Biuro persikraustymo į Vokietiją procesas ir laiko planavimas: vadovas iš vidaus

Sveiki, susitame su tiesa – persikraustyti biurą nėra nieko malonaus, o kai kalba eina apie biuro persikraustymą į Vokietiją, tai čia visiškas "pienas". Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir matau viską: nuo idealiai suplanuotų operacijų iki tokių chaotiškų, kad plaukai keliasi tiesiai ant galvos. Dažniausiai klientai klausia ne apie tai, kaip pakuoti dėžutes (tai jūsų darbuotojų galva), o apie tai, kaip viską suskirstyti laike, kad verslas nestotų. Vokietija – šalis pareiginga, griežta, bet jei žinai taisykles, viskas vyksta kaip laikrodžiai. Štai trumpai apie tai, ką reikia žinoti, pradedant nuo dokumentų iki to momento, kai paskutinis stalas pastatomas naujame Hamburge ar Miunchene.

Pradiniai žingsniai ir dokumentacija

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti biuro persikraustymą į Vokietiją?

Nebijokite skambinti iš anksto, idealiai – mažiausiai mėnesį iki įvykio, o jei tai didelė korporacija, tai ir dar anksčiau. Biuro persikraustymas į Vokietiją nėra tik vairuotojo nuoma, tai sudėtingas mazgas. Reikia rezervuoti mašinas, suderinti vietą gatvėje, gauti leidimus, o Vokietijoje su biurokratija viskas labai lėtai. Jei skambinate savaitę prieš, gali būti, kad mes jums padėsime, bet kainos bus aukštesnės, o nervų – mažiau.

Kokius dokumentus reikia tur�ti iš anksto?

Sąskaitos faktūros, krovinio sąrašas (packing list) ir, žinoma, sutartis. Jei vežate techniką, reikia serijinių numerių, nes vokiški muitininkai gaišta laiką tikrinant. Kartais užmirštu, kad reikia ir sutarties su naujuoju biuru nuomotoju, kad leistų atvažiuoti sunkvežimiui. Be to, jei vežate kažką ypatingo brangaus, reikia vertinimo aktų.

Ar tikrai reikalingas tikslius inventorius?

Be abejo, tikrai taip. Negalima rašyti "biuro įranga", turi būti "2 stalai, 5 kėdžių, 1 spausdintuvas". Vokietijoje griežtesni reikalavimai nei Lietuvoje, ypač jei sulaiko mašiną patikrinimui. Turiu omenyje, kad jei sąraše bus "kompiuteriai" o realiai bus "serveriai", gali būti nemalonumų. Geriau praleisti valandą ir viską užrašyti, nei stovėti prie sienos sulaikytas.

Kas dėl PVM mokesčio ir dokumentų tvarkymo?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, tai dažniausiai taikoma PVM atskaitoma procedūra (0 proc.), bet jūsų buhalteris turi būti pasiruošęs. Reikia pateikti savo PVM mokėtojo kodą ir gauti vokiškąjį. Jei dokumentai bus netvarkingi, vokiečiai gali priversti sumokėti Vokietijos PVM, o tai pinigai, kurių tikrai nenorite netekti.

Ar jūsų kompanija užtikrina "Ex Works" sąlygą ar reikia patiems?

Mes darome viską, ką galime, bet jei jūsų sandėlyje nėra keltuvo, arba jei reikia išmontuoti lentynas ant trečio aukšto be lifto – tai papildomi darbai. Geriausiai aptarti iš anksto. Kartais klientai manęs klausia "o kiek kainuoja pakrauti?" ir nenuostabu, kai aš klausiu "ką ir iš kur?". Kiekvienas atvejis individualus.

Ar reikia notaro patvirtintų dokumentų?

Dažniausiai ne, nebent jūs pervežate įmonės akcijas ar kažką panašaus, bet tai nebe biuro persikraustymas. Paprastai įmonės antspalas pakanka. Esu matęs atvejų, kai klientai perkažengia ir veža brangų turtą ne kaip įmonės turto pervežimą, o kaip asmeninį daiktą, o tai vėliau sukelia problemų su apmokestinimu.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kaip susiformuoja kaina už biuro persikraustymą į Vokietiją?

Kaina priklauso nuo tūkio (kubinių metrų) ir atstumo. Taip pat labai svarbu, ar reikia įrenginio pakavimo (pakuoja mūsų vadybininkai ar jūsų žmonės). Dar svarbu, ar reikia "žmogaus valandų" – tai yra, ar mūsų darbuotojai turi nešti dėžutes iš jūsų biuro į mašiną, ar jūs jas paduodate prie pat sunkvežimio. Vokietijoje darbas brangus, tad jei reikia statyti juosta iki penkto aukšto, tai kainuos.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Galiu pasakyti tiesiai – mums jų nėra, bet yra "neplanuotų išlaidų". Pavyzdžiui, jei užmiršote susitvarkyti vietą (Anliegerfreiheit) prie namo Vokietijoje, ir mūsų vairuotojas privalo laukti valandą, kol atvažiuoja policija, šis laikas bus apmokestintas. Taip pat, jei dėžės yra per sunkios ar blogai supakuotos ir skyla, mes neatsakingi.

Kiek vidutiniškai kainuoja vienas kubinis metras pervežimo?

Sakyčiau, kad dabar rinka svyruoja, bet galima vadovautis nuo 30 iki 50 eurų už kubą į vieną pusę, priklausomai nuo to, kur į Vokietiją važiuojame – į Miuncheną arba kažkur į tolimus kaimus Bavarijoje. Tai tik apytikslė kaina, nes biuro persikraustymas į Vokietiją nėra prekė parduotuvėje su kaina ant etiketės.

Ar taikoma minimumo kaina?

Taip, yra. Jei jums reikia pervežti tik vieną biurą su dviem stalais, neapsimoka kviesti 3,5 tonos sunkvežimį. Tuomet mes siūlome "dalį krovinio" (part load) arba mažesnę transporto priemonę. Bet tada tenka laukti, kol mes surinkame kitus siuntas tame pačiame maršrute.

Ar galima mokėti kortele ar tik grynaisiais/per pavedimu?

Įmonėms visada geriausia pavedimu, kad būtų sąskaita faktūra apskaitai. Vairuotojams grynaisiais be kvito duoti nerekomenduoju, nors kartais taip atsitinka, jei reikia sumokėti už kurą kelyje ar už keltą. Pagrindinis apmokėjimas visada vyksta pagal sutartį sąskaita.

Kas dėl draudimo – ar jis brangus?

Draudimas paprastai svyruoja apie 0,3-0,5 proc. nuo turto vertės. Gali atrodyti, kad nereikia, bet pasakyčiau, kad būtinas. Vieną kartą važiavome per Liuksemburgą (nors ne Vokietija, bet pavyzdys tas pats) ir vairuotojas pramušė apatinę dalį, kai bandė įvažiuoti į kiemą. Be draudimo būtų didelių problemų.

Transporto procesas ir laikas

Kiek laiko trunka kelionė į Vokietiją?

Pats važiavimas, tarkime, į Berlyną ar Diuseldorfą, trunka apie 12-16 valandų važiuojant be sustojimų. Tačiau vairuotojai turi poilsio režimus. Todėl paprastai tai trunka 1-2 dienas. Jei reikia iškrauti tą pačią dieną, reikia specialiai planuoti išvykimą, kad vairuotojas neperdirbtų.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai mūsų vairuotojai kalba lietuviškai ir rusiškai, angliškai šiek tiek. Vokiškai kalba nėra privalomas, nes su klientu jūs bendraujate, o su muitininkais ar policija kalbama tarptautine kalba (dažniausiai angliškai arba rankų kalba). Bet jei reikia specifinių dalykų paimti iš sandėlio Vokietijoje, geriau, kad būtų sužinoję iš anksto.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, mes įsirengiome GPS stebėjimo sistemą. Galite pamatyti, kur mašina yra. Nors kartais signalas pradingsta kalnuotuose rajonuose (pavyzdžiui, netoli Miuncheno arba pietuose), bet tai ne ilgai. Tai ramina klientus, kai žino, kad jų stalai nevažiuoja į Maroką.

Kas daroma, jei mašina sugenda vairuojant?

Tai blogiausias scenarijus, bet įvyksta. Mes turiam pagalbos tarnybą. Jei sugenda sunkvežimis, mes siunčiame kitą arba stengiamės perkrauti į kitą. Žinoma, tai užtrunka. Vieną kartą mums teko laukti 10 valandų autobano kelio pakraštyje, kol atėjo mechanikas. Tai realus gyvenimas, ne filmas.

Ar galima pervežti krovinį savaitgalį?

Į Vokietiją važiuoti savaitgalį įmanoma, bet iškrauti biure – sunkiau, jei ten nėra jūsų žmonių. Be to, Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl triukšmo poilsio dienomis. Netgi įvažiavimas į kiemą su priekaba gali sukelti pyktį kaimynų, kurie iškviens policiją. Geriau planuoti pirmadienį ryte.

Kiek vairuotojų važiuoja su mašina?

Standartiškai vienas vairuotojas. Jei krovinys yra labai didelis ir reikia greito iškrovimo (tarkime, turi iškrauti ir nukrypti toliau), galima siųsti du vairuotojus (dviviečio kabina). Tai brangiau, bet greičiau. Svarbiausia – pasakykite iš anksto, koks jūsų "dead-line".

Kaip elgiamės su muitine?

Kadangi tai ES viduje, techninių muitų nėra. Bet gali būti kontrolė. Jei viską tvarkingai – praeina. Jei įtariama prekyba be registracijos – gali sulaikyti. Geriausia turėti visus dokumentus ant mašinos vairuotojo kabinoje, o ne siųsti juos el. paštu, kai jau sulaikė.

Pakavimas, įranga ir technika

Ar jūsų kompanija pakoja biuro įrangą?

Taip, tai mūsų paslauga. Mūsų komanda atvyksta su dėžėmis, burbuliukų plėvele, lipnia juosta. Galiu pasakyti, kad geriau mums mokėti už pakavimą nei padaryti tai patys blogai. Ypač su serveriais arba dideliais vitrinais. Pamatęs, kaip vienas klientas įdėjo monitorių į dėžę be užpildo... na, jo nebebuvo.

Kuo skiriasi biuro pakavimas nuo buitinio?

Biure daugiau smulkių daiktų – popieriaus, seifų, raktų. Reikia viską pažymėti, kad vėliau nesektum "kas gi čia dingo?". Taip pat svarbu išjungti techniką. Negi norite, kad kompiuteriai atvyktų sujungti ir įjungti? Nereikia nieko atjungti, jei mūsų vadybininkas pasako, kad pats išjungs.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Didžiąją dalį – taip. Stalus reikia atskirti nuo kojų, lentynas išardyti. Jei tai neįmanoma (pavyzdžiui, sienos spinta), mes ją nešame kaip yra. Bet tada reikia daugiau žmonių. Vienas vairuotojas tos spintos ant nugaros neuneš.

Ar saugu vežti serverius ir duomenų laikmenas?

Serveriai yra jautrūs įranga. Reikia specialių dėžių su amortizacija. Be to, prieš vežiant reikia atsarginių kopijų (backup) padaryti – tai ne mūsų darbas, bet jūsų IT sistemininko. Mes esame atsakingi už fizinę apsaugą, o ne už duomenų praradimą, jei jums serverį numetė (nors mes ir nesame numetę, o tik stipriai kratėme kelyje... žinokite, keliai Vokietijoje vietomis...).

Ką daryti su pavojingais atliekomis (tintuvais ir t.t.)?

Jūs turite jų atsikratyti pagal tvarką. Mes nevežame pavojingų medžiagų – tai nelegalu ir brangu. Jei paslėpsite tuos maišelius su dėžėmis, ir susprogs ar nutekės, visą krovinį gali konfiskuoti. Tai ne verta rizikuoti dėl keleto eurų.

Ar turite savo keltuvų įkrovimui?

Taip, turime "hidraulinius rankovių keltuvus", kurie padeda pakrauti sunkius daiktus į mašiną. Bet jei jūsų biure yra laiptai tik su rankena, be lifto, tai tenka nešti rankomis. Tada reikia daugiau "muskulų". Pasakykite apie tai iš anksto, kad nesiųstume vieno seno vairuotojo su nugaros skausmais (nors jie visi turime).

Ar galite padėti su baldų surinkimu vietoje?

Žinoma, mūsų komanda gali ir surinkti. Vokiški baldai, tarkime "Wilkhahn" arba kitų gamintojų, dažnai būna sudėtingi. Mes su jais susiduriame dažnai. Tiesą sakant, geriau, kad mes surinktų, nei jūsų vadybininkai, kurie pirmą kartą laiko veržliarakčius rankoje.

Vokietijos specifika ir įstatymai

Ar sunku gauti leidimą stovėti mieste (Anliegerfreiheit)?

Tai vienas didžiausių galvos skausmų. Vokietijoje negali tiesiog taip sustoti sunkvežimiu prie "žaliosios vejos". Reikia kreiptis į vietos savivaldybę (Ordnungsamt) arba gatvių tarnybą (Straßenverkehrsamt). Tai trunka laiko, kartais reikia mokėti už vietą. Mes galime padėti užpildyti formas, bet dažniausiai tai daro klientas, nes jis ten dirba.

Kokia yra situacija su environmental zone (Umweltzone)?

Beveik visi didžiausi Vokietijos miestai yra "žaliosios zonos". Mūsų mašinos yra modernios, su Euro 6 standartu, todėl jose gali važiuoti. Jei turite seną sunkvežimį (kurio mes neturime), jums neleis įvažiuoti į miesto centrą. Tai svarbu žinoti, norint išvengti baudų.

Ar dažnai sustoja policija?

Vokietijoje policija dažnai stabdo sunkvežimius techninės apžiūros arba darbo laiko tikrinimo. Mūsų vairuotojai žino taisykles ir turi visus "tachografo" įrašus. Jei viskas tvarkinga, nėra ką bijoti. Bet jei būsite bandę jų "papirduoti", greitai sužinos.

Kokios yra darbo taisyklės Vokietijoje (Arbeitsschutz)?

Jei mūsų komanda dirba jūsų biure Vokietijoje, ji privalo laikytis vietos saugos taisyklių. Reikia liemenių, šalmų (jei statyba), batų. Kartais vietos saugos inspektorius gali užlipti į aukštą ir patikrinti, ar mes saugiai dirbame. Geriau būti pasiruošusiam.

Ar yra skirtumai tarp Bavarijos ir, tarkime, Šiaurės Reino-Vestfalijos?

Nėra didelių teisinių skirtumų, bet kultūra – taip. Pietuose (Bavarijoje) žmonės gali būti šiek tiek griežtesni dėl taisyklių, o vakaruose – labiau praktiški. Bet logistika panaši. Tik keliai gali būti siauresni kalnuotose vietovėse.

Kas dėl parkavimo bilietų automobiliuose?

Vairuotojai turi turėti grynaisius arba kortelę, kad galėtų sumokėti už parkavimą parduotuvėse arba degalinėse, jei sustoja pailsėti. Tai nėra jūsų rūpestis, bet žinokite, kad tai įeina į išlaidas.

Ar reikia kažką specifiai daryti su šiukšlėmis po iškrovimo?

Po iškrovimo lieka dėžės, plėvės. Mes pasiimame savo šiukšles (pakavimo medžiagas) su savimi, nes grįžtant tuščia mašina – tai papildomas krovinys. Bet jei jūs turite senų baldų, kuriuos norite išmesti, mes tai galime padaryti už papildomą mokestį (nuvežti į šiukšliadėžę Vokietijoje).

Problemos ir neprognozuojamos situacijos

Kas nutinka, jei naujasis biuras nėra paruoštas laiku?

Tai klasika. Atvykstame į Vokietiją, o raktų nėra, arba darbininkai ten dar dažo grindis. Tada mašina stovi ir laukia. Ir kaina bėga. Būtinai turėkite atsarginį planą – galima laikinai padėti dėžutes sandėliuke arba pas draugų įmonę netoliese.

Ar buvo atvejų, kai dingo daiktų?

Per 20 metų buvo vienas ar du epizodai, kai dingdavo smulkmenos (pilnas indų komplektas ar kažkas panašaus), bet ne brangūs serveriai. Mes turime saugumo sistemas, bet vairuotojai taip pat žmonės. Visada patariu brangiausius daiktus (nešiojamus kompiuterius, pinigus) vežti su savimi (su vadybininku), o ne krovinyje.

Kaip elgtis, jei kažkas sulūžo kelyje?

Skambinkite mums iš karto. Nedarykite to, ką padarė vienas klientas – jis bandė pasitaisyti vitriną lipnia juosta, o vėliau reikalavo atlyginimo. Mes turime draudimą. Mes užfiksuojame nuotrauką pažeidimo vietoje, ir draudimo kompanija imsisi visko.

Ar galima keisti maršrutą paskutinę minutę?

Jei mašina jau važiuoja, sunku. Vairuotojas turi nurodytą maršrutą (CMR). Jei nuspręsite, kad vietoje Berlyno reikia vežti į Štutgartą, tai bus brangu – reikės sumokėti už papildomus kilometrus ir vairuotojo laiką. Geriau žinoti, kur važiuojate.

Kas dėl kalbos barjero su vietininkais?

Jei jūsų vadybininkas Vokietijoje nemoka kalbėti vokiškai, tai gali būti problema su sandėlininkais arba namų savininkais. Jei reikia, mes galime siųsti vadybininką, kuris moka šiek tiek vokiškai (arba rusiškai, dažnai ten supranta). Užsienio kalbos žinios svarbios.

Ką daryti, jei įmonė keičia adreso duomenis pervežimo metu?

Tai buvo... nepamenu tiksliai metų, bet vienas klientas paskambino ir tarė "mes perkeliame biurą ne į Frankfurtą, o į Frankfurto prie Oderio". Skirtingi miestai! Mes teko viską gražinti atgal. Būkite tikri dėl adreso.

Ar pasitaiko, kad klientas nieko nežino apie tai, ką veža?

Atsitinka. Vadybininkas sako "vežame biurą", o atidarius mašiną ten yra motociklas ir krosnis. Tai ne biuro įranga. Tokiu atveju mes galime atmesti krovinį, nes tai neatitinka sutarties ir gali būti nelegalu. Būkite sąžiningi.

Ar verta rizikuoti su pigiomis firmomis?

Žinau, ką pasakysiu – ne. Yra daug "piratų", kurie pasiima "grynaisiais" ir dingsta. Jei jums pasakys, kad biuro persikraustymas į Vokietiją kainuoja pusę mažiau nei rinkos kaina – tai melas. Kuras, darbo užmokestis, amortizacija – viskas kainuoja. Geriau sumokėti daugiau, bet gauti paslaugą.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro persikraustymas į Vokietiją nėra mokslo sritis, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio. Jei viską suplanuosite mėnesį iš anksto, paruošsite dokumentus ir pasikonsultuosite su profesionalais, viskas vyks sklandžiai. Naudokitės patirtimi, kurą suteikiate jums, ir nebijoite klausti "kvailų" klausimų – geriau paklausti dabar, nei verkti vėliau prie tuščios lentynos Berlyne.