Biuro persikraustymas į Vokietiją – kaip pasirinkti paslaugą ir nenuvilti?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – biuro persikraustymas į Vokietiją niekada neįvyksta taip, kaip planuojate PowerPoint prezentacijoje. Viskas paprastai pasirodo esąs tiesiog spintų pakrovimas į sunkvežimį, bet realybėje tai yra chaosas, kurį suvaldyti gali tik patirtis. Vokietija – tai ne Lenkija, kur galima susitarti „gyvai“ pakeliui, ten taisyklės yra taisyklės, o vokiečių kruopštumas gali atrodyti beprotiškai smulkmeniškas mums, lietuviams. Todėl, kai svarstote perkelti savo verslį per Lietuvos-Vokietijos ribą, svarbiausia ne rasti pigiausią pasiūlymą „skelbiame“, o surasti žmogų, kuris žino, ką daro, kai tenka važiuoti per Berlyno centą arba kai sugenda keltuvas Miunchene. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus, be rėmelinių reklamų.

Kainos, pasirinkimas ir biudžeto nustatymas biuro persikraustymui į Vokietiją

Ar brangu biuro persikraustymas į Vokietiją?

Visada klausiate apie kainą kaip pirmą dalygą, ir tai yra normalu. Žinoma, biuro persikraustymas į Vokietiją nėra pigus malonumas, nes čia ne tik kuras, bet ir darbo užmokestis bei mokesčiai. Kaina priklauso nuo tūkstančius dalykų – nuo to, ar keltuvas gali priartėti prie jūsų biuro, ar turės nešti penkius aukštus peščiomis. Dažniausiai pradedant nuo 5 tūkstančių eurų už vidutinį biurą galima tikėtis skaičių, bet gali būti ir daugiau, jei tenka dirbti naktimis arba savaitgaliais, kas Vokietijoje yra standartinė praktika.

Kaip nesuklysti pasirinkant pervežimo įmonę?

Nesirinkite pagal gražią svetainę. Girdėjau ne kartą, kaip įmonės pasamdavo brolius su „Sprinteriu“, kurie pasirašinėja sutartis, o paskui dingsta kartu su kompiuteriais. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja, kad įmonėturėtų licenciją, draudimą ir, svarbiausia, kontaktinius telefonus, kurie atsiliepia. Pasitikėkite rekomendacijomis, jei žinote kitą verslininką, kuris jau važiavo – jo patirtis bus vertingesnė nei dešimt klientų atsiliepimų internete.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Skubėkite lėtai renkant pigiausią variantą. Kartais kaina žema todėl, kad vairuotojas važiuos tris dienas be miego, kad pamainytų kuro sąskaitas, o tai yra tiesiog pavojinga. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti apskaičiuotas realiai – jei kas nors siūlo kainą, kuri yra 30 proc. žemesnė nei rinkos vidurkis, galėkite tikėti, kad kažką jie praleido, pvz., draudimą arba keltuvojį iškrovimui.

Ką reiškia „visapusiškas“ paslaugų paketas?

Kai sakau „viskas įskaičiuota“, turiu omenyje, kad aš atsiunčiu žmones, kurie išpakuoja jūsų stalus, užžymimi dėžes, užkrauna, nuveža ir iškrauna Vokietijoje į reikiamas vietas. Biuro persikraustymas į Vokietiją be „pilno paketo“ sukuria tiek streso, kad geriau jokit nedirbti tą dieną. Bet čia reikia atidžiai skaityti sutartį, nes kartais „viskas įskaičiuota“ reiškia be dėžių ir be pakavimo popieriaus.

Ar galima tiksliai įvertinti išlaidas iš karto?

Galima pabandyti, bet tikslumo tikisi tada, kai aš tą patalpą matau savo akimis. Telefonu „apie maždaug tiek“ – tai tik grožis, realumas pasirodo iškilus laiptais su sofa. Biuro persikraustymas į Vokietiją be apžiūros yra kaip lošti rulete – galiite laimėti, bet dažniau pralaimite, nes pasirodo, kad liftas neveikia arba reikia specialios leidimo formos užimti gatvę.

Kiek laiko užtrunka viso proceso organizavimas?

Geriau pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį, o jei kalbame apie didelius biurus su serveriais – tai dar anksčiau. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja vietų parkavimo leidimų gavimo (Straßenbenutzungserlaubnis), o tai vokietiškas biurokratas gaišta savaitę. Taip pat, jei perkeliate savo darbuotojus, reikia laiko jiems susirasti butus, o tai visiškai kita istorija.

Ar galima sutaupyti dėl savaitės dienos?

Galima, tačiau rizikuojate. Vokietijoje sunkvežimiams važiuoti naktimis arba sekmadieniais yra griežtai reglamentuota, o už leidimą reikia mokėti. Biuro persikraustymas į Vokietiją darbo dienomis yra pigesnis, jei jums nesvarbu, kad jūsų verslis stovi kelias dienas. Asmeniškai visada patariu sekti tvarkaraštį, o ne bandyti prasiveržti per naktį, nes pavojų kelyje per daug.

Vokietijos specifika: ką reikia žinoti prieš kelionę

Ar sunku važiuoti dideliu sunkvežimiu Vokietijoje?

Neblogai, jei esate įpratę prie vokiškojo disciplinos. Autobahnai greiti, bet ten yra daug apribojimų, apie kuriuos mūsų vairuotojai dažnai pamiršta, kol juos sustabdo „Polizei“. Biuro persikraustymas į Vokietiją tampa košmare, jei nežinote, kur leidžiama važiuoti 40 tonų sunkvežimiui, o kur tik 3,5 tonų. GPS kartais klysta, todėl geriau žinoti maršrutą iš anksto.

Ką daryti su parkavimu miesto centre?

Tai viena didžiausių bėdų. Vokietijoje negali tiesiog sustoti „penkių minučių papiarašyti“. Biuro persikraustymas į Vokietiją (ypač į miestus kaip Frankurtas ar Štutgartas) reikalauja, kad darbuotojai užsakyti specialias vietas „no stopping“ zonose. Jei to nepadarysite, gausite baudą, o sunkvežimį gali tempti į aikštelę, ir tada jums tenks mokėti už šią „kelionę“ bei išpirką.

Ar yra kokie nors draudimai važiuoti?

Taip, yra vokiški draudimai (HVB), kuriuos reikia turėti, jei vežate brangų krovinį, o biuro įranga dažnai tokią ir būna. Biuro persikraustymas į Vokietiją be šio draudimo yra beprasmiškas rizikavimas, nes jei sunkvežimis užsidegs arba pajuks – jūs prarasite viską. Nežinau, kodėl dauguma klientų šito klausinėja tik tada, kai jau sutartis pasirašyta.

Kaip elgtis su vokiška misrija?

Vokiečai myli tvarką (Ordnung), todėl viskas turi būti etiketėse, deklaracijoje ir sąrašuose. Biuro persikraustymas į Vokietiją gali užstrigti sienoje, jei jūsų dokumentai bus parašyti „ant kelio“. Kartais net patiems vokiečiams sunku suprasti, ką jie nori pamatyti CMR drėgmei, todėl geriau turėti partnerį, kuris moka šią kalbą bent jau dokumentiškai.

O dėl žiemos padangų?

Tai ne pokalbis, o įstatymas. Nuo spalio iki balandžio Vokietijoje privalomos žiemos padangos, o ne „visasezoniai“, kaip čia dažnai važinėjame. Biuro persikraustymas į Vokietiją žiemą be tinkamų padangų baigsis bauda, kuri gali būti didesnė nei kuro sąnaudos. Ir dar, jei įvyks avarija be jų, draudimas nemokės nieko.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius?

Žinoma, Vokietijoje yra kelių mokesčiai (LKW-Maut), kurie yra įtraukti į kainą, bet kartais neapgalvoti. Biuro persikraustymas į Vokietiją kainuoja daugiau dėl šių mokesčių, kurie priklauso nuo svorio ir išmetamųjų dujų klasės. Jei kas nors siūlo fiksuotą kainą nepaklausęs apie svorį – jis meluoja arba nežino, ką daro.

Kas nutinka, jei vairuotojas nežino vokiškai?

Tai problema, tikrai. Nors dauguma kalba angliškai, bet policijoje ar su muitininkais anglų kalba ne visada padeda. Biuro persikraustymas į Vokietiją su vairuotoju, kuris moka tik lietuviškai ir rusiškai, yra labai rizikingas, ypač jei kyla nesklandumų dėl krovinio dokumentų. Geriau pasirinkti įmonę, kurios ekipažai yra „kalbingi“ bent jau baziniu lygmeniu.

Dokumentai, muitinė ir teisiniai niuansai

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Būtinas CMR sąrašas, prekių sandėliavimo žinotė (jei reikia), o jei tai ne pilnas verslo perkėlimas, o tik dalis – tai gali reikėti eksporto deklaracijos. Biuro persikraustymas į Vokietiją formaliai yra prekių judėjimas tarp ES šalių, todėl muitinės neturėtų būti, tačiau patikros visada įvyksta. Turėkite visus inventoriaus sąrašus pasirašytus dviem kalbomis.

Ar reikia deklaruoti PVM?

Tai jautrus klausimas. Jei perkeliate savo veiklos vietą, tai dažnai laikoma ne prekyba, o vidiniu perkėlimu, tačiau Vokietijos „Finanzamt“ gali turėti kitą nuomonę. Biuro persikraustymas į Vokietiją gali būti apmokestintas, jei dokumentai bus neteisingai suformuluoti. Aš čia ne teisininkas, bet girdėjau, kad buvo atvejų, kai teko mokėti Vokietijos PVM, nes nebuvo tinkamai parodyta, kad tai yra įmonės turtas, o ne parduodamos prekės.

Kas dėl serverių ir duomenų saugumo?

Jūsų IT įranga yra svarbiausia. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad serveriai būtų išjungti paskutiniai ir įjungti pirmieji. Be to, reikia pagalvoti apie duomenų saugumą kelyje – ne, kad aš manyčiau, kažkas juos pavogs, bet fizinius smūgius sunkvežimiis į duobę niekas nesuvaldys. Draudimas turi dengti ir duomenų atkūrimo išlaidas (bet to retai kas įrašo).

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai taip, bet tai nerekomenduojama. Muitinės pareigūnai gali painioti asmeninius daiktus su įmonės turtu, o tada gausite pykti. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti aiškus – krovinys yra tik įmonės nuosavybė. Jei norite nuvežti savo dviratį, geriau užsirašykite kaip „vadybininko priemonę“ arba vežk atskirai.

Ką daryti, jei dingsta dėžė?

Tai įvyksta. Ne visada dėl vagystės, kartais tiesiog nukrenta už sunkvežimio arba užmirštama sandėlyje. Biuro persikraustymas į Vokietiją be detalaus inventoriaus (su numeriais ant kiekvienos dėžės) yra kvailystė. Jei dingsta, turite žinoti, kas buvo viduje, o ne tiesiog sakyti „kažkas trūksta“. Tai reiškia, kad reikia turėti atsakingą žmogų, kuris tikrina sąrašą vieną prieš krovant ir kitą iškraunant.

Ar reikia notaro patvirtinimo?

Nebūtinai notaro, bet reikia patvirtinto sąrašo (packing list), kurį pasirašo abi pusės – jūsų atstovas ir mūsų vairuotojas. Biuro persikraustymas į Vokietiją be šio dokumento yra kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo – galima, bet jei kas nutinka, bus didelių problemų įrodant, ką vežėte.

Pakavimas, logistika ir „gyvenimiškos“ situacijos

Ar geriau pakuočia patys ar profesionalai?

Jei turite daug brangios technikos – palikite tai mums. Žinau, kiekvienas nori sutaupyti, bet biuro persikraustymas į Vokietiją su „kaimyno pagalba“ baigiasi sulaužytais monitoriais. Profesionalai turi tinkamas dėžes, burbulius ir (kas svarbiausia) žino, kaip padėti spintelę į dėžę, kad ji neišsirinktų važiuojant.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis?

Spausdintuvų kasetes, senus dažus, chemines medžiagas – negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumi. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi atitikti ADR reikalavimus, jei tokių dalykų yra daug. Vokietija labai griežtai baudžia už neteisingą atliekų gabenimą, todėl geriau jų atsikratyti čia, Lietuvoje, pagal tvarką.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet ne visus. Kai kurios rūšys yra apsaugotos, o be fitosanitarinių pažymų gali nepraleisti. Biuro persikraustymas į Vokietiją su dideliu biuro augalų kiekiu gali tapti biurokratine košmare. Paprastai patariu palikti didelius medžius ir atsivežti nedidelius kaktusus, jei labai norite.

Kas nutinka, jei naujieji patalpos dar nebaigtos?

Tai klasika. Atvažiuojame, o ten dar dažoma arba nėra elektros. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas su statybininkais, o taip retai būna. Todėl visada turime planą „B“ – kur iškrauti, jei negalime įlipti į patalpas (tarkim, sandėlyti netoliese). Už tai bus reikia mokėti papildomai, bet tai geriau nei stovėti gatvėje su kroviniu.

Ar reikia maisto ir gėrimų komandai?

Būtina. Nemanau, kad tai keista, bet alkanas vairuotojas dirba lėčiau ir blogiau. Biuro persikraustymas į Vokietiją trunka ilgiau nei įprasta, todėl užtikrinkite, kad turi kur pailsėti ir pavalgyti. Tai nedidelė investicija, kuri grįžta kaip greitesnis darbas ir geresnė nuotaika.

O jei sugenda sunkvežimis?

Tai baisiausia scenarija, bet įvyksta. Buvo atvejis, kai mums sugedo pavarų dėžė ties Magdeburgu, ir teko iškrauti viską į kitą sunkvežimį. Biuro persikraustymas į Vokietiją su patikima įmone reiškia, kad jie turi techninę pagalbą arba partnerių tinklą, kuris gali padėti tokioje situacijoje. Jei pasamdote „vieno vėžio“ firmą, galiite likti gatvėje savaitę.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje nakčiai?

Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių yra dažnos, ypač prie poilsio vietų. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja saugiomis aikštelėmis (parkingams su apsauga). Niekada nepalikite pilno krovinio be priežiūros netoli greitkelio, jei nenorite rasti tuščio vagono ryte.

Kaip susitvarkyti su šiukšlėmis?

Po iškrovimo lieka daug dėžių, plastiko ir popieriaus. Vokietijoje už šiukšlių ivežimą reikia mokėti, tai nėra nemokama, kaip ką nors galvoja. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi įtraukti ir šiukšlių išvežimo sąnaudas, kitaip jūsų vokiečių šeimininkai bus labai nustebę, kai pamatys kalną prie jų įėjimo.

Išvada

Taigi, biuro persikraustymas į Vokietiją nėra tiesiog logistika, tai sudėtingas žaidimas, kuriame reikia žinoti taisykles, kalbėti kalbomis ir turėti atsargines planas. Nerašykite tobulų planų, nes realumas visuomet pavers juos griuvėsiais, bet su geru partneriu net ir griuvėsiai bus nuvežti į vietą. Pasitikėkite savo intuicija renkant įmonę, jei jie skamba per gerai – tikriausiai yra. Sėkmės kelyje, ir praeikite pro šią bėdą su mažiausiais nuostoliais, o biuro persikraustymas į Vokietiją tapti tik viena išsekusi, bet sėkmingai užbaigta istorija.