Biuro persikraustymas į Vokietiją su patikrintomis paslaugomis: Patirtis be uždauglų

Sutikinkim, persikraustyti – tai vienas nemaloniausių dalykų verslo pasaulyje, o kai kalba eina apie biuro persikraustymą į Vokietiją su patikrintomis paslaugomis, čia viskas susidėlioja dar sudėtingiau. Per savo dvidešimt metų šioje srityje mačiau viską: nuo dingusių konteinerių iki to, kad vairuotojas tiesiog nusprendė pietauti tris valandas Rygoje. Vokietija – tai disciplina, bet ir biurokratija, kur galiužti net patys drąsiausi. Todėl niekada nekalbu apie „idealų“ procesą, kalbu ap tai, kaip išlikti sveiku ir išsaugoti techniką. Jei ieškote magiško raktelio, kuris visus uždarys, jo nėra, yra tik geras planas ir šaltos galvos.

Kiek viskas trunka ir kiek kainuoja? (Apie laiką ir pinigus)

Ar tikrai taip ilgai reikia planuoti?

Nebūtinai, jei norite gauti stresą nemokamai. Vokietijoje viskas vyksta pagal tvarkaraštį, net jei jums to nereikia. Geriausia pradėti ruoštis bent mėnesiu iki išvykimo, ypač jei reikia gauti leidimus stovėjimui miesto centre. Esu matęs įmones, kurios pradėdavo ruoštis savaitę prieš Kelnes, ir tada tas biuro persikraustymas į Vokietiją su patikrintomis paslaugomis pasidarydavo tikras košmaras su praleistais terminais. Geriau turėti laiko atsarga, nei vėluoti su sutartimis.

Kiek tai maždaug kainuoja?

Klausimas, į kurį nepavyksta atsakyti tiesiogiai, bekvapį. Viskas priklauso nuo to, kiek turite tos „knygų apie tai, kaip sėkmingai versluoti“ – t.y. baldų ir technikos. Tiesioginis pervežimas iš Vilniaus į Miuncheną gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Tačiau nepamirškite apie papildomas išlaidas, kurios iššoku kaip kiškis iš užmaršties – dėžės, pakavimo medžiagos, o jei dar ir reikia išmontuoti lentynas... Suma didėja.

Kodėl kainos skiriasi taip smarkiai?

Nes kai kurie tiesiog užpildo kainas su „premijos“ pavadinimu, o kiti dirba efektyviau. Taip pat didelę įtaką turi degalų kainos, kurios šokinėja kaip lietų dienomis, ir vairuotojų trūkumas rinkoje. Jei kas nors siūlo kainą, kuri atrodo per gera būti tiesa, tikriausiai jis neapmokes mokesčių Vokietijoje arba važiuos seniu „Golfu“, kurio talpa ne tiek didelė. Čia geriau nekaupti ant tos žvakutės.

Ar galima gauti nuolaidą?

Galima, jeigu sutartume ne sezono metu arba jei esate lankstus dėl išvykimo datų. Bet nereikia Manyti, kad aš duosiu 50 proc. nuolaidos vos tik jūs paklausiate. Verslas yra verslas, o mazgos šiandien nebe taip didelės. Tačiau ilgamečiai klientai visada gauna daugiau dėmesio, tai natūralu. Tiesiog nedarykite taip, kad atrodytumėte, kad bandote išmanytis.

Kas daryti, jei biudžetas ribotas?

Tada reikės pačiam kelti rankas arba pasiimti tik transportą be pakavimo. Bet tada atsakomybė už sulaužytus monitorius guli ant jūsų pečių. Kai kurie klientai taip daro ir išsiverčia, bet po to skundžiasi, kad „nors užsisakė, bet vis tiek teko dirbti“. Tiesa tokia, jei norite pigiai, teko aukoti patogumu.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija (Kur visi tie lapai?)

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti?

Sąrašas ilgas, bet pagrindai paprasti: krovinio manifestas, sandėliavimo sutartis (jei reikia laikinai padėti), ir, žinoma, asmens dokumentai. Vokietijoje muitininkai gali būti labai išrankūs, jei biuro persikraustymas į Vokietiją su patikrintomis paslaugomis vyksta ne kaip įprastas perkėlimas, o kaip prekių importas. Geriau turėti viską parengta iš anksto, nei stovėti prie sienos ir aiškinti, kad tai ne prekybos inventorius.

Ar reikalingas inventoriaus sąrašas?

Be abejo, ir jis turi būti kuo detaliau. Vokietai mėgsta tikslumą. Jei rašote „kompiuteriai“, parašykite kiek, kokia buklė, serijiniai numeriai (jei brangūs). Buvo atvejis, kai klientas parašė „biuro technika“ viena eilute, ir jį sulaik�ti trims dienoms tol, kol išaiškino, kas ten tiksliai yra. Geriau praleisti valandą rašant, nei tris dienas laukiant.

Kas dėl muitinės deklaracijos?

Tai mūsų (arba jūsų brokerio) darbas, jei naudojate pilną paslaugą. Jei vežate tik savo daiktus, kurie buvo naudojami daugiau nei 6 mėnesius, mokesčių neturėtų būti. Bet jei vežate naują įrangą, gali tekti mokėti PVM ir muito. Aš asmeniškai visada patariu pasikonsultuoti su accountant'ais šiuo klausimu, nes taisyklės keičiasi dažniau nei man keičiasi automobilis.

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie naujojo biuro?

Vokiškuose miestuose, ypač centriniuose rajonuose, tai tikras malūnas. Reikia kreiptis į vietos savivaldybę (Ordnungsamt) ir prašyti leidimo (Verkehrszeichen). Tai gali trukti kelias savaites. Kartais netekau važiuoti į Miuncheną, nes klientas „užmiršo“ paprašyti leidimo, ir mes turėjome vežti dėžes per 400 metrų rankomis. Nėra juokinga.

Ar lietuviški dokumentai tinka Vokietijoje?

Taip, jeigu jie yra tinkamai parengti, bet kartais reikia vertimo į vokiečių arba anglų kalbą. Muitininkas gali peržiūrėti lietuvišką tekstą ir tiesiog nuleisti rankas, jei nieko nesupras. Užtikrinkite, kad svarbiausi punktai yra dvikalbiai, taip sutaupysite nemažai nervų.

Kas daryti, jei dingsta dokumetnai kelyje?

(Čia turiu omenyje ne visus, o svarbiausius, pavyzdžiui, vairuotojo pažymėjimą ar krovinio sąrašą). Jei dingsta, tai didelė bėda, reikia skambinti policijai ir daryti pranešimą iš karto. Be to, teks informuoti gavėją Vokietijoje, kad jis taip pat neapsisuktų. Geriau turi elektronines kopijas debesyje (cloud), tai išgelbėjo ne vieną situaciją.

Technika ir baldai (Kaip ne sulaužyti brangių daiktų?)

Kaip vežti serverius ir jautrią techniką?

Serveriai – tai ne bulvės, jų negalima tiesiog įmesti į dėžę. Reikia specialių krypčių, amortizacijos, o idealiau – originalios pakuotės. Aš visada sako: jei serveris kainuoja daugiau nei mano automobilis, neskubėkite su jo pakavimu. Biuro persikraustymas į Vokietiją su patikrintomis paslaugomis įtraukia IT įrangos tvarkymą, nes jos sugadinimas gali sustabdyti visą įmonės veiklą.

Ar jums išmontuos ir sumontuos baldus?

Paprastai taip, jei tai įtraukta į sutartį. Bet turiu pasakyti, kai kurie vokiški baldai yra tokios sudėtingos, kad net man, su 20 metų patirtimi, reikia pažiūrėti į instrukciją (o jos dažnai dingsta). Jei turite „Ikea“ tipo spintas, tai pusvalandio reikalas, jei kokį sudėtingą vyriausybinį stalą – gali užeiti vakaras.

Ką daryti su didžiuliu akvariumu biure?

Tuos daiktus aš siunčiu tik su specialistais. Tuščias jis lengvas, bet vienas smūgis ir jis nebe vandeningas. Reikia specialios transportinės dėžės, o vėliau – profesionalaus montuotojo Vokietijoje. Negaliu leisti vairuotojams bandyti vežti stiklo konstrukcijas be įrangos, tai per daug rizikuota.

Ar verta pirkti naujas dėžes?

Gyvenime, kaip ir čia, nėra vieno atsakymo. Naudojamos dėžės pigiau, bet gali būti drėgnos arba silpnos. Naujos – brangiau, bet garantija. Jei vežate dokumentus, kurie gali pajuosti, naudosite naujas. Jei spaudas ar senas archyvas – paimkite naudojamas, taip sutaupysite šimtus eurų.

Kaip apsaugoti grindis naujame biure?

Tai dažnai užmirštama detalė. Vokietijoje grindys dažnai yra brangios, o jų įbrėžimas gali kainuoti daugiau nei patys pervežimai. Mes visada turime su savimi apsauginius kilimus ir kartoną. Neklauskite, kodėl tai svarbu, pabandykite paaiškinti savo naujam nuomotojui, kodėl jo parketas nuplėštas.

Ar galima palikti dalykus sename biure ir juos atsiimti vėliau?

Galima, bet už tai reikia mokėti. Sandėliavimas Lietuvoje nėra nemokamas. Galite pasirašyti sutartį dviem mėnesiams, kol susirandate naujas patalpas Vokietijoje. Bet nepraleiskite to laiko, kitaip jūsų baldai taps mūsų (arba mes juos išmesime, o sąskaitą išsiųs jums).

Rizikos ir realybė (Kas tikrai gali nutikti)

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa eismo įvykyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes skubime išsiųsti kitą automobilį, jei įmanoma, arba organizuojame pervežimą iš naujo. Draudimas turėtų padengti žalą, bet laiko neatgalins. Vieną kartą vairuotojas pataikė į stirną netoli Berlyno – stovėjome 10 valandų, kol tvarkėsi dokumentai. Klientas buvo... nelaimingas.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sąžiningai kalbant, labai retai, jeigu dirbate su patikimomis kompanijomis. Bet yra pasitaikę situacijų, kai pradingdavo po „nelaisvų rankų“ – maži dalykai: planšetės, ausinės. Todėl brangiausius dalykus geriau vežti su savimi arba vertybių draudimu. Pasitikėjimas yra gerai, bet kontrolė geriau.

Kas dėl pavogtų kuro problemos?

Vokietijoje, kaip ir visur, yra vagysčių, ypač poilsio vietose (Rasthof). Mes stengiamės važiuoti į saugias aikšteles, bet 100 proc. garantijos nėra. Jei pavogia kuro, tai prarandame laiką, o ne krovinį. Kartais tai tiesiog erzina, kartais – gali sukelti vėlavimą.

Ar pasitaiko situacijų, kai nepavyksta iškrauti dieną?

Taip, jei paskutinis klientas Vokietijoje nepasirūpino liftu arba jei liftas sugenda (o tai nutinka dažniau nei manote). Tada teka laukti rytoj. Nerašau to sutartyse dideliais raidėmis, bet tai realus gyvenimas. Todėl visada turkime planą B.

Kaip elgtis su neprofesionaliais įmonių atstovais?

Jei matote, kad darbuotojai gėrinėja alų darbo metu arba meta dėžes į sunkvežimį, nedelsdami skambinkite vadovui. Aš asmeniškai atleidžiau tokius vairuotojus (o buvo tokių). Nenorite, kad jūsų įmonės reputacija Vokietijoje prasidėtų nuo turgaus stiliais išmestų dėžių.

Kas, jei Vokietijos pusėje niekas nepasirodo atsiimti prekių?

Tai keista, bet įvyksta. Žmonės pamiršta, susiranda pavėlavę skrydį, arba tiesiog nesusikalba. Tada mūsų vairuotojas laukia. Jei laukti per ilgai, gali tekti vežti atgal arba į sandėlį (už papildomą mokestį). Geriau susitikti laiku.

Patikimumas ir pasirinkimas (Ką tikrai reikia žinoti)

Kaip patikrinti, ar pervežėjas ne sukčius?

Patikrinkite licencijas, pažiūrėkite atsiliepimus (bet ne tik tuos, kurie pasirodo puslapyje, ieškokite ir nepriklausomų). Jei reikalauja mokėti 100 proc. iš karto, bėkite. Įprasta praktika yra avansas ir likčio apmokėjimas gavus prekes. Mano patirtis rodo, kad sąžiningi biuro persikraustymas į Vokietiją su patikrintomis paslaugomis teikėjai visada siūlo lankstus apmokėjimo sąlygas.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Jei norite rizikuoti, tai rinkitės. Aš esu matęs, kaip pigi kompanija sugriauna kliento biurą ir dingsta. Kaina turi būti adekvati rinkai. Jei visi kainuoja po 5000, o vienas – 2000, čia kažkas negerai. Gali būti, kad jie neapmoka mokesčių arba naudoja nelegalius darbuotojus.

Ar reikia vizito prieš persikraustymą?

Labai rekomenduoju. Neįmanoma įvertimti apimties telefono pokalbyje. Vieną kartą klientas sakė „turime keletą dėžių“, o atvykę pamatėme tris sunkvežimius turinčį archyvą. Vizitas padeda išvengti nemalonumo vėliau. Be to, taip galime sužinoti, ar pro duris prošeis pianinas (jei tokį turite).

Kokias garantijas galite duoti?

Mes suteikiame visišką atsakomybę už krovinį nuo pakrovimo momento iki iškrovimo. Tai įrašyta sutartyje. Bet jei jūs pats supakuodate porcelianą į plonas dėžes be burbuliukų, aš negaliu už tai atsakyti. Garantijos – tai dvišalė gatvė.

Kodėl geriau naudoti vieną kompaniją, o ne kelis?

Nes tada kas nors kaltins kitą. Jei vienas vežia, kitas pakuoja, o trečias iškrauna – dingstant dalykui niekas nepripažins kaltes. Vienas kontaktas, viena atsakomybė – tai taip paprasta, bet taip efektyvu.

Ar jums patinka savo darbas?

Kartais taip, kartais... kai vairuotojai skambina 3 valandą ryto ir sako, kad sugedo sunkvežimis, tai nebūtinai. Bet kai matau, kaip klientas įsikuria naujame, švariai biure Berlyne ir džiaugiasi, tai tai duoda energijos. Be to, Vokietija – graži šalis, važiuoti ten malonu (kai nėra spūsčių).

Išvada

Galiausiai, biuro persikraustymas į Vokietiją su patikrintomis paslaugomis nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir planavimo. Niekas nesakė, kad bus lengva, ypač kai susiduriate su vokišku tikslumu ir lietuvišku „kaip nors bus“ kontrastu. Rinkitės partnerius ne pagal kainą, o pagai tai, kaip jie kalba ir ką siūlo. Gerai suplanuotas persikraustymas leis jums vos po kelių dienų vėl dirbti pilnu tempu, o ne šiukšlinti sulaužytus baldus. Sėkmės kelyje, ir tikimės, kad jūsų kava Vokietijoje bus tokia gerai, kaip čia.