Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo

Sveiki, čia vėl aš, tas pats vyras su kraustymosi reikalais. Jau dvidešimt metų važinėju po Europą, ir vis dar stebiuosi, kaip žmonės sugeba susipainioti su paprasčiausiais dalykais, kai reikia permesti biurą į užsienį. Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo atrodo kaip košmara, bet iš tikrųjų tai tik logistika, kurią reikia suvaldyti. Kai žinai, ką ir kada daryti, viskas susideda į vietą, net jei kelyje pasitaiko kelios nenumatytos bėdos. Štai jums mano, kartais šiek tiek chaotiškas, bet tiesus vadovas, kaip tai viskas vyksta iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių iš reklamų.

Pradžia: kaip visa ši istorija prasideda

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie persikraustymą?

Gerai, kad klaustumėt, nes dažniausiai visi skambina paskutinę minutę. Idealu būtų pradėti galvoti mažiausiai mėnesį iki datos, o jei didelis biuras, tai ir dar anksčiau. Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo užtrunka ne tik važiavimą, reikia suderinti dėžes, vairuotojus ir dar tą vokišką biurokratiją. Jei skambinate savaitę prieš kelionę, kainos bus aukštesnės, o nervų – daugiau, garantuoju.

Kaip sužinoti, kiek tai kainuos?

Nėra vienos kainos, niekas nepasakys "eurolais" iš karto, kol nepamatys, ką reikia vežti. Reikia sudaryti inventoriaus sąrašą – kiek stalų, kompiuterių, ar yra seifų. Beje, tą seifą dažnai pamiršta paminėti, o jis sveria toną. Tada skambinam, ar einam matuoti, ar siunčiate nuotraukas. Tik tada gausite tikslų įvertinimą, nes kiekvienas biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo yra unikalus savo kompleksiškumu.

Ar brangu užsisakyti "viskas įskaičiuota"?

Gali būti brangiau, bet tai sutaupo laiko, o laikas – pinigai, kaip sakoma. "Viskas įskaičiuota" reiškia, kad mes atvykstame, išrenkame, pakavame, vežame ir išpakavame. Jei norite sutaupyti, galite patys dėti į dėžes, bet tada nežinosite, ar gerai uždėjote kompiuterių monitorius. Vienas klientas taip padarė, ir atvyko visi susmulkinę... Geriau permokėti už ramybę.

Kokius dokumentus reikia pasirašyti pradžioje?

Būtina sutartis, kurioje aiškiai parašyta, ką vežame ir kiek. Nepamirškite CMR važtaraščio – tai pagrindas, jei kas nutiks kelyje. Beje, patikrinkite, ar sutartyje nėra jokių paslėptų mokesčių už liftą arba neįveikamą atstumą nuo sunkvežimio iki durų. Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo prasideda būtent nuo to popieriaus, ne nuo to, kai sunkvežimis atvažiuoja.

Ar reikia depozito?

Dažniausiai taip, ypač jei dirbame su tarpininkais arba didelėmis korporacijomis, kurios moka per 60 dienų. Man atrodo logiška paprašyti 30 proc. avanso, kad mes užsakytume bilietus ir paruoštume vyrus. Negi aš turiu iš savo kišenes laiduoti degalams? Taip, yra ir pasitikėjimo klausimas, bet versle be depozito dažnai būna rizikinga dirbti.

Kas daryti, jei neturiu pakavimo medžiagų?

Mes juos pristatome. Atvykstame su dėžėmis, burbuliukų plėvele, lipnia juosta. Viską paskaičiuojame pagal tūrį. Svarbiausia – nenaudokite senų, prakiurusios dėžių iš parduotuvės "Maxima", jos tiesiog užlūžta po sunkių knygų. Geriau pasakykite mums, ir mes paruošime tvirtą kartoną, nes biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo turi būti saugus.

Ruošimosi ir pakavimo nelinkėjimai

Ar reikia išmontuoti baldus pats?

Galite, jei mėgstate rizikuoti su varžtais. Bet geriau, kad tai padarytų mūsų montuotojai. Jie žino, kurį varžtą įsukti atgal, kad stalas nevirptų vėliau Vokietijoje. Išmontavimas įeina į kainą, jei tai sutarta, o neatsakingas savarankiškas išmontavimas gali padaryt brangiau – sugadinti detalę reikšią naujo stalo pirkimą.

Kaip elgtis su technika – serveriais, kompiuteriais?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti ir užfiksuoti, kurie kabeliai į kurius kišeni. Kartais vadybininkai sako: "viskas suprasta", o paskui vokiečių IT specialistas rašo kvietimus, nes niekas neveikia. Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo įtraukia ir IT įrangos saugų pervežimą, tai ne taip paprasta, kaip mesti monitorių į bagažinę.

Ką daryti su svarbiaisiaisiais dokumentais?

Jokiu būdu nevežti kartu su baldais sunkvežimyje. Paimkite juos su savimi į keleivinį automobilį arba lėktuvą. Jei dingo dėžė su popieriais, tai bus didžiausia bėda, net didesnė nei sugadintas fotelis. Draudimas to nedengia pilnai, o nervų neturėsite. Pasidėkite contract'us į rankinį bagažą ir miekite ramiai.

Ar galima mesti viską į dėžes sumaišius?

Galima, bet išpakavus gausite košmarą. Žymekite dėžes: "buhalterija", "vadyba", "virtuvė". Niekas nenori ieškoti popieriaus trimerio dėžėje su kavos puodeliais. Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo turi būti organizuotas, kitaip pirmąsavaitėlę naujame biure praleisite ieškodami spausdintuvo.

Kas dėl augalų ir kavinės maisto?

Augalus galima vežti, bet reikia tikrinti, ar jie ne kenksmingi (nors biuro augalai paprastai tokie nėra). O maistą... geriau suvalgykite arba išdalite darbuotojams. Vežti pusę metų senus makaronus į Vokietiją nėra verta, muitinės (jei tikrins) gali pasakyti savo žodį, o tai tik laiko švaistymas.

Ar verta išmesti senus daiktus prieš kelionę?

Absoliučiai taip. Kodėl jums mokėti už tą seną, sudūlėjusią sofa, kurią ir taip planavote išmesti? Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo kaina priklauso nuo svorio ir tūrio. Mažiau šiukšlių – pigiau kelionė. Atsikratykite senų archyvų, kurų niekas nenaudoja jau 10 metų.

Kelionės ir Vokietijos realijos

Kiek laiko užtrunka nuvežti daiktus į Vokietiją?

Priklausomai nuo to, kur keliaujate. į Berlyną ar Miuncheną važiuosime dieną-dvi, bet reikia prisimti, kad vairuotojui reikia poilsio. Negalima važiuoti 20 valandų iš eilės. Taip pat, reikės suderinti pristatymo laiką su naujuoju biuru, nes ten gali būti griežtai tvarkoma, ką galima įvežti.

Ar yra kelių mokesčiai Vokietijoje?

Vokietijoje nėra mokamų kelių lengviesiems automobiliams, bet sunkvežimiai privalo mokėti mokesčius už "Maut". Tai įskaičiuota į mūsų sąskaitą, jums nereikia stovėti prie kelių ir mokėti monetomis. Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo apima visas šias smulkmenas, kurias paprastam vartotojui nereikia žinoti.

Kas daryti, jei sunkvežimis neužsuka prie pat durų?

Tai klasika. Senamiestyje arba siaurose gatvėse prie pat patalpų nebus įmanoma užstoti 16 metrų ilgio sunkvežimio. Tada reikia mažesnės mašinos (pervarinimo) arba nešti įrankius rankomis. Žinoma, tai papildomai kainuoja, bet mes apie tai įspėjame iš anksto, jei tik žinome adresą. Kartais klientai slepia, kad yra trečias aukštas be lifto... (tai yra blogiausias scenarijus).

Ar vairuotojai kalba angliškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai ir rusiškai, su angliška būna įvairiai – vieni šnekia gerai, kiti tik rankomis rodo. Vokiškai mokėti nebūtina, nes su Vokietijos sandėlininkais arba jūsų kontaktiniu asmeniu susitarsime. Pagrindas, kad jie suprastų instrukcijas, kur dėti dėžes.

Kas vyksta su keliu, jei pasitaiko avarija arba strigimas?

Tokios situacijos retos, bet įvyksta. Tada skambinam ir pranešame. Mes turime draudimą ir pagalbą kelyje. Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo yra apsaugotas rizikomis, bet jei užstrigs srautas Lenkijoje, gali pavėluoti porą valandų. Reikia kantrybės.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Sunkvežimiai stovi saugiuose aikštelėse, vairuotojai miega kabinoje arba viešbučiuose. Pavogti įrangą iš užrakinto sunkvežimio yra sudėtinga, bet niekas neduoda 100 proc. garantijos. Tačiau per mano 20 metų darbo, tokio atvejo su mūsų kroviniais dar nebuvau. Geriau neišsiųsti brangių daiktų be draudimo.

Ar reikia tikrinti dėžes pasiekus vietą?

Būtina. Tik patikrinęs, kad dėžė nėra sutrūkinėjusi, pasirašote dokumentus. Vėliau skųstis, kad "buvo sužeistas monitorius", bus per vėlu, kai pasirašėte, kad viskas tvarkoje. Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo baigiasi būtent tada, kai pasirašote pristatymo aktus.

Pabaigos ir pinigai (kas visada aktualu)

Kaip apmokėti už paslaugas?

Grynaisiais pinigais niekas nebekuria, tai pavojinga ir nepraktiška. Pervedimas į sąskaitą – standartas. Kartos imame dalį prieš išvykimą, dalį – atvykus į vietą. Tokia praktika saugo abi puses nuo nesąmonių. Jei kas negerai – laikote likutį sau, tai jūsų garantas.

Kas daryti, jei sugedo kažkas kelyje?

Jei tai mūsų kaltė (sudaužėme, pamešome), taisome arba atsilyginame iš draudimo. Reikia nedelsiant padaryti nuotraukas ir parašyti pastabą į CMR važtaraštį. Negalima tylėti, o paskui po savaitės skambinti ir sakyti, kad stalas buvo toks. Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo turi savo taisykles, jų reikia laikytis.

Ar galima užsakyti išpakavimą?

Žinoma, vairuotojai gali padėti dėžes įrengti vietose, o netgi ir išpakuoti daiktus, jei sutarta. Tai papildoma paslauga, bet tai leidžia jums pradėti dirbti tą pačią dieną. Nėra nieko blogiau neižiūrėti į dėžių kalną penktadienį vakare.

Ką daryti su pakavimo atliekomis?

Visas tas kartoną ir plėvelę mes surenkame ir vežame su savimi išmeti. Jums nereikia užpildyti savo šiukšliadėžių. Tai taip pat įeina į tvarką, bent jau pas mus, nes kai kurios firmos tiesiog išmeta viską kieme ir važiuoja... (tokių vengti).

Ar galima sekti kroviniu kelyje?

Taip, jei sunkvežimis turi GPS trackerį. Galime siųsti nuorodą, kur jis dabar yra. Nereikia skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti "kur jūs", jis vairuoja ir negali kalbėti. Žiūrėkite žemėlapį ir ramiai gerkite kavą.

Kas dėl draudimo sumos?

Ji nustatoma pagal krovinio vertę. Nenuokankamai deklaruokite mažiau, kad būtų mažesnė draudimo įmoka. Jei sudegė visas biuras vertas 100 tūkst., o uždraudėte už 5 tūkst., tai ir gausite 5 tūkst. Būkite sąžiningi, patys sau.

Ar reikia rūpintis parkavimu Vokietijoje?

Tai jūsų (arba jūsų vokiškų partnerių) reikalas. Vokietijoje labai griežtai stebima, kur stovi sunkvežimis. Jei užstojat tramvajaus bėgius be leidimo – baudos milžiniškos. Mes iš anksto paprašome duoti nuorodą, kur galima statyti mašiną.

Ką daryti, jei naujame biure nėra lifto?

O tai... tada laukiate "keltuvo" su hidrauline platforma arba nešite rankomis. Kainuoja brangiau, ilgiau trunka. Tai reikia žinoti iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie durų ir žiūri į 4 aukštą be elevatoriaus. Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo be lifto – tai tikras išbandymas nervams.

Ar galima vežti pavienes didelio svorio dalis?

Taip, turime "žirkles" arba kėbulus tokiems dalykams. Seifai, dideli serveriniai spintos – nieko tokio. Tik svarbu pranešti apie svorį iš anksto, nes nuo to priklauso, kokia mašina reikalinga. Ne kiekviena mašina pakels 2 tonų seifą.

Kaip elgtis su asmeniniais darbuotojų daiktais?

Daug darbuotojų nori nusivežti savo kavos puodelius arba augalus. Tai paprastai neleidžiama oficialiuose pervežimuose, nebent tai suderinta kaip "keleivių siunta" arba mažos siuntos. Geriau, kad kiekvienas pasivežtų savo daiktus asmeniniu automobiliu, kad nebūtų painiavos.

Kas nutinka, jei pristatymo data pasikeičia?

Vokietijoje dažnai pasitaiko, kad patalpos dar nebaigtos remontuoti. Tada reikia laikyti daiktus sandėlyje. Tai nėra nemokamai. Laikymas sandėlyje kainuoja, todėl stenkitės tiksliai laikytis grafiko, arba bent jau anksti praneškite apie keitimus.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinoma, visi nori sutaupyti, bet per 20 metų mačiau daug "pigiausių" variantų, kuriais baigėsi teisme. Jei kaina per žema, tai kažką jie sutaupo – degaluose, draudime arba vairuotojų kvalifikacijoje. Biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo ne vien apie kainą, bet apie saugumą.

Kas dar svarbu, apie paprastai užmirštama?

Raktai! Nuėmėte spynas nuo biuro, o raktus palikote Vilniuje? Kaip atidarysite naują biurą Vokietijoje? Tokių keistų situacijų būna daug. Pasidėkite raktus į saugią vietą, geriausiai kokiam vadybininkui, kuris vyks su jumis arba atvyks anksčiau.

Galima padaryti visą šitą procesą greičiau?

Galima, jei mokate daugiau. Aviacinis pervežimas? Per brangu. Greitas pervežimas dviem mašinomis? Įmanoma. Bet standartiškai, biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo trunka savaitę-dvi nuo pirmo skambučio iki paskutinės dėžės išpakavimo. Neskubėkite, greitas vežimas dažnai reiškia sudaužytus daiktus.

Išvados

Taigi, jei viską suplanavote ir nebandėte sutaupyti ant kiekvieno varžto, biuro persikraustymas į Vokietiją nuo užsakymo iki pristatymo neturėtų būti kosminė misija. Raskite patikimus žmones, pasirašykite popierius, nepabandykite vežti tų senų kanceliarijų detalių, kurios nėra reikalingos, ir tikėkite savo vadybininku. Sėkmės naujoje vietoje, ir pasitikėkite savo vairuotoju, jei jis atrodo patikimas (dažniausiai taip ir yra).