Biuro persikraustymas į Vokietiją su kompleksiška logistika: tiesa, ką privalote žinoti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – niekas niekada nesuvokia, kiek nervų suvalgo biuro persikraustymas į Vokietiją su kompleksiška logistika, kol pats to nepatiria. Žmonės dažnai galvoja, kad tiesiog užsako sunkvežimį, viską įmeta į vidų ir važiuoja, bet realybė yra kur kas raupščiau, ypač kai reikia sutvarkyti IT, serverius ir tūkstančius popierinių dokumentų. Šiandien noriu jums papasakoti taip, kaip kalbėčiau su draugu prie alaus – be jokių paslėptių mokesčių ir nerealių pažadų. Čia gausu smulkių detalių, kurios gali sugriauti visus jūsų planus, jei apie jas nesužinosite iš anksto.

Bendrai apie procesą (ir kodėl jums bus neramu)

Ką turiu omenyje, kai sakau "kompleksiška logistika"?

Tai nėra tik krovinių vežimas. Čia kalbame apie visą procesą: nuo to momento, kai padėjote pirmą dėžę ant grindų Vilniuje, iki to laiko, kai paskutinis stalas atsistojo savo vietoje Miunchene ar Hamburge. Biuro persikraustymas į Vokietiją su kompleksiška logistika apima ir pakavimą, ir draudimą, ir muitinės procedūras, o dažnai dar ir sandėliavimą tarpiniais laikotarpiais. Turiu omenyje, kad reikia suderinti liftus, prieigas, o kartais net ir specialias leidimus, kurių niekas nesitikėjo. Viskas turi būti suplanuota minutės tikslumu, bet kažkas visada nuvirlą.

Kodėl negalima tiesiog nuvežti visko patys su savo furgonu?

Galit, jei turite tik kelis kompiuterius, bet jei kalbame apie pilną įrangą, tai tikrai neapsimoka. Vokietijoje kelių policija labai griežtai tikrina sunkesnes transporto priemones, o be profesionalių įrangos dėžių (tų ant ratukų) nugarą sužlugstite per pirmąją valandą. Be to, jei kils įtariant, kad vežate prekes (o ne asmeninius daiktus), gali būti didelių rūpesčių sienoje. Geriau patikėti tiems, kas kasdien važinėja ten atgal ir į priekį.

Kaip tiksliai suskaičiuoti, kiek vietos reikės sunkvežimiui?

Čia yra tas momentas, kai visada klystame. Klientai sako "turime tris stalus", bet pamiršta, kad tų stalų kojos neįeina į dėžes, o oda 20 metrų ilgio sienoms turi būti vyniojama atskirai. Paprastai aš įvertinu maždaug 1-1.5 kubo vienam darbuotojui, bet tai labai apytiksliai. Turiu atvykti ir pamatyti akimis, nes telefonu niekad nesužinosi, ar tų dėžių bus 50, ar 150.

Ar tikrai reikia iš anksto matuoti liftus abiejuose pusėse?

Absoliučiai taip. Vieną kartą važiavome į vieną firmą Diuseldorfe, ir ten tie vokiečiai net neleido įeiti su standartiniu kėbulu į kiemą, nes vartai buvo per siauri. Teko perkrauti viską į mažesnį furgoną gatvėje. Tai vienas brangiausių mokymų mano gyvenime. Matuokite viską – ne tik liftus, bet ir koridorius, ir durų angas, o jei negalite, nurodykite tai sąlygose.

Kainos ir biudžetas (kur dingsta pinigai)

Kiek vidutiniškai kainuoja toks persikraustymas?

Noriu būti sąžiningas – kainos svyruoja kaip šuo uodega. Už mažą biurą, tarkime, 5 žmonių, gali tekti mokėti nuo 2 tūkstančių eurų, bet jei tai didelis biuro persikraustymas į Vokietiją su kompleksiška logistika, su IT ir serverine, skaičiai gali šokti iki 15 ar net 20 tūkstančių. Čia įeina ir darbo rankos, ir kuras, o Vokietijoje darbo ranka labai brangi (tiekiau turiu omenyje 30-50 eurų per valandą). Nebijokite klausti išsamių sąskaitų, kad nemokėtumėte už "oro gabalus".

Ar kainuoja brangiau, jei reikia vežti pavojingas medžiagas?

Taip, tikrai. Jei jūsų sandėlyje yra dažų, aerozolių ar cheminių medžiagų, tai nebe paprastas krovinių pervežimas. Reikia specialių leidimų ADR, ir ne kiekvienas vairuotojas su tokiu važiuos. Kartais tai kainuoja dvigubai brangiau, nes tenka skirti atskirą mašiną, kuri veda tik pavojingas šlamštas. Geriau tuos daiktus išmesti prieš važiuojant, arba juos susitarti dėl atskiros logistikos.

Ar galima sutaupyti dėl pakavimo medžiagų?

Galite bandyti rasti naudotas dėžes iš prekybos centrų, bet jų dažnai netinka biuro reikmėms, nes jos būna prastos būklės. Jei sulaužysit brangų monitorių, nes dėžė suiro, sutaupymas bus nulis. Aš visada patariu nusipirkti specialias dėžes su "kriauklėmis" viduje – jos apsaugo daiktus nuo smūgių. Tai nedidelė investicija palyginti su įrangos verte.

Kas darbiau: vežti rudenį ar vasarą?

Vasarą yra šilčiau, bet tai nereiškia, kad pigiau. Tiesą sakant, liepos-rugpjūčio mėnesiais yra "aukso sezonas", todėl kainos gali būti aukštesnės dėl paklausos. Rudenį, kai prasideda mokslo metai, taip pat yra judesys. Geriausia žiema arba ankstyvas pavasaris, jei norite sutaupyti, bet tada tenka rūpintis šiluminiu režimu, kad neiššoktų vamzdžiuose vanduo.

Ar imkite mokestį už neatvykimą?

Taip, ir tai yra normalu. Jei aš atvažiuoju į vietą, parengiu visą planą, o jūs nusprendžiate atšaukti paskutinę minutę, prarandu laiką ir galimybę uždirbti. Dažniausiai tai būna nedidelis mokestis, pvz., 100-200 eurų, kuris dengia degalus ir laiką. Geriau susitarti dėl rezervacijos mokestio iš karto, kad vėliau nektų nesutarimų.

Baldai, įranga ir IT (subtilios dalys)

Kaip teisingai paruošti serverius pervežimui?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius negalima tiesiog išjungti ir įmesti į mašiną – jie turi būti išmontuoti, uždėti į specialią pripučiamą pakuotę arba tvirtus dėžes su putomis. Be to, reikia užtikrinti, kad duomenys yra pasidaryti atsarginės kopijos (backup). Kartais vairuotojas gali staigiai stabdyti, o jei serveris stovi ant grindų, gali atsitikti blogiau. Patariu pasamdyti IT specialistą, kuris juos išmontuos ir vėl pastatys.

Ar saugu vežti didelius vitrinius stalus?

Vitriniai stalai yra košmaras. Juos reikia apklijuoti specialia plėvele, kad neplyštų, o po to uždėti ant minkštų kilimėlių. Vieną kartą gavome skundą, kad stalo viršus atėjo su mikroskopiniu įtrūkimu, nors mes manėme, kad viską padarėme idealiai. Ne visada įmanoma apsaugoti 100%, todėl svarbu gerai apdrausti šiuos daiktus prieš kelionę.

Kas daryti su dideliais seifais?

Seifus reikia tuščia išnešti. Jeigu jis sveria 500 kilogramų, jį reikia kelti su specialiu keltuvu, o jei jis užraktas ir rakto nėra – tai visai kitas kalnas. Yra kompanijų, kurios specializuojasi tik seifų pervežime, nes mūsų standartinės technikos gali tiesiog neužtekti arba gali sugriauti grindas. Jei turite tokį daiktą, pasakykite iš karto, ne laukite, kol atvažiuosime.

Ar galima vežti augalus biure?

Galima, bet tai rizikuota. Sienos kertant muitinę, gali būti problemų su kertinėmis ligomis ar vabzdžiais, o patys augalai gali numirti nuo šalto arba karščio sunkvežimio kėbule. Jei jums labai brangūs tie fikusai, geriau juos vežti asmeniniu automobiliu arba tiesiog nusipirkti naujus Vokietijoje. Logistika tamsioje mašinoje jiems tikrai nepadės.

Ką daryti su "plėvelėmis" (bubble wrap)?

Nenustokite juo naudoti. Kai atvykstate į naują vietą, tos plėvelės užpildo pusę kambario, o jos dar turi būti išvežtos. Reikia numatyti laiką šiukšlių išvežimui. Kartais Vokietijoje už šiukšlių išvežimą reikia mokėti atskirai pagal svorį, todėl susitarkite dėl to su savo logistika iš anksto.

Dokumentai ir Vokietijos muitinė (burokratija)

Ar reikia Ex1 dokumentų, jei tai ne prekyba?

Jei tai yra įmonės turto pervežimas (perkeliant biurą), dažniausiai galima naudoti supaprastintą procedūrą be Ex1, bet reikia užpildyti prekių deklaraciją. Tiesa, kai kurie muitininkai reikalauja visko dokumentuoti kaip eksportą. Tiesą sakant, kiekviena atvejis yra skirtingas, ir kartais aš pats nežinau, ką toks ar kitas muitininkas galvoja ryte. Geriau turėti visus inventorius sąrašus su serijiniais numeriais.

Kas nutinka, jei trūksta dokumentų sienoje?

Tada prasideda nemalonumai. Gali tekti uždaryti mašiną saugykloje (toliau sakysiu "lager") iki tol, kol gersite trūkstamus popierius. Tai kainuoja pinigus už saugojimą ir prarandamą laiką. Vokiška muitinė labai griežta, ir jų nepaveiks tas faktas, kad jūs skubate į susirinkimą. Turėkite visas bylas pasiduotas ir paruoštas.

Ar reikia vokiško kalbos vertimo?

Formaliai ne visada, bet jei dokumentai yra lietuviškai, kai kuriems pareigūnams gali kilti klausimų. Aš visada patariu daryti trumpą santrauką angliškai arba vokiškai apie tai, ką vežame. Tai greičiau išsprendžia nesusipratimus. Nebent jei ten tik rašomos lentos ir kėdės, tuomet gali nenusipirkti vertėjo.

Ką daryti su kompiuterių duomenų saugumu (GDPR)?

Tai ne mano sritis, aš tiesiog vežu dėžes, bet žinau, kad tai svarbu. Jei pas jus dingsta standartinis diskas su klientų duomenimis, tai jūsų problemų ne išvengsite. Fiziškai aš užtikrinu, kad dėžės neatsidarys, bet už duomenų šifravimą atsakingas jūsų IT vadas. Nerekomenduoju vežti nešiojamuosius kompiuterius be jų įpakavimo į dėžes, nes lengva pavogti.

Ar reikia deklaruoti visas dėžes viena po kitos?

Nebūtinai. Paprastai deklaruojama visa siunta kaip vienas krovinių rinkinys (consignment). Svarbu, kad sąraše būtų nurodytas bendras svoris ir vertė. Jei vertė yra didelė, gali tekti mokėti PVM arba importo mokesčius (nors persikraustant įmonę dažnai tai atleidžiama, jei pateikiate IVA001 formą). Pasitikrinkite su savo buhalteriu.

Kelyje ir atvykus (realios problemos)

Ką daryti, jei sunkvežimis užstringa Vokietijos eismo juostoje (Stau)?

Tai įvyksta dažnai, ypač prie Miuncheno arba šalia Frankfurto. Vairuotojas turi laikytis darbo laiko normų, tad jei stovi trys valandos, jo vairavimo laikas dega. Gali reikėti, kad jų pristatymas atidėtų iki ryto. Gerai, jei jūsų naujame biure yra kas nors, kas gali priimti prekes bet kuriuo paros metu, o ne tik iki 17:00 valandos.

Ar gali policija sustabdyti mūsų mašiną?

Gali, ir dar kaip. Vokietijoje "Bundespolizei" dažnai tikrina sunkvežimius, ar svorio limitai neviršyti, ar vairuotojas nemiegojo per daug. Jei bus nustatyti pažeidimai, gali būti bauda ir priverstinas sustojimas. Mums visada duodu instrukciją važiuoti taip, kad nieko neviždžiotume, nes tuomet baudas tenka mokėti klientui arba mums, kas niekam nepatinka.

Kas dėl "Umkreis" (zonos) leidimų miestuose?

Daugelis Vokietijos miestų turi aplinkinių zonų, kuriose sunkvežimiams negalima važiuoti be leidimo, arba jiems draudžiama važiuoti naktį. Prieš važiuodami tikriname, ar reikia "Green Zone" dėžės arba specialios išimtys. Kartais reikia užsakyti pristatymą su mažesniu transportu, kad galėtume važiuoti į miesto centrą. Tai papildomi kaštai, bet būtini.

Kas vyksta, jei naujas biuras dar nėra paruoštas?

Tai klasika. Atvykstame su pilna mašina, o ten dar dažoma grindys arba neįrengtas liftas. Tada mūsų vairuotojas laukia, o laikas eina. Jei laukimas ilgesnis nei 2 valandas, pradedamas skaičiuoti stovėjimo mokestis. Neklauskite, kiek tai kainuoja per valandą, jums nepatiks. Geriau derėtis su statybininkais, kad jie paliktų vietą mums.

Ar galite surinkti baldus vietoje?

Taip, mūsų komandos dažnai tai daro. Bet nepamirškite, kad mes esame vairuotojai ir krovėjai, ne baldų meistrai. Surinksime stalą, jei instrukcijos yra suprantamos, bet jei tai sudėtinga sistema be instrukcijų, gali užtrukti. Kartais geriau pasamdyti vietinius Vokietijos meistrus, kurie žino, kaip ten viskas daroma pagal jų standartus.

Kas daryti su supakuotomis dėžėmis po to?

Kartais įsivaizduojate, kad mes iškrauname, ir viskas baigta. Bet lieka kaladės dėžių. Reikia susitarti, ar mes jas išvežame atgal į Lietuvą (brangu), ar jas susmulkiname vietos konteineriuose (pigiau). Dažniausiai klientai nusprendžia jas išmesti, nors gaila gerų dėžių. Su kuriemis (tarkim, tais dideliais ant ratų) galima susitarti dėl grąžinimo.

Ar tikrai reikia atvykti į vietą iš anksto?

Labai rekomenduoju. Vienas mūsų klientų nenurodė, kad jų biuras yra 4 aukšte be lifto, o durys yra 80 cm pločio. Nežinau, kaip mes įsmeigėme tą sofą, bet dariaume tai valandas. Jei būtum atvykęs prieš savaitę, būtumėme išvengę to šou. Vokiški statybos standartai gali skirtis nuo mūsų.

Ką daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Turi draudimą. CMR draudimas dengia dalį žalos, bet jeigu dėžė buvo blogai uždaryta ir iškrito, draudimo kompanija gali atmesti. Visada užpildome protokolą (damage report) vietoje, negalima laukti, kol vairuotojas išvažiuos. Be parašo ant dokumento, kad viskas tvarkoje, neteks padaryti nieko. Būkite budrūs.

Išvada

Tiesiog nėra tobulo biuro persikraustymas į Vokietiją su kompleksiška logistika, nes per 20 metų mačiau viską – nuo sugedusių sunkvežimių iki dingusių dėžių. Svarbiausia yra ne kaina, o ramybė ir tikėjimas, kad žmonės, kuriems patikite žodį, padarys viską, kad būtų tvarkoje. Pasirūpinkite dokumentais, iš anksto matuokite duris ir būkite kantrūs – tai vienintelis būdas persikelti be širdies priepuolio. Sėkmės naujame biure!