Biuro persikraustymas su logistikos organizavimu į Vokietiją

Įvadas

Biuro persikraustymas su logistikos organizavimu į Vokietiją prasideda gerokai anksčiau nei krovininė mašina pajuda iš Vilniaus Kauno ar Klaipėdos Tai planavimas maršrutas kontaktai iškrovimo langai dokumentai leidimai darbuotojų srautai IT pasirengimas ir krūva smulkių detalių kurios atrodo nereikšmingos kol nepradeda luptis piniginė Pradedantiesiems atrodo kad užtenka rasti vežėją tačiau praktikoje vežėjas yra tik dalis mechanizmo Gerai organizuota logistika reiškia kad automobilis nepraleidžia lango Hamburge klientas žino kurios dėžės važiuoja į kurią zoną Miunchene o IT specialistas nėra paliktas vien su serveriu kuris „turėtų užsivesti“ po perkėlimo

DUK

Maršruto planavimas tarp Lietuvos ir Vokietijos miestų

Kuo skiriasi persikraustymas į Berlyną nuo persikraustymo į Miuncheną?

Berlynas dažnai reiškia ilgesnį koordinavimą dėl miesto judėjimo leidimų tankaus eismo pastatų kiemų ir griežtesnio laiko planavimo tam tikrose zonose Miunchenas dažnai reiškia brangesnį darbą vietinę komandą sudėtingesnius pastatų reikalavimus ir didesnę tikimybę kad administratorius norės matyti viską parašyta oficialiai prieš leidžiant automobilį prie durų Kaina taip pat skiriasi nes iki Bavarijos gali tekti daugiau kilometrų daugiau vairavimo valandų arba nakvynės Frankfurto regione dažnas klausimas būna apie prieigą prie verslo parko o Hamburge apie dokus drėgmę ir laiko langus Todėl logistikos organizavimas negali remtis vien formule „Lietuva Vokietija“ nes kiekvienas miestas turi savo kaprizus kuriuos reikia žinoti prieš skambinant klientui su data

Ar maršrutas per Lenkiją visada yra greičiausias variantas?

Dažniausiai taip ypač važiuojant per A4 A2 A67 arba kitus pagrindinius koridorius tačiau visada nėra geras žodis logistikoje Remontai spūstys eismo apribojimai blogas oras šventės ar dideli įvykiai gali greitai pakeisti situaciją Kartais trumpesnis kelias tampa brangesnis dėl stovėjimo mokesčių arba praleisto iškrovimo lango O kartais ilgesnis maršrutas leidžia išlaikyti vairuotojo poilsio režimą be stresinio pažeidimo Planuojant biuro persikraustymą su logistikos organizavimu į Vokietiją reikia turėti pagrindinį maršrutą atsarginį variantą ir realistišką laiko rezervą ypač jei Vokietijoje laukia pastato administratorius kuris neatidarys durų antrą kartą tą pačią dieną vien todėl kad mes taip norime tai labai nemalonus scenarijus bet realus

Kodėl GPS ETA nėra pakankamas planas klientui?

Nes GPS mato kelią bet nemato viso verslo konteksto Jis neparodys kad Hamburge keltuvas užimtas iki pietų kad Berlyne gatvėje negalima statyti krovininės mašinos be leidimo kad Miunchene automobilyje dirbantys žmonės negali triukšmauti tam tikru laiku arba kad kliento IT komanda negali pradėti darbų kol neatvyks ketvirta dėžė su tinklo įranga Logistikoje ETA yra tik vienas rodiklis o ne pažadas Visiems reikia pranešti apie realius langus kada automobilis tikrai gali būti prie durų kada prasideda iškrovimas kada baigiasi darbo laikas ir kas nutiks jei vėluojama dėl autobano spūsties ties Poznanės aplinkkeliu arba Frankfurto mazgu

Ar verta planuoti kelionę dviem vairuotojais biurui kraustyti?

Dviem vairuotojais verta kai krovinys didelis terminas trumpas arba iškrovimo langas Vokietijoje labai ankstyvas Tokiu atveju galima greičiau pasiekti Frankfurto prie Maino Kelną Štutgartą ar Miuncheną mažinant riziką praleisti rezervuotą laiką Tačiau tai kainuoja daugiau nes reikia mokėti už ekipažą degalus nakvynės nebūtinai mažiau bet darbo organizavimą Kita vertus vienas vairuotojas gali būti pigesnis bet jei kelias užsitęsia dėl spūsčių klientas gali gauti vėlavimą prie pat pastato Todėl sprendimas turi būti priimamas pagal krovinio vertę termino svarbumą iškrovimo sąlygas ir tai kiek kainuoja verslui jei naujas biuras nepradeda veikti pirmadienio rytą o ne vien pagal sąmatos apačioje esančią sumą

Kaip oro sąlygos veikia tarptautinį biuro persikraustymą?

Lietus sniegas ledas ar stiprus vėjas atrodo kaip smulkmena kol reikia iškrauti popierines dėžes monitorius ar medinius baldus prie Hamburgo uosto zonos ar Miuncheno kieme Žiemą Lenkijos ir Vokietijos autobanuose dažnai būna lėtesnis eismas todėl kelionės laikas gali pailgėti Kelionės metu būtina naudoti tinkamą pakavimą drėgmei atsparias dėžes plėvelę apsaugines antklodes ir planuoti iškrovimą taip kad krovinys neliktų lauke Jei oro sąlygos blogėja logistikos organizatorius turi apie tai kalbėti su klientu anksčiau nes geriau perkelti vieną valandą ar dieną nei po to aiškintis kodėl dokumentų dėžės mirksta prie Frankfurto biuro durų o visi ieško kaltųjų kai vanduo jau padarė savo darbą

Kontaktai leidimai ir pastatų taisyklės

Kodėl Vokietijoje dažnai reikia Hausverwaltung arba Hausmeister kontakto?

Daugelyje komercinių pastatų paprastas adresas Google Maps nėra pakankamas Norint atvežti krovinį reikia žinoti kas atrakins duris kas leis naudotis keltuvu kas pasakys kur galima statyti automobilį ir kas pasirašys priėmimą Hausverwaltung arba Hausmeister dažnai kontroliuoja šiuos dalykus be jų komanda gali stovėti prie vartų su pilnu automobiliu ir niekur nepajudėti Tai ypač aktualu Berlyne Miunchene Hamburge Frankfurte kur pastatai turi savo saugumo tvarkas Todėl prieš kraustymą reikia surinkti ne tik kliento kontaktus bet ir pastato kontaktus darbo laiką telefono numerį kuris veikia tą dieną bei procedūrą jei automobilis vėluoja Nes kitaip logistikos organizavimas tampa labai brangiu pokalbiu su uždaromis durimis ir žmogumi kuris sako „man niekas nesakė“

Ar reikia leidimo statyti krovininę mašiną Vokietijos mieste?

Dažnai taip ypač jei automobilis turi stovėti viešoje erdvėje ilgiau nei trumpam pakrovimui arba jei jis blokuoja dalį gatvės Miestuose kaip Berlynas Hamburgas Miunchenas Kelnas ar Diuseldorfas taisyklės gali skirtis o kai kuriais atvejais reikia vietinio partnerio arba specialaus prašymo Savaitgaliais naktimis ar centrinėse zonose situacija dar jautresnė Jei leidimo nėra komanda gali gauti baudą arba būti priversta nutraukti darbą Todėl klausimas dėl leidimų turi būti užduotas prieš sudarant galutinę datą o ne tada kai vairuotojas jau atvyko su pilnu automobiliu Ir čia vėl biuro persikraustymas su logistikos organizavimu į Vokietiją rodo savo tikrąją kainą nes organizacija sutaupo daugiau nei atrodo pirmoje sąmatoje ypač kai kalbame apie miestų centrų chaosą

Kas nutinka jei iškrovimo langas praleidžiamas dėl eismo spūsties?

Tada prasideda derybos su realybe Jei pastatas leidžia kitą langą puiku nors dažnai už tai mokama papildomai Jei kitas langas tik kitą dieną atsiranda sandėliavimo nakvynės papildomo maršruto ir galimų darbo valandų kaštai Jei priimančioji pusė nėra lanksti vairuotojas gali likti stovėti gatvėje o kliento žmonės naujame biure laukti be stalų kompiuterių ar dokumentų Todėl profesionalus planas turi turėti buferį prieš iškrovimą bent kelias valandas o kritiniais atvejais net dieną Geriausia klientui paaiškinti kad rezervuotas langas nėra draugiškas pageidavimas o logistinis taškas kurio praleidimas kainuoja pinigais nervais ir kartais reputacija Todėl data turi būti realistiška ne optimistiška

Kodėl kontaktų sąrašas turi būti patvirtintas prieš kelionę?

Nes senas kontaktas logistikoje yra beveik tas pats kaip neteisingas adresas Daugelis problemų prasideda nuo telefono numerio kuris veda į buvusį administratorių buvusią sekretorę arba bendrą info el paštą kur niekas neatsako penktadienio vakarą Kontaktų sąraše turi būti pakrovimo atsakingas asmuo Lietuvoje transporto dispečeris vairuotojas kliento projektų vadovas priėmimo asmuo Vokietijoje pastato administratorius IT atsakingas asmuo ir atsarginis kontaktas Be to numeriai turi būti patikrinti tą pačią dieną prieš išvykimui Nes kai automobilis stovi prie Hamburgo vartų o niekas neatsako visi staiga supranta kad organizacija buvo graži tik lentelėje Gera praktika turėti trumpą telefonų medį su eiliškumu kas skambina kam ir po kiek minučių jei pirmasis kontaktas neveikia kitaip visi pradeda skambinti visiems tuo pačiu metu ir gaunasi triukšmas vietoj valdymo

Ar galima keisti adresatą arba iškrovimo vietą jau kelyje?

Techniškai kartais galima tačiau tai nėra tas pats kaip pasukti automobilį į kitą degalinę Reikia patikrinti ar naujas adresas leidžia įvažiavimą ar nėra miesto apribojimų ar vairuotojas nepažeidžia darbo laiko ar krovinys nėra per didelis naujai vietai ar kliento žmogus ten turi teisę priimti daiktus Jei keičiamas adresas kelyje dažnai atsiranda papildomų kilometrų laukimo dokumentų pakeitimų ir komunikacijos klaidų rizika Todėl adreso keitimas turėtų vykti tik per oficialią komunikaciją su logistikos koordinatoriumi o ne per žinutę vairuotojui „gal galite ten trumpam nuvežti“ Nes tada CMR priėmimas draudimas ir atsakomybės tampa neryškios o neryškios atsakomybės vėliau visada randa būdą grįžti kaip sąskaita klientui ypač kai kažkas dingsta arba sugenda tarp dviejų adresų Vokietijoje

Krovinio žymėjimas zonavimas ir kontrolė pakeliui

Kodėl dėžių numeracija yra tokia svarbi tarptautiniam biurui kraustyti?

Dėžių numeracija atrodo paprasta beveik kvaila kol nepradedate ieškoti konkrečios dėžės su spausdintuvo toneriais pasais darbo sutartimis arba tinklo laidais tarp šimtų kitų dėžių naujame biure Frankfurte Kiekviena dėžė turėtų turėti numerį zoną skyrių turinio trumpinį ir galimą prioritetą IT pirmadienio rytui finansai dokumentai archyvas bendros zonos Tai leidžia iškrauti ne chaotiškai o pagal planą Be numeracijos darbuotojai pradeda klausinėti kur jų daiktai o logistai tampa psichologais vietoj vežėjų Gera numeracija taip pat padeda pretenzijoms jei trūksta dėžės nes tada matyti kuri vieta tuščia o ne tik girdite „kažkur dingo“ Todėl biuro persikraustymas su logistikos organizavimu į Vokietiją be etiketavimo yra kaip kelionė be žemėlapio tik brangesnė ir labiau prakaituota

Koks skirtumas tarp zonavimo pagal skyrius ir pagal prioritetus?

Zonavimas pagal skyrius padeda darbuotojams rasti savo daiktus naujame biure pavyzdžiui finansai HR pardavimai IT archyvas Zonavimas pagal prioritetus padeda paleisti verslą pirmomis dienomis pavyzdžiui serverinė recepcija konferencijų salė pagrindiniai darbuotojai pirmadienio rytui Abiejų sistemų reikia derinti bet nepersistengti su spalvomis kurios nieko nereiškia po antros valandos nakties Praktiškai geriausia naudoti numerius raidines zonas ir prioritetinius lipdukus Pirmenybės dėžės turi būti kraunamos taip kad jas būtų galima iškrauti pirmas o ne palaidotas po archyvu iš praėjusių metų Nes kitaip pirmadienį visi dirba iš kavos aparato salės kol IT ieško dėžės su maršrutizatoriumi tarp penkioliktos finansų archyvo dėžės kas nėra idealus verslo startas naujame ofise Vokietijoje

Ar GPS sekimas pakankamas krovinio kontrolei kelyje?

GPS parodo kur yra automobilis bet nepasako kas vyksta su krovinio būkle viduje GPS neparodys kad viena dėžė sudrėko kad CMR nepakoreguotas kad vairuotojas negali susisiekti su priimančiu asmeniu arba kad krovinys jau iškrautas bet be galutinio pasirašymo Todėl kontrolė turi apimti GPS reguliarius dispečerio pranešimus CMR dokumentaciją nuotraukas prieš išvykimui po pakrovimo po iškrovimo bei priėmimo aktą Kartais užtenka trumpo pranešimo klientui kad automobilis kirto Lenkijos Vokietijos sieną arba atvyko prie Frankfurto aplinkkelio Kad žmogus jaustųsi ramiau Bet tikrasis valdymas ateina iš dokumentų ir kontaktų o ne iš mėlyno taško ekrane kuris juda per Lenkiją labai lėtai dėl remonto darbų ties tuo pačiu miestu kuris atrodo kiekvienoje kelionėje kaip užburtas ratas

Kiek dažnai klientui reikia pranešti apie krovinio judėjimą?

Pakankamai dažnai kad jis nesijaus paliktas bet ne taip dažnai kad dispečeris taptų oro uosto informacine lenta Jei kelionė trunka vieną dvi dienas geriausia turėti kelis aiškius etapus išvykimas iš Lietuvos kertama Lenkija atvykimas prie Vokietijos sienos ETA prie iškrovimo adreso iškrovimo pradžia pabaiga ir pasirašytas priėmimas Kritiniu atveju pranešimai gali būti dažnesni ypač jei yra IT cut over arba savaitgalio langas Kai klientas mato tvarkingus pranešimus jis mažiau skambina panikoje O kai nieko negirdi jis pradeda kurti scenarijus kurie beveik visada blogesni už realybę Todėl komunikacija yra pigiausias būdas sumažinti stresą nors kai kurios įmonės vis dar mano kad tyla yra profesionalumas nors praktikoje tyla dažniausiai reiškia tik tai kad niekas nenori paskambinti pirmam

Kaip elgtis jei kelionėje dingsta viena dėžė arba ji neatvyksta su pagrindiniu automobiliu?