Biuro persikraustymas į Vokietiją – kaip suplanuoti laiką, kad neišprotėtume?

Biuro persikraustymas į Vokietiją visada atrodo lengvai tik iki tol, kol pradedama skaičiuoti dienas. Per šiuos dvidešimt metų daugelį kartų mačiau, kaip klientams krenta mentė, kai sužino, kad vokiška biurokratija tai ne filosofija. Jums reikia ne tik iškrauti dėžes, bet ir suderinti su namų savininkais, gauti leidimus iš miesto valdžios ir dar žinoti, kur ten galima statyti sunkvežimį. Laiko planavimas čia yra pusė sėkmės, todėl geriau apie tai pagalvokite anksčiau, nei vairuotojai pradeds skambinti ir rėkti į telefoną, kad niekur nepatenka.

Kada pradėti planuoti biuro persikraustymą į Vokietiją?

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka biuro persikraustymas į Vokietiją?

Nieko tokio kaip standartinis laikas nėra. Mažą įmonę išsimelsime per vieną ilgą dieną, o jei tai didelė korporacija su serveriais ir archyvais? Čia gali prireikti savaitės. Pats kelionės laikas iš Lietuvos, tarkime, į Miuncheną ar Hambūrgą yra tik kelios valandos, bet visi kiti darbai užima daugiau laiko. Nepamirškite, kad Vokietijoje viską daroma griežtai pagal grafiką, jeigu vėluosite 15 minučių, gali tekti laukti iki kitos dienos, nes darbuotojai tiesiog išvažiuoja.

Ar reikia pradėti ruoštis mėnesį iš anksto?

Mažiausiai. Geriau dvi. Pirmiausia reikia rasti gerą pervežėją (ne tą, kuris reklamuoja pigiausiomis kainomis ir dingsta), paskui suderinti terminus su vokiška puse. Aš pats dažnai nusipylu ant galvos, kad klientai skambina prieš penkias dienas ir nori važiuoti šiandien. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, todėl laiko rezervas būtinas. Taip pat reikės laiko pakavimui, etiketėms, o tai visada užtrunka ilgiau nei atrodo galvoje.

Ar saugu planuoti atostogų metu?

Vokiškos atostogos yra šventa karvė. Jeigu planuojate važiuoti liepos ar rugpjūčio mėnesį, pasiruoškite, kad viskas bus užmušta. Gali būti, kad jums neleis patekti į biurą, nes darbuotojų nėra, o techninis personalas yra atostogauja. Geriau rinkitęes "tarpusavio" metus arba ankstyvą rudenį, kai miestai dar gyvi, bet ne tokie užpildyti turistais, kur trukdo sunkvežimiams.

Ar verta planuoti paskutinę valandą?

Absoliučiai ne. Paskutinės minutės sprendimai Vokietijoje kainuoja dvigubai. Aš mačiau, kaip klientai bandė greitai nuvežti dalykus į šiaurę, nes nebuvo laiko pasirūpinti leidimais, ir galų gale galiausiai mokėjo baudas už neteisingą parkavimą. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja kantrybės, o ne greičio. Jeigu spiečiate terminą, tik garantuojate save nervų išsekimą.

Ar reikia atsižvelgti į savaitgalį?

Kartais netgi būtina. Jeigu biuras yra pėsčiųjų zonose arba labai intensyviose vietose, dieną ten neįmanoma nieko daryti. Savaitgalis Vokietijoje yra ramus, bet brangesnis. Vairuotojams reikia mokėti priemokas už darbą poilsio dienomis. Tačiau jei jums būtina, kad verslas nepabūstų, tai vienintelė išeitis. Tiesiog užsirašykite šią išlaidą į biudžetą iš karto.

Dokumentai ir vokiškas biurokratas

Ar sunku gauti leidimus miesto centre?

Gali būti šiūdinas. Jei reikia važiuoti į "Umweltzone" (ekologinę zoną), sunkvežimis privalo turėti tinkamą žaliąją kortelę, o tai kainuoja pinigus. Be to, vietinės valdžios gali drausti stovėjimą tam tikrose gatvėse tam tikru laiku. Prašymus teikia iš anksto, kartais tai trunka keletą savaičių. (Čia kažką pamiršau, bet įtakingi žmonės tai sprendžia greičiau). Geriau pasirūpinkite tuo, kad vairuotojas nebūtų nubaustas už parkavimą ten, kur negalima.

Kas dėl muito ar customų? Juk ES erdvė?

Taip, ES erdvė, tačiau keliaujant tarp šalių vis tiek egzistuoja tam tikros procedūros, nors pinigų neimame. Jei pervežate techniką su dideliu serijiniu numeriu, geriau turėti CMR dokumentą su detaliu inventoriaus sąrašu. Vokiškai muitininkai gali sustabdyti tik patikrinimui, o tai suvalgoma jūsų brangų laiką. Kartais jiems labai smalsu, ką ta Lietuva veža, ypač jei dėžės atrodo įtartai. Buvo atvejis, kai laikė mus 4 valandas dėl keisto spausdintuvo.

Ar inventoriaus sąrašas turi būti dvikalbis?

Būtina. Vokiečiai nekalba lietuviškai, ir net visada neangliškai. Jei vairuotojas atvyks su sąrašu "staliukai, kėdės" vokiškai, procesas eis smagiau. Kitu atveju tas vokietis prie užkrovos rampos gali tiesiog nusišypsoti ir nukreipti tuos atgal. Biuro persikraustymas į Vokietiją be tvarkingo sąrašo yra kaip važiuoti į mišką be žibintuvėlio. Pasirūpinkite, kad viskas būtų išversta bent numerių ir pavadinimų atžvilgiu, kad nebūtų nesusipratimų dėl prarastų dalykų.

Ką daryti su draudimu?

Tai jūsų paslaugų teikėjo turi turėti transporto draudimą, bet kas dėl turtų? Dažnai nuomininkai Vokietijoje reikalauja, kad būtų įrodytas krovinio draudimas. Patikrinkite savo polisą. Aš mačiau situaciją, kai padėjo servas ant grindų viename iš tokių modernių biurų Frankfurte, o klientas neturėjo kaip tai padengti. Nėra smagu kasti gilesnė savo kišenei dėl tokių smulkių nesklandumų, todėl viskas turi būti aišku anksčiau.

Ar reikia notaro patvirtinimo?

Dažniausiai ne, bet jei pervežate labai brangią įrangą ar dokumentus, gali būti reikalaujama. Vokiečiai mėgsta popierius. Dažniausiai užtenka sandorio, bet kai kurios didelės korporacijos ar valstybinės įstaigos gabi tokia reikalauja. Geriau paklauskite savo kontakto Vokietijoje iš karto, kad nenuvaziuotu ten su tuščiais rankomis. Nežinau 100%, kada tai būtina, bet geriau būti perparengusiam.

Logistika: sunkvežimiai, liftai ir kietos rankos

Koks sunkvežimis geriausiai tinka?

Žiūrėkite į objekto vietą. Jei ten siauri gatveliai (pvz., senamiestyje), didelis "vilkas" nepraeis. Reikės mažesnio 7.5 arba 3.5 tonų sunkvežimio, net jeigu tai padidins kainą. Biuro persikraustymas į Vokietiją reiškia tenkinantis ne tik jūsų norus, bet ir geografiją. Kartais net teko iškrauti dėžes į mažesnę mašiną, nes didelis užstrigo po tiltu. O taip, vokiški tiltai kartais yra žemesni nei atrodo.

Ar reikia užsakyti liftą iš anksto?

Absoliučiai taip. Maždaug prieš savaitę ar dvi. Buvo atvejis Hamburge, atvažiavome, o liftas užgijo būtent tą rytą. Klientas panikavo, nes vokiečiai buvo griežti, tiesiog neleido naudotis neofficialiu liftu. Jei liftas reikalingas, jis turi būti užrezervuotas. Niekada netikite, kad "ten visada laisva". Vokiškas tvarkaraštis yra šventas, o jei jūsų nėra, jūsų nėra. Privalote susiderėti su building management'u.

Kas jei nėra lifto arba jis per mažas?

Tada tai tampa brangus darbas. Tenka kelti rankomis arba statyti išorinį liftą (mobilinę kraną/platformą). O tai kainuoja šimtus eurų per valandą. Pradėkite planuoti tą biuro persikraustymas į Vokietiją atsižvelgiant į šį rizikos faktorių. Jei ten aukštakrėmis pastatas, o dėbės su kompiuteriais yra sunkios, tas budžetas išaugs staigiai. Geriau pasitikrinti išmatavimus iš anksto, nei paskui stovėti virše ir galvoti, kaip nuleisti tą spausdintuvą nepažeidžiant.

Kaip su parkavimu mieste?

Čia yra didžiausia bėda. Negalima tiesiog sustoti ant kelio. Reikia iš anksto gauti leidimą "No Parking" ženklams padėti arba užsisakyti vietą. Vokiečių policija nuo to nelaisva, gali tiesiog nušalinti mašiną su visais jūsų dokumentais. (Tai būtų tikras fiasko, net nenoriu apie tai galvoti). Patikrinkite, ar yra kiemas, ar turite teisę jį užimti tam laikui. Jei ne, reikės eikšti į "Ordnungsamt" ir gauti specialų leidimą.

Ar galima važiuoti naktį?

Kai kur ir netgi reikia. Berlyno ar Miuncheno centre dieną važiuoti sunkvežimių maršrutais yra neįmanoma dėl "Einbahnstraße" ir ribojimų. Todėl dažnai tokios operacijos daromos naktį arba savaitgaliais. Vokietijos darbo įstatymai griežti, tačiau naktiniam darbui yra leidimai. Biuro persikraustymas į Vokietiją planuojant labai svarbu sužinoti, kada galima fiziniu požiūriu patekti į gatvę, kitaip tiesiog prieš duris neprišvarsite.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Tai gali būti spalvos, buitinė chemija ar panašiai. Neįmanoma tiesiog mesti į dėžę su popieriumi, tai yra nelegalu. Reikia atskirų sertifikatų ir deklaracijų, ypač jei tai yra didesniais kiekiais. Jei bandysite tai nuvežti "kaip kažką", ir sulaips, baudos čia yra ne iš mažųjų. Geriau atsikratyti vietoi, o ne vežti per sieną. Vokiškai reikalavimai dėl ADR krovinių yra labai griežti, ir jie tą tikrai patikrina.

Darbuotojai ir organizacinis chaosas

Kaip suorganizuoti darbuotojus?

Tai yra kova. Paprastai sakau: "pakrukit savo dalykus į dėžes ir uždarykite". O kas daro? Palenda atviras su svarbiais dokumentais. Reikia aiškaus instruktavimo. Jei nesuprato vieną kartą, pakartokite penkis kartus. Parašykite ant sienos. Vokiški biurai visiškai nepakenčia chaoso, jei atvyksite su maišytais daiktais, jūsų "facelift" ten bus labai trumpas. Turėkite koordinatorių, kuris žino, kas yra kur, o ne tik tą, kuris girtas švenčia paskutinę dieną.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Neprivaloma, bet labai pageidaujama. Vairuotojai dirba sunkų darbą, jei juos pamaitinsite ar paduosite kavos, jie dirbs greičiau ir geriau. Aš pats mačiau, kaip blogas požiūris pakeičia darbo tempą vien dėl to, kad vairuotojas buvo alkanas ir piktas. O su vokišku maistu tai lengva – raskite šalia kebabą ar parduotuvę, jie džiaugsiuosi. Tai nedidelė investicija, bet sumažina nervų gaišimą.

Kas dėl serverių ir IT įrangos?

Čia reikia tik pro. Ne "Vytas iš buhalterijos", kuris žino, kaip įjungti kompiuterį. IT specialistas turi būti ten ir iškraunant, ir įrengiant naujoje vietoje. Serveriai negali būti mesti į dėžę su popieriumi. Jie turi būti specialiai uždengti, pripūsti oro burbuliukais (turbūt turiu omeny pakuoti į putą) ir transportuojami statmenai. Biuro persikraustymas į Vokietiją be IT palaikymo yra garantuotas duomenų praradimas, o tai žinosite tik tada, kai bandysite dirbti pirmą dieną.

Kaip užtikrinti, kad nieko nepamesime?

Etiketės, etiketės, dar kartą etiketės. Skirtingos spalvos skirtingiems skyriams. Skambinkite numerius ant dėžių. Jei dėžė be numerio, laikykite ją kaip įtariamą. (Arba tiesiog palikite jiems kaip dovaną, bet juokauju). Sistemingumas čia raktas. Kai iškrate 200 dėžių, be etikečių jus prarangsite. Yra tokios programėlės telefonu, kurios skenuoja brūkšninius kodus, tai labai padeda sekti, kur tas daiktas dingo ar yra.

Ar verta pasamdyti vietinius Vokietijoje padėjėjus?

Kartais taip, ypač jei ten neleidžia dirbti mūsų vairuotojams dėl draudimo ar taisyklių. Vietiniai žino, kur kas yra (pakelti, nuleisti). Bet jų valandinis įkainas yra... auksinis. Jei norite taupyti, vežkite savo vyrus, bet jei greitis svarbiau už pinigus, imkite vokiečius. Jie nedrąsiai, bet efektyviai. Biuro persikraustymas į Vokietiją gali būti pigus arba greitas, retai kartais abu. Pasirinkite, kas jums svarbiau.

Kainos ir biudžetas (pinigai visada svarbu)

Kiek kainuoja paprastas biuro persikraustymas į Vokietiją?

Nebūtinai galiu pasakyti vieno skaičiaus. Mažam biurui gali būti 1500-2000 eurų, o dideliam - tūkstančiai. Tai priklauso nuo atstumo, tūrio, lifto buvimo, pakavimo medžiagos kiekio. Vokiškas darbas (padėjėjai) brangiau nei mūsų. Taip pat degalai dabra brangūs. Užsukite kalkuliatorių, arba tiesiog prašykite vizito. Tvirtos kainos be apžiūros nebus, kas sako "tai 500 eurų", tas jums tikrai kažką užmiršo prisakyti (pvz., apie mokesčius už tiltus).

Kodėl kaina gali padidėti viena diena prieš?

Jeigu jūs pamenate, kad prieš metų buvo atlikta apžiūra, o dabar iš tiesų daikto atsirado du kartų daugiau. Arba jei reikėjo paimti iš 4-o aukšto be lifto. Taip pat, jei vairuotojas ten privalo laukti (stovėjimo mokestis), taip pat eina į sąskaitą. Vokietijoje laikas yra pinigai. (Čia buvo klaida, turiu omeny ne 100, bet 1000 už ilgą laukimą). Už visus priedus, kurių nesakėte, teks mokėti papildomai.

Kas dėl pakavimo medžiagos?

Galite nusipirkti patys, o galite pas mus. Kartais pigiau nupirkti čia ir vežti su savimi, o kartais pigiau nupirkti ten. Medžiaga Vokietijoje brangesnė, bet kokybė geresnė. Dėžės, folija, burbuliukai – viską įskaičiuokite į biudžetą. Negalima važiuoti su baldais be folijos, tuos nusibraižysite per kelias minutes. Tai ne estetika, tai būtinybė, kad atvyktumėte su tuo pačiu, ką išvežėte.

Ar yra nors ką, ką padaryti pigiau?

Pakuokite patys. Ir gerai. Jei mums padėsite tuščias dėžes, tai sutaupysite daug. Taip pat sumontuokite baldus (jei mokate). Darbuotojų laikas yra brangiausia dalis. Taip pat, jei galite važiuoti ne per pikta valandą (naktį), nors tai keistas patarimas biudžetui, nes naktinės valandos brangesnė. Geriau sutarkuokite grafiką taip, kad vairuotojai niekur neprieštaraudautų dėl laiko ribojimų.

Ar turiu pamokėti mokesčius už kelius?

Taip, Vokietijoje yra mokami keliai, ypač sunkvežimiams. Nors keleiviniai automobiliai daug kur važiuoja nemokamai, bet mūsų mašinos turi specialius įrenginius (Toll Collect). Tas mokestis priklauso nuo nuvažiuoto atstumo ir taršos klasės. Jei pasitikėjote kaina be to, gal tikite susigrąžinti iš vairuotojo. Tą reikia apskaičiuoti iš karto, kai planuojate biuro persikraustymą į Vokietiją, kad nebūtų nep malonių staigmenų sąskaitoje.

Galutinės pataisos ir kas po to

Kas daryti, jei nutiko įvykis (griuvo dalykas)?

Pirmiausia, neskubėkite taisyti patys, jei nesate meistrai. Fotografuokite viską. Jei tai turtas apdraustas, draudikas gali nepriimti paskuboje atlikto taisymo. Praneškite vadovui. Vokiški įmonių vadovai mėgsta žinoti tiesą iš karto. Biuro persikraustymas į Vokietiją gali baigtis su įbrėžimu ant grindų, tai normalu, bet tai turi būti užfiksuota. Nesileiskite į ginčus su vokišku techniku vietose, jie moka skambinti policiją.

Ar reikia valyti seną biurą?

Dažniausiai taip. Nuoma sutartyje dažnai būra parašyta "besišlankantis" (pavėsinimas). Palikite jį tvarkingai. Jei paliksite šiukšles, vokiečius jus už tai įkains į sąskaitą, ir tai bus daugiau, nei sumokėtumėte valytojui čia. Geriau pasirūpinkite valymo komanda iš karto po iškrovimo. Niekas nenori grįžti ten po savaitės bristi dulkėse.

Kas dėl interneto ir telefonų persijungimo?

Įsitikinkite, kad Vokietijoje tiekėjas jūsų laukia. Kartais jie turėtų būti pasiruošę savaitę anksčiau. Jei neturite interneto pirmą dieną, jūsų darbas sustoja. Vokiečiai yra greiti, bet biurokratiniai procesai su "Deutsche Telekom" ar kitais gali trukti. Patikrinkite laidus arba ar 5G signalas ten geras. Nežiūrėkite į tai vėlai.

Kaip išvengti streso?

Nieko. Stresas bus. (Hahaha). Bet galite jį sumažinti planuodami. Gėrimai vairuotojams, gera muzika kelionėje ir aiškus planas. Jeigu žinote, kas vyksta, jūs nesijausite bejėgis. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra tik darbas, jis baigsis. O tada galėsite nueiti į vietinę aludę ir atsipūsti. Svarbiausia – nepykite ant vairuotojų, jie tik dirba.

Viskas baigiama taip, kaip pradedama – su dideliu atsipalaidavimu. Biuro persikraustymas į Vokietiją nėra mirtinas, jeigu pasiruošiate. Pagrindas yra ne pats važiavimas, o tas "popierinis" darbas ir lifto rezervavimas. Nepaisykite smulkmenų, jos sukuria didelius neramus. Kad ir kaip būtų, reikės tiesiog įveikti, o po to susirasti gerą vietą pietums. Sėkmės, klauskit vairuotojų, jie daugiau žino apie kelius nei jūsų konsultantai.