Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema: kaip išlikti sveikam

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema nėra tiesiog „dėžių kraustymas“. Tai yra sudėtingas organizatorinis procesas, kuriame viena maža klaida gali atidėti visą įmonės darbą savaitėmis. Vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsų, lietuvių, požiūris dažnai yra „kaip nors susiderinsime“, tad šis kontrastas sukuria daugiausia problemų. Čia ne tik apie tai, kaip supakuoti kompiuterius, bet ir apie tai, kaip nenukristi muitinėje arba kaip nepažeisti vietinių statybų normų, kai įvežate didžiulę spintą pro siaurus duris. Turiu pamatyti viską – nuo idealiai suplanuotų projektų iki tokių, kur vairuotojai verčia piesti duris langą, kad įvežtų serverį. Štai kaip tai vyksta iš vidaus.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Ar tikrai reikalingas muitinės brokeris, jei važiuojame į ES šalį?

Tai vienas dažniausių klausimų. Žinoma, kad Vokietija yra ES, tačiau biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema dažnai apima ir trečiųjų šalių techniką arba turtą, kuris buvo atiduotas laikinai naudojti. Jeigu viskas yra nauja, su pirkimo sąskaitomis, tai gali tekti mokėti PVM ir/arba muito. Be brokerio, kuris supranta vokiškus „Anmeldung“ ir „Zoll“ niuansus, gali užstrigti pasienyje su pilnu kroviniu. Geriau užsidėti už galvą iš karto.

Ką daryti su paveldimu turtu (Intrastat)?

Jei pervežate įrangą, kuri jums priklauso ir kurią naudojote, tai nėra prekyba, tačiau reikia pildyti Intrastat deklaracijas, jei vertė viršija tam tikrą slenkstį. Dažnai apie tai pamirštama, o vėliau gaunate baudas iš Vokietijos statistikos tarnybos. Aš pats nėra didelis buhalteris (tai turi patikslinti pas savo), bet žinau, kad jei nemokate PVM Lietuvoje, turite įrodymus. Be to, reikia nurodyti, kad tai yra „perkelimas“, o ne „pardavimas“, kitaip muitinė gals labai nustebinti.

Ar reikia versti visus dokumentus į vokiečių kalbą?

Ne visus, bet svarbiausius – taip. Vokietijoje muitininkai arba policija gali sustabdyti sunkvežimį ir prašyti parodyti krovinių manifestą (CMR) arba pirkimo-sutarties kopijas. Jei turite tik lietuviškus dokumentus, gali prasidėti nesusipratimai. Turiu atvejį, kai vairuotojas nebegalėjo išvažiuoti i sandėlio, kol nepasirodė vertėjas. Geriau turėti anglišką arba vokišką versiją techninės įrangos sąskaitų.

Kas dėl GDPR duomenų pervežimo?

Tai dabar yra labai degi tema. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema reiškia, kad pervežiate ir serverius su klientų duomenimis. Negalite tiesiog mesti standžiųjų diskų į dėžę ir viltis, kas niekas nepasimes. Privalote užtikrinti duomenų saugumą kelyje – užrakinti dėžės, GPS stebėjimas, o galbūt ir specialus transportas. Vokiečiai dėl duomenų saugumo yra labai griežti, o baudos yra astronomiškos.

Ar reikia pranešti apie persikraustymą vietinėms savivaldybėms?

Taip, jei persikraustote į nuosavus patalpas arba jei reikia gauti leidimą stovėjimui aikštelėje krovininiam automobiliui. Vokietijoje gatvių eismo tvarka yra šventa. Negalite tiesiog sustoti „prie pat durų“ su 20 tonų sunkvežimiu ir blokuoti visą gatvę valandą. Reikia iš anksto susitarti dėl laikino stovėjimo leidimo (Ausnahmegenehmigung), kitaip gausite baudą, o automobilį nuvesti.

Kaip sužinoti, ar mūsų įranga yra draudžiama Vokietijoje?

Dauguma įprastos biuro technikos yra leidžiama, tačiau jei turite ką nors specifinio, pavyzdžiui, didelius generatorius arba chemines medžiagas, reikia tikrinti. Vokietija turi savo reglamentus, kurių mes net neįsivaizduojame. Prieš 5 metus vienas klientas bandė įvežti senus dujų balionus, kurie buvo nebeatitinkantys standartų – tai baigėsi dideliais rūpesčiais ir grąžinimu atgal.

Krovinio pakavimas ir techninė įranga

Kaip supakuoti IT serverius, kad jie neišsirinktų?

Serveriai yra jautriausia dalis. Jūs negalite juos tiesiog įdėti į dėžę su plastikinių burbulų plėvele. Reikia specialių „anti-static“ dėžių ir, svarbiausia, juos turi išmontuoti profesionalus IT technikas. Kartais (ir tai nutinka dažnai) klientai sako: „va, užkabinėkite ir vežkite“. O paskui vokiškame sandėlyje pasirodo, kad viduje visi kabeliai nulūžę, nes serveris „šoko“ kelyje. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema be IT speco yra beprasmiškas.

Ar verta pirkti naujas dėžes arba nuomotis?

Nesu tikras, ar visada verti pirkti naujas dėžes, jei tai vienkartinis reikalas, bet nuoma yra geras variantas. Yra specialios dėžės („roll containers“), kurios leidžia pervežti dokumentus nebeiškraunant jų iš lentynų. Tai sutaupo laiko, tačiau kainuoja brangiau. Jeigu turite biudžetą, imkite naujas, tvirtas dėžes – jas lengviau sukrauti ant paletės ir fiksuoti.

Ką daryti su per dideliu baldais, kurie neina pro duris?

Tai klasika. Matęs esu, kaip perveža didžiulę direktoriaus stalą, kuris netgi neįeina į liftą Vokietijoje. Reikia išmatuoti ne tik patalpas Lietuvoje, bet ir išėjimus bei liftus naujoje vietoje. Kartais teka išmontuoti stalą ar neti sieną (kaip buvo viename Berlyne). Niekas nenori mokėti už sienos griovimą, todėl išmatavimai yra pagrindinis dalykas, kurį praleidžiate.

Kaip užtikrinti, kad dėžės nenukristų kelyje?

Vokiečių keliai, žinoma, geri, bet vairuotojai taip pat yra žmonės. Reikia tvirtai pririšti krovinius, naudojant juostas ir užtvaras. Esu girdėjęs istorijų, kai vairuotojas staigiai stabdė, o viduje visos kompiuterių dėžės nuskrido į vieną krūvą. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema reikalauja kvalifikuotų krovėjų abiejose pusėse, kurie žino, kaip krauti aukštus paletes.

Ar galima supakuoti asmeninius daiktus darbuotojų į vieną dėžę?

Negalima. Tai yra didelė klaida. Jei aptarsite, kad dėžėje yra darbuotojo namų raktai, vaikiška žaislų ar maisto, muitinė gali pradėti kaupti viską. Asmeniniai daiktai turi būti atskirai pažymėti ir, idealiai, pervežami atskirai. Nenorite, kad dėl vieno pasigailėto darbuotojo sustotų visa 20 tonų mašina.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nepasimestų?

Naudokite spalvotas etiketes ir skaičių sistemą. Nebe rašykite marškinėliu. Turite turėti sąrašą, kur dėžė nr. 125 eina į „Skyrių B, antrą aukštą, 5 kabinetą“. Be šio plano iškraunas trukmes 3 dielas, o ne 3 valandas. Vokiškas tvarkingumas (Ordnung) čia labai padeda – jie mėgsta, kai viskas yra savo vietoje.

Transporto ir logistikos organizavimas

Ką rinktis: sunkvežimį su kranu arba liftą?

Tai priklauso nuo pastato. Vokietijoje daug senų pastatų be lifto arba su labai siaurais įėjimais. Jeigu neturite įrengto krovos lifto, gali tekti samdyti autokraną, kuris padės įleisti krovinį per langą antrame aukšte. Tai brangu, bet kartais vienintelis būdas. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema turi apimti ir vietos apžiūrą prieš važiuojant.

Ar reikia dviejų vairuotojų?

Jeigu kelionė trunka ilgiau kaip 9 valandas, taip, pagal taisykles reikia dviejų. Tačiau praktiškai, jeigu norite, kad krovinys atvyktų greitai ir būtų iškrautas tą pačią dieną, antras vairuotojas padeda ir su iškrovimu. Vienas vairuotojas tiesiog fiziškai nespės vairuoti ir dar krauti tonų dėžių.

Kaip apskaičiuoti tūrį? Klientai visada klysta.

Klientai dažnai sako: „O, mums tik trys lentynos ir penki staliai“. O paskaičiuojus, išsiaiškina, kad tai sudaro 40 kubinių metrų, nes lentynos yra pilnos dokumentų. Geriau padaryti vizualų įvertinimą, o ne tikėti žodžiui. Esu matęs, kaip maža „vila“ (tent truck) tampa per maža, ir tenka skambinti pagalbai. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema turi būti paremtas realiais skaičiais.

Kas dėl draudimo kelyje?

Draudimas yra privalomas. Bet ne tas paprastas „kasko“, o specialus krovinių draudimas (CMR draudimas). Jis apdraudžia krovinį nuo vagystės, gaisro ar avarijos. Žinote, Vokietijoje, ypač didmiesčiuose, vagystės iš sunkvežimių nėra tokios retos. Geriau permokėti už draudžiamąją sumą, nei prarasti brangų serverį.

Ar galima važiuoti bet kuriuo metu?

Vokietijoje yra griežti naktinio poilsio režimai ir sunkvežimių judėjimo apribojimai sekmadieniais ir švenčių dienomis. Jeigu planuojate atvykti sekmadienį ryte, gali tekti laukti prie miesto ribų iki pirmadienio ryto. Reikia tiksliai planuoti maršrutą ir laiką, kitaip mokėsite baudas už pažeidimus.

Kaip sužinoti, kur leidžiama stovėti sunkvežimiui mieste?

Naudokite specialias apps arba vietinę žinią. Vokietijoje yra daug „Lkw-Parkplatz“, bet jie dažnai užpildyti. Jeigu persikraustote į miesto centrą, vieta gali kainuoti pinigus ir būti rezervuojama savaitėms iš anksto. Negalima tiesiog palikti mašinos ant takelės.

Paslaugų kainos ir biudžetas

Nuo ko priklauso kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo, prieigos prie objekto ir, žinoma, darbo jėgos kainos. Vokietijoje darbuotojai gauna daugiau, tad iškrovos Vokietijoje paslauga bus brangesnė nei Lietuvoje. Taip pat įtakos turi degalų kainos ir mokesčiai už kelių naudojimą (Maut). Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema niekada nesigauna pigiai, jei norite kokybės.

Ar verta taupyti ant dėžių?

Netaupykite. Geros dėžės kainuoja, bet jos apsaugo turtą. Jeigu dėžė sugrips, turėsite brangų serverį ant grindų. Kartais taupydami 50 eurų ant dėžių, prarandate tūkstančius. Tai yra netvarkinga logika, bet dažnai klientai bando taupyti ant pasėlių (t.y. pakavimo medžiagų).

Kiek kainuoja vairuotojo dienos racionas ir nakvynė?

Tai mažos detalės, bet jos susideda. Vairuotojas turi valgyti ir miegoti. Jeigu jis stovi eilėje prie muitinės 10 valandų, tai laikas irgi mokamas. Į kainą įeina ne tik važiavimas, bet ir visos šios išlaidos. Nenujunkite to, nes vairuotojas tiesiog nebevažiuos.

Ar yra slapti mokesčiai?

Turi būti atsargūs. Kai kurios kompanijos gali pridėti „priedus“ už sunkų krovimą, už laiptus, už ilgesnį nešimą. Visada prašykite fiksuotos kainos (All-inclusive), jei įmanoma. Aš asmeniškai nemėgstu kai klientams gauna staigmenų sąskaitoje – tai sužlugdo pasitikėjimą.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei pervežate didelį kiekį arba reguliariai, taip, bet nedarykite to pirmojo pokalbio metu. Pirmiausia aptarkite detales, o tada kalbėkite apie kainą. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema yra brangus paslaugų rinkinys, todėl nuolaidos būna nedidelės.

Vokietijos specifika ir kultūra

Kodėl vokiečiai taip griežti dėl šiukšlių?

Jie tiesiog taip turi. Negalima tiesiog palikti pakuotės (styrofoam) kieme arba prie konteinerio. Reikia tai susirūpinti iš anksto – surūšiuoti ir išvežti į specialias perdirbimo vietas. Kartais tai kainuoja daugiau nei patys pervežimai. Bet jei paliksite chaosą, gausite pranešimą ir baudą iš „Ordnungsamt“.

Ar reikia kalbėti vokiškai su sandėlio darbuotojais?

Labai padeda, bet ne būtina. Angliškai jaunesniems vyrams sekasi, o vyresniems gali būti sunkiau. Bet vokiečių terminai, susiję su logistika, yra saviti. Geriau, kad jūsų vadybininkas ar vairuotojas suprastų bent pagrindinius žodžius, kad nesusidarytų keštų situacijų.

Kaip elgtis, jei sugenda liftas naujame biure?

Tai baisus scenarijus. Tada prasideda nelegalus darbas – nešimas per laiptus, kas gali baigtis traumomis. Vokietijos darbo saugos inspekcija (Gewerbeaufsichtsamt) yra labai griežta. Jeigu įvyko avarija, praneškite vadovui ir nedarykite niek savo nuožiūra. Geriau palaukti meistro, nei gauti baudą už pažeidimus.

Ar tikrai reikia tokio preciziškumo kaip jie sako?

Galbūt ne visada 100%, tačiau arti. Biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema sėkmingai baigiasi tada, kai viskas yra suplanuota iki minučės. Jeigu vėluojate 15 minučių, vokiečiai jau gali būti nervingi. Tai jų kultūra – punktualumas yra raktas.

Ką daryti, jei vietiniai kaimynai pradeda piktintis dėl triukšmo?

Būkite mandagūs. Duokite jiems suprasti, kad tai bus baigtas iki tam tikros valandos. Vokietijoje kaimynų santykiai yra svarbūs, o triukšmo skundai gali sustabdyti darbus. Kartais netgi verta atnešti ką nors nedidelio (kaip pyragą ar kavą) nors taip ir darau retai (per daug darbo), bet tai veikia.

Išvada

Galiausiai, biuro persikraustymas į Vokietiją su visa logistikos sistema yra iššūkis, kurį įveikti neįmanoma be patirties ir gerų partnerių. Tai nėra tik fizinis darbas, tai ir mentalinis pasiruošimas dirbti pagal griežtesnes taisykles. Jei viską suplanuosite, atsižvelgdami į aukščiau minėtas problemas, procesas vyks sklandžiai, nors ir be smulkių nesklandumų tikriausiai neapsieisit. Sėkmės jūsų kelionėje į Vokietiją – tik nepamirškite paimtų kavos virbelių, tai svarbiausia.