Biuro persikraustymo į Vokietiją procesas supaprastintas

Sveiki, vėl čia. Jūsų biuro persikraustymo į Vokietiją procesas supaprastintas – taip sako reklamos, bet iš tikrųjų tai visada yra vienas didžiausių galvos skausmų vadovui. Esu šioje srityje beveik dvidešimt metų ir matęs viską: nuo dingusių kompiuterių iki užstrigusių sunkvežimių ties Kaunu, kai vairuotojas tiesiog „užmigo“ degalinėje. Visgi, jei žinai, ką daryti, ir pasiruošiai tam, kad kai kas ne pagal planą, viskas gali vykti gana sklandžiai. Čia mano, šiek tiek chaotiškas, bet nuoširdus vadovas, kaip susitvarkyti su tais baldais ir dokumentais be nervų išsižadinimo, nes be jų šiame darbe niekur nepasisuksite.

Dokumentai ir oficialūs reikalavimai (Biuro persikraustymas į Vokietiją prasideda nuo popierių)

Ar tikrai reikia to detalios inventorizacijos sąrašo?

Žinote, vokiečiai mėgsta tvarką, tai ne paslaptis. Jei planuojate biuro persikraustymą į Vokietiją, be gero sąrašo niekur neisivažiuosite. Muitinės pareigūnai gali sustabdyti krovinį ir prašyti parodyti, ką vežiate. Jei ten bus parašyta tiesiog „baldai“, jie gali pradėti kruopščiai brėžti kiekvieną dėžę. Geriau iš anksto susirašyti, kiek yra stalų, kompiuterių ir t.t. Nereikia būti milimetriniam tikslumui, bet bendras vaizdas turi būti aiškus, kitaip prarasite dienas prie sienos.

Kas dėl Muitinės deklaracijos ar EX1 dokumento?

Tai yra tas momentas, kai dažnai užklystame į problems. Jei perkeliate įmonės turtą į kitą ES šalį, dažnai reikia deklaruoti, kad tai nėra prekyba, o būtent perkėlimas. Aš asmeniškai visada patariu susisiekti su buhalteriu, nes aš vairuotoju, ne muitininku (nors ir po 20 metų kartais painioju tas kodes). Bet bendrai, jei trukmė trumpa, gali tekti pildyti T1 arba EX1, kad būtų aišku, kad PVM mokėjimas netaikomas.

Ar reikia drausti krovinią?

Be abejo. Žinote, kiek kartų buvo taip, kad vairuotojas staigiai stabdė, o ant grindų skrido serveris? Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas tada, kai nemiegate ir susirūpinate draudimu. Standartinis CMR draudimas dažnai padengia tik labai mažą sumą, palyginti su jūsų technikos verte. Užsisakykite papildomą „All risk“ draudimą, tikrai verta investicijos, ypač jei vežate brangią įrangą.

Kiek laiko užtrunka dokumentų tvarkymas?

Tai priklauso nuo to, kiek greitai jūs sugebate surašyti tuos dalykus. Esu matęs klientus, kurie tai daro vieną dieną, ir tokius, kurie velkasi savaitėmis. Jei viskas tvarkinga, dokumentus paruošiame per 1-2 darbo dienas. Bet nepamirškite, kad Vokietijoje muitinė dirba griežtai, todėl klaidos rašyme gali prailginti procesą iki kelias dienų, o tai jums gali brangiai kainuoti.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų?

O, tai gana įprasta istorija. Vairuotojas gali būti sustabdytas, o krovinys – uždarytas sandėliuke iki kol viskas neišsiaiškins. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas tik tada, kai turite visus popierius ant rankos. Geriau dar kartą paklauskite mūsų ar savo buhalterio, nei rizikuokite likti be įrangos savaitgaliui prie sienos. Vokietijos pareigūnai nelabai mėgsta paaiškinimus, kad „užmiršau“.

Logistika ir fizinis darbas (Kaip viskas vyksta kelyje)

Kokio dydžio sunkvežimį reikia užsakyti?

Čia dažniausiai visi klysta. Žiūri, turi 30 kvadratinių metrų biurą ir galvoji, kad 3,5 tonos sunkvežimis užteks. O tada paaiškėja, kad archyvinės dėžės užima du kartus daugiau vietos nei planavote. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, jei iš anksto tiksliai išmatuojate turtą. Mes dažnai siūlome atvažiuoti apžiūrėti, bet dažnas klientas sako „ne, tikrai mažai“, o paskui teka važiuoti antrą kartą.

Ar galima pervežti kompiuterius surinktus ar juos reikia išardyti?

Geriau išardyti. Žinau, kad tai nepatogu, bet vibracija kelyje (ypač Vokietijoje, kai keliai vietomis lyg griežtynės) gali sugadinti standųjį diską. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas tada, kai technika yra kruopščiai supakuota originaliose dėžėse. Jei jų nebelikę, raskite stiprių dėžių ir užpildykite tarpas putomis. Nepasitikėkite viltimi, kad „atsilaikys“.

Kaip su pakavimo medžiagomis – ar jūs jas tiekiate?

Taip, mes atvežame viską: dėžes, juostas, burbuliukų plėvelę. Vienas kartas klientas bandė taupyti ir dėžės sugedo tiesiog keliant jas į liftą. Neklauskite, kodėl taip nutiko. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, kai nereikia važiuoti į statybines prekybos vietas parduotuvę užsidėti juostos. Mums paprasčiau atvežti per daug, nei kad jūsų vairuotojai gaištų laiką.

Kiek laiko trunka pati kelionė?

į Vokietiją nuo Vilniaus ar Klaipėdos važiuojame paprastai 1-2 dienas, priklausomai nuo to, kur ten būstate. Jei tai Miunchenas ar Berlynas, tai greičiau, jei koks kaimelis pietuose – ilgiau. Biuro persikraustymo į Vokietiją procesas supaprastintas, jei planuojate atvykti darbo dieną, o ne naktį. Vokietijoje naktimis negalima būti garsiai, ypač gyvenamuosiuose rajonuose, todėl iškrovimą reikia derinti su vietinėmis tvarkomis.

Ar vairuotojai padeda iškrauti?

Taip, bet yra ribos. Jie yra vairuotojai, ne krovėjai, nors ir padeda. Jei reikia nešti 50 kilogramų spintą į trečią aukštą be lifto, tai jau papildomas darbas už papildomą mokestį. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, jei apie tai pasakojate iš anksto. Nesijaudinkite, mes nenukrypsime, tiesiog reikia suprasti, kad už kiekvieną laiptą reikia mokėti atitinkamai.

Kas dėl „Umweltplakette“ – ekologinės kortelės?

O tai būtina dalyka! Jei važiuosite į miesto centrą, be jos jums gali skirti baudą. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, kai mūsų sunkvežimiai jau tai turi, bet jei samdote patys, tikrinkite. Be to, yra vietų, kur sunkvežimai visai negali važiuoti (Umweltzone). Geriau iš anksto patikrinti maršrutą, nei gaišti laiką apvažiuojant miestą pro šalį.

Ar galima atvežti dalykus savaitgaliu?

Galima, bet iškrovimas – ne. Vokietijoje darbo taisyklės yra šventos. Jei bandysite statyti garsią vežimėlą sekmadienį ryte, gausite skundą iš kaimynų per 10 minučių. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, jei planuojate viską darbo laiku. Galiu pridurti, kad kartais pavyksta susitarti su sargu, bet tai retai ir brangu.

Kas dėl serverių ir jautrios technikos?

Apie tai jau kalbėjau, bet pakartuosiu. Serveriai turi būti supakuoti kaip kiaušiniai. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, jei turite specialias transporto dėžes su amortizacija. Jei ne, pasiruoškite, kad duomenys gali dingti. Aš asmeniškai neneščiau serverio be specialios dėžės, net ir jei tai tik 5 kilometrų kelias.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dabar dauguma sunkvežimių turi GPS. Galite matyti, kur jis stovi, pavyzdžiui, ties Kaunu ar jau perėjo sieną. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas dėl technologijų, tačiau ne visada signalas tikslus. Kartais vairuotojas užsuka papietauti ir atrodo, kad stovi vietoje valandą – nereikia panikuoti.

Kainos ir pinigai (Kiek tai viskas kainuos ir kodėl)

Kaip susiformuoja kaina?

Paprastai tai atstumas, kuro kaina (o ji dabar, žinote, ne maža) ir darbo valandos. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, kai aiškiai žinote, kiek dalykų turite. Jei pasakykite „mažai“, o paskui bus 10 tonų, kaina pasikeis akimirksniu. Mes stengiamės būti sąžiningi, bet ir mums reikia uždirbti.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, galime pasiūlyti fiksuotą, bet tik po to, kai pamatysime, ką reikia vežti. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, kai nėra staigmenų. Fiksuota kaina apima tai, ką aptarėme. Jei vietoje 10 dėžių bus 50, ar teks nešti į 4-ą aukštą be lifto, tai papildomai. Tai standartinė praktika.

Kada reikia apmokėti paslaugas?

Paprastai prašome avansą, kad padengtume degalų ir kelių mokesčių išlaidas (Vokietijoje keliai mokami). Likusią dalį – atlikus darbą. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, kai abiejų pusės pasitiki. Esu matęs, kai klientai atiduoda čekius, kurie vėliau „šuolio“ neturi. Geriau pavedimu ar grynaisiais, jei pasitikėjimas nėra 100%.

Ar brangu, jei reikia išardyti baldus?

Išardymas ir surinkimas – tai atskira paslauga. Mūsų meistras tai padarys greičiau nei jūsų IT specialistas, kuris pirmą kartą laiko veržliarakštį rankose. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, kai tai daro profesionalai, tačiau tai kainuoja. Paprastai tai valandinis tarifas, kuris priklauso nuo sudėtingumo. Tarkime, didelė conferencijos stalė paviršius užims daugiau laiko.

Kokios gali būti paslėptos išlaidos?

Paslėptų nėra, bet yra neplanuotų. Pavyzdžiui, jei Vokietijoje reikia samdyti vietinę keltuvą su vairuotoju, nes mūsų sunkvežimis netelpa į kiemą. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, kai iš anksto tikrinote prieigos galimybes. Vokiški kiemai dažnai yra labai anksti ir aštuoniolikos pėsčiųjų tuneliai – ten nepravažiuosi nei su „Scania“.

Ar taupyti galima samdydami pigesnę firmą?

Galite, bet rizikuosite. Žinau vieną firmą, kuri vežė biurą, o paskui reikalavo pinigų už „laikiną sandėliavimą“, nes jų vairuotojui „sugedo“ sunkvežimis. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas tik su patikimomis kompanijomis, kurios turi savo techniką, o ne nuomoja iš kaimynio. Pigu dažnai būna brangiau galų gale.

Ar kainuoja laukimas, jei vėluojame su raktais?

Taip, laukimas mokamas. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei jūsų vadybininkas vėluoja su raktais prie naujo biuro valanda, šauktis nereikės. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, jei visi susitinka vienoje vietoje ir vienu laiku. Geriau palikti vadybininką sename biure, o vadovą važiuoti į naują su raktais.

Ar galima atsisakyti ir gauti pinigus atgal?

Jei atšaukiate prieš kelias dienas, grąžinsime avansą, atimę administracinius mokesčius. Jei vairuotojas jau važiuoja link jūsų, o jūs sakinėte „nebereikia“, tai turėsite sumokėti už kelionę. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastinas komunikacijos prasme – praneškite iš karto, jei planai pasikeitė.

Smulkmenos ir realus gyvenimas (Kas nutinka, kai niekas nežino)

Kas daryti, jei sulūžo stiklinė lenta?

Gaila, bet tai įvyksta. Jeigu turite draudimą, parašykite žalos aktą (vokietiškai „Schadensbericht“). Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, kai drąsiai sakote apie tai iš karto. Neslėpkite nuolaužų po kitomis dėžėmis, vėliau bus didesniais problemų. Mes stengiamės važiuoti atsargiai, bet keliai yra keliai.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai gana dažna situacija. Darbuotojai nori pasivežti savo puodukus ar netgi dviračius. Galima, bet geriau tai aprašyti atskirai, kad nebutų painiojama su įmonės turtu. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, jei asmeniniai daiktai yra atskirai pažymėti, kitaip muitinė gaišti laiką klausinėdama, kieno yra tas senas pasidaryklis.

Kaip elgtis su šiukšlėmis?

Nevežkite jų su savimi! Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra labai griežtai reglamentuotas ir brangu. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, jei senus spausdintuvus ir sulūžusius kėdes išmetate čia, Lietuvoje. Ten už šiukšles be specialios kortelės gali skirti didžiules baudas.

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Pagrindiniai žodžius tipo „links“, „rechts“ (kairėn, dešinėn) žino. Bet sudėtingesniems dalykams reikia vertėjo arba jūsų pagalbos. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, jei ten pasitinka kas nors, kas kalba vokiškai, arba jei vairuotojas turi „Google Translate“ (o jie dabar visi turi). Bet geriau nepasikliovoti ant to, kad jie supras sudėtingus instrukcijas.

Kas dėl maisto ir poilsio vairuotojams?

Jie turi poilsio režimus, kuriuos būtina laikytis. Jei reikės, kad vairuotojas dirbtų 12 valandų iš eilės be pertraukos, mes to negalime padaryti – tai nelegalu. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, kai suprantate, kad vairuotojas yra žmogus, ne robotas. Jis turi valgyti ir miegoti.

Ar reikia rezervuoti vietą sunkvežimiui prie naujo biuro?

Būtina. Vokietijoje vieta gatvėje dažnai yra mokama arba reikia specialių leidimų. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas, jei pasirūpinote tuo savivaldybėje iš anksto. Viena kartą mes stovėjome valandą, nes vietinis policininkas negalėjo patikėti, kad mes nenuvažiavome gatvės ženklo.

Kaip elgtis, jei dėžės pasimeta?

Tai vyksta retai, bet įvyksta. Visada turi sąrašą numeruotų dėžių. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas dėl to, kad viskas yra pažymėta. Jei trūksta dėžės nr. 15, žinome, kad ieškoti reikia ten, kur buvo kraunama. Be numerių tai būtų ieškoma adyno.

Ar galima persikraustyti žiemą?

Galima, bet reikia atsižvelgti į orus. Jei ten -10 laipsnių, o vairuotojas turi nešti dėžes per sniegą, tai užtrunka ilgiau. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas vasarą, tačiau žiūrėkite, žiema taip pat tinka, tik reikia daugiau kantrybės ir karštų arbatos.

Kod�l reikia rūpintis tuo viskuo dabar, o ne paskutinę minutę?

Nes paskutinę minutę kyla panika. Ir kyla kainos. Biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas planavimu. Jei skambinate man šiandien ir sakote „važiuojam rytoj“, aš jums padėsiu, bet tai kainuos brangiau ir gali būti, kad neturėsiu laisvo sunkvežimio. Planuokite bent savaitę iki, o dar geriau – mėnesį.

Išvada

Galiausiai, biuro persikraustymas į Vokietiją procesas supaprastintas tik tuo atveju, jei jį perduodate profesionalams, kurie žino, ką daro, o patys susirūpinate tik dokumentais. Nerašykite, kad viskas bus idealiai – kažkas visada pasikeis, vairuotojas gali užstrigti spūstyje ties Frankfurte, o dėžė gali atsidurti ne toje vietoje. Bet su gera komanda ir šiek tiek humoro (ir kantrybės) viskas baigsis sėkmingai, o jūsų įmonė dirbs naujuose biuruose be jokios žalos. Sėkmės kelyje, ir pasilikite ramūs, mes viską išvešime.