Biuro persikraustymas iš Vokietijos – kaina ir sąlygos: kaip išvengti rimtų nervų suirimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro persikraustymas iš Vokietijos niekada neina taip lygiai, kaip planuoja. Vokietija, nors ir disciplinuota, turi savo niuansų, kurie gali apversti visą grafą aukštyn kojomis. Čia ne tik apie tai, kaip sudėti kompiuterius į dėžes, bet ir kaip susitvarkyti su biurokratija, vairuotojų poilsiais ir, žinoma, kainomis, kurios kartais staiga šoka į aukštis. Tad, jei ruošiatės kelionei į Lietuvą, geriau pasiruoškite ir nervingiems vakarams, nes idealų scenarijų pažaduoti galiu tik tada, kai jau viskas baigta.

Pradinis chaosas ir planavimas

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti biuro persikraustymą iš Vokietijos?

Sąžiningai kalbant, niekada ne per anksti. Idealūs klientai pradeda žiūrėti į tai pusę mažiausiai prieš 2-3 mėnesius, nors dažniausiai skambina prieš savaitę. Jei norite normalios kainos ir konkretaus vairuotojo, ne laukite paskutinės minutės, nes tada biuro persikraustymas iš Vokietijos tampa skubiu ir brangiu renginiu. Turite susitvarkyti ne tik pervežimą, bet ir dokumentus, o tai užtrunka.

Ar tikrai reikia inventoriaus sąrašo, ar galima „akimis“ įvertinti?

Negalima. Vokietijoj viskas remiasi paprastumu (tikrai?), todėl be sąrašo niekas nejudės. Be to, jei dingsta kažkas brangaus, be sąrašo draudimas nebus mokėti. Turiu omeny, kad galima ir be jo, bet tada rizikuojate likti be kompensacijos. Geriau praleisti vakarą ir viską užrašyti, nei vėliau ginčytis su draudiku.

Kas dėl to, kad vairuotojai nemoka vokiškai?

Daugelis mūsų vairuotojų supranta rusiškai ar angliškai, bet su vokiečiais kartais būna įdomiai. Paprastai susiderame su žmogumi, kuris priima krovinius, jis moka kelis žodžius lietuviškai arba mes naudojamės rankomis. Esu matęs situaciją, kai vairuotojas bandė paaiškinti, kur reikia važiuoti, piešdamas ant asfalto krūvą. Veikia, bet atrodo juokingai.

Ar galima persikraustyti savaitgaliu?

Vokiškai kalbant – „Nein“. Vokietijoje galioja griežti taisykliai dėl triukšmo ir sunkvežimių judėjimo. Jei planuojate biuro persikraustymas iš Vokietijos savaitgalį, pasiruoškite dideliems baudoms. Yra išimčių, bet jos kainuoja kaip nupirkta sparnuota mašina. Geriau derinti laiką su darbo dienom, nors ir tai reiškia, kad verslas stovi.

Pinigai, kainos ir biudžetas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro persikraustymas iš Vokietijos?

Kainos svyruoja kaip oras. Jei turite mažą biurą (2-3 kabinetas), galite sutalpinti į 3-4 tons mašiną, tai kainuos nuo 800 iki 1500 eurų priklausomai nuo atstumo (pvz., iš Berlyno). Dideliam biurui reikės 10-20 tons sunkvežimio, o tai jau kelia tūkstančiai. Degus kuro kainos Vokietijoje (tanken) dabar aukštos, tai viską pakelia.

Kas dėl PVM (MwSt) sąskaitų?

Jei esate įmonė, turite PVM kodą, viskas tvarkoma per atsiskaitomąsias pajamas (reverse charge). Jei esate fizinis asmuo ir vežate savo daiktus, PVM Vokietijoje gali būti taikomas, jei pervežėjas ten registruotas. Tai dažnai sukelia galvos skausmą, nes sąskaitos faktūros atrodo kitaip. Patikrinkite su buhalteriu prieš pasirašant.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Žinoma, visada yra. Viskas, kas nėra įrašyta juodai ant balto – paslėpta. Pavyzdžiui, jei vairuotojas turi laukti valandą, kol jums duos raktus nuo sandėlio, šis laikas gali būti apmokestintas. Arba jei reikia naudoti specialią techniką, ką neįsivaizdavote. Būtinai klauskite apie „laukimo mokestį“ (Wartezeit).

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Dauguma įmonių jas įskaičiuoja, bet tik standartines: dėžės, juosta, plėvelė. Jei turite brangų serverį, kurį reikia įdėti į specialią dėžę (flight case), tai papildomai. Biuro persikraustymas iš Vokietijos dažnai pareikalauja tvirtesnio pakavimo, nei įprasta, todėl nebijokite klausti dėl kainos už medžiagas.

Kas atsitinka, jei aš atšaukiu užsakymą?

Tai priklauso nuo to, kada atšaukiate. Jei vairuotojas jau važiuoja į jūsų adresą, reikės sumokėti bent 50% arba visą kainą, nes jis praranda darbą. Vokietijos rinka nėra tokia maloni šiuo atžvilgiu – laikas yra pinigai.

Vokietijos realybės: ne viskas yra Autobahn

Ar reikia leidimo stovėti sunkvežimiui miesto centre?

Tai viena svarbiausių dalykų. Berlyne, Miunchene ar Hamburge negalima tiesiog sustoti ant kelto. Reikia gauti specialų leidimą (Sondererlaubnis) iš vietinės savivaldybės (Ordnungsamt). Be to, reikia uždėti kelio ženklus. Jei to nepadarote, gausite baudą, o mašina gali būti nutempta. Tai užtrunka laiko, taigi planuokite iš anksto.

Ar tikrai sunku rasti vietą stovėjimui?

Stengiuos būti sąžiningas – labai sunku. Vokiški miestai seni, gatvės siauros. Buvo atvejis, kai teko vežti dėžes 400 metrų peščiomis, nes sunkvežimis nepriartėjo prie įėjimo. Biuro persikraustymas iš Vokietijos senamiestyje – tai tikras košmaras logistui. Reikia tikslaus adreso ir nuotraukų iš anksto.

Kas dėl „Umweltplakette“ (ekologinės kortelės)?

Jei važiuojate į „žaliąją zoną“ (Umweltzone), mašina privalo turėti šią kortelę. Be jos – bauda. Mūsų mašinos dažniausiai turi, bet jei samdote savo, patikrinkite. Vokiečiai ant to labai sėdi.

Kaip elgtis su muitine (Zoll), jei tai ne įmonės turtas?

Jei vežate naudotus biuro daiktus iš Vokietijos į Lietuvą (ES viduje), muitinės procedūros paprastos, tereikia deklaracijos (EXS), jei vertė viršija 3000 eurų (taip, čia tiksliai). Jei mažiau – nėra problemų. Bet jei įsijungiate į trečiąsias šalis, tai čia jau kita istorija.

Ar vokiečai yra taip tikslūs, kaip sako?

Daugeliu atvejų taip, bet ne visada. Esu matęs, kai vokiškas sandėlininkas tiesiog išėjo namo, nes buvo 16:00 valanda, o mūsų vairuotojas pavėlavo 10 minučių. Tada laukimas iki ryto. Taigi, laikas Vokietijoje – šventas dalykas.

Ką daryti su šiukšlėmis (Gelber Sack)?

Negalima tiesiog mesti savo šiukšlių į vokišką konteinerį. Jei išsikrašote biurą, reikia susitvarkyti su atliekomis. Yra kompanijos, kurios atima šiukšles, bet tai kainuoja. Nekelkite šiukšlių per sieną, tai nėra legalu.

Techninės pusės ir įranga

Kaip saugiai vežti serverius?

Tai ne dėžė su knygomis. Serveriai reikalauja specialių dėžių, amortizacijos. Be to, prieš išjungiant reikia viską uždaryti teisingai. Turbūt nekalbu apie tai, kaip vienas klientas išjungė serverį ne taip, ir vėliau mes mokėjome už duomenų atstatymą (ne, tai ne mūsų kaltė, bet buvo nemalonu).

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dauguma stalų turi būti išmontuoti, kad tilptų į liftą ar mašiną. Jei turite senus, „brangius“ baldus, kuriuos negalima išardyti, gali tekti samdyti kėdėlį (kraną). Tai labai brangu. Geriau išardyti viską, kas įmanoma.

Kas dėl IT įrangos pakavimo?

Monitoriai, kompiuteriai – viskas turi būti uždėta į putų (bubble wrap). Nebijokite per daug putų. Gera taisyklė: jei numetate dėžę ant grindų ir ji giria, tai pakanka. Jei girdote „bump“ – darba tęskite.

Ar galima vežti chemines medžiagas?

Tikrai ne be leidimo. Spausvinimo kasetės, valikliai – tai yra pavojingos medžiagos (ADR). Reikia deklaruoti. Jei vairuotoją sustabdys policija ir ras ne deklaruotų cheminių medžiagų, gausite didelę baudą, o mašina gali būti konfiskuota.

Kaip susitvarkyti su liftu?

Vokietijoje dažnai būna seni, maži liftai. Reikia rezervuoti laiką kroviniui (Aufzug für Umzug). Be to, reikia apsaugoti lifto sienas, kad neaprašytumėte. Vokietijai brangus remontas, todėl jie labai stebi, ką darote jų liftuose.

Problemos ir nesklandumai (realus gyvenimas)

Kas nutinka, jei pasikeičia adresas paskutinę minutę?

Tai problema. Jei vairuotojas jau yra kelyje, kainos keisti negalime (priešingu atveju – taip). Bet jei reikia važiuoti į kitą miestą, tai bus skubus užsakymas (Express) su papildoma mokestimi. Vokiškai tai vadinasi „Teure Überraschung“.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Labai retai, jei dirbate su patikimomis kompanijomis. Esu girdėjęs istorijų apie „dingusius“ kompiuterius, bet dažniausiai tai žmonės patys pamiršta padėti kažkur kampą arba juos pavogė vietiniai „gėdingi“ asmenys per kraustymosi procesą. Užrakinkite duris.

Ką daryti, jei vairuotojas suserga?

Tai buvo vienas keistas atvejis prieš penkerius metus. Vairuotojas susirgo per sieną. Teko skubiai rasti replacement (pakeitimą). Tai užtruko dieną. Klientas buražojo, bet ką darysi? Žmogaus sveikata pirmiau. Tiesa, mokėjome baudą už vėlavimą.

Ar pasitaiko gedimų kelyje?

Sunkvežimiai tai seniau ar vėliau suardo. Padedam variklį arba pūšiasi padanga. Autobahn dažnai užšąlo dėl eismo įvykių. Turiu omeny, kad biuro persikraustymas iš Vokietijos gali pavėluoti dėl to, kad kažkas kitas sudaužė mašiną 50 km prieš jūsų vairuotoją.

Kaip elgtis su nelaimingais atsitikimais?

Draudimas privalo būti. Jei užgriūna spinta ant kojos, vairuotojas turi užpildyti protokolą. Nesiginkite, tiesiog susirašykite. Vėliau draudikis viską išsiaiškins. Būkite kantrūs, pyktis nepadės susigrąžinti sveikatos.

Ar verta drausti viską iš anksto?

Be abejo. Nors tai atrodo kaip papildoma išlaida, bet viena sulūžusi kėdė gali atsieiti brangiau nei draudimo premija. Ypatingai tinka tais atvejais, kai vežate brangią techniką.

Po persikraustymo: kas toliau?

Ar jūsų kompanija padeda iškrauti biurą Lietuvoje?

Taip, tai įeina į paslaugą. Mes neiname numesti dėžių kieme ir važiuoti toliau. Viską reikia atnešti į reikiamus aukštus. Nors kartais klientai sako, kad patys nuneš, bet po 10 dėžių jie pasiduoda.

Kaip su tvarkymusi (Montage)?

Mes galime surinkti stalus ir lentynas. Esu matęs, kaip klientai bando surinkti vokiškus baldus be instrukcijų – tai žiūrėti kaip komedija. Geriau palikite mums, mes turime savo „meistrus“, kurie tai daro kasdien.

Kas dėl dėžių utilization (utilizavimo)?

Galime jas išvežti, jei sutarsime. Kai kurios kompanijos tai daro nemokamai (jei dėžės geros), kitos ima pinigus. Paprastai klientai pasilanko dėžes garaze „kažkam reikės“, o vėliau jas degina.

Ar reikia pasirašyti kokių nors dokumentų po to?

Taip, vairuotojas duoda CMR kopiją ir sąskaitą. Pasirašykite, kad viskas gera. Jei pastebėjote trūkumą, užrašykite į protokolą iš karto. Vėliau niekas nepatikės, kad monitorius buvo sulūžęs jau po to, kai vairuotojas išvažiavo.

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Mažam biurui – 1-2 dienos (įskaitant važiavimą). Dideliam – 3-5 dienas. Neskubėkite, greitas biuro persikraustymas iš Vokietijos dažniausiai baigiasi sulaužytais daiktais.

Ar galite padėti su telefono/interno numerių perkėlimu?

Ne, mes ne telekomunikacijų specialistai. Mes tik vežame dėžes. Už tai atsakingi jūsų IT žmonės. Nors kartais padėjome pajungti vieną ar kitą kabelį, bet geriau to nedaryti.

Ar turiu duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet Vokietijoje tai įprasta. Jei vairuotojas padėjo labai daug, galiu duoti 10-20 eurų. Tai pagerina jų nuotaiką ir jie gali padaryti kažką papildomo (pvz., pastatyti dėžę ten, kur nebuvo planuota).

Ką daryti, jei pas mane trūksta dėžių?

Skambinkite mums. Mes galime atvežti daugiau, nors tai brangu – važiuoti tik su tuščiomis dėžėmis. Geriau paskaičiuokite iš anksto. Yra toks dalykas kaip „dėžių skaičiuotuvas“, bet jis niekada netikslus.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai ne, tai draudžiama sutartyse, nes tai yra keleivių pervežimas arba asmeninių daiktų, ne susijusių su verslu. Bet kas išmato? Jei dėžėje yra vienas šlepetės ir dėžė su popieriumi, niekas nepastebės. Tik nekelkite pinigų.

Pabaigos mintys

Viskas susideda ne iš kainos, o iš ramybės. Biuro persikraustymas iš Vokietijos gali būti paprastas procesas, jei pasitikite profesionalais ir viską suplanuojate. Neklauskite kaimyno, kuris persikraustė prieš dešimt metų, rinkitės tuos, kas kasdien važinėja tarp Berlyno ir Vilniaus. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, jūsų serveriai nešoks į dangų.