numatyta.

Kaip elgtis su pačiais didžiausiais baldais (paviljonai, konferencinės lentos)?

Viskas turi būti išardyta. Neįsivaizduoju, kaip galima pervežti 4 metrų ilgio lentą per laiptus be išardymo (išskyrus atvejus, kai yra kranas, bet tai kainuoja kaip nupirkti naują lentą). Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, išardome viską, pervežame, o Vokietijoje (jei sutarta) vėl surinkome. Svarbu užtikrinti, kad visi varžtai ir detalės būtų pažymėtos, kad nepasimesti (paprastai dedame į mažus maišelius ir priklijujame prie baldų).

Ar reikia specialiai užtikrinti, kad dėžės būtų uždarytos?

Be abejonės. Vokietijos kelyje yra daug greičio kamuolių ir staigių stabdymų, jei dėžė atsivers, turinys iškris. Mūsų naudojamos dėžės yra storos, dvigubos sienelės, todėl jos atlaiko didelį svorį. Taip pat naudojame stiprią lipduką juostą, kuri nelepso nuo drėgmės ar šalčio (nors kartais ir užšąla, bet laiko).

Kas dėl pačio pavojingiausio – vaza ir stiklų?

Stiklai yra įpakuojami į specialias klotines, kurios padeda išvengti dūžių. Naudodamiesi neperšlampamu popieriumi ir putomis. Ypatingai daug stiklų būna biuruose, kurie turi daug pertvarų. Tiesą sakant, stiklų pervežimas yra vienas brangiausių dalykų, nes reikalauja daugiausiai laiko ir atidumo. Vienas sužalojimas gali atnešti daugiau nuostolių nei visas persikraustymas.

Ar atliekate techninį plovimą ar tik surenkate?

Mes daugiausia dėmesio skiriame pervežimui. Plovimas tai jau kita paslauga, kurią atlieka vietinės Vokietijos firmos (arba kliento samdomos valytojos). Tačiau mes tikrai galime padėti viską sudėlioti vietose, padėti sujungti kabelius (paprastai ne IT specialistų lygmeniu, bet fizinio pajungimo). Tokiu atveju reikia aiškiai susitarti dėl apimties.

Procesas pabaigoje (kas nutinka atvykus)

Ar padėdami išpakuoti dėžes ir sudėti daiktus į lentynas?

Taip, tai įeina į pilną paslaugą. Vairuotojai ne tik užkrauna, bet ir iškrauna, dėžes paima į reikiamas patalpas. Jei sutarta, mes padarome ir „white glove“ paslaugą – t.y., viską išpakuojame, šiukšles surenkame ir išvežame. Tačiau tai užtrunka ilgai, todėl tokios paslaugos kaina yra aukštesnė. Dažnai klientai sako, kad išpakuos patys, kad sutaupyti, tačiau po trijų dienų skambina prašyti pagalbos, nes jų darbuotojai nenori to daryti.

Kas atsitinka su pakuotes medžiaga ir šiukšlėmis po persikraustymo?

Visą šiukšlių (popieriaus, folijos, dėžių) surenkame į savo sunkvežimį ir vežame atgal arba (jei įmanoma) užkrauname į vietinį konteinerį Vokietijoje, jei tai leidžia vietos taisyklės. Negalima tiesiog palikti viso šito kieme, nes tai nesaugu ir negražu. Aš stengiuosi viską susitvarkyti taip, kad po mūsų liktų švarus, paruoštas darbo biuras.

Ką daryti, jei atvykus randama sužalojimų (įbrėžimų)?

Reikia nedelsiant pranešti vairuotojui ir užfiksuoti tai CMR dokumente (pastaboje). Be šio užrašo vėliau bus labai sunku įrodyti, kad įbrėžimas atsirado ne jau ten stovėjant. Mes turime draudimą, todėl tokie atvejai yra nagrinėjami. Sėkmės tokiais atvejais maža, bet bent jau gaža bent dalį sumažinama. Niekas nenori, kad atsitiktų, bet kartais būna, kad lentynos nutinka nuo sienos (irgi girdėjau tokių istorijų).

Ar galima sujungti techniką (kompiuterius, spausdintuvus) vietoje?

Fiziškai galime išpakuoti ir pastatyti ant stalo. Bet jei reikia sujungti prie serverio, nustatyti tinklus, įrašyti vairuotojus – tai ne mūsų kompetencija. Tam reikia IT specialisto, kuris turi būti pašauktas vietos arba važiuoti kartu su mumis. Mes neesme IT kompanija, mes esame logistika, nors po 20 metų jau ir kabelių spalvas išmokome atskirti.

Ar reikia pasirašyti kokių nors dokumentų apie pristatymą?

Taip, būtinai. Pristatymo akte (arba CMR kopijoje) turi būti parašas, kad krovinys buvo priimtas be pastabų (arba su pastabomis). Be to, jei reikia, mes galime padaryti papildomą inventorizacijos aktą, kad klientas galėtų patikrinti, ar viskas atvyko. Ypač svarbu, jei pervežami brangūs daiktai, kad vėliau nebūtų ginčų, kas dingo (o daiktai kartai dingsta tiesiog dėl to, kad žmonės pamiršta, kur juos sudėjo).

Kaip suorganizuoti atgalinį kelionį (tuščia ar su kroviniumi)?

Stengiamės rasti užsakymą atgal, kad mažiau eitų degalai. Jei Turiu ką nors vežti atgal į Lietuvą, tai galime suteikti nuolaidą. Tačiau jei grįžtume tuščia, tai tiesiog įskaičiuojame į pradinę kainą. Nerašau čia magiškų formulių, tiesiog logika tokia, kad kuo daugiau užsakymų, tuo pigiau kainuoji.

Ar įmanoma persikraustyti į Vokietiją ir tuo pačiu atvežti ką nors atgal?

Taip, tai vadinamas „backload“ arba kombinuotas pervežimas. Jei turi ką nors atvežti iš Vokietijos (pvz., įrangą, baldus, ar net asmeninius daiktus darbuotojų), galime tai padaryti tuo pačiu automobiliu, taip sutaupyant abiem pusėms. Vienintelis dalykas – reikia tiksliai susitarti dėl terminų, kad nereikėtų laukti Vokietijoje dieną dėl to, kad krovinys atgal nebus paruoštas laiku.

Kas dėl draudimo – ką jis apima ir kiek kainuoja?

Draudimas yra privalomas. Jis dažniausiai apima „visą riziką“ (All risks), bet visada yra tam tikros išimtys (pvz., brangmenos, pinigai, duomenys). Kaina paprastai svyruoja apie 3-5% nuo krovinio vertės. Manau, kad tai ne tiek daug, palyginti su ta ramybe, kurią jis suteikia. Be draudimo gauti bent kokį nors atlyginimą, kai vairuotojas užkerta į tiltą, yra beveik neįmanoma.

Na, štai ir viskas, ką reikia žinoti apie tai, kas vyksta užkulisiuose. Biuro persikraustymo paslaugos Vokietijos kryptimi nėra paprasta, bet su patirtimi ir gera komanda viskas įmanoma. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, ir tikiuosi, kad mūsų keliais sutiksime tik tada, kai reikės vėl judėti į priekį. Geriausia yra kai viskas vyksta sklandžiai, nors po 20 metų dar visais laukau tos dienos, kada kelionė vyks lyg laikrodis (galbūt tai neįmanoma, bet visada galima svajoti).