Biuro persikraustymas į Vokietiją planuojamas kartu su klientu: kas tikrai veikia

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo idealiai sureguluotų perkėlimų iki tokių, kai reikėjo iškvieti gelbėtojus iš duobių. Biuro persikraustymas į Vokietiją planuojamas kartu su klientu yra vienintelis būdas išvengti nervų lūžio per ribą. Dažnai įmonės mano, kad tai tiesiog krovinių vežimas, tačiau Vokietija neleidžia sau nieko palikti atsitiktinumo, ypač kai kalba eina apie dokumentus ir laiką. Jei mes abu susitarsime iš anksto, o ne tada, kai sunkvežimis stovi prie angliškojo kiemo, viskas vyks gerai.

Kaip viskas prasideda ir kiek laiko užtrunka

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti biuro persikraustymą į Vokietiją?

Nerašykite man rytoj reikalingų dalykų, nes aš tiesiog nebežinau, kur dėtis. Idealus laikas – mažiausiai mėnuo, o geriau šešios savaitės. Vokietijoje viskas yra užrašyta, tad jei norite užimti vietą gatvėje arba užsisakyti liftą, tai daroma savaitėmis iš anksto. Viena kartą turėjome klientą, kuris skambino sekmadienį ir norėjo važiuoti trečiadienį, tai mes vos nenukrižiau, nes ten reikėjo leidimų, kurių neįmanoma gauti per dvi dienas. Geriau susitarti ankščiau ir išvengti to streso.

Ar tikrai reikia važiuoti į objektą žiūrėti, ar pakanka nuotraukų?

Nuotraukos yra geri, bet jos neturi gylį. Aš galiu pamatyti, kad stalas yra didelis, bet aš nematau, ar jis peržengia lifto duris ar ar laiptinėje nėra posūkio, kur viskas užstrigs. Vieną kartą gavau nuotrauką, kur atrodė, kad viskas telpa, o kai atvažiavome, pasirodė, kad įėjimas yra per žemas mums. Gyvas žiūrėjimas sutaupo daugiau laiko nei dešimtys skambučių vėliau, kai vairuotojas stovi ir keikiasi, kad neįeina.

Kas nutinka, jei aš nieko nepakavau?

Tada mes turime tai daryti, o tai kainuos brangiau ir užtruks ilgiau. Mums patinka, kai klientai dalyvauja, nes jie pačiai žino, kur kas yra, o mes ne. Jei mes pakavome, tai gali būti, kad svarbiausios sutartys bus dėžės apačioje Miunchene, o jums jų reikės dar Rygoje. Geriau, jei jūs paruošiate smulkius daiktus, o mes imamės baldų ir sunkių krovinių, taip biuro persikraustymas į Vokietiją vyksta efektyviau.

Ar reikia sudaryti detalių daiktų sąrašą inventoriumi?

Būtina, ypač jei keliaujate į Vokietiją. Vokiečiai mėgsta tvarką, ir jei sienos krenta, jie nori žinoti, kas ten buvo. Be to, tai padeda apdrausti krovinius. Ne kartą girdėjau, kad klientai sako, „viską turime“, o kai pradedame krauti, pasirodo, dar yra sandėlyje penkios dėžės, kurios nebuvo sąraše. Užsirašykite viską, net tas senias kėdes, kurias norite išmesti.

Pinigai, kainos ir biudžeto stebėjimas

Kiek maždaug kainuoja toks biuro persikraustymas į Vokietiją?

Kainos svyruoja kaip oras. Jei turite tik du kabinetus ir kelių dėžių, gali tekti pora tūkstančių eurų, o jei perkeliate visą įmonę su serveriais ir penkiasdešimčiais darbo vietų, tai gali užlipti ir iki dešimt ar daugiau. (čia turiu omenyje eurų, ne litus, nors seniai jau nebesiskaičiuoja). Reikia suprasti, kad kainą lemia ne tik atstumas, bet ir darbo valandos Vokietijoje, kurios yra brangios.

Kodėl vienos firmos kainuoja pigiau, o kitos brangiau?

Pigios firmos dažnai taupo ant vairuotojų arba technikos. Aš mačiau, kaip atvažiuoja senas sunkvežimis, kuris pusiau kelyje sugenda, ir tuomet tavo biuras stovi kelias dienas. Mums brangu, nes mes turime draudimą, gerus vairuotojus, kurie kalba bent angliškai ar vokiškai, ir atsakingai žiūri į turtą. Nemanau, kad verta taupyti ant to, kas tavo verslui yra svarbiausia.

Ar mokate už vėlavimą, jei pas jus užtrunka?

Taip, turime atsakomybę, bet tik jei dėl mūsų kaltės. Jei mes pavėlavome, nes užstrigome pasienyje arba dėl techninių priežasčių, kompensuojame. Bet jei pavėlavote jūs, nes nebuvote paruošę arba nebeleidote į patalpas, tai tada jums mokėti už laukimą. Vokietijoje vairuotojo laikas yra brangus, tad geriau būkite laiku.

Ką daryti, jei biudžetas yra labai ribotas?

Tada reikia labai gerai planuoti. Galite patys padaryti visą pakavimą ir išpakavimą, o mums palikti tik transportą. Taip pat galima derėtis su datos laiku – jei galite perkelti ne į šeštadienį, o į savaitės vidurį, kai mažiau eismo, gali būti pigiau. Biuro persikraustymas į Vokietiją gali būti pigesnis, jei lankstus su sąlygomis.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Žiūrėkite, mums nieko neslėpiame, bet yra dalykai, apie kuriuos klientai nešnekėja. Pavyzdžiui, leidimas užimti vietą gatvėje Berlyne arba Miunchene gali kainuoti nemazai. Taip pat, jei reikia naudoti specialią techniką, kai neįmanoma įvežti per duris, tai viskas papildomai. Aš visada klausiu apie tokias detales, bet kartais klientai patys nežino, kas juos laukia.

Vokietijos biurokratija ir dalykai, kuriuos reikia žinoti

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei tai ne prekės, o biuras?

Jei tai yra naudojami biuro daiktai ir jūs perkėliate savo veiklą, tai dažnai galima taikyti lengvatas, tačiau dokumentai turi būti tvarkingi. Reikia deklaracijos, kad tai nėra prekyba. Vokietijos muitinė yra griežta, jei pamatys naujus kompiuterius be sąskaitų, gali sukaupti didelius mokesčius. Geriau turėti visus inventorius ir sutartis paruoštas.

Kas dėl to "Gewerbeanmeldung" verslo registracijos?

Mes negalime už jūsų tai užregistruoti, mes tik pervežame daiktus. Bet jums reikės to dokumento, kad galėtumėte gauti adreso kortelę. Vieną kartą klientas nebuvo susitvarkęs su tuo ir mes negalėjome iškrauti, nes nebuvo kam priimti siuntos. Vokietijoj be to popieriaus daug ką padaryti sunku, todėl pasirūpinkite tuo anksčiau.

Ar vokiečiai yra labai griežti su didelėmis priekabomis miestuose?

Labai griežti. Negalima tiesiog sustoti kur nori. Yra zonos, kur sunkvežimiai negali važiuoti visai, yra apribojimai naktį ir savaitgaliais. Jei mūsų vairuotojas įvažiuos į uždarą zoną be leidimo, gaus baudą, o ją sumokėsite jūs. Todėl maršrutas planuojamas labai tiksliai, kad netyčia nevažiuotume per pedestrian zonas.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jeigu vairuotojas dirba pagal savo darbo grafiką, tai paprastai ne. Bet jeigu reikia dirbti naktį arba savaitgaliais, gali reikėti papildomų leidimų, ypač kai kalbame apie dangų krovimą arba išskirtinus atvejus. Vokietijos taisyklės darbo laikui yra labai griežtos, ir jei vairuotojas viršys valandas, gali būti didžiuliai baudos.

Baldai, technika ir jautrūs dalykai

Kaip saugiai pervežti serverius ir jautrią IT techniką?

Tai yra nervu darbas. Mes turime specialias dėžes su putomis, bet geriausia, jei jūsų IT žmogus juos išjungia ir pažymi. Vieną kartą klientas tiesiog ištraukė laidus ir padavė mums, o paskui mėnesį negalėjo susikurti tinklo. Serveriai negali būti supulti į vieną krūvą su kėdėmis, jie turi važiuoti atskirai ir užfiksuoti.

Ar jūsų komanda išmontuoja ir sumontuoja baldus?

Taip, darome tai kasdien. Turime savo įrankius ir žmonių, kurie žino, kaip surinkti sudėtingus stalus ar sekcijas. Bet jei jūsų baldai yra seni, sujungti su klijais ir sraigtų nebėra, tai gali būti problema. Geriau iš anksto pasakyti, kad būtų atsiųsti daugiau žmonių arba paruošti atsarginias dalis.

Kas dėl labai didelių konferencijos stalų arba vitrinų?

Tai reikalauja logistikos. Kartais reikia išardyti, kartais galima išvežti per langą, jei liftas per mažas. Anksčiau turėjau atvejį, kai vitrina neįėjo į liftą ir teko kviesti kraną, kuris ją pakėlė pro trečią aukštą. Tai buvo brangu, bet klientas norėjo išsaugoti tą vitriną. Biuro persikraustymas į Vokietiją kartai sukelia netikėtus iššūkius su dideliais daiktais.

Ar turite pakavimo medžiagų, ar turiu pats pirkti?

Mes turime dėžių, burbuliukų, lipdukų, viską. Tai įeina į kainą, jei sutartame taip. Nereikia jums važiuoti į statybines parduotuves ir pirkti po penkias dėžes, mes atvežame tiek, kiek reikia. Tik pasakykite, kiek daug knygų ar dokumentų turite, kad nepastotų, kad dėžės plyšo.

Vairuotojai, sunkvežimiai ir kas vyksta kelyje

Kalbu vokiečiškai, bet ar jūsų vairuotojai kalba?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent angliškai, kai kurie supranta rusiškai arba lenkiškai. Vokiškai kalba tie, kurie dažnai važiuoja į Vokietiją. Bet aš visada duodu kontaktą, kuris kalba vokiškai, jei atsiranda problemų su vietine policija arba administracija. Nebijokite, susitarsime, kalbos nėra didžiausia problema šioje srityje.

Ar sunkvežimis gali stovėti tiesiai prie biuro durų?

Tik jei ten yra leidimas. Miesto centre be to negalima. Mes stengiamės priartėti kuo arčiau, bet kartais teka stovėti už 50 metrų ir nešti daiktus rankomis. Jeigu turite sunkių dalykų, reikia iš anksto užtikrinti, kad prie durų galima statyti maždaug 7,5 tonos sunkvežimį.

Kas daryti, jei vairuotojas susto ne toje vietoje arba pasiklysta?

Tai nutinka. Vokietijos miestai sudėtingi, o navigacija kartai meluoja. Vairuotojas skambins man arba jums. Geriau, jei jūs esate pasiekiami telefonu. Kartais reikia nukreipti į kitą įvažiavimą, nes pagrindinis užrakintas. Nenukriskite, tiesiog padėkite jam nukreipti.

Ar jie dirba savaitgaliais arba naktį?

Galime, bet už papildomą mokestį. Vokietijoje naktinis darbas ir savaitgaliai yra brangūs. Jei jums būtina perkelti biuro persikraustymą į Vokietiją šeštadienį, kad neparalyžiuotumėte darbo, praneškite iš anksto, suskaičiuosime kainą. Bet dažniausiai stengiamės dirbti standartiniu laiku, kad taupytume jūsų pinigus.

Bėdos, nenurogumai ir realus gyvenimas

Kas dėl draudimo, jei kas nors sudaužoma pervežimo metu?

Mes turime visapusišką draudimą, bet jis apima daiktus, kai juos pervežame. Jei dėžė nukrenta nuo sunkvežimio, tai mokame. Jei dėžėje buvo jau sulūžęs stiklas, o mes nežinojome, tai čia ginčytina. Geriau viską pažymėti, kai pakruojame, kad vėliau nebūtų nesutarimų, kas sulūžo kelyje, o kas buvo jau sulūžę.

Kaip elgtis, jei dėžė dingsta arba pasiduoda ne ta vieta?

Tai labai retas atvejis, mes turime sąrašus. Bet jei įvyksta klaida, mes ieškome. Vieną kartą dėžė su svarbiais dokumentais atsirado kitoje filiale, nes vairuotojas painiojo adresus. Atvežėme ją sekančią dieną. Svarbiausia – nedarykite panikos, viskas randama, jei buvo užrašyta.

Ar galiu važiuoti su kroviniu sunkvežimyje?

Formaliai ne, draudžiama saugumo taisyklėms. Bet jei labai reikia, kartais mes sutinkame, jei tai yra trumpas atstumas ir jei vairuotojas nebesinaudoja poilsio laiku. Tačiau aš nesiūlau, nes tai nepatogu ir šaltai. Geriau susitikti vietoje.

O jeigu reikia padėti su šiukšlėmis ar senų daiktų išvežimu?

Tai galima, bet tai kainuoja. Mes galime išvežti senius baldus į deginimo arba perdirbimo centrą Vokietijoje, bet reikia tai žinoti iš anksto, kad paruoštume vietą. Negalima tiesiog mesti visko į sunkvežimį ir sakyti „nuvežkite kur nors“, tai nelegalu.

Kodėl ankstesnė firma mus apgavo ir niekas neatsiliepė?

Nepatikimos firmos dažnai imasi mažų kainų, o paskui iškelia iš reikalų. Dirbu šioje srityje ilgai ir žinau, kurie yra tikri, o kurie - "paukščiai". Mes visada atsiliepiame, nes mums svarbus vardas. Jei kas negerai, skambinkite man tiesiogiai, aš esu atsakingas.

Ar jums pasitikiu su raktų perdavimu ir objekto užraknimu?

Taip, dažnai nutinka, kad klientas negali būti vietoje ir palieka raktus pas mus arba prižiūrėtojui. Mes esame sąžiningi, dirbame jau dešimtmetis. Bet geriau vis tiek būti pasiekiamam telefonu, jei staiga kažkas ne taip.

Kas dėl kavos ar maisto vairuotojams?

Nebūtina, bet labai vertinama. Jei vairuotojas gali gerti arbatą arba pavalgyti karštą patiekalą, jis dirba geriau ir greičiau. Vokiečių keliuose maistas brangus, o jei jūs pasiūlysite sumuštinį, tai tik pagerins santykius. Tai nedidelis dalykas, bet labai padeda.

Kaip elgtis, jei Vokietijoje streikuja darbininkai arba yra eismo įvykiai?

Tai ne mūsų kaltė, bet mes stengiamės rasti kelius. Jei įvykia didelis eismo įvykis autobane, mes pranešame ir jei įmanoma, važiuojame apkelią. Kartais tai gali užtrukti valandą ar dvi. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi numatyti ir tokius rezervus laike.

Ar galite padėti su dokumentų ištrynimu ar duomenų naikinimu?

Mes pervežame, nenaikiname. Jei turite senų dokumentų, kuriuos reikia sunaikinti, reikia pasirūpinti specialia firma prieš mus. Mes negalime tiesiog mesti dokumentų į šiukšliadėžę, tai duomenų saugumo pažeidimas.

Kas dėl augalų biure? Ar galima juos vežti?

Galima, bet turi būti tikrinama, ar nėra kenkėjų. Vokietija griežtai tikrina augalus, ypač jei jie eina iš šiltnamio. Paprastai biuro kaktusai yra geri, bet jei turite didelį vazonus su žeme, geriau pasikalbėti, kad nebuvo problemų sienoje.

Ar reikia valyti biurą po persikraustymo?

Mes paliekame vietą tvarkingai, be dėžių ir popierių, bet grindų šlavimas ne mūsų darbas. Jei reikia, galime susitarti su valymo firma, arba jūs tai padarysite patys. Svarbiausia, kad baldai būtų ten, kur jūs norite.

Pabaigos žodžiai

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro persikraustymas į Vokietiją nėra mirtis, jei viską suplanuojame kartu. Nerašau kaip mokslininkas, rašau kaip žmogus, kuris mačiau daug. Jei pasitikėsite manimi, aš padarysiu viską, kad jūsų komanda galėtų dirbti jau kitą dieną. Susitarkime, išsiaiškinkime detales ir važiuokime ramiai. Sėkmės!