Biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o kartai jaučiuosi kaip senas kareivis, kuris matyti viską. Kasdien susiduriu su tais pačiais klausimais, bet tiesa tokia, kad kiekvienas biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda yra kaip loterija. Vienąsyk viska praėja lyg per sviestą, kitąsyk – vokiškas muitininkas stovi prie priekabos ir kalba apie tai, kad dokumentas neatitinka formato. Noriu jums papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų, tiesiog kaip yra. Jei ruošiatės kelionei į Vokietiją, geriausia pasiruoškite, reikalai su baldais ir kompiuteriais čia ne taip paprasti, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio.

Burokratinis chaosas ir vokiečių tvarka

Kur prasidedaVisa ši istorija?

Viskas prasideda ne nuo to, kai atvažiuoja sunkvežimis, o dar prieš kelis mėnesius. Vokiečiai mėgsta, kai viskas yra parašyta ant popieriaus, ir jei trūksta vieno parašo, gali būti, kad reikės laukti dieną ar dvi. Biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda privalo prasidėti nuo detalaus inventoriaus sarašo. Be jo, net nebandykite važiuoti pro sieną, nes muitinė uždels viską. Taip pat, nepamirškite, kad jei vežate naudotą techniką, reikės jos nusipirkimo dokumentų, kitaip gali būti įtarimų dėl vagystės. Vieną kartą turėjau klientą, kuris nebegalėjo rasti sąskaitų už serverius, tai teko laužyti galvas ir aiškinti situation pačiems vokiečiams.

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų?

Atsakysiu taip – jei nenorite problemų, tai taip. Reikės ne tik CMR sąskaitos, bet ir eksporto/instrukcijos dokumentų, o kartais ir AT carnets, jei technika grįžta atgal. Vokiškas biurokratas žino savo darbą, o jei pamatys, kad dokumentuose yra nesutapimų (pavyzdžiui, svoris ar numeriai nesutampa), jums nepraeis. Kadaise pavogė mums vieną priekabą su dokumentais, tai buvo siaubas, bet štai kai turi viskas surikiuota kopijose, gyvenimas tampa kur kas lengvesnis. Geriau turėti per daug popieriaus nei per mažai, tikėkitės.

Kas jeigu aš nieko nesuprantu apie muitinę?

Nieko tokio, mums to ir reikia. Mūsų komanda užima šią rūpestį, kad jums nereikėtų stovėti pasienyje su pykčiu. Viską sutvarkome per Intrastat sistemas, jei reikia. Žinoma, kartais ir mes užstringame, bet dažniausiai viskas išsprendžiama per kelias valandas. Svarbiausia yra duoti mums tikrus duomenis, o ne „kažkiek“, nes vokiečiai tas „kažkiek“ nemėgsta. Biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda be šių žinių būtų tiesiog neįmanomas be didelių nervų.

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra?

Paprastai tai trunka nuo valandos iki trijų, jei viskas tvarkingai. Jei kas nors ne taip – gali užtrukti ir ilgiau. Buvo atvejų, kai dėl vienos klaidos saraše teko rodyti kiekvieną dėžę. Viskas priklauso nuo to, kiek užsiimtos muitinės kelionės dieną. Aš visada sakau savo klientams – pasiruoškite naktiniam reisui, jei norite, kad viskas būtų ryte jau vietoje, tačiau dažniausiai viskas vyksta darbo metu.

Kainos ir pinigai: kodėl brangu?

Kiek kažkas gali kainuoti?

sunku pasakyti tiksliai be matmenų. Jei mažas biuras, tai gali būti ir keli tūkstančiai eurų, jei didelis fabrikas – tiek, kiek kainuoja namas. Vienintelis dalykas, kurį galiu garantuoti – tai nėra pigu. Biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda kainuoja ne tik dėl degalų, bet ir dėl to, kad reikia apmokėti vairuotojus, rūpinis draudimu ir mokesčiais už keliones po miestus. Vokiški keliai ir mokesčiai (Maut) nėra jokia linksma paslaida.

Kodėl kainos skiriasi tiek stipriai?

Pagrindinė priežastis – atstumas ir vietovė. Vežti į Miuncheną arba į Berlyną tai viena, o į kažkokį kaimelis prie Bavarijos kalnų – visai kas kita. Dar vienas dalykas – aukštai. Jei reikia kelti daiktus pro langą arba naudoti specialias kranines sistemas, kaina šuoliuoja aukštyn. Kartais atrodo paprasta, bet tada atsiranda laiptai, kur netilpa liftas, ir reikia nešti rankomis, o tai laikas, o laikas – pinigai.

Ar galima sutaupyti ant vairuotojų?

Sutaupyti galima visur, bet ar verta? Jei pasamysite pigią firmą su pavogtais sunkvežimiais (tokių yra), gali pradėti dingti daiktai. Mums darbuotojai yra aprūpinti viskas, jie turi drabužius, įrankius ir žino, kur važiuoti. Biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda reiškia, kad jūs mokate už užtikrintumą, o ne tik už ratus. Geriau duokite šimtu eurų daugiau, bet tikėkite, kad serveriai atvyks gyvi.

Kokios yra papildomos išlaidos?

Čia dažniausiai klientai nustemba. Mokesčiai už vokiškus greitkelius, už parkingus mieste (kurie yra astronomiški), už maitinimą vairuotojams. Jei įrenginys turi būti surinktas vietoje, tai ir surinkimo darbai. Dar vienas dalykas – taršos zona (Umweltzone), jei sunkvežimis netinka ten važiuoti, gali būti didelė bauda. Viską turiime apskaičiuoti iš anksto, kad nesusidurtumėte su staigmenomis.

Ar įeina draudimas į kainą?

Įprastai įeina bazinis CMR draudimas, bet jis yra labai ribotas – apie 8-10 SDR už kilogramą. Jei vežate brangią techniką, reikės papildomo draudimo. Tądien vienas klientas nebuvo to padaręs, ir jam nukrito monitors, tai galvoju, jis dar verkte. Nereikia rizikuoti, papildomai apsidrausti visada verta, ypač kai kalbame apie tūkstančius eurų vertės įrangą.

Techninė pusė ir vairuotojų kasdienybė

Kokia mašina reikalinga mano biuroui?

Viskas priklauso nuo tūrio. Jei tai tik kelios spintos ir stalai, užtenka 3.5 ton sunkvežimio su kėbulu. Jei pilnas sandėlis su įranga, reikės 40 pėdžių priekabos ar net kelio. Kartais tenka kombinuoti – mažesnės mašinos mieste ir didelės toliau. Biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda apima ir planavimą, kad mašinos neturėtų važiuoti tuščiomis, tai taip pat leidžia sutaupyti.

Ar vairuotojai moka kalbėti vokiškai?

Ne visada. Dažniausiai moka angliškai, ir to paprastai užtenka. Bet kai reikia susitarti su miesto policija arba su apsauga, kurios nekalbos nei angliškai, nei lietuviškai, tai prasideda „žodžių šokis“. Aš pats kadažin sužinojau, kad mano vokiškas apie „Halt“ (stabdyk) ir „Ausfahrt“ (išvažiavimas) ne visada padeda. Bet kažkaip mes visada susidorojame, rankų kalba yra tarptautinė.

Kas daryti, jei mieste neįvažiuoja sunkvežimis?

Tai labai dažna problema, ypač senamuosiuose miestuose. Tada tenka iškrauty pro šalį arba naudoti mažesnes transporto priemones. Vieną kartą teko vežti biuro įrangą 500 metrų rankomis, nes sunkvežimiui buvo uždarytas kelias (remontas). Tai nervai, bet tai darbas. Viskas reikia žinoti iš anksto, patikrinti žemėlapį, kad būtų akivaizdu, kur galima statyti.

Kaip tvarkomi baldai ir elektronika?

Viskas turi būti supakuota. Elektronika – antistatinėjeje medžiagoje, baldai – į dėžes su užpildu. Negalima tiesiog mesti visko į krūvą, vokiškai keliai nėra tokia lygus, kaip Lietuvoj (arba kažkas nors tokio). Vienas vairuotojas pamiršo užfiksuoti vieną spintą, ji nuvirto pačioje Vokietijos centre ir nutrūko koja... šiaip juokaujuju, bet nukrito ir sugriuvo, tai moralinė žala žmonėms buvo didelė.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Šiais laikais jau beveik visada taip. Vairuotojai turi GPS terminalus, taigi mes matome, kur jie yra. Bet ne tikėkite, kad jų koordinates atsinaujins kas sekundę, girioje arba tuneliuose signalas dingsta. Bet jei reikia pranešti klientui, kad „jau yra už 50 km“, mes tai sužinome. Tai ramina nervus, kai laukiate brangios įrangos.

Rizikos, problemos ir realus gyvenimas

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mūsų komanda – retai, bet be gėdos sakant, kartais nutinka. Kadangi biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda vyksta per kelias valstybes, stotelės poilsio aikštelėse yra pavojingos. Vieną kartą mums pavogė dviratį (ne biuro, bet vairuotojo), kuris buvo užrakintas. Bet dėl krovinių – mes turime saugumo sistemas ir spynas, o be to, vairuotojai kartais net miega kabinoje su šunimi, kad niekas neartintųsi.

Kas nutinka, jei sulūžta mašina?

O tai jau sena istorija. Buvo, kad sugedo stabdiai Vokietijos autostradoje... siaubinga situacija. Mes turiam techninę pagalbą, bet tai užtrunka. Tuo metu reikia skambinti klientui ir sakyti, kad vėluojame daugiau nei planavome. Paprastai supranta, bet emocijos kyla. Svarbiausia yra turėti atsarginį planą arba bent jau ramesnius nervus.

Kaip elgtis su blogomis pervežimo firmomis?

Nepamirškite, kad rinkoje yra ir tų, kurie tiesiog nuvežia jūsų daiktus ir reikalauja daugiau pinigų prieš pat iškraunant. Tai vadinasi „hostage“ situacija. Todėl reikia rinktis tik patikimus, su sutartimis ir draudimu. Biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda išskiriasi tuo, kad mes atsakingi už viską iki galo, o ne tik už nuvežimą iš taško A į tašką B.

Ar yra kažkokie sezoniniai pokyčiai?

Žinoma, vasarą viskas brangiau, o žiemą yra rizika dėl oro sąlygų. Kalnų perėjose gali būti sniegas, tad važiuoti reikės su grandinėmis. Jei jums biuras reikalingas sausio 1-ąją, geriau planuokite pervežimą gruodžio pradžioje, o ne kalediniu laikotarpiu, kai visi ilsėjasi. Darbo dienomis taip pat lengviau gauti leidimus iškrovimui mieste.

Ar galima kažką paslėpti arba sutaupyti deklaravant?

Negerai girdėti tokių klausimų, bet žinoma, žmonės bando. jei deklaruosite mažiau svorio, taip ir sumokėsite mažiau, bet jei užklius tikrinime, baudos bus milžiniškos. Geresnis variantas būti sąžiningas. Vokiečiai turi gerai išvystytas sistemas, kurios „užsnuso“ klastojimus. Nedarykite to, tikrai nėra verta.

Ar jums patinka dirbti su vokiečiais?

Sudėtingas klausimas. Jie yra labai tikslūs, todėl man kaip ekspertui tai net patinka, nes nedaug neaiškumų. Bet kartais jie būna per daug griežti, kažkas tarsi pagaminta pagal instrukciją be jokios fleksibilumo. Kai reikia paprašyti pertraukos 5 minutes, jie žiūri į laikrodį. Bet taip yra saugiau.

Specialūs klausimai ir unikalios situacijos

Ar galima pervežti augalus į biurą?

Galima, bet yra apribojimų dėl kenkėjų. Jei turite didelį vazą, reikės fitosanitarinio sertifikato, o tai papildomi užraitai. Mažus gėlius paprastai praleidžia be problemų, jei žemėje nėra kirmėlių (ironiška, bet taip yra). Geriau pasikonsultuoti iš anksto, kad neatiduotų gėlių sienos.

Kaip su kietuoju disku (Hard Drive) duomenimis?

Tai pačia jautriausia vieta. Duomenys dažniau vertesni nei patys kompiuteriai. Rekomenduoju juos išimti ir vežti su savimi rankiniame bageage, o ne palikti sunkvežimyje. Jei dėl ko nors pradingsta mašina, duomenys liks pas jus. Biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda neįsivaizduojamas be duomenų saugumo kalbos.

Ar reikia rūpintis parkavimu Vokietijoje?

Absoliučiai taip. Miesto centre negalima tiesiog sustoti su 20 tonų mašina ant šaligatvio. Reikia gauti leidimus iš savivaldybės (Sondererlaubnis), uždaryti gatvę arba rezervuoti vietą. Tai reikalauja laiko (dažnai 2-4 savaites), todėl planuokite iš anksto, kitaip gali tekti važiuoti ratu ir trukdyti eismui.

Kas daro, jei liftas neveikia naujame biure?

Tai košmaras. Vieną kartą atvykome į Frankfurtą, o liftas buvo remontas. Teko nešti kompiuterius per 4 aukštus rankomis. Ir vėliau sužinojome, kad klientas nežinojo apie remontą. Dabar visuomet klausiu: „Ar tikrai veikia liftas?“. Jei ne – reikia planuoti papildomus žmones, nešikus (Mover). Tai papildomos išlaidos, bet be jų neįmanoma.

Ar jums padeda vietiniai vokiečiai iškraujant?

Priklauso nuo sutarties. Dažniausiai mus lydi mūsų komanda, kuri važiuoja iš Lietuvos. Jei reikia vietinių, mes juos taip pat užsakome, jie žovi vokiškus standartus. Kartais tenka dirbti kartą su vokiškomis komandomis, tuomet viskas vyksta labai greitai, jie moka savo darbą (ir gerai moka).

Kiek laiko reikia planavimui?

Kuo ilgiau, tuo geriau. Idealus variantas – 2 mėnesiai. Tada spėjame sutvarkyti visus dokumentus, pasirūpinti leidimais ir suderinti grafikus. Jei skambinate ir sako „reikia vežti rytoj“, mes galime, tai kaina bus didelė, o rizika – dar didesnė. Biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda negali būti impulsyvus sprendimas.

Ar pervežiate seifus?

Taip, seifus pervežame dažnai. Jie sunkūs ir keisti, todėl reikia specialių priemonių (ratukai, strypai). Jei seifas užrakintas ir kodas pamirštas – tai jau ne mūsų problema, ten reikia šaltkalvio. Mes paprašome tuščinti seifą prieš vežimą, nes svoris yra svarbus.

Kokias būklas įsivaizduojate po 20 metų?

Galvojau, kad ateityje viskas bus automatizuota, dronai skraidys su dėžėmis. Bet realybė tokia, kad vis tiek reikia žmogaus, kuris užkels spintą pro duris. Kol kas technologijos padeda tik su planavimu ir sekimu. Taigi, man dar teks dirbti.

Ar turite atsakymą į visus klausimus?

Galbūt ne į visus, bet per šiuos metus mačiau dauguma situacijų. Jei kyla kažkas keisto, paprastai turim kontaktą, kuris padeda (tiek muitininkai, tiek mechanikai). Svarbiausia yra nebijoti klausti, o ne spėlioti.

Išvada

Galiausiai, visas šis procesas yra apie pasitikėjimą. Biuro persikraustymas į Vokietiją su logistikos ekspertų komanda nėra tiesiog krovinių pervežimas, tai kompleksinis projektas, kur gali klysti bet kur. Nuo blogų dokumentų iki sulūžusio lifto – visos šios smulkmenos dirbtina tiesą. Jei pasiruošiate tokiam žingsniui, rinkitės tuos, kurie nežada, kad bus „kaip piešiniuke“, o tiesiog atlieka savo darbą tvirtai ir atsakingai. Tada ir jūsų nervai išlika sveiki, o verslas Vokietijoje gali prasidėti be didelų neprognozuojamų išlaidų. Sėkmės kelyje (ir pasilikite ramūs).