Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais: Viskas, ką reikia žinoti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, ir Vokietija visada išlieka savitas atvejis. Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais – tai ne tiesiog krovinio įkėlimas ir iškėlimas, o sudėtingas logistinis šokis, kurame viena klaida gali brangiai kainuoti. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet jų biurai dažnai būna įsikūrę senose pastatuose be liftų arba su siaurais koridoriais, kur praeina tik "vabalas". Turiu omenyje, kad reikia ne tik fizinės jėgos, bet ir gerai suplanuoto strategijos. Žemiau pasakysiu viską tiesiogiai, be reklamų ir gražių žodžių, tiesiog taip, kaip tai vyksta realybėje.

Pasiruošimas ir planavimas: kas slepiasi po dangčiu

Kaip pradėti planuoti biuro persikraustymą iš Vokietijos su technika?

Pradėkite laisva. Neskubėkite skambinti vairuotojams prieš pat išvykimą, jums tik nepasidarys geriau. Geriausia padaryti išsamų inventoriaus sąrašą – žinote, tą, kurį visada užmirštate padaryti. Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais reikalauja tikslumo, nes vokiečiai mėgsta, kai viskas yra ant popieriaus. Parašykite, kiek yra stalų, kompiuterių, ar yra kokių nors ypatingų seifų. Be to, pasidomėkite aplinkinių gatvių eismo taisyklėmis, nes ten, kur Vilniuje galima sustoti, Miunchene gali būti griežtas draudimas.

Ar reikia specialių leidimų išvežant daiktus iš Vokietijos?

Paprastai ne, jei tai yra įmonės turtas ir jis tiesiog keliasi į kitą šalį, bet visada yra "bet". ES viduje judėjimas laisvas, tačiau jei technika yra nauja ir brangi, muitinė gali paklausti apie PVM. Kartais klientai mano, kad jei jie ES, tai viskas leidžiama be dokumentų, bet tai ne taip. Geriau turėti eksporto sąskaitas arba perkėlimo dokumentus, kad sienos kelyje (nors jių ir nėra) neprireiktų aiškintis. Vokiškas biurokratas visada suras, ką patikrinti.

Kiek laiko užtrunka tokio masto operacija?

Nuo ryto iki vakaro? Tikrai ne. Jei turite 50 darbo vietų biurą, tai užtrunka maždaug 1-2 dienas, priklausomai nu to, kaip gerai paruošėte dėžes. (Čia turiu galvoje, kad jei viskas supakuota, tada greičiau). Vieni vairuotojai gali tai padaryti per dieną, jei nereikia išmontuoti baldų, bet jei ten didelė konferencijų salė, tai gali užtrukti ilgiau. Be to, reikia įsverti kelionę į Lietuvą – tai dar 10-12 valandų važiavimo, taigi neskubėkite planuoti posėdžio kitą rytą 8 valandą.

Ar verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Manykite, kad aš ne draudimo brokeris, bet per 20 metų mačiau viską. Vokietijoje keliaujantys keliai yra geri, bet vairuotojai būna pavargę, o oponės plyšta net ir "Mercedes" sunkvežimiuose. Standartinis krovinių draudimas (CMR) padengia tik labai mažą sumą, dažnai tik keletą eurų už kilogramą. Jei jums tenka gabenti brangią serverinę arba dizainerių baldus, tikrai reikia papildomo draudimo. Nemanau, kad norite aiškintis su dėže sulaužytu monitoriumi.

Technika ir jautrūs įrenginiai: kaip niekas neisužlugtų

Kaip tinkamai supakuoti serverius ir kompiuterius?

Nenaudokite paprastų šiukšliadėžių, prašau. Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais turi būti atliekas profesionaliai. Serveriai turi būti įdėti į originalias dėžes, jei dar turite, arba į specialias "anti-static" dėžes su putomis. Kartais klientai sako: "o, jis stovi ant stalo, tiesiog nukelkime". Ne, taip negalima. Vibracija kelyje gali sugadinti standųjį diską, o tada jūsų IT vadybininkas mane užmuš. Užrakinkite visus varžtus, pažymėkite kabelius, kad galėtumėte greitai viską prijungti naujoje vietoje.

Ar reikia išjungti techniką prieš pakavimą?

Žinoma, ar jūs rimtai klausiate? Negalima tiesiog ištraukti lizdo iš sienos, kai kompiuteris veikia. Be to, reikia padaryti nuotraukas prijungimų, nes vėliau bus bėda. (Aš kartą pamiršau tai padaryti namie ir praleidau naktį jungiant laidus). Biuro atveju tai dar svarbiau, nes ten daug kompleksinių sistemų. Jei turite didelį spausdintuvą ar kopijavimo aparatą, jis turi būti paruoštas transportavimui – dažnai reikia uždaryti galvutes, kad jos nesužalotų. Skaitykite instrukciją arba paklauskite technikos.

Ką daryti su dideliais monitoriais ar televizoriais?

Jie ypač jautrūs. Geriausia juos apvynioti burbuliukine plėvele, o po to dar kartą su kartonu. Monitoriai dažnai sulūžta ne nuo smūgio, o nuo spaudimo, kai ant jų užgula kita dėžė. Stenkitės, kad jie stovėtų vertikaliai, o ne guli. Vokietijoje dažnai būna didelių, plonų "Samsung" ar "LG" ekranų sienose – juos reikia nuimti itin atsargiai. Jei nežinote, kaip jis laikosi – nebraižykite, pakvieskite montuotoją.

Ar atvežate ir montuojate techniką atgal į vietas?

Taip, tai mūsų darbas. Mes ne tik įvežame dėžes ir pasakome "viskas, čia jūsų biuras". Mūsų komanda gali padėti išpakuoti kompiuterius ir pastatyti ant stalų. Žinoma, tai papildoma paslauga, kuri kiek pabrangina biuro persikraustymą iš Vokietijos su visa technika ir baldais, bet verta pinigų. Jūsų darbuotojai gali tiesiog ateiti ryte ir pradėti dirbti, o ne nešiotis dėžių. Pasakykite iš anksto, ką norite, kad padarytume, kad paruoštume reikiamą įrangą.

Ar saugu vežti duomenų laikmenas?

Mano asmeninė nuomonė – ne. Jei galite, pasiimkite visus "hard diskus" ir "flash" atmintines su savimi į rankinį bagažą. Nors vairuotojai sąžiningi, bet aš niekada negaliu garantuoti, kad sunkvežimis nebus apiplėštas ar nepateks į avariją. Duomenys brangiau už geležį. Jei turi būti vežami serveriai su duomenimis, įsitikinkite, kad jie yra užkoduoti ir kad turite atsarginę kopiją (backup) debesyje. Geriau saugu nei gaila.

Baldai ir išmontavimas: fizinis darbas ir logistika

Ar jūsų komanda išmontuoja ir sumontuoja baldus?

Įprastai taip. Vokiški baldai, ypač "Büromöbel", dažnai būna sudėtingi – turi daug skyrių, lentynų, užraktų. Mūsų darbuotojai turi su jais patirties. Atsižvelgdami į tai, kad Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais yra mūsų kasdienybė, mes žinome, kuris varžtas kuris. Atvežame su savimi įrankius, grąžtus, viską ko reikia. Vienintelis dalykas, kurį turite žinoti – jei baldas labai senas ir jau suirus, jis gali neatsilaikyti prieš išmontavimą.

Kaip elgtis su seifais?

Seifai – tai košmaras. Jie sveria tonomis. Jei jis stovi ant penkto aukšto be lifto, tai bus problema. Kartais netgi reikia kelti pro langą su kranu, kas kainuoja kaip nupirkta nauja mašina. Jei seifas yra nešiojamas (mažas), tai pusė reikalo, bet jei didelis – praneškite iš anksto. Be to, seifas turi būti tuščias. Nė vienas vairuotojas neveš pilno seifo, nes nežino, kas viduje – gali būti auksas ar ginklai, o mums nereikia problemų su policija.

Ar galima palikti daiktus stalų stalčiuose?

Negerai. Stalčiai turi būti ištuštinti ir užrakinti (jei turi užraktus) arba uždengti juosta. Jei paliksite dokumentus ar dėklines, jas išmes kelyje. Be to, jei stalčius pilnas knygų, baldas tampa per sunkus ir gali užlūžti nešimo metu. Pasakysiu tiesiai – vokiški baldai stiprūs, bet ne be galo. Geriau įdėkite viską į dėžes ir pažymėkite "Stalo stalčius, 1 stalas". Taip bus greičiau susirasti.

Ką daryti su didžiulėmis konferencijos stalais?

Jie dažnai susideda iš dviejų ar daugiau dalių. Reikia išsukti kojas, atskirti plokštes. Toks biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais beveik visada reikalauja tokių darbų. Negalima tiesiog nešti didelio stalo pro duris, jis nepraeis. Mes padėsime jį išardyti, o Lietuvoje vėl surinksime. Tik prašau, nepamirškite pateikti brėžinio, jei tokį turite, nors dažniau mes sprendžiame patys.

Ar gaunate atliekas (pakuojimo medžiagas)?

Taip, mes ne paliekame jums kieme kaladžių. Kai viskas įrengta, mes surenkame visas tuščias dėžes, burbuliukų plėves ir jas išvežame. Tai įeina į kainą (dažniausiai). Vokiškoje aplinkoje labai didelis dėmesys skiriamas atliekų rūšiavimui, tad mes taip pat elgiamasi atsakingai. Nereikia jums galvoti, kur dėti šimtus susuktų kartonų.

Kaina ir praktiniai niuansai: pinigai ir emocijos

Kiek apytiksliai kainuoja toks persikraustymas?

Klausiate, kaip kainuoja maistas? Viskas priklauso. Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais gali kainuoti nuo 2000 iki 10000 eurų ir daugiau. Žiūrime, kiek kubinių metrų, kiek toli reikia važiuoti (ar tai Berlynas, arba kaimelis prie Bavarijos), ar reikia išmontuoti baldus. Paprasčiausias variantas – kai viskas paruošta, vairuotojas tik pakrauna ir veža. Sudėtingesnis – kai reikia nešti trečią aukštą be lifto. Paskambinkite, duokite duomenis, ir paskaičiuosiu.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet tik po apžiūros arba detalaus inventoriaus sąrašo. Negaliu pasakyti "500 eurų", kai nežinau, ar ten 10 ar 50 stalų. Jeigu aš kainuoju per akis, tuomet nupirksiu mažiau degalų arba vairuotojai nebus patenkinti, o tai blogai pasireiškia darbe. Geriau tiksliai susiskaičiuoti ir gauti kainą, kuri nebesikeis. Nenoriu, kad vėliau būtų "nepaaiškintų" priemokų.

Ar reikia mokėti užsidėjimą (avansą)?

Įprasta praktika yra 30-50% avanso. Tai užtikrina, kad mes rezervuosime jums mašiną ir darbuotojus. Per šiltą sezoną (gegužės-rugpjūčio mėn.) visi nori persikraustyti, todėl vietų netrūksta. Jeigu atšaukiate paskutinę minute, mes prarandame uždarbį, todėl avansas nebegrąžinamas (arba grąžinamas tik dalis). Tai verslas, ne labdaros fondas.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja?

Vokietijoje eismas yra neprognozuojamas. A1 autostradoje gali būti didelė spūstis dėl avarijos, ir vairuotojas pavėluos valanda ar dvi. Negalime jo kaltinti už tai. Mes stengiamės informuoti klientus, jei matome, kad vyksta užlaikymas. Jeigu pavėluojame dėl mūsų kaltės (pavyzdžiui, per vėlai atvykome į sandėlį), tuomet kompensuojame. Bet dėl eismo – ne. Geriau planuokite šiek tiek laiko atsargos.

Ar priimate mokėjimą kortele?

Taip, bet mums patinka ir grynaisiais, ir pavedimu. Vokiečiai dažnai moka pavedimu iš anksto. Lietuvoje klientai mėgsta po atliktų darbų, bet tada reikia, kad vadovas būtų vietoje. Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais dažnai apmokamas etapais: avansas, kai įkeliama Vokietijoje, ir likutis, kai iškeliama Lietuvoje. Taip saugu ir jums, ir mums.

Rizikos ir problemos: realus pasaulis

Kas daryti, jei kelias blokuoja policija?

Vokiška policija yra labai aktyvi. Jei mūsų sunkvežimis per sunkus arba per aukštas, arba vairuotojas padarė klaidą, jie gali sustabdyti. Tai retai nutinka su patyrusiais vairuotojais, bet tikimybė yra. Tokiu atveju mes skambiname jums ir aiškiname situaciją. Gali tekti perkrauti dalį krovinio į mažesnę mašiną (tai papildomai kainuoja). Bet geriau tai padaryti, nei mesti viską į gatvę.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Per mano 23 metų patirtį – dingęs tik vienas batas (tiesiog pamirėtą prie ratų). Mes dirbame su užraktais mašinomis ir vairuotojais, kurie dirba mums ne pirmą dieną. Vis dėlto, rekomenduoju brangiausius daiktus (laptopus, pinigus, dokumentus) vežti su savimi. Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais yra saugus, jeigu pasitiki savo pervežėju. Pasirašykite perdavimo aktą, kad tiksliai žinotumėte, ką įdavėte.

Kaip elgtis, jei naujame biure nėra lifto?

O tai tikrai būna. Seni pastatai Vilniuje ar Kaune taip pat turi tokias problemas. Jei žinote iš anksto, praneškite mums. Mes paruošime daugiau žmonių nešimui arba pakeltuvus. Nešiškite 50 kilogramų spintos penktu aukštu laiptais – tai pavojinga sveikatai. Mums reikia žinoti, kad reikia "rankinių" darbo, kad numatytume laiką. Kartais tai užtrunka dvigubai ilgiau.

Ar atvežate dėžes iš anksto?

Galime išvežti tuščias dėžes savaitę anksčiau, kad jūsų darbuotojai spėtų susirinkti daiktus. Tai labai patogu, nes nereikia visko daryti vieną dieną. Tiesiog susitarkime dėl termino. Taip pat galime atvežti pakavimo medžiagas – popieriaus, lipdukus. Organizuotas biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o kai atvyksta pirmos dėžės.

Ar gabenate ir asmeninius darbuotojų daiktus?

Jei tai yra nedidelės dėžės su asmeninėmis reikmenimis (vazeliukai, nuotraukos, arbatos puodeliai), tai nėra problema. Bet jei darbuotojas nusprendžia pervežti savo dviratį ar sofą iš namų, tai jau turi būti aptarta atskirai. Mums sunku valdyti, kas yra įmonės, o kas asmeninis turtas, jei viskas sumaišyta. Geriausia atskirti tuos dalykus, kad nebūtų nesusipratimų apie atsakomybę.

O dėl augalų? Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet tai rizikinga žiemą. Jei šalta, augalai gali užšalti mašinoje net per kelias valandas. Vasarą – viskas gerai. Jei turite didelius, brangius augalus, reikia juos特殊iai uždengti. Be to, reikia patikrinti, ar jie ne užkrėsti kenkėjų, nors ES viduje tai ne taip kritiška. (Aš vieną kartą vežiau didelį fikusą, ir jis visą kelią metė lapus – vairuotojas beveik išprotėjo).

Kas nutinka, jei sulūžta kažkas brangaus?

Tikrinome draudimą? Jei taip, rašome pažymą apie žalą. Jei mūsų kaltė, draudimo kompanija sumokės. Jei jūsų kaltė (pavyzdžiui, blogai supakavote), tai gaila. Būna taip, kad klientas sako "supakaukite šitą", o viduje yra jau subyrėjęs servas. Mūsų vadybininkas visada įvertina būklę prieš pakrovimą. Jei matome, kad kažkas jau sugedęs, parašome į aktą, kad vėliau kaltės ne mesti ant mūsų.

Ar dirbate savaitgaliais ar švenčių dienomis?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vokiški darbuotojai (ir mūsų) turi poilsio dienas, todėl reikia mokėti antkainį. Jeigu jums būtina persikraustyti sekmadienį, kad pirmadienį dirbti – suprantu. Bet dažniausiai klientai bandys taupyti ir renkasi penktadienį arba šeštadienį. Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais savaitgalį yra įmanomas, tiesiog susitarkite iš anksto.

Kaip susitarti dėl vietos sunkvežimiui miesto centre?

Vokietijos miestuose, ypač centriniuose rajonuose, vieta sunkvežimiui yra auksas. Reikia gauti leidimą sustojimui. Dažnai klientai sako "o, ten visada stovi mašinos", bet tai nereiškia, kad jos legaliai stovi. Mes galime padėti užsiregistruoti sustojimą, bet reikia duoti mums žinoti iš anksto. Jeigu mus nuveš į "zoną", kur negalima stovėti, gausite baudą, o mes tiesiog negalėsime atlikti darbo.

Ar reikia jums padėti su iškrovimu?

Jei norite sutaupyti, galite padėti. Bet dažniausiai klientams tiesiog trukdo. Mūsų vairuotojai žino, kaip dėti dėžes, kad neiškristų, o jūsų vadybininkas gali tiesiog blokuoti koridorių. Geriau nusipirkite kavę ir leiskite mums dirbti. O jūs stebėkite procesą ir vadovaukite, kur ką padėti. Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais yra mūsų duona, o ne jūsų.

Ką daryti su nereikalingais baldais?

Jei senus biuro baldus norite išmesti, galime juos nuvežti į šiukšliadėžę, jeigu sutinkame su kaina. Kartais klientai sako "paimkite viską", bet mes negalime vežti šiukšlių į Lietuvą, tai brangu. Geriau iškviesti vietinį šiukšliavežių Vokietijoje. Nors jei tai dar geras baldas, galėtumet jį paaukoti kokiai organizacijai – vokiečiai myli tokius dalykus.

Ar tikrinote vairuotojus (alkotesteriu)?

Žinoma, tai griežtas taisyklės. Ypač Vokietijoje, baudos už girtą vairavimą yra astronomiškos. Mūsų vairuotojai žino, kad jei gers – nebe dirbs. Taigi galite būti ramūs, jūsų technika ir baldai bus vežami blaivių žmonių. Mes ne rizikuojame savo reputacija dėl butelio alaus.

Kaip elgtis, jei naujas biuras dar nepabaigtas remontuoti?

Tai klasika. Atvažiuojame, o ten dar dažoma grindys. Tokiu atveju reikia sudėti dėžes į vieną kambarį ir uždengti juos, kad nebesiteptų. Susitarkite dėl laiko, kai bus galima pradėti iškrovą. Negalime laukti pusę dienos aikštelėje, kol išdžiūva dažai – tai laisvo laiko praradimas. Planuokite remontą taip, kad baigtųsi bent prieš dieną.

Ar turite licenciją tarptautiniams pervežimams?

Taip, viskas tvarkoje. Mes turime visus reikalingus leidimus, CMR draudimus, profesionalius vairuotojo pažymėjimus. Negalima tiesiog nusipirkti sunkvežimio ir važiuoti per sienas. Mūsų įmonė dirba legaliai, todėl jums nereikės nerimauti, kad jūsų krovinį gali konfiskuoti policija. Tai labai svarbu, kai kalbame apie brangų biuro turtą.

Kodėl verta rinktis jus, o ne "Amazon" pervežėjus?

Nes "Amazon" pervežia dėžes su knygomis, o mes pervežame jūsų verslį. Mes žinome, ką daryti, jei nebežings liftas, jei dingsta raktas nuo spintos, jei reikia susitvarkyti su maišytais kabeliais. Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais reikalauja individualaus požiūrio. Mes ne mesime dėžę į dėžę, mes stengiamės, kad jūsų verslas nustotų tik vienai dienai, o ne mėnesiui.

Galite palyginti kainas su kitomis firmomis?

Galiu, bet nereikia. Visada ras pigiau. Bet ar tas pigiau atveš visą serverinę vieną dalį? Ar sužinos apie draudimą? Aš nekalbu apie tai, kad mes brangiausi, bet kalbu apie ramybę. Už 200 eurų skirtumą nvertinu savo nervus. Jeigu jums svarbu tik kaina – raskite studentą su "Vivaro". Jeigu svarbu rezultatas – skambinkite man.

Kas yra svarbiausia sėkmingam persikraustymui?

Komunikacija. Jeigu paslėpsite nuo mums, kad trečiajame aukšte nėra laiptų, mes nepastumsime mašinos. Jeigu pasakysite, kad dėžių yra 20, o jų bus 100, mes nebetilpsime. Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais yra komandinis darbas. Kuo daugiau žinotės mus, tuo lygiau viskas nueis. Pasakykite tiesą, ir mes padarysime likusį darbą.

Ar turiote kokių nors patarimų pabaigai?

Gerkite kavę ir nebekibokite virš vairuotojų pečių. Pasitikėkite profesionalais. Jūsų darbas – valdyti verslą, mūsų – jį perkelti. Geros sėkmės naujoje vietoje, tikiuosi, matysime ten!

Išvada

Biuro persikraustymas iš Vokietijos su visa technika ir baldais nėra paprasta užduotis, tačiau su tinkama komanda ir pasiruošimu ji tampa įmanoma. Svarbiausia yra ne sutaupyti centų, o išvengti nereikalingų rūpesčių ir sugadintos technikos. Per daugelį metų mačiau, kad tinkamas planavimas ir atvirumas lemia sėkmę. Jeigu reikia patikimo partnerio, kuris žino ne tik kelių kodus, bet ir kaip prižiūrėti jūsų turtą, žinote, kur mane rasti. Sėkmės persikraustant ir tikiuosi, kad mums nebereikės kalbėtis apie sugadintas dėžes.