Biuro persikraustymas iš Vokietijos: kaip išlikti protu ir nepalikti pinigų Miunchene

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius ir, tikiuosi, mano patirtis padės išvengti tų klaidų, kurias dažnai daro naujokai. Biuro persikraustymas iš Vokietijos atrodo paprasta užduotis surasti „vilką“ ir nuvežti daiktus iš taško A į tašką B, tačiau realybėje visada pasirodo daugiau smulkiųjų nuasmeninimo detalių, kurios gali viską sugadinti. Vokiečiai yra disciplinuoti, jų keliai geri, bet biurokratija ir specifiniai reikalavimai gali sukelti nemigą. Čia nerasite dailiai nusišlifuotų frazių, tiesiog kalbu kaip yra – kartais painu, kartais brangu, bet įmanoma suvaldyti, jei žinai į ką įlipti.

Kodėl viskas kainuoja daugiau negu planavote

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro persikraustymas iš Vokietijos?

Tai ne viena diena, jei norite tai padaryti normaliai. Paprastai, kai vyksta biuro persikraustymas iš Vokietijos, reikia skaičiuoti nuo savaitės iki dviejų, tiksliai žinant, ką reikia vežti. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, gali užtrukti ir dvi dienos su paruošimu, bet dėl kvietimų ir dokumentų visada pridedamas laiko rezervas. Vieną kartą teko laukti net tris dienas, kol vokiečiai patvirtino galimybę užvažiuoti prie pastato su sunkvežimiu, todėl neskubėkite su terminais.

Ar kaina, ką pasiūlo eksperimentai, yra galutinė?

Retai kada. Dažniausiai pasiūlymas yra „nuo“, o pabaigoje prisideda mokesčiai už liftą, laukimą ar papildomas dėžes. Vokietijoje darbininkų valandinis užmokestis aukštesnis, todėl jei reikės išmontuoti baldus vietoj, tai papildomai apskaičiuojama. Geriausia susitarti dėl fiksuotos kainos, jei įmanoma tiksliai įvertinti tūrį, kitaip gali būti nemalonų staigmeną.

Kas nutinka, jei vairuotojas negali įvažiuoti į miesto centrą?

Tai labai dažna problema, ypač Miunchene ar Frankfurte. Ten griežtos taisyklės dideliems transporto priemonėms. Tada tenka išsinuomoti mažesnį sunkvežimį (tarpinį) ir perkrauti krovinį miesto ribose. Tai vadinama „shuttle“ paslauga, ir ji kainuoja pinigų. Nepamenu, kiek kartų teko aiškinti klientams, kad tas pristatymas į centrą kainuos brangiau nei patys vežimai iš Lietuvos.

Ar verta rinktis pigią lietuvišką firmą vietoj vokiškos?

Klausimas yra įdomus. Lietuviai dažniausiai dirba greičiau ir yra lankstesni, o vokiečiai labai griežtai laikosi taisyklių ir turi dešimtes puslapių instrukcijų. Bet čia yra savas rizikos laukas – ne visos lietuviškos firmos turi tinkamą draudimą Vokietijos teritorijoje. Jei įvyksta įvykis (o jie įvyksta), vokiečiai nebus linkę kalti savęs ir reikalaus didelių atlyginimų iš savininko.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Jokių stojimų „kažkur ant žolės“. Vokietijoje už tai baudos milžiniškos, o ožys gali būti nuvestas net iš patalpų. Reikia iš anksto kreiptis į savivaldybę dėl laikinojo sustojimo leidimo (Zeichen). Tai trunka kelias savaites, todėl dėl to niekad nevelkite iki paskutinės akimirkos. Be to, kaimynai gali būti labai agresyvūs, jei užimsite jų vietą.

Ar reikia įvardinti kiekvieną daiktą inventoriumi?

Taip, be abejo. Biuro persikraustymas iš Vokietijos reikalauja preciziškumo. Jei prarasite dėžę su svarbiais dokumentais ir jos nebus sąraše, draudimo kompanija jums nieko neperžvelgs. Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl turi būti sąrašas, kur pažymėta: „Dėžė Nr. 12 – buhalterija, 5 kg“. Nėra jokios abejonės, tai vargina, bet taip reikia.

Vokietijos biurokratijos ir taisyklių peklas

Kas dėl „Gewerbeabmeldung“ verslo uždarymo dokumentų?

Jeig uždarote biurą irkeliate viską į Lietuvą, būtinai reikia turėti patvirtinimą, kad verslas uždarytas (arba perkeltas). Muitinėje (nors tai ir ES viduje) kartas nuo karto gali sustabdyti ir klausti, iš kur tie daiktai. Tarkim, ne taip seniai teko stovėti sienoje 4 valandas, kol pareigūnai tikrino serverių serijinius numerius, nes dokumentai buvo pamišę kompiuteryje.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro bufeto?

Techniškai taip, jei tai buvo nupirkta įmonės lėšomis ir yra įrašyta apyvartinių daiktų sąraše. Bet jei bandysite vežti 100 butelių kaip asmeninį turinį, gali būti nuspręsta, kad tai prekyba. Geriau tuos likučius išgerti arba padovanoti darbuotojams prieš išvykdami, kad nekiltų nereikalingų klausimų.

Kaip elgtis su duomenų apsauga (DSGVO)?

Tai yra šiandien didžiausias baimės šaltinis. Negalite tiesiog mesti standžiųjų diskų į šiukšliadėžę Vokietijoje. Turi būti sertifikuota naikinimo kompanija, kuri pateikia sertifikatą, kad duomenys sunaikinti. Ką tik girdėjau istoriją, kad viena firma iš Lietuvos išmetė diskus prie prekybos centro, jas surado ir jų bosą grasino teismu dėl duomenų nutekinimo.

Ar reikia kalbėti vokiškai su vairuotojais jei jie iš Lietuvos?

Ne, su jais galima lietuviškai, tiesiog juos reikia suprasti. Bet jei vairo sėdėje vokietis, arba jei reikia kalbėti su namų administracija (Hausverwaltung), angliškas kalbos lygis gali neužtekti. Vokiškai kalbantys ekspeditoriai šioje situacijoje verti savo svorio auksu, nes jie gali išsivaduoti iš situacijų, kai kaimynas grasina iškviesti policiją.

Ar galima persikraustyti savaitgalį?

Galima, bet brangiau. Vokietijoje darbuotojams tada mokami viršvalandžiai, o ne visos firmos dirba šiomis dienomis. Be to, jei reikalingas leidimas statyboms (Baubewilligung) patalpų išvežimui, savivaldybės nedirba, todėl gali tekti laukti iki pirmadienio. Geriau viską derinti su darbo laiku, nebent jums labai skubėti.

Ar reikia specialių leidimų elektroninės įrangos vežimui?

Dažniausiai ne, jei tai nėra duomenų saugojimo serveriai su specialiomis leidimų reikalaujančiomis technologijomis (nors man atrodo, jau buvo panaikinta dauguma ribojimų, bet geriau patikrinti). Bet jei turite didelę serverinę, verta pasitarti su profesionalais, nes jei sugadinsite duomenų centrą, nuostoliai bus kur kas didesni nei pat vežimas.

Baldai, technika ir kiti “bėdos” daiktai

Kas dėl didelių conferencijos stalų?

Jie yra siaubas. Jie dažnai nesulūžsta, o nebeina per duris ar liftą. Biuro persikraustymas iš Vokietijos dažnai susiduria su problemomis, kad vokiški biurai turi didelius erdvius, o lietuviški – mažesnius durų angas. Kartais tenka išmontuoti net langus (nors tai retai, kartais tiesiog išmontuojam stalą į dalis paskutinius kartus).

Ar įmonė turi išmontuoti baldus pati?

Paprastai ne, tą turi daryti perkraustymo komanda, bet jie už tai papildomai paima. Jei jūsų darbuotojai patys išmontuos, o vėliau „neras“ varžtų, vairuotojai gali atmesti priimti tą krovinį. Žmonės dažnai mano, kad viskas yra paprasta, o tada stovi viena koja be screwedės pusę valandos.

Kaip vežti juostinius spausdintuvus (t.y. “didesnius”)?

Jūs neįsivaizduojate, kiek tokių dalykų yra biuruose. Jie turi būti užfiksuoti, kad nesuželtų viduje (fuzeriu). Tegul spausdintuvas senas, bet jei jis atsivers kelyje ir pilnas tonerio užteršia kitus baldus, klijai ir toneris sugeba sugadinti viską, kas jų liečiasi. Turi būti uždėtas plonas plastikas arba speciali dėžė.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai rizikinga. Jei darbuotojas užsidegs į dėžę savo auksinę grandinę ir ji dingsta, draudimas tai padengs tik tada, jei ji buvo inventorizuota kaip įmonės turtas (kas yra keista). Geriau paprašyti darbuotojų, kad jie pasiimtų savo daiktus pačiai, kitaip „biuro persikraustymas iš Vokietijos“ gali pavirsti ieškotojų komisija dėl dingusių brangių daiktų.

Ką daryti su augalais?

Vokiečiai myli augalus, o biuruose jų gausu. Vežti augalus per sieną galima be problemų, bet reikia, kad jie nebūtų saugomos rūšys (kažkokie reti kaktusai). Žiema tai bėda, nes juos galima užšaldyti sunkvežimio bagažinėje, jei ten nebus temperatūros reguliavimo. Dažnai lieka juos tiesiog atiduoti kaimynams.

Ar turi būti įrenginėjami kompiuteriai naujame biure?

Tai papildoma paslauga, kurią ne visi siūlo. Vokietijos įmonės dažnai nori, kad „IT guy“ eitų kartu su vairuotojais ir viską pajungtų vietoje. Jei tokios paslaugos nėra, pasiruoškite, kad jūsų IT vadovas seks iš kančios pirmąją savaitę, kol visus sudės į vietas.

Pavojai, problemos ir „nepatogūs“ dalykai

Kas, jei sunkvežimis sugenda Vokietijos autostradoje?

Tai įvyksta. Esu matęs, kaip dega varikliai (nepasirodo, tikrai buvo), o krovinys stovi ir prastai. Jūs turite turėti kontaktą, kuris galėtų greitai pasiimti dėžes ir perkrauti į kitą mašiną, kadangi biuras negali dirbti be serverių ar dokumentų savaitę. Draudimas padengs prekę, bet ne laiko praradimą.

Ar pasitaiko apgavysčių su kainomis?

Ir kaip. Yra firmų, kurios pasako vieną kainą telefonu, o prieš išvykdami prašo „depozito“ arba prideda mokesčius už kurą (nors jis ir taip įskaičiuotas). Būkite tikri, kad viskas būtų rašytuose sutartyje, ne nuomonėse per žinutes. Ypač atsargūs būkite su firmomis, kurios neturi tinklalapio arba jis atrodo keistai (panašu į sukurtą prieš 10 metų ir apleistą).

Ką daryti, jei buvo padaryta žala biurui iš kurio keliatės?

Dėl to dažnai ginčijamasi. Vokiečai gali pateikti sąskaitas už smulkias įbrėžimas grindinėje, kurios buvo ir prieš mus. Svarbu daryti nuotraukas prieš įvežiant ir išvežiant daiktus. Be įrodymų, jums teks mokėti už buvusius defektus, kadangi jie turi geresnę dokumentaciją.

Ar yra kažkokių apribojimų dėl pavojingų medžiagų?

Taip, nereikia bandyti vežti senų dažų ar chemijos, kurios yra uždraustos. Biuruose dažnai būna sandėliukų su tokiomis dėžėmis. Jos turi būti išvežamos atskirai kaip pavojingi atliekos (Gefahrgut). Negalima tiesiog mesti jų į sunkvežimį su stalais, gaištos galvos mokesčiai bus dideli.

Kaip vežti banko saugyklos seifą?

Nereikia. Tiesiog palikite jį ten (jei jūsų nuosavybė) arba iššifruokite prieš tai. Pervežti užrakintą seifą yra beprasmiška, jis sveria toną, jei jame kas yra, o jei tuščias – vis tiek sunkus. Vokiečiai labai nepalieka tokių dalykų, todėl reikia viską aptarti iš anksto.

Ar reikia gerti kavą su vokiškuoju administratoriumi?

Verta. Jei administratorius (Hausmeister) prieštarauja jums dėl didelio sunkvežimio, puikus pokalbis su juos ir bent jau dėžė kavos gali išspręsti problemą. Jie ten turi didžiulę galią, ir jei jums nepatiks, gali pridaryti daug bėdų pristatant. Žmogiškasis ryšis Vokietijoje veikia geriau nei įstatymai.

Ką dar galima pamiršti ir kodėl tai svarbu

Kodėl taip svarbu turėti kontaktą vietos laiku?

Kai vairuotojas atvyksta į vietą ir nieko nekalba vokiškai, o durys užrakintos, tai problema. Turi būti žmogus, kuris gali atvykti per 15 minučių. Ne per valandą, ne kai jam patogu. Skubos mokestis už vairuotojo laukimą Vokietijoje yra kažkas tokio, ko jūs nenorite matyti savo sąskaitoje.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėliojimo?

Galima bandyti, bet lietuviai firmos dažnai nori gauti bent 50% iš anksto. Vokiškoms firmoms tai atrodo keista, nes jos įpratusios mokėti po 30-60 dienų. Čia tenka ieškoti kompromiso – arba banko garantija, arba dalis sumos iš anksto.

Kas dėl interneto laidų?

Jie dažnai nulenkti ir klijuoti prie sienų. Perkeliant juos nutrūksta, o vėliau paaiškėja, kad interneto tiekėjas gali atvykti tik po savaitės. Geriau pasirūpinti alternyviu ryšiu (pvz., 5G routeriu) tuo laikotarpiu, kadangi be dabar šiandien niekas negali dirbti.

Ar verta vesti senus archyvus su savimi?

Tik jei įstatymai reikalauja. Vokiečiai turi griežtas taisykles dėl dokumentų laikymo (10 metų ir pan.), bet jei jau laikot baigtas, galima ir sunaikinti. Vežti tūkstančius dėžių su senais popieriais – tai pinigų švaistymas. Digitalizuokite tai, kas įmanoma.

Kaip elgtis su automobilių stovėjimo kortelėmis darbuotojų?

Jei turite fizinias korteles, jas reikia grąžinti, kitaip už jas pridės didžiules baudas. Vokietijos stovėjimo aikštelėse sistema griežta – jei kortelė nebuvo grąžinta, ji laikoma pavogta arba panaudota neteisėtai.

Ar yra skirtumai tarp įvairių Vokietijos regionų?

Taip, Bavarijoje žmonės gali būti šiek tiek griežtesni su taisyklėmis, o šiaurėje (pvz., Hamburgas) labiau derasi. Bet biuro persikraustymas iš Vokietijos visur turi vieną principą – tvarka. Kur bebūtumėte, reikia turėti tvarkingus dokumentus.

Ar verta pasirūpinti draudimu „nuo A iki Z“?

Absoliučiai taip. Niekada nežinai, kas gali atsitikti – nuo gaisro iki autostrados avarijos. Paprastas CMR draudimas dažnai neapsimačia visos biuro įrangos vertės, ypač jei ten yra brangūs serveriai ar menkės.

Ar gali būti, kad dėžės tiesiog dingsta?

Prisimenu vieną atvejį Berlyne, kur viena dėžė su svarbia sutartimi dingo. Pasirodo, vairuotojas ją paliko kaimynų koridoriuje, o kažkas ją pasiėmė. Tikrinimas ir vaizdo kameros nieko neparodė. Todėl svarbiausius dalykus nešite su savimi (rankinis bagažas), o ne krovejams.

Ar teks mokėti už šiukšlių ivežimą?

Jei paliksite pakuotės popieriaus ar plastiko, vokiečiai jums už tai išrašys sąskaitą. Vokietijoje atliekų tvarkymas labai brangus. Užtikrinkite, kad vairuotojas išveža visą įpakavimą su savimi (jei tai ne organinės atliekos).

Paskutinis patarimas – ką daryti paskutinę dieną?

Nepamirškite palikti raktų ant stalo, uždaryti langų ir nufotografuoti skaitliukų parodymus (elektra, vanduo). Jei to nepadarysite, gausite sąskaitą „akies“ už tą laiką, kai nebebuvo ten.

Išvada

Galiausiai, biuro persikraustymas iš Vokietijos nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Pagrindinis dalykas yra ne parinkti pigiausią sunkvežimį, o rasti žmones, kurie supranta Vokietijos realijas ir gali elgtis streso situacijose. Pasitarkite su tuo, kuris jau tai padarino kelis kartus, o ne tik su „google“. Sėkmės kelyje ir tikimės, kad jūsų serveriai nepasikeis į plyšiales.