Biuro persikraustymas iš Vokietijos: kaip neišsirgti opalo planuojant viską

Sveiki, taigi čia aš, tą vėją užnugaryje jaučiantis logistikos „senis“, pervežęs daugiau dalykų nei norėčiau prisiminti. Kalbėsime apie procesą, kurį visi pamiršta iki paskutinio momento, o po to panika – biuro persikraustymas iš Vokietijos su tinkamu planavimu. Ne taip paprasta kaip atrodytų, ypač kai susiduriai su vokiečių preciziškumu ir mūsiškioms būdinga „kaip nors susiderinsim“ mentaliteto susidūrimu tiesiog kelio viduryje. Aš mačiau viską – nuo idealiai funkcionuojančių gamyklų išvežimo iki smulkių IT startuolių, kurie vos neprarado serverių ties Berlyno raktu, nes niekas neįsiskaitė į aukštį. Čia nėra tik apie dėžes, čia apie nervus, planavimą ir tai, kaip išvengti tų pačių bėdų, kurias aš matau kasdar savaitę.

Kainos, biudžetai ir pinigų deginimas

Kodėl kaina kyla kaip lyjant?

Visada klaustate, o visada girdite tą patį. Biuro persikraustymas iš Vokietijos nėra pigus kvapas, degalai Vokietijoje brangūs, o keliai mokesčiais apmokestinti kaip niekur kitur. Prie to pridėkite darbo rankas, kurios žino, ką daro, nes vokiečių klientai netaiko dėžių į kuprių kaip kadrai. Vakar skaičiau vieną komercinį pasiūlymą ir mačiau, kad klientas nenuvertino liftingo trūkumo Hamburge – tai pridėjo keturias valandas ir beveik tūkstantį eurų prie sąskaitos. Jeigu norite tikslumo, reikia matuoti, o ne spėti akimis.

Ar verta taupyti ant pakuotojų?

Galbūt ir verta, jeigu jums priklauso širdies problemos. Pačiam žinojus, kiek kartų teko vykti „gelbėti“ situaciją, kai klientas nusprendė, kad jo kompiuterininkai gali pačiai supakuoti serverius. Rezultatas? Tris šimtus tūkstančių vertės įranga dėžėje be putų. Sutaupyti galima ant išmestų popierių, bet ne ant įrangos, kuri verčia jūsų verslą suktis. Leiskite profesionalams padaryti savo darbą, kitaip tas „taupymas“ taps brangiausia klaida metų.

Ką daryti, kad nepervok mums?

Tai rūpestingas klausimas, džiaugiuosi. Galioja paprasta taisyklė: duokite maksimaliai daug informacijos iš anksto. Jeigu pasakysite „turime keletą biurų“, aš įsivaizduoju tris stalus ir dvi kėdes. Jeigu realiai yra trisdešimt stalų, penki seifai ir archyvas, kurį nebuvo liestas nuo devyniasdešimtųjų – pasakykite iš karto. Biuro persikraustymas iš Vokietijos mums suprantamas kaip konkretus sąrašas, o ne artistinis vaizdinis. Tikslius matmenis, aukštis, erdvių funkcijumas – tai tai, kas leidžia mums nenumesti ant jūsų kelto nerealios sumos.

Ar kainos gali pasikeisti kelio metu?

Gali. Ir keičiasi dažniau nei norėtų klientas. Paprasčiausias pavyzdys – vokiečių greitkeliai (mautai). Kartais kaina pakyla, Kartai reikia užsisakyti specialų leidimą sunkvežimiui įmiesti į miesto centrą, kurio nebuvo ankstesniame plane. Paskutinį kartą Vokietijoje teko mokėti baudą už blogai pastatytą automobilį, nes vietinis ženklas buvo kažką neaišku užrašęs (vokiškai, naturally). Taigi, į kainą įtraukiamas ir „nenumatytų išlaidų“ fondas, kur tikrai nėra mūsų praturtinimo schema.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja pusę pigiau?

Nuo ko pradėti... Nuo to, kad jos gali būti, sakykim, nebeegzistuojančios po savaitės. Arba jų vairuotojai vairuoja be licencijų. Arba jie naudoja senas bei pernašotas mašinas, kurios gali numesti ratus ties Miunsteriu. Žinokite, kai atrodo per gerai, kad būtų tiesa, paprastai taip ir yra. Geras logistikos partneris nebus pigus, tačiau jums nereikės skambinti policijai pranešti, kad jūsų turtas dingo nežinomoje vokiškoje bažnyčioje.

Ar įeina pakuotojų darbas į kainą?

Paprastai įeina, tačiau viskas priklauso nuo to, ką suprantate po „pakuotoju“. Jei tai žmogus, kuris tiesiog meta daiktus į dėžę – taip. Jei tai specialistas, kuris demontuoja kompleksines sistemas, žymi kiekvieną varžtą ir pakuoja juos į atskiras dėžutes su schemomis – tai papildoma paslauga. Su mumis visada derinama, ir biuro persikraustymas iš Vokietijos įtraukia standartinę pakavimo paslaugą, bet sudėtingesniems daiktams reikalingas individualus požiūris.

Vokietijos specifika: taisyklės, kurios vargina visus

Ar sudėtinga išvežti dalykus iš Vokietijos?

Nėra sudėtinga, jeigu žinai taisykles. Vokietija yra biurokratinis šuo, su kuriuo reikia žaisti pagal jo taisykles. Reikia derinti laikus su namų savininkais (Hausmeisteris), gauti leidimus stovėjimui (Straßenverkehrsbehörde), o kartais net ir kaimynus informuoti raštu. Kartais man atrodo, kad ten reikia leidimas nusipūsti nosį, bet be to visos techninės procedūros tiesiog užstringa. Taip, užtrunka, bet vienintelis būdas išvengti baudų.

Vokietijos archyvai visada tokie didelių?

Beveik visada. Vokiečiai mėgsta dokumentus. Jie rašo viską, ir viską išsaugo. Turėme vieną klientą iš Frankfurto, kurio archyvas užėmė pusę pastato aukšto. Spėjau, kad jie ten laiko net senus bulvių virimo receptus. Biuro persikraustymas iš Vokietijos su archyvais yra tikras iššūkis, nes popieriaus svoris didelis, o dėžės turi būti tvirtos ir padėtos ant europaletų, kad neprasidėtų chaosas kelionės metu.

Kaip elgtis su vokiečių objektų saugotojais?

Geriau elgtis labai mandagiai ir su gėrimais. Bent jau kalbant apie tuos, kurie tikrina viską keliskart. Paskutinį kartą vienas saugotojas nedavė mums išvažiuoti dvi valandas, kol nepatikrino kiekvienos dėžės serialiniu numeriu (paklusnumo testas). Nors buvome viską paruošę, jis rado kažkokią paslėptą dėžę be etiketės. Geriau turėti visus dokumentus paruošusius ir šypseną veide, bandyti ginčytis su jais lyg ir su sieną.

Ar reikalingas draudimas Vokietijoje?

Be abejo. Vokiškas draudimas (Haftpflicht) kažką reiškia. Jeigu sugadiname liftą arba įsibrauname į kaimyno vartus, draudimas užkerta kelią bankrotui. Mūsų patirtis rodo, kad dauguma incidentų įvyksta būtent įsikraunant ar išsikraunant nebe patį saugiausią momentą. Negalima lenktyniauti be saugo diržo, kaip sakytų, taigi draudimas privalomas.

Kaip su jais derinami laikai?

Griežtai. Vokiečiai nepriima „būčiau apie 12“ (apie dvylika). Jie turi „11:00 bis 12:30“. Ir jei atvykite 12:31, durys gali būti užrakintos. Esant biuro persikraustymui iš Vokietijos, mes visada stengiamės atvykti penkiolika minučių anksčiau, kad pasiruoštume. Vienintelė išimtis yra kai techninės problemos sulaiko sunkvežimį, bet tada reikia skambinti iš karto, o ne tikėtis, kad niekas nepastebės.

Ar dažnai keičiasi planai tenai?

Dažniau nei čia. Vokiškas „Fahrverbot“ (važiavimo draudimas) gali užklupti netikėtai dėl šventės arba sporto renginio. Pamilkite, kai reikia važiuoti pro miestą, o ten maratonas... Va, tuoj pat reikia naujo maršruto per kaimus. Taip, tai prailgina kelionę, bet mes jau pripratome prie šių staigmenų ir turim savo būdus, kaip tai apeiti (arba bent jau išsigydyti). (Čia tikrai reikia kantrybės).

Ar jie daugiau reikalauja nei mūsų?

Galbūt ne reikalauja, bet jie tiksliau vykdo kontrolę. Čia galima dėti dėžę ant grindų ir „kažkaip“. Ten reikia padengti grindas apsaugine plėvele, uždėti bortus, kad nesutrintų lentynos. Jie tiesiog labai tikslūs dėl materialinės atsakomybės. Mums tai netgi įrankis – kai žinai, kad žiūri, darosi aiškiau, ką ir kaip daryti.

Ar galima persikraustyti per savaitgalį Vokietijoje?

Galima, tačiau tai kainuoja. Vokiečiai turi griežtas darbo taisykles, todėl darbas sekmadieniais ar švenčių dienomis yra papildomai apmokestinamas. Nors biuro persikraustymas iš Vokietijos atrodo gražu, kai verslas nedirba, biudžetas gali nukristi. Tačiau jeigu reikia, kad pirmadienį viskas veiktų, verslininkai dažnai sumoka šią premiją. Logiška.

Planavimas: nuo ko pradėti ir kada baigti

Kiek laiko reikia planuoti?

Kuo daugiau, tuo geriau. Idealas variantas – trys mėnesiai. Žinau, kad dažnai skambinate savaitę prieš, bet tada tai kainuoja brangiau ir nervų. Reikia laiko pajungti techninį važiavimą, suderinti dokumentus, surasti dėžes. Prieš porą metų turėjome klientą, kuris manė, kad penkios dienos pakaks... Teko užšokti į lėktuvą ir skubiai viską suorganizuoti iš ten. Negerai.

Ar verta daryti detalią inventorizaciją?

Absoliučiai taip. Be inventorizacijos tai ne planavimas, o lošimas. Kiekvienas stalas, kėdė, serveris turi būti užrašytas. Taip pat lengviau sekti, ar ką neparadovote (arba neišsigrobėte) kraustymo metu. Esant biuro persikraustymui iš Vokietijos, inventorizacijos sąrašas taip pat padeda muitinėje, jeigu kyla klausimų apie turtės kilmę ar vertę.

Kaip suskirstyti dalykus dėžėse?

Pagal skyrius ir prioriteto tvarką. „Vadyba“, „Buhalterija“, „Serveriai“. Ką reikia pirmiausia? Kompiuteriai ir kava. Kas gali laukti? Seni archyviniai dokumentai (jei jų dar nepanaudojate). Etiketės turi būti matomos iš toli (viena pusė šonais, kita galu). Vien klientas užrašė visas dėžes tiesiog „daiktai“ – teko atidaryti dvidešimt dėžių, kol radome telefonų centralkę.

Ką daryti su duomenimis kompiuteriuose?

Geriausias patarimas – pasidarykite atsarginę kopiją (backup). Ir dar vieną. Ir padėkite vieną į dešinę, kitą į kairę. Nežinau, kodėl žmonės tuo nepasitiki. Pervežant sunkvežimių kolona, gali būti vibracijų, smūgių, net jei dėžutės yra tvirtos. Diskas gali nusėsti. Biuro persikraustymas iš Vokietijos dažnai apima ilgą kelionę, o technika nemėgsta judėjimo (kaip ir aš, tiesa).

Ar reikia aprūpinti vairuotojus žemėlapiais?

Dabar jie turi GPS, bet senas mokykla sako, kad žemėlapis niekada nesugenda. Ypač Vokietijos kaimo vietovėse, kur signalas dingsta kaip vaiduoklis. Mes visuomet duodame maršrutą ir alternatyvų kelią. Be to, vairuotojai mūsų komandos važinėja ten jau dešimtį metų, jie žino, kur gerti gerą kavą ir kur būna greičio kameros.

Kaip suspėti su visais ryšiais?

Planuokite ryšių perkėlimą iš anksto. Telekomas neprisijungs per dieną. Bent jau Lietuvoje ir Vokietijoje viskas trunka. Reikia užsakyti naujas linijas dar prieš išsikraustant, kad paskutinei dėžei atkeliaujant, jau galėtumėt pasiimti telefonu ir pasakyti „esam“. Paskubos su ryšiais sukelia daugiau problemų nei blogai pervežti stalai.

Ar reikia informuoti darbuotojus?

Žinoma, nes jie taip pat turi paruošti savo darbo vietas. Asmeninius daiktus reikia pasiimti namo. Jeigu turi augintinius ant darbo stalo (kaip kad kadaise matėme vienoje kompanijoje) – juos reikia išvežti asmeniškai. O darbuotojus reikia informuoti ne tik apie tą dieną, bet ir apie tai, kad jų drabužių spinta gali būti laikinai nepasiekiama.

Ar reikia planavimo „buferinio“ laiko?

Būtinai. Niekada nepaeina viskas pagal laikrodį. Pakilimas gali užtrukti, dėžė gali trūkti, arba vairuotojas gali pailsėti (kadangi turi taisykles). Rekomenduoju palikti dieną ar dvi be darbo tarp išvykimo ir įsikraustymo, jeigu įmanoma. Jeigu ne – pasiruoškite stresui. (Pasižiūrėkime, ar sugebėsime viską sukti per 24 valandas).

Kaip elgtis su klientais tą dieną?

Geriausi persikelti juos į nuotolinį darbą (remote). Arba susitarti dėl susitikimų ne biure. Būti tame pačiame kambaryje, kai įeina dešimt vyrų su dėžėmis, dvidešimt laipsnių šilumą, yra neįmanoma dirbti. Klientai giems suvokia, bet jeigu bandysite daryti dalykus lyg niekas nevyktų – tikrai nepavyks.

Kelias į Lietuvą: rizikos ir problemos

Ar dažnai lūžta sunkvežimiai?

Lūžta ne taip dažnai, kaip sugenda, tačiau tai atsitinka. Paskutinį kartą mums virpė didelis ratai (nežinau kodėl, tikrai buvo nauji, gal kokia duobė ties Varšuva). Jei įvykia techninė gedimas, mes turiime alternatyvias brigadas arba pagalbą iš artimiausio partnerio. Negalima tikėtis, kad 20 tonų mašina važiuos nepabirusi 1500 km be jokių nuleidimų. Tai realus pasaulis.

Kaip su muitine?

Jei keliate ES viduje, muitinės dažniausiai nėra (jeigu nekeliate draudžiamų daiktų). Tačiau gali būti kontrolės. Paskutinį kartą sustojė tik patikrinti ar vairuotojasnevairavo per ilgai. Biuro persikraustymas iš Vokietijos yra legalus veiksmas, todėl visi dokumentai (CMR, sąrašai) turi būti tvarkingi. Jeigu dokumentų nėra, tai tada prasideda ilgos diskusijos ir baudos. Geriau turėti viską „i“ surašytę.

Kiek trunka kelionė paprastai?

Iš vakarų Vokietijos (kokią Duisburgą arba Frankfurto apylinkes) iki Vilniaus – apie 12–14 valandų griežto vairavimo. Jeigu mašina didelė ir lėta, gali užeiti ir šešiolika. Taip pat reikia atsižvelgti į poilsio laikus. Vairuotojai negali nuvažiuoti iš karto. Reikia planuoti atvykimą ne į naktį, nes reikės išsikraustyti – o įsikrauti į tamsų biurą yra bloga mintis.

Ar saugu duoti serverius į sunkvežimį?

Jie pakuoja specialiai. Tiesiog įmetus į dėžę – ne. Mes naudojame specialias transportavimo dėžes su šoku absorberiais. Bet vis tiek rekomenduoju, jei labai svarbu – pervežti asmeniškai mažesnėmis mašinomis arba tiksliai užtikrinti, kad jie būtų viršuje ir ne po 5 tonų popieriaus. (Žinau, kad daugelis sako, kad nieko nenutiks, bet aš matęs kaip suvirinta konstrukcija sugriuvo ties viename sankryžoje).

Kaip su savaitgaliais kelyje?

Jei vairuotojas pradeda penktadienį, jis gali atvykti šeštadienį, bet negalės išsikraustyti, jeigu nėra susitarta su objektu administracija Lietuvoje, kad ji dirba. Arba jis turi laukti iki pirmadienio. O laukti su pilnu sunkvežimiu reiškia stovėjimo mokesčius. Geriau derinti laikus taip, kad būtų galima baigti darbą savaitę.

Ar reikia rūpintis keliu ženklais?

Kai įvežate sunkvežimį į miestą, gali reikėti detalių leidimų. Ypač jeigu biuras yra senamiesčio zonoje. Mes apie tai pagalvojame už jus. Svarbiausia tik iš anksto pasakyti, kad kelyje yra žemas tiltas, arba siaura gatvė. Paskutinis kartą įvažiavome į kiemą, kur nebuvo išvažiavimo (užlūžo vartai)... Tai buvo ilga diena.

Kurioje vietoje dažniausiaiStringa problemos?

Tiesa sako, kad dažniausiai problemos Stringa pasienio punktuose arba ties pat iškrovimo vieta Lietuvoje, kai pasirodo, kad liftas nedirba arba raktai ne prie durų. Vokiška pusė paprastai yra „gei“ (gegužės). Čia dažnai pasitaiko „kaip nors“ požiūris, kuris sukelia vėlavimus. Tiesa sakant, reikia pasirūpinti, kad Lietuvos pusė būtų paruošta taip pat gerai kaip Vokietijos.

Įsikraustymas Lietuvoje ir galutiniai darbai

Kaip greitai reikia atstatyti viską?

Labai greitai. Verslas negali sustoti. Todėl būtų gerai, jeigu lentų žemėlapiai (planai) jau būtų paruošti. Kur stovės Vadybos direktorius, kur Buhalterija. Mes galime padėti dėžes tiesiai į atitinkamas kabinetas, jeigu jos pažymėtos. Taip sutaupote valandas, kurias dirbtų jūsų darbuotojai nebe dirbdami.

Ar atliekate surinkimą baldų?

Taip, tai standartinė dalis mūsų darbo. Iškrauname, atvežame, surenka. Nors kartais, teko matyti, kaip vienas klientas bandė surinkti stalą pagal instrukciją be mūsų, ir rezultatas buvo... nestabilus. Mums geriau padaryti patys, žinome savo darbą. Geriau vėluoti pietus, nei dirbti su viršutinių nukritusiu stale.

Kas daro tvarkyklę (cleaning) pervažiavus?

Mes ne valymo firma. Mes daiktus parvežėme. Bet galime surasti partnerį, arba pasakyti kas dabar tokios firmos yra. Kartais sutvarkome po savęs supakuotą plėvelę, bet grindų šluoti ne. Vokietijoje to nereikalauja, o čia kartais būna prašoma. Geriau užsisakyti profesionalią valymo komandą iš anksto.

Ar galima iš karto pradėti dirbti?

Jei viskas suplanuota taip, kad ryšiai įjungti, baldai surinkti, technika padėta – taip. Tačiau dažnai trūksta kažko smulkmeno, pvz., kabelių arba jungtų. Tad pirmos dienos dažnai būna „testavimo“. Rekomenduoju neplanuoti didelių susitikimų pirmąją dieną po biuro persikraustymo iš Vokietijos, neišvengsite pykinčios galvos nuo triukšmo.

Kaip elgtis su sugadintais daiktais?

Skambinate mums. Mes turime draudimą. Nedarykite pokštų, geriau sufotografuokite pažeidimą iš karto. Jeigu sugedo dėžės (nesukrovėte teisingai) – tai jūsų problema. (Norėčiau sakyti „mūsų“, bet tiesą sakant - jūsų). Jeigu mes ją numetome – mūsų. Mes gerbiam savo klientus ir stengiamės išspręsti problemas be teismų.

Ar išvežiate pakavimo medžiagas?

Išvežiame senuosius. Taip, tai įeina į kainą. Nebus jums dėžių mėšlo kieme, kur pradžiuginia kaimynus. Susirinkus viskas, paskutinė mašina pasiima tūkus ir plėves. Viskas turi būti švaru, kaip niekas ir neįvyko (išskyrus tai, kad jūs jau kitame biure).

Ar reikalingas apžiūros aktas po persikraustymo?

Labai rekomenduojama. Tada turi dokumentą, kad viskas atvyko saugu. Jeigu trūksta kokio nors dalyko, galite tai pastebėti iš karto. Vienas klientas pastebėjo trūkstamą projekoriaus dalis tik po mėnesio, kai jau buvo per vėlu ką nors daryti. (Turime užduoti klausimus: ar jis jo vis dar turi?).

Apibendrinimas ir paskutiniai žodžiai apie patirtį

Tie dvadešimt metų šioje srityje mane išmokė vieno – biuro persikraustymas iš Vokietijos niekada nesubyra į idealų modelį, tačiau su gera komanda ir planu jis gali būti net sklandus. Nėra būtina būti perfekcionistu, tiesiog būkite atidūs detalėms ir nepasitikėkite sau pačiam per labai, kai kalba eina apie logistikos „magiją“. Rūpinkitės savo verslu, o kelią ir dėžes palikite mums, nes jau matėme viską – nuo vokiško rūpestingumo iki lietuviško „kažkaip suveiks“. Linkiu jums sėkmės naujoje vietoje, ir tikimės, kad kava ten kažkokiu būdu bus bent kiek geresnė nei senajame, kitaip tikrai bandyti versti gyventi bus sunku.