Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visapusišku servisu

Per dvidešimt metų logistikos versle išmokau vieną svarbią pamoką: „visapusiškas servisas“ klientams reiškia labai skirtingus dalykus. Vieniems tai tiesiog reiškia, kad mes atvažiuojame, viską sudedame ir išvežame. Kitiems – tai pilnas biuro išmontavimas, pakavimas, dokumentų tvarkymas ir netgi naujų baldų surinkimas atvykus. Kai kalbame apie biuro persikraustymą iš Vokietijos, viskas tampa dar sudėtingiau dėl vokiškos tvarkos ir griežtų reikalavimų. Šiandien noriu atvirai papasakoti apie tai, ką iš tikrųjų reiškia „visapusiškas servisas“ ir kodėl kartais geriau mokėti daugiau, kad išvengtumėte galvos skausmo.

Pasiruošimas ir procesas

Ką iš tikrųjų reiškia „visapusiškas servisas“?

Visapusiškas servisas – tai ramybė. Tai reiškia, kad jūs atiduodate raktus, o mes grąžiname juos, kai viskas jau stovi savo vietose. Mes patys išmontuojame baldus, supakuojame techniką į specialias dėžes, pasirūpiname draudimu ir visais muitinės dokumentais. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas iš Frankfurto kraustėsi į Vilnių. Jie tiesiog išėjo iš biuro penktadienį, o pirmadienį jau dirbo naujoje vietoje. Tai kainuoja, bet verslui laikas yra brangesnis už pinigus. Visgi, būkite atsargūs – ne visos įmonės, kurios žada „visapusišką servisą“, iš tikrųjų jį suteikia.

Kodėl Vokietijoje viskas taip griežtai?

Vokietija yra šalis, kurioje taisyklės yra viskas. Jei kraustotės iš biuro, privalote jį palikti tokios būklės, kokios gavote. Tai reiškia, kad kartais reikia net perdažyti sienas ar nuimti visus laidus nuo lubų. Mūsų komanda Vokietijoje visada turi žmogų, kuris išmano vietinius reikalavimus. Kartą vokiečių nuomotojas atsisakė grąžinti užstatą, nes mes neva palikome skylę sienoje. Teko kviesti meistrus, kad viską sutvarkytų. Tai buvo pamoka – visada fotografuokite biurą prieš ir po. Tai yra jūsų vienintelė apsauga nuo nepagrįstų pretenzijų.

Kaip vyksta baldų išmontavimas ir pakavimas?

Mes naudojame tik profesionalias medžiagas. Jokių „lipnių juostų tiesiai ant baldų“. Naudojame burbulinę plėvelę, kartoną ir specialius kampus. Kai išmontuojame stalus, visus varžtus sudedame į atskirus maišelius ir priklijuojame prie stalo kojos. Tai atrodo kaip smulkmena, bet kai atvykstame į naują vietą, nereikia ieškoti, koks varžtas kur tinka. Mano patirtis rodo, kad 50 procentų sėkmės priklauso nuo to, kaip tvarkingai viskas supakuota. Jei pakuotė netvarkinga, viskas subyrės dar pakeliui į furgoną.

Ar visapusiškas servisas apima ir dokumentų tvarkymą?

Taip, tai yra viena iš pagrindinių dalių. Vežant iš Vokietijos į Lietuvą, reikia sutvarkyti CMR, kartais – eksporto deklaracijas, jei prekės yra ne ES kilmės. Mes turime savo muitinės tarpininkus, kurie viską sutvarko. Klientui nereikia niekuo rūpintis. Kartą vienas klientas bandė pats susitvarkyti dokumentus, tai furgonas stovėjo pasienyje tris dienas. Tai kainavo daugiau nei mūsų paslaugos. Niekada nebandykite patys tvarkyti dokumentų, jei nesate logistikos ekspertas. Tai yra per daug rizikinga.

Kaip apskaičiuojama tokio serviso kaina?

Kaina susideda iš darbo jėgos, transporto, pakavimo medžiagų ir administracinių kaštų. Tai nėra pigus malonumas. Vidutiniškai toks servisas kainuoja nuo 3000 iki 10000 eurų, priklausomai nuo biuro dydžio. Mes visada darome „site survey“ – atvažiuojame į vietą, viską įvertiname ir tik tada pateikiame sąmatą. Jei kas nors siūlo kainą telefonu be apžiūros, bėkite nuo jų. Tai bus tik pradžia, o vėliau kaina „netikėtai“ išaugs. Mes visada esame skaidrūs ir paaiškiname kiekvieną eilutę sąmatoje.

Ar verta drausti krovinį papildomai?

CMR draudimas yra privalomas, bet jis turi limitus. Jei vežate brangius serverius ar meno kūrinius, visada rekomenduoju papildomą draudimą. Tai kainuoja nedaug, bet suteikia ramybę. Mano praktikoje buvo atvejis, kai furgonas pateko į avariją, ir krovinys buvo sugadintas. Papildomas draudimas padengė visus nuostolius, o klientas net nepastebėjo, kad kažkas nutiko, nes mes viską operatyviai sutvarkėme. Niekada nepagailėkite tų kelių šimtų eurų draudimui.

Kaip vyksta komunikacija su klientu?

Mes turime vieną vadybininką, kuris yra atsakingas už visą procesą. Jokių „skambinkite į kitą skyrių“. Jūs turite vieną kontaktinį asmenį, kuris žino viską. Tai labai svarbu, kai kyla problemų. Kartą klientas skambino vidury nakties, nes furgonas vėlavo. Mūsų vadybininkas iškart atsakė ir nuramino. Tai yra tas „visapusiškas servisas“, apie kurį kalbu. Mes esame pasiekiami 24/7, nes logistika niekada nemiega.

Ar reikia iš anksto užsakyti vietą?

Taip, bent prieš mėnesį. Ypač jei kraustotės sezono metu. Mes turime savo grafiką ir negalime „įspausti“ kliento per vieną dieną. Jei planuojate kraustytis, pradėkite derinti viską iš anksto. Tai leis mums geriau pasiruošti, užsakyti reikiamą techniką ir žmones. Kartą klientas kreipėsi likus savaitei iki kraustymosi – teko dirbti viršvalandžius, kad viską suspėtume. Tai kainavo brangiau, bet klientas buvo patenkintas, kad išvis radome vietos.

Ką daryti su IT įranga?

IT įranga yra jautriausia dalis. Mes naudojame antistatines pakuotes ir specialius dėklus. Jei reikia, mūsų IT specialistai gali padėti atjungti ir vėl prijungti viską naujoje vietoje. Tai yra tikras „visapusiškas servisas“. Dažnai klientai patys bando atjungti serverius ir sugadina jungtis. Geriau palikite tai profesionalams. Mes turime patirties su visų tipų įranga, nuo paprastų kompiuterių iki sudėtingų tinklo sistemų.

Ar galima palikti senus baldus?

Taip, mes galime pasirūpinti senų baldų utilizavimu. Vokietijoje tai yra griežtai reglamentuota. Negalima tiesiog išmesti baldų į konteinerį. Mes juos vežame į specialius perdirbimo centrus. Tai kainuoja, bet jūs išvengiate baudų. Kartą klientas bandė pats išmesti baldus, tai gavo 500 eurų baudą. Mes visada įtraukiame utilizavimo kaštus į sąmatą, kad klientui nereikėtų rūpintis.

Kaip elgtis su archyvais?

Archyvai yra konfidencialūs. Mes užtikriname, kad jie bus saugiai supakuoti ir transportuoti. Jei reikia, galime pasiūlyti ir saugojimo paslaugas, jei naujas biuras dar nėra paruoštas. Tai yra labai patogu, kai kraustymasis vyksta etapais. Mes turime savo sandėlius, kur daiktai gali saugiai laukti. Tai kainuoja papildomai, bet tai yra geriausias sprendimas, jei vėluoja remontas.

Ar reikia pasiruošti „vokiškai tvarkai“?

Taip, vokiečiai mėgsta tvarką. Jei mūsų furgonas bus nešvarus ar vairuotojas atrodys netvarkingai, tai gali sukelti problemų. Mes visada rūpinamės savo įvaizdžiu. Mūsų komanda visada dėvi uniformas ir elgiasi mandagiai. Tai yra dalis mūsų „visapusiško serviso“. Mes atstovaujame ne tik save, bet ir savo klientą. Tai yra svarbu, ypač jei biuras yra prestižiniame rajone.

Kaip vyksta atsiskaitymas?

Mes dirbame tik su oficialiomis sąskaitomis. Jokių „po stalu“. Tai yra svarbu, nes dauguma mūsų klientų yra įmonės, kurios turi tvarkingą buhalteriją. Mes visada pateikiame visus reikiamus dokumentus. Tai yra profesionalumo ženklas. Jei kas nors siūlo neoficialius atsiskaitymus, tai yra ženklas, kad įmonė nėra patikima. Mes visada esame už skaidrumą.

Ar galima stebėti visą procesą?

Taip, mes suteikiame prieigą prie mūsų sistemos, kur galite matyti, kur yra jūsų krovinys ir kokiame etape yra darbai. Tai suteikia ramybę. Kartą klientas stebėjo visą procesą iš savo telefono. Tai yra modernus būdas dirbti. Mes visada stengiamės būti žingsniu priekyje ir naudoti naujausias technologijas.

Ką daryti, jei kažkas sulūžta?

Mes turime draudimą. Jei kažkas sulūžta, mes visada prisiimame atsakomybę. Tai yra mūsų „visapusiško serviso“ dalis. Mes neieškome pasiteisinimų, mes sprendžiame problemas. Kartą sulaužėme brangų monitorių, tai per 24 valandas nupirkome naują. Klientas buvo nustebintas mūsų operatyvumu. Tai yra tai, kas mus skiria nuo kitų.

Ar reikia pasiruošti papildomoms išlaidoms?

Visada rekomenduoju turėti 10 procentų rezervą. Kraustymosi metu visada atsiranda nenumatytų dalykų. Galbūt reikia papildomų dėžių, galbūt reikia ilgiau palaukti. Mes visada informuojame apie tai iš anksto. Niekada nepaliekame kliento su staigmenomis sąskaitoje. Tai yra mūsų principas.

Kaip elgtis su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Mes rekomenduojame darbuotojams patiems susipakuoti savo asmeninius daiktus. Tai yra saugiau ir greičiau. Mes suteikiame dėžes, o jie patys susideda. Tai yra geriausias būdas išvengti nesusipratimų. Kartą darbuotojas pasigedo savo asmeninio kompiuterio, tai buvo daug streso. Nuo to laiko visada prašome, kad asmeninius daiktus darbuotojai tvarkytų patys.

Ar galima kraustytis etapais?

Taip, mes galime suplanuoti kraustymąsi etapais. Tai yra labai patogu, jei biuras yra didelis. Mes galime pervežti vieną skyrių, tada kitą. Tai leidžia įmonei dirbti be didelių trikdžių. Tai yra mūsų „visapusiško serviso“ dalis. Mes visada deriname grafiką su klientu.

Kaip elgtis su nuomotojais?

Mes visada bendraujame su nuomotojais. Tai yra svarbu, kad nebūtų jokių problemų dėl įvažiavimo ar krovimo vietos. Mes visada suderiname viską iš anksto. Tai yra mūsų darbo dalis. Kartą nuomotojas bandė uždrausti kraustymąsi savaitgalį, tai mes viską suderinome.

Ar reikia pasiruošti „kavos pertraukėlėms“?

Mes visada pasirūpiname savo komanda. Nereikia niekuo rūpintis. Mes turime savo įrangą ir maistą. Tai yra mūsų „visapusiško serviso“ dalis. Mes esame profesionalai ir visada pasiruošę darbui.

Kaip elgtis su jautriais duomenimis?

Mes pasirašome konfidencialumo sutartis. Tai yra svarbu, ypač jei vežame dokumentus su asmens duomenimis. Mes užtikriname, kad viskas bus saugu. Tai yra mūsų „visapusiško serviso“ dalis.

Ar galima užsisakyti papildomas paslaugas?

Taip, mes galime pasiūlyti valymo paslaugas po kraustymosi. Tai yra labai populiaru. Mes paliekame biurą švarų ir tvarkingą. Tai yra mūsų „visapusiško serviso“ dalis.

Kaip elgtis su augalais?

Mes nerekomenduojame vežti augalų, bet jei reikia, mes juos supakuojame. Tai yra mūsų „visapusiško serviso“ dalis.

Ar reikia pasiruošti „vokiškai biurokratijai“?

Taip, mes visada pasiruošę. Mes žinome visus reikalavimus. Tai yra mūsų „visapusiško serviso“ dalis.

Ar verta rinktis mus?

Mes esame profesionalai. Mes turime patirties. Mes esame patikimi. Tai yra mūsų „visapusiško serviso“ dalis.

Išvada

Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visapusišku servisu yra investicija į ramybę. Tai nėra pigus procesas, bet jis leidžia jums susikoncentruoti į savo verslą, o ne į dėžių kilnojimą. Mes esame čia, kad padėtume jums pereiti šį procesą be streso. Jei ieškote profesionalų, kurie supranta, ką daro, mes esame jūsų pasirinkimas. Sėkmės kraustantis!