Biuro persikraustymas į Vokietiją: neoficialus gidas, kaip išgyventi be nervų lūžio

Sėdžiu prie stalo ir galvoju, kiek kartų esu girdėjęs frazę "o mes maniau, kad bus paprasčiau". Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena – biuro persikraustymas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip piešiama Excel lentelėje. Viskas prasideda nuo begalinio triukšmo, dėžių chaoso ir baimes, kad svarbūs dokumentai dings kažkur tarp Kauno ir Berlyno. Tai ne tik baldų pernešimas, tai visa jūsų verslo gyvenimo perkėlimas į kitą šalį, kur taisyklės gali skirtis net kaimyniniuose miestuose. Čia neapsieisite be gero planavimo, kantrybės ir šiek tiek humoro jausmo, kai kažkas nueina ne taip, kaip planavote. Tiesiog pasiruoškite, kad reikės daug kavos.

Kaip viską pradėti ir kada skubėti

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti biuro persikraustymą į Vokietiją?

Nereikia būti genijumi, kad suprastum – kuo anksčiau, tuo geriau. Idealiai pradėti galvojima būtų prieš 2-3 mėnesius, ypač jei persikelsite didelę komandą. Vokietijos rinka yra specifinė, ten geriausi vietos sandėliuose ar biuruose išsinuomojamos labai greitai, o logistika gali užtrukti. Jei pradėsite planuoti prieš savaitę, tai bus tikras siaubas, kurio norėtumėte išvengti. Turite susitvarkyti ne tik dėžes, bet ir sutartis, dokumentus, o galbūt net ir darbuotojų vizus. Taip, tai atrodo per daug, bet pasitikėkite manimi, vėliau padėsiteite sau.

Ar verta daryti detalią inventorizaciją turtui, ar galima "maždaug"?

Žinoma, galima ir "maždaug", jei norite, kad vairuotojas jums užsidarytų duris veidu ir išvažiuotų. Detali inventorizacija yra baze, be kurios biuro persikraustymas į Vokietiją tampa lošimu. Turite žinoti ne tik kiek stalo kojų turite, bet ir kiek svorio sveria tas vienas senasis seifas, kurį niekas nebesugebėtų pakelti. Be to, Vokietijoje muitinė arba gaisrinė saugumo tarnyba gali paprašyti tikslaus sąrašo, o jei jo neturite, gali tekti mokėti didelias baudas. Geriau praleisti dieną viską užrašinėjant, nei stėloti prie sienos vėliau.

Kas daryti su technika – serveriais ir kompiuteriais?

Tai čia yra pati jautriausia dalis. Negalima tiesiog mesti serverių į dėžę ir tikėtis, kad jie išgyvens kelionėmis per duobes. Serveriai turi būti išjungti tinkamai, o geriausia juos išvis pakrauti į specialiuose amortizuotuose krepšiuose. Kartais su technika važiuoja ir mūsų meistras, kad vietose viską tinkamai prijungtų, nes Vokietijoje įrangos montavimas kainuoja kaip nukritęs lėktuvas. Biuro persikraustymas į Vokietiją be technikos apsaugos – tai tiesiog savižudybė jūsų duomenims. Pasidėkite tuos kietuosius diskus į lagaminus su savimi, o ne į furgoną.

Ar reikia iš anksto apžiūrėti naująsias patalpas Vokietijoje?

Būtina. Aš kartą buvau situacijoje, kai atvažiavome į naują biurą, o liftas ten buvo per mažas mūsų spintoms. Esmė ta, kad Vokietijoje pastatai seni, o standartai gali skirtis net miesto ribose. Jei neišmatuosite aukščio ar pločio, gali būti, kad teks išmontuoti langus arba nešti per laiptus penktą aukštą. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja matavimų, o ne spėliojimų. Nuotraukos telefonu taip pat padės mums suprasti, kokia technika reikalinga.

Kaip pasirūpinti darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai visada yra problema, nes žmonės gyvena su savo daiktais biure. Pasakykite jiems, kad turi susipakuoti savo asmeninius daiktus į dėžutes ir pasirašyti ant jų. Mes neesame atsakingi už jūsų kolegės prarastą figūrėlę arba auksinį auskarą, jei jis paliktas ant stalo. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra kolektyvinė pastanga, todėl kiekvienas turi padėti. Jei kas nors nori, kad jo augintinis eitų kartu, tai tai reikia aptarti atskirai, nes mums reikia specialių dokumentų.

Pinigai, kainos ir biudžeto stebuklai

Kaip susiformuoja biuro persikraustymo į Vokietiją kaina?

Kaina – tai ne skaičius iš oro. Ji priklauso nuo tūkstančio dalykų: kiek turite daiktų (m3), kiek toli važiuojame (ar tai Miunchenas, ar kažkas netoli Lietuvos sienos), ar reikia mums daryti iškrovą/pakrovą, ar reikia įrenginėti. Taip pat, svarbu, ar važiuojame į "žalią" zoną, kur reikia specialių leidimų. Biuro persikraustymas į Vokietiją gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Geriau prašyti išankstinės apskaitos, nei vėliau gauti sąskaitą, nuo kurios jus ištiks širdies smūgis.

Ar galima sutaupyti renkantis "ekonomišką" variantą?

Galima, bet ar verta? Jei pasirinksite pigiausią variantą be draudimo, be krovėjų su patirtimi, tai gali baigtis blogai. Kartais klientai nori sutaupyti ir patys neša dėžes, o vėliau skundžiasi nugaros skausmais. Taip pat, pigios kompanijos dažnai naudoja senus techniką, kuri gaišta pusės kelio. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti investicija į jūsų ramybę. Sutaupyti galite ant dėžių (paimkite naudotas iš maisto prekybos), bet ne ant transporto.

Kas daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada reikia būti labai aiškiems su mumis. Sakykite tiesiog – turiu tiek ir tiek pinigų, ką galime padaryti? Galime pasiūlyti daryti pakrovą jūsų patys, o mes tik vežame, arba važiuoti daliniu krovininiu reisu (kai mes samdome vietą kitam klientui). Biuro persikraustymas į Vokietiją su ribotu biudžetu įmanomas, bet reikalauja kompromisų. Galbūt teks laukti, kol surinksime kitą klientą tame pačiame maršrute, kad padalintume kelią išlaidas.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia vežti pavojingas medžiagas?

Žinoma, jei turite cheminius reagentus arba daug spaudos kasetių su rašalu, tai kainos gali pakilti. Reikia specialių leidimų ADR, o tai nėra pigu. Vokietija yra griežta šalis šiuo klausimu, ir jei mus sustabdys policija be reikiamų dokumentų, baudas teks mokėti jums. Biuro persikraustymas į Vokietiją su tokiu kroviniu turi būti planuojamas ypatingai atidžiai. Geriau išsikraustyti tuos dalykus dar Lietuvoje, nei griozdinti su jais per sieną.

Ar draudimas įeina į kainą, ar tai papildomas mokestis?

Draudimas dažniausiai yra papildomas, bet jis būtinas. Mes turime savo transporto draudimą (CMR), bet jis apsaugo tik krovinią, jei mes sugadome. Jis nedengia jūsų rizikos, jei, pavyzdžiui, užsidegė pastatas Vokietijoje. Biuro persikraustymas į Vokietiją be visapusiško draudimo yra lošimas rulete. Už keletą dešimčių eurų galite miegoti ramiau, tad nepamirškite paklausti apie "All risk" draudimą.

Vokietijos specifika, muitinė ir dokumentų chaosas

Kokius dokumentus reikia tur�ti keliaujant į Vokietiją?

Pagrindinis dalykas – TIR carnetai arba Ex-1 dokumentai (jei prekės ne ES kilme, nors Lietuva jau ES, bet jei įrenginėte iš trečiosios šalies). Be to, reikia sandėliavimo sutarčių, jei keičiate adresą juridiniu požiūriu. Vokietijos partneriai dažnai reikalauja tvarkingų pristatymo lapų (Lieferschein). Biuro persikraustymas į Vokietiją be popierių yra neįmanomas, todėl pasirūpinkite visais sertifikatais iš anksto. Jei trūksta kažko mažo, gali tekti laukti valandas pasienyje.

Ar reikia eiti per muitinę, jei tai tik įmonės turtas?

Jeigu įmonė veikia Lietuvoje ir Vokietijoje (t.y. turi filialą), tai tai yra vidinis ES perkėlimas, ir muitinės deklaravimas nėra būtinas tokiu mastu, kaip su trečiosiomis šalimis. Tačiau jei atidarytate naują įmonę Vokietijoje, tai tampa PVM mokėjimo klausimas. Biuro persikraustymas į Vokietiją gali būti apmokestintas, jei dokumentai bus tvarkingi, o jei ne – Finansų policija gali domėtis. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš kelionę.

Kaip sužinoti, ar naujasis biuras atitinka Vokietijos gaisrinės saugos reikalavimus?

Tai ne mano darbas, bet aš galiu pasakyti iš patirties – vokiečiai su tuo yra labai griežti. Jei atvešite spintas, kurios degia kaip spygliai, jų nepriims. Biuro persikraustymas į Vokietiją reiškia, kad jūsų baldai turi atitikti DIN normas (tai jų standartai). Prieš vežant verta pasidomėti, ar turite atitinkamus sertifikatus ant baldų, kitaip teks juos išmesti ir pirkti naujus vietoj.

Ar reikia keisti numerius ant transporto priemonių (EUR plaketės)?

Ne, mums (jei esame Lietuvos įmonė) nereikia, jei važiuojame ES viduje. Tačiau jei samdoma vietinė Vokietijos įmonė galiniame etape (paskutinį kilometrą), tai ji turi savo specifiką. Biuro persikraustymas į Vokietiją dažnai įtraukia kelias transporto priemones, tad svarbu, kad visos jos būtų tvarkingai pažymėtos. Mūsų vairuotojai visada turi visus dokumentus ant rankos, kad nesusidurtų su "Autobahn" policija.

Kas yra "Gefahrgut" ir kodėl manęs klausia apie tai?

"Gefahrgut" tai yra pavojingasis krovinys. Net ir paprastos valymo priemonės ar ofiso spausdintuvo toneriai gali būti laikomi pavojingais. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja, kad mes žinotume, ką vežame. Jei nesakysite, kad dėžėje yra balionas su dujomis, ir sprogs pervežimo metu, atsakomybė bus jūsų. Būkite sąžiningi ir surašykite visą chemiją atskirai.

Kelionės eiga, vairuotojai ir realus gyvenimas kelyje

Kaip vyksta patysi pervežimo dieną?

Tai yra chaosas. Atvažiuojame, iškrauname, vairuotojai bėgioja, o jūs stebite, kad niekas nenukristų. Biuro persikraustymas į Vokietiją užtrunka ilgiau negu planavote, nes visada kažką trūksta – arba rankų, arba juostų. Kartais reikia laukti, kol kitos įmonės išveš savo daiktus iš bendro sandėlio. Geriau turėti knygą ar planą B, kad nešiotumėte šaldytuvą rankomis, jei liftas suges.

Ar galima vykti savaitgaliais arba naktį?

Galima, už papildomą mokestį, vadinamą "night fee" arba "weekend surcharge". Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai vairuotojams, todėl naktį ne visada įmanoma važiuoti. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra geriau planuoti darbo dienomis, kadangi jei užstrigsite šeštadienį vakare, niekas jums nepades iki pirmadienio ryto. Vairuotojai taip pat yra žmonės, jie nori miegoti, o ne nešti jūsų kompiuterius 3 valandą ryto.

Kas daro vairuotojai, kai atvyksta į vietą?

Jie pradeda iškrovą, bet pirmiausia tikrina, ar yra kur statyti dėžes. Jei kiemas užimtas, jie gali būti labai nepatenkinti. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja, kad "kaladės" (t.y. mūsų vairuotojai) žinotų savo vietą. Jie nebus prižiūrėtojai, todėl neprašykite jų padėti prižiūrėti automobilių aikštelės. Jų darbas yra užkrauti ir iškrauti kuo greičiau ir saugiau.

Ar vairuotojai kalba vokiškai arba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, kai kurie supranta angliškai. Vokiškai... na, pasakysime taip – "ein Bier" ir "danke" dauguma žino. Biuro persikraustymas į Vokietiją gali sukelti komunikacijos problemų, jei vietinis personalas kalba tik vokiškai. Todėl būtina, kad jūsų atstovybėje Vokietijoje būtų kas nors, kas gali susikalbėti, arba mes pasiųsime lydinčįjį meistrą. (Čia turiu omeny, kad geriau, jei jūs esate ten, o ne mes).

Kas daryti, jei kelyje užstringa technika?

Tai vyksta. Varikliai gedą, padangos plyšta. Mes turime techninę pagalbą, bet jei lūžta Lenkijoje, tai gali užtrukti. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi savo rizikas. Mes jums skambinsime ir pranešime, bet negalime padaryti stebuklo – jei reikia keisti variklį, tai daromas dieną-dvi. Todėl niekada neplanuokite svarbaus susirinkimo tą pačią dieną, kai turi atvykti krovinys.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Daugelis mūsų sunkvežimių turi GPS seklius, taigi taip. Galite žiūrėti, kur jis stovi ir kada greičiau atvyks. Biuro persikraustymas į Vokietiją tampa šiek tiek mažiau stresingu, kai žinote, kad vairuotojas jau Vokietijos autostradoje ir važiuoja 120 km/h (nes greičio ribos ten griežtos). Naudokitės šia galimybe, kad nereikėtų skambinti kas valandą.

Įvykiai po atvykimo ir galutiniai darbai

Ar jūsų komanda surinko baldus Vokietijoje?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas, jei tai buvo susitarta. Mūsų meistrai turi su savimi įrankius, todėl surinks stalus ir spintas. Biuro persikraustymas į Vokietiją nebaigiasi tuo, kai paskutinė dėžė iškrenta iš mašinos. Toliau prasideda "lego" žaidimas su baldais. Tik žiūrėkite, kad jie nepamestų varžtų – tai klasikinė problema, kai kažkas nusprendžia sukrauti viską į vieną maišelį.

Kas atsitinka su pakuojimo medžiagom (dėžėmis, juostomis) po to?

Paprastai jas išvežame atgal arba paliekame jums, jei susitarėme. Dėžės gali būti naudojamos dar kartą, jei jos nesubraižytos. Biuro persikraustymas į Vokietiją taip pat apima šiukšlių išvežimą (pakuojimo). Nenorite, kad jūsų naujame biure stovėtų kalnas iš plėšėjų ir sulaužytų dėžių, tiesa? Tai įeina į paslaugą, bet uždukite, kad vairuotojas išties juos į savo furgoną prieš išvykdamas.

Kas daryti, jei atvykęs pastebiame, kad kažkas sugedo?

Skubiai skambinkite mums ir darykite nuotraukas. Mes turime draudimą, bet be įrodymų (nuotraukų, protokolo) draudimo kompanija nemokės. Biuro persikraustymas į Vokietiją kartais baigiasi nulūžusia koja nuo sofos. Jei pastebėsite tai tuoj pat, mes galime susitvarkyti pačioje vietoje arba pasiūlyti kompensaciją. Nedelskite, nes kai vairuotojas išvažiuoja, bus sunkiau įrodyti, kad ne taip buvo.

Ar reikia pasirašyti kokių nors dokumentų atvykus?

Taip, būtinai. Vairuotojas pateiks pristatymo lapą, kurį turite pasirašyti su pastabomis, jei kažkas negerai. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra oficialus procesas. Be pasirašyto CMR sąskaitos (ne konosamento, o pristatymo aktas), teisiškai krovinys dar laikomas mūsų atsakomybe. Todėl neskubėkite pasirašyti, kol nepatikrinote ar viskas yra vietoje.

Kaip elgtis su vietiniais (Vokietijos) kaimynais ar namų savininkais?

Būkite mandagūs. Vokiečai mėgsta tvarką, todėl jei užimsite jų kiemo vietą su furgonu, gausite skundą. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja gerų santykių su aplinka. Pasakykite "Guten Tag" pašto pašto davėjui arba sargui. Jei jie sužinos, kad atvykstate iš Lietuvos, gali būti net draugiškesni (arba ne, priklauso nuo nuotaikos). Bet svarbiausia – neužkimkite įvažiavimo.

Proceso pabaiga ir galutiniai apmokėjimai

Kaip ir kada reikia apmokėti už paslaugas?

Dažniausiai imame 50% avansą, kad užsakytume techniką, o likusią 50% – kai krovinys atvežtas ir sėkmingai iškrautas. Biuro persikraustymas į Vokietiją nėra pigus malonumas, todėl reikia turėti lėšas paruoštas. Negalima atsisakyti apmokėti, jei vos viena dėžė atėjo su įbrėžimu – tai ieškoma draudimo kompanijoje, o ne mūsų sąskaitoje atėmama.

Ar galima atšaukti užsakymą paskutinę minutę?

Galima, bet prarasite avansą. Mes jau esame paskyrę vairuotojui ir reisą, o jei jis atvažiuoja pas jums ir tuoj pat grįžta tuščias, mums tenka mokėti jam pilną sumą. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi savo taisykles. Jei kas nutiko prieš dieną – praneškite iš karto, galbūt galime panaudoti mašiną kitam klientui ir grąžinsite dalį pinigų, bet ne visada.

Kokias garantijas duodate, kad viskas įvyks laiku?

Mes garantuojame maksimalias pastangas, bet negarantuojame, kad ant autostrados nebus įvykis. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra logistika, o čia orai, eismo įvykiai ir muitinė daro savo. Mes stengiamės būti tikslūs, ir 95% atvejų tai pavyksta. Jei pavėluojame, tai dažniausiai dėl objektyvių priežasčių, apie kurias informuojame iš karto.

Ar padedate su išleidimu iš patalpų Lietuvoje?

Taip, tai yra standartinė dalis. Atvykstame, iškrauname, padedame išvalyti patalpas, jei reikia. Biuro persikraustymas į Vokietiją prasideda nuo to, kad palikiate seną vietą tvarkingą, kad savininkas nebūtų piktas. Nors kartais paliekame ir chaosą, jei skubame, bet geriau sutarti išvalymą iš anksto.

Ką daryti, jei Vokietijoje neina įleisti furgono dėl restrikcijų?

Tai reiškia, kad reikės perkrauti į mažesnę transporto priemonę (priešgaisrinį automobilį ar "7.5 tonų" sunkvežimį). Tai kainuos papildomai. Biuro persikraustymas į Vokietiją miestuose kaip Miunchenas ar Frankfurtas yra siaubingas dėl "Umweltzone" (ekologinės zonos) ir lenktų gatvių. Iš anksto patikrinkite, ar jūsų gatvė nėra "pedestrian only" zona.

Ar reikia paduoti duonos ar kavos vairuotojams?

Tai nėra privaloma, bet vairuotojai tai labai vertina. Jei duosite sviestini arbatos, jie dirbs greičiau ir su šypsena. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra ne tik verslas, bet ir žmonių santykiai. Nenužudykite jų badu, ir jums bus lengviau susitvarkyti su tais sunkiais spintomis.

Ką daryti, jei randame dingusius daiktus po iškrovos?

Skambinkite mums. Kartais dėžės užkrinta po kitomis dėžėmis arba nukrenta už galo. Biuro persikraustymas į Vokietiją baigiasi inventorizacijos patikrinimu. Jei trūksta kažko mažo, galbūt jis liko senajame biure arba pavirto kelyje. Mes turime registruoti viską, todėl galime susitvarkyti, kad nebūtų "nemanau, kad dingo".

Kaip sužinoti, ar viskas vyko sėkmingai, ir uždaryti projektą?

Kai pasirašote galutinius dokumentus, padėkote ranką vairuotojui ir jis išvažiuoja tuščias. Tada galite kvėpuoti su lengvumu. Biuro persikraustymas į Vokietiją baigiasi tada, kai jūsų naujame biure viskas stovi vietoje, o senasis tuščias. Palikite mums atsiliepimą (gerą ar blogą) – tai mums padeda tobulėti.

Išvada

Na, štai ir viskas. Kaip matote, biuro persikraustymas į Vokietiją nėra paprastas dalykas, jei norite tai padaryti profesionaliai. Reikia kantrybės, tvarkos ir gero partnerio, kuris nepradings pusiaukelėje. Nenorite gailėtis, kad pasirinkote pigiausią variantą, todėl rinkitės kokybę. Sėkmės jūsų naujuose namuose Vokietijoje, ir tikimės, kad mums dar teks susitikti (tik ne dėl gedimų).