Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją: pilnas užsakymo procesas be paslėptų spynų

Dirbu šitoje srityje jau be gilo ilgai – gal daugiau nei dvidešimt metų praleidau už vairo ir sandėliuose, o biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją visada yra kaip mažas nemiegamos nakties nuotykis. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tiesiog parvežti keletą dėžių ir stalų, bet realybėje čia susiduria visos galimos logistikos bėdos: nuo lenktų koridorių Miunchene iki vokiškų biurokratų reikalavimų, kurie kartais būna absurdiški. Nors ir esame ES, ribos vis dar egzistuoja bent galvose. Šiame straipsnyje (jei taip galima pavadinti mano šiukšlių rašymą) papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių marketologų paveikslėlių.

Pradžia ir pasiruošimas (arba kodėl visada trūksta dėžių)

Ką reikia daryti pirmiausia, kai nusprendžiau keltis?

Pirmiausia, nustokite panikuoti ir paimkite lapą. Priklausomai nuo to, koks didelis jūsų biuras, biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją prasideda ne nuo skambučio brokeriui, o nuo sąmoningo inventoriaus surašymo. Dažnai klientai sako "turim keletą dėžių", o atvažiuoju ir ten pilna sunkvežimio įranga. Būkite tikslūs, tai sutaupys laiko ir nervų visiems, ypač vairuotojui, kuris turi suplanuoti maršrutą.

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas ar tai per daug?

Žinoma, bent apytikslį, net jei jums atrodo, kad tai per daug darbo. Nors tai ne yra tikras muitinės tikrinimas kaip anksčiau buvo (su šunimis ir protingomis akimis), bet Vokietijos klientai arba jų buhalterija dažnai to reikalauja. Be to, jei dingsta kažkas (nors pas mus dar nebuvo, kad dingtų dalykas be pėdsakų), turėsite pagrindą reikalauti. Taip pat, jei pervežate brangią techniką, ją būtina aprašyti ypatingai detaliai, su serijiniais numeriais.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria IT įranga?

Čia ypatingas reikalas, vokiškai "empfindlich". Serverius negalima tiesiog mesti į sunkvežimį su kėdėmis, jie sužudos nuo vibracijos. Reikia, kad IT specialistas juos išjungtų, užrakintų (jei yra spynos) ir idealiai supakuotų ant specialios plokščioss. Aš ne esu IT specialistas, aš tik vežu, todėl už techniką atsakomybę neimačiau (tik už fizinį pažeidimą). Geriausiai, jei juos veža atskira mašina arba dedame į specialią vietą, kur mažiau šokuoja.

Ar jūs atvykstate į objektą pažiūrėti prieš kelionę?

Kartais atvykstame, kartais ne. Jei tai tik keli stalai ir dėžės, vaizdo įrašas arba nuotraukos iš telefono užtenka. Bet jei tai didelis biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją su vitrinomis, seifais ar dideliais konferencijos stalais, tada važiuoju patikrinti asmeniškai. Negaliu sau leisti rizikuoti, kad atvažiuoja 40 tonų sunkvežimis ir negaliu įvažiuoti į kiemą, nes ten per aukštas arkas.

Kaip teisingai supakuoti dokumentus, kad neišsibarstytų?

Naudokite storas, mažas dėžutes. Didelės dėžės su popieriais tampa per sunkios ir jos plyšta po apačia, tada galima praleisti pusę dienos rinkant lapus po vairuotojo kojomis. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją yra ilgas kelias, popieriai gali sušlapti, jei lietų (nors mašina hermetiška, bet drgmė įeina). Geriau uždaryti dėžes lipnia juosta dukart.

Kiek laiko užtruks išverti viską į mašiną?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų darbuotojai padės. Jei mes turime daryti viską (imti, laidoti, nešti), tai tai gali užtrukti dieną ar dvi. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją nėra tas pats kas namų, ten daugiau smulkmenų, daugiau kabelių, daugiau dėžių. Planuokite, kad iškrovimas Vokietijoje užtrunka ilgiau, nes ten dažniau griežtesni reikalavimai dėl vietos parkavimui.

Kainos ir sutartys (apie ką visi bijo kalbėti)

Nuo ko tiksliai priklauso galutinė kaina?

Tai standartinis klausimas, bet atsakymas nelabai vienareikšmis. Kaina priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), svorio, vietos Vokietijoje (ar tai Miuncheno centras su "Environmental zone", ar kaimas) ir aukščio. Jeigu reikia kelti kranu per langą, tai tai jau visai kaina kita. Taip pat, biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją kainuoja labiau šeštadieniais arba švenčių dienomis, nes vairuotojai turi atostogas ir reikia juos papildomai motyvuoti.

Ar brangiau keltis į didelius miestus kaip Berlynas ar Hamburgas?

Dažniausiai taip. Ten sunkiau su parkavimu, reikia specialių leidimų "Ladezone", o kartais netgi reikia mažesnės mašinos (7.5 tonos) su "Erlaubniskarte". Didelė mašina tiesiog negali važiuoti į miesto centrą dieną. Tai visi yra papildomi mokesčiai, kuriuos sužinojate tik tada, kai pradėsite domėtis detaliau. Žinoma, viską galima susitarti iš anksto.

Ar kainoje įskaičiuotas vairuotojo darbas ir iškrovimas?

Paprastai įskaičiuota, bet patikrinkite. Yra firmų (ypač tų, kurios siūlo "pigiai"), kurios rašo "pervežimas", bet vairuotojas sėdi ir žiūri, kaip jūs su darbuotojais draskote nugarą. Mes siūlome "įrankį rankose" – vairuotojas padeda krauti ir iškrauti. Jeigu reikia daugiau žmonių (pvz., 4 vyrai), tai tai jau papildoma paslauga, reikia tartis iš anksto.

Kas nutinka, jei aš neįvertinau kiekio teisingai?

Tada prisideda papildoma suma. Jei pasakote 10 kubinių, o paimame 15, tada skaičiuoklės pasikeičia. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją neleidžia taip lengvai sukti. Mes stengiamės būti sąžiningi, jei telpa į tą patį sunkvežimį, galima tik nedidelį priedą už papildomą svorį, bet jei reikia antro reiso, tada jums teks mokėti už visą kelionę dar kartą.

Galima sumokėti kortele ar reikia grynųjų?

Firmos mums dažniausiai pervpinigus, bet fiziniai asmenys kartais nori kortele. Vairuotojai Vokietijoje returi terminalus (nors vis dažniau), todėl geriau susitarti dėl banko pavedimo iš anksto arba grynaisiais prieš iškrovimą. Vokiškai "Barzahlung" vis dar veikia kaip raktas, kai internetas neveikia.

Ar imate užstatą ar depozitą?

Įprasta imti apie 30-50 proc. avansą, kad užsitikrintume, kad klientas "nenuvažiuos" į kitą pasaulį. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją brangus dalykas, degalai kainuoja, o vairuotojo laikas – pinigai. Jei atšaukiate paskutinę minutę, avansas negrąžinamas, nes mes jau galėjome atsisakyti kitų užsakymų.

O kas su PVM mokesčiais, ar jie įskaičiuoti?

Visada rašome be PVM, jei esate "MwSt" mokėtojas Vokietijoje, tai galime išrašyti sąskaitą be PVM (intra-Community supply). Jei esate fizinis asmuo ar maža firma be PVM kodo, tada pridedame Lietuvos PVM (21%). Tai svarbu sužinoti iš karto, kad nereikėtų ginčytis prie mašinos vokiškai kalbant.

Kelionės ir dokumentų niuansai (kur dažnai pasitaiko klaidų)

Ar vairuotojas moka vokiškai ar bent angliškai?

Turi mokėti bent pagrindus, bent taip, kad suprastų kelio ženklus ir galėtų pasikalbėti su policija, jei sustos. Bet ne visi moka kalbėti su jūsų vokišku administratoriumi apie iškrovimo vietą. Kartais (ir tai dažnai) tenka naudotis vertėjais programėlėmis arba rankų kalba. Geriausia, jei kas nors iš jūsų komandos moka šiek tiek vokiškai arba angliškai.

Kiek laiko užtrunka važiuoti iki Vokietijos?

Paprastai tai viena diena, 12-14 valandų važiavimo, priklausomai nuo to, kur būstate. Jei Vilnius -> Berlynas, tai apie 14 valandų. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją nėra spurtas, turi laikytis poilsio režimo (tachografas). Vairuotojas negali važiuoti 20 valandų iš eilės, nors kai kurie norėtų. Todėl atvykimas dažniausiai būna kitą dieną ryte.

Kokius dokumentus būtinai reikia pasirašyti?

Pagrindinis yra CMR sąrašas – tai tarptautinis krovinių pervežimo dokumentas, kurį žino kiekvienas vairuotojas. Jis patvirtina, kad pervežėjui perdavėte daiktus. Be to, reikalingas inventoriaus sąrašas, kurį pasirašote abi pusės. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją be šių popierių yra kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo – galima, bet pavojinga ir neteisėta.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Mes turime standartinį krovinių draudimą (pagal CMR konvenciją), bet jis dažnai apribojamas (pvz., iki 10 EUR už kg). Jei vežate labai brangius daiktus (serverius, menkus kūrinius), reikia pasakyti iš anksto. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją su brangia įranga reikalauja "All risk" draudimo, kuris kainuoja brangiau, bet užtikrina ramybę.

Kas jei sustoja sunkvežimis kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis nutinka. Tada mes turime kreiptis į pagalbos tarnybą Vokietijoje (ADAC), kuri, pasakykime tiesiai, ne pigi. Jei tai įvyksta, gali pavėluoti. Mes stengiamės turėti rezervinius planus, bet jei lūžo važiuoklė, tai reikalingas vilkikas. Tokiu atveju biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją sustoja keletui valandų arba dienų, ir čia nieko nepadarysi.

Ar galima sekti mašiną realiu laiku?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS sekimą. Galime jums atsiųsti nuorodą, kur matysite, kur mašina yra. Bet vairuotojams kartais nepatinka, kai juos "stebi" kaip gyvūnus zoologijos sode, tačiau dėl verslo poreikių tai įprasta. Tik žinokite, jei vairuotojas ilsisi, mašina stovi, tai jis ne "pavogė" krovinius.

Ar reikia vokiško adreso formato?

Būtina. Vokiškas adresas skiriasi nuo mūsų – ten yra "Postleitzahl" (pašto kodas), kuris labai svarbus navigacijai. Jei nurodysite blogą kodą, galite važiuoti į mišką. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją reikalauja tikslumo, o ne "važiuok į tą gatvę, ten pamatysite".

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (pvz., dažus, chemiją)?

Galima, bet tik tada, kai apie tai pranešate ir tai yra tinkamai supakuota. Negalima mesti dažų įspaudus į bendrą krovinių masę, nes jei išsilieja, sugadinsite visus biuro baldus. Tam yra specialios taisyklės (ADR), bet paprasti biuro dažai dažniausiai tinka, jei nedidelis kiekis.

Problemos ir iššūkiai (kas dažnai ne taip)

Kas nutinka, jei kažkas sudužo kelionės metu?

Turiu sakytis tiesiai, tai retai nutinka, jei supakuota gerai. Jei taip atsitinka, rašome defektų aktą (vokiškai "Schadensprotokoll") vietoje, iš karto kai pastebime. Negalima šauktis vėliau "man atėjo sulaužytas stalas", kai vairuotojas jau važiuoja atgal į Lietuvą. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją reikalauja kantrybės ir patikrinimo.

Ar iškraunate įrenginius į patalpas ar tik iki kelio?

Jei nėra liftų ir laiptai labai aukšti, vairuotojas gali atsisakyti nešti 50 kg spintas į 4 aukštą be papildomo mokesčio. Įprastai mes nešame iki pat durų, bet jei reikia surinkti baldus (montavimas), tai tai jau kita paslauga. Susitarkite dėl to iš anksto, kad nektų ginčytis prieš vokiškus namus.

Kas daryti su šiukšlėmis, kur lieka po iškrovimo?

Tai nemalonus klausimas, bet reikia paklausti. Dažnai biure lieka nereikalingi baldai ar seni failai. Ar mums juos vežti atgal į Lietuvą? Tai kvaila. Geriau susitarti su vietine šiukšlių išvežimo kompanija Vokietijoje ("Entsorgung"). Mes galime padėti juos išmesti į konteinerą (jei yra kur), bet tai už papildomą mokestį, nes mes ne šiukšliavežiai.

O jei aš pavėluoju su raktais nuo naujo biuro?

Tai būdinga. Vairuotojas laukia valandą nemokamai, po to prasideda "waiting time" mokestis. Vokietijoje laikas skaičiuojamas tiksliai, jie moka pagal valandas. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją brangsta, jei jūsų vokiški partneriai vėluoja perduoti patalpas. Būkite tiksliai laiku.

Ar galima užsakyti pakavimo medžiagas iš jūsų?

Taip, galime atvežti dėžes, lipnia juostą, burbuliuką. Kartais net pigiau nei parduotuvėje, kadangi mes turime savo tiekėjus. Nenaudokite senų "Lidl" dėžių, jos atsipučia ir sugenda. Geriau pasiimti naujas, tvirtas.

Ar atvežate atgal tuščias dėžes?

Galiame atvežti, jei susitarsime. Bet dažniausiai klientams nereikia, jie tiesiog jas išmeta. Jei reikia, tai už papildomą kainą, nes tai užima vietą mašinoje grįžtant atgal (galėtume vežti kitą krovinių).

Ką daryti, jei Vokietijos policija sustabdo mašiną?

Nieko. Tegu tikrina. Mes turime visus dokumentus: vairuotojo pažymėjimą, CMR, draudimą. Jei viskas tvarkoje, tai jie tiesiog pasileidžia. Kartai tikrina svorį, jei atrodo, kad mašina perpildyta. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją turi būti legalus, kitaip baudos didelės.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį jei sustojome?

Sunkvežimiai užrakinami, turi apsaugos signalizaciją. Bet jei mašina stovi ne saugomoje aikštelėje, visada yra rizika (nors maža). Geriausia, jei vairuotojas važiuoja tiesiai be ilgos pernakvotės su kroviniu, tačiau pagal taisykles jis privalo ilsėtis.

Kaip elgtis su labai jautriais duomenimis (serveriai)?

Jau kalbėjau, bet pakartosiu – duomenų saugumas ne mano sritis, bet fizinis saugumas taip. Jei serveris turi "self-destruct" mygtuką (juokauju), tai nepasakykite vairuotojui. O seriuos, tiesiog užrakinkite ir paslėpkite tarp kitų dalykų, kad nebūtų matomas pro langą.

Galutiniai nustatymai

Kokia garantija, kad viskas atvyks laiku?

Garantijų nėra, yra tik tikimybė. Mes stengiamės laikytis grafiko, bet eismas Vokietijoje (Autobahn) gali stovėti kilometrais. Jei jums būtina, kad būtų rytoj 8:00 valandą ryto, geriau, kad mašina atvyktų dieną anksčiau ir praleistų naktį prie pat biuro. Taip bus saugiau.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Taip, tai darome dažniausiai. Fiksuota kaina (vokiškai "Festpreis") yra gera, kai tiksliai žinote kiekį. Jei kiekis keičiasi, keičiasi ir kaina. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją su fiksuota kaina leidžia jums tiksliai planuoti biudžetą, be jokių nemalonių staigmenų pabaigoje.

Kodėl kai kurios firmos atsisako vežti mažus krovinius?

Nes jiems nepelninga važiuoti 40 tonų sunkvežimiu dėl 3 dėžių. Mes stengiamės būti lankstūs, kartas nuo karto sutelkiame krovinius (kitaip vadinama "groupage" arba dalinis krovinys), bet tai gali užtrukti ilgiau, kad surinktume pilną mašiną.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Vokietijoje tai nėra privaloma, bet jei vairuotojas padėjo labai daug, iškrovė 4 aukštus be nusiskundimo, duoti 10-20 EUR yra gražus gestas. Lietuviškai "arbatpinigiai" visada pagerina nuotaiką.

Kas daryti, jei pasidarė šalta ar karšta mašinoje?

Mašinos yra šiltos (vilkikai turi "Webasto" šildytuvus), bet jei stovite kelias dienas, gali atvėsti. Techniką (kompiuterius) geriau laikyti izoliuotai. Biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją žiemą yra rizikingas dėl drėgmės, todėl dėžes reikia padėti ant paletų, ne ant grindų.

Ką daryti su likusiais daiktais, jei jų netilpėjo?

Galiame juos palikti sandėlyje Lietuvoje arba vežti vėliau. Jei tai tik kelios dėžės, galima siųsti kurjeriu (DHL), bet tai bus brangu dėl svorio. Geriau viską suskaičiuoti iš anksto.

Ar pasirašote kontraktą ar tik žodžiu?

Kontraktas būtinas, kai kalbame apie didelius sumų biudžetus. Žodinis susitarimas gali veikti mažiems verslams, kuriuos aš pažįstu 20 metų, bet naujiems klientams siūlau viską užrašyti, kad išvengtume "jis sakė, ji sakė" situacijų.

O jei aš pats noriu važiuoti su vairuotoju?

Taip, galite (jei yra vietos), bet tai nerekomenduojama dėl draudimo. Jei įvyksta avarija ir jūs sužeidžiate, gali būti problemų su išmokomis. Be to, 12 valandų kelionė su vairuotoju, kuris kalba tik rusiškai ar lietuviškai, gali būti nuobodu.

Išvados

Trumpai tariant, biuro persikraustymas iš Lietuvos į Vokietiją nėra joks rocket science, bet tai reikalauja kantrybės ir tikslumo. Jei pasirūpinsite dokumentais, gerai supakuosite ir sąžiningai nurodysite kiekį, viskas praės gana sklandžiai, nors ir su smulkiais nukrypimais nuo plano. Sėkmės verslui Vokietijoje, ten derlius geras, o logistika – tik techninis dalykas, kurį išspręsime kartais.