Biuro persikraustymas į Vokietiją: kaip išvengti chaoso ir sutaupyti nervus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir pasakyčiau – girdėjau viską. Žmonės dažnai galvoja, kad biuro persikraustymas į Vokietiją yra tik tai, ką matyti filmuose: dėžės, kava ir linksmai šokantys darbuotojai. Realybėje, ypač kai keliama per sieną, viskas atrodo daugiau kaip minimas chaosas. Vokiškas tikslumas susiduria su mūsiškiu „kaip nors bus“, ir tada prasideda problemos. Štai kodėl nusprendžiau parašyti šią gidasą – ne kaip konsultantas, o kaip vairuotojas, kuris matė prarastus kompiuterius Berlyne ir pamirštus raktus Miunchene.

Kas ir kaip viskas turi būti organizuojama

Kada pradėti galvoti apie biuro persikraustymą į Vokietiją?

Nepalikite šito dalyko paskutinei dienai, prašau. Dažniausiai klientai skambina savaitę prieš kelionę ir tikisi stebuklo. Geriausias laikas yra mažiausiai mėnesis, o jei turite didelę įmonę, tai dar anksčiau. Reikia susitvarkyti ne tik dėžėmis, bet ir dokumentais, o vokiečiai su jais gali būti labai griežti. (Tikrai, geriau anksti).

Ar tikrai verta samdyti firmą ar galima nuvežti paties?

Galima ir paties, jei turite tik kelis stalus ir nėra jautrios technikos. Bet jei kalbame apie pilną biuro persikraustymą į Vokietiją, tai patys nebeisivažiuosite su fiskalu per sieną be tinkamų licencijų. Vėliau gali būti dideli rūpesčiai su muitinės, jei juos sustabdys. Geriau palikite tai profesionalams, nors ir kainuoja.

Kiek laiko trunka visas procesas?

Paprastai tai trunka nuo 1 iki 3 dienų, priklausomai nuo atstumo. Jei važiuojate į Berlyną iš Vilniaus, tai viena kryptis be sustojimų trunka apie 12-14 valandų. Bet su pakrovimu ir iškrovimu, bei vokiškais poilsių režimais vairuotojams, tai užtrunka ilgiau. Neskubėkite, greičiau viską sugadinsite.

Kaip susitvarkyti dėžėmis? Ar jūs jas duodate?

Daugelis firmų tai daro. Mes dažnai pristatome dėžes savaitę prieš kelionę. Žinoma, jas reikia surinkti, o tai yra nemalonus darbas. Kartais klientai bando taupyti ir renka senas iš parduotuvių – tai blogiausia idėja. Tokios dėžės gali tiesiog išsilysti pervežimo metu.

Ar reikia inventorius sąrašo?

Absoliučiai taip. Be jo neišsiversite. Vokiškai pareigūnai mėgsta tvarką, ir jei neturite sąrašo, gali pradėti kiekvieną dėžę atidarinėti. Turite užrašyti, kas kurioje dėžėje yra, bent apskritai. „Kompiuteriai“, „ dokumentai“, „kėdės“.

Kas daryti su jautria technika?

Serverius, didelius spausdintuvus geriau patikėti specialistams. Paprastai biuro persikraustymas į Vokietiją įtraukia ir IT įrangą, kurią reikia išmontuoti. Negerai kai tiesiog ištraukiate laidus iš lizdo. Vėliau viskas nebeveikia, ir kaltinate vairuotojus, kad jos numetė.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas ašarų siurblys. Teoriškai negalima, nes tai yra komercinis transportas, o ne asmeninis. Jei muitinės sustabdys ir rasio drabužių ar vaikiškų žaislų tarp biuro staluų, gali būti dideli baudos. Geriau to nedarykite, nors visi tai bando paslėpti.

Kaip apsaugoti grindis naujame biure?

Vokiški biurai dažnai turi brangias grindis. Reikia uždėti apsaugines kilimėlius arba kartoną. Jei vairuotojas su purviniais batais įeina į švarų ofisą, valdytojas (Hausmeister) gali tiesiog išmesti viską laukan. Matyt tokią situaciją Frankfurte.

Ar reikia specialių leidimų vairuoti mieste?

Kartais taip. Ypač senamiestyje arba ekologinėse zonose (Umweltzone). Reikia patikrinti, ar mūsų mašina turi tam tinkamą žaliąją kortelę. Jei ne, teks važiuoti apsisukus, kas prailgina laiką. Tai dažna problema.

Vokietijos niuansai ir biurokratija

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie namo?

Gali būti labai sunku. Vokietijoje vieta gatvėje yra auksas. Jei nėra privačios kiemo aikštelės, reikia kreiptis į savivaldybę (Ordnungsamt). Tai užtrunka kelias savaites. Vieną kartą teko stovėti už 2 km nuo biuro, nes leidimo negavome laiku.

Ar tikrai reikia Muitinės deklaracijos, jei važiuojame ES viduje?

Formaliai ne, jei tai ne prekyba. Bet jei biuro persikraustymas į Vokietiją vykdoma dideliu sunkvežimiu, jie gali sustabdyti patikrai. Turi turėti EX1 dokumentus arba bent jau TIR knygelę, jei tokią naudojate. Be dokumentų – nevažiuoji.

Kas daryti, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Tai dažna problema. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai. Jei vokiškai nemoka niekas, tai gali būti problemų su vietine policija arba kiemo administratoriumi. Geriau, kad vadovas ar kas nors iš jūsų komandos būtų vietoje.

Ar yra kokių nors ribojimų važiuoti naktį?

Vokietijoje naktinis poilsis (Nachtruhe) yra šventa tema. Negalima triukšmuoti sekmadieniais arba švenčių dienomis. Jei atvykstate šeštadienį vakare ir pradėsite barškinti dėžėmis, gausite policiją. Planuokite atvykimą darbo dieną ryte.

Kokios baudos už neteisingą šiukšlių išvežimą?

Didelės. Vokiečiai atskiria šiukšles labai griežtai. Negalima mesti į vieną kibirus elektronikos, popieriaus ir maisto liekanų. Jei padarysite klaidą, gali tekti mokėti šimtus eurų. Geriau išsivežti viską savo arba susitarti su vietine kompanija.

Ar reikia keisti įmonės adresą oficialiai?

Žinoma, tai ne mano darbas, bet turiu žinoti. Reikia užregistruoti naują adresą (Gewerbeanmeldung). Tai jūsų buhalterio reikalas, bet be to negalėsite legaliai dirbti. Biuro persikraustymas į Vokietiją nebaigiasi, kai padėjote paskutinę dėžę.

Kas daryti su baldais, kurie netilps į liftą?

Tai klasika. Seni pastatai Vokietijoje turi siaurus laiptines. Teks kelti per langą arba išmontuoti baldus. Užtikrinkite, kad vairuotojai turi įrankių. Kartais reikia samdyti kėlimo kraną, o tai kainuoja kaip nerealu.

Ar verta drausti krovinius?

Be abejo. Keliavimas 1000 km ne be rizikos. Gali būti avarija, gaisras arba vagystė. Ypatingai jei vežate brangią techniką. Draudimas padengia žalą, bet tikrai perskaitykite sąlygas, nes daugelis jų nedengja netinkamai supakuotų daiktų.

Ar jums teko susidurti su vokišku niuansu dėl durų?

Taip, jų durys dažnai atsidaro į kitą pusę nei mūsiškėse, arba yra specialių spynų. Kartais net nepavyksta įeiti, kol neatvyksta meistras su kodais. Būkite pasiruošę, kad pirmosios valandos gali praeiti tiesiog stovint uždurto.

Kainos ir sutartys

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina paprastai priklauso nuo kilometrų ir valandų. Taip pat nuo to, kiek reikia vyrų iškrovimui. Jei biuro persikraustymas į Vokietiją įtraukia ir sunkų krovimą aukštame aukšte be lifto, kaina šuoliais aukštyn. Visada klauskite apie galimas papildomas paslaugas.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Galima, ir tai dažniausiai geriau. Jei sutartis fiksuota, tuomet nebijosite, kad vairuotojas važiuos lėtai, kad padidintų sąskaitą. Bet įsitikinkite, kad į sutartį įrašyti visi galimi priedai, pvz., lifto naudojimas.

Ką daryti, jei paslėpėte daugiau daiktų nei buvo planuota?

Tai įžeidžia. Mes planuojame mašinos dydį pagal jūsų pateiktus duomenis. Jei staiga pasirodo du dideli spintos, kurios nebuvo sąraše, jos tiesiog netilps. Teeks važiuoti antrą kartą, ir tai kainuos dvigubai.

Ar imamas užstato mokestis?

Daugelis firmų ima. Tai užtikrinimas, kad mums sumokėsite už darbą. Ypač jei dirbate su mumis pirmą kartą. Po atliko darbo jį grąžinama. Nenukrypime nuo temos, bet kažką visada reikia užtikrinti.

Ar mokėti už vairuotojų nakvyne?

Taip, jei jie likti nakvynei kelyje. Tai nėra jūsų problema, jei sutartyje nėra numatyta, bet kartais ilgos kelionės reikalauja poilsio. Geriau tai iš anksto pasitarti, kad nebūtų nesusipratimų paskutinę minutę.

Kodėl kaina gali pasikeisti paskutinę minute?

Tik dėl jūsų kaltės. Pavyzdžiui, jei negalite įvažiuoti į kiemą ir reikia samdyti mažesnę mašiną (pervarą). Arba jei reikia laukti valandą kol atvyks raktų turėtojas. Laikas – tai pinigai.

Ar galima atsisakyti paslaugos?

Galima, bet tada prarandate užstatą arba mokate baudą, jei tai padarote vėlai. Mes jau rezonavome mašiną ir vyrus. Jei jūs atšaukiate dvi dienos prieš kelionę, mes prarandame uždarbį.

Ar pervedimas iš Vokietijos į Lietuvą trunka ilgai?

Pinigai? Paprastai 1-2 dienas, jei SEPA pavedimas. Bet su mūsų buhalterija visada yra uždelžimas. Nepasitikėkite, kad sąskaita bus apmokėta tą pačią dieną, gali užtrukti.

Bėdos ir realių situacijų pavyzdžiai

Kas nutinka, jei sugenda mašina Autobane?

Vokiškas Autobanas – tai nežaislas. Jei sugenda sunkvežimis, viskas sustoja. Mes turime pagalbos paslaugą, bet tai gali užtrukti valandas. Jūsų darbuotojai gali likti be kompiuterių dienai-dvi. Būkite kantrūs.

Ar buvo atvejų, kai dingo daiktai?

Yra, retai, bet yra. Vieną kartą pavogė biuro projektorių, kol vairuotojas mažiau nei 5 minutes buvo parduotuvėje. Todėl niekada nepalikite mašinos prižiūrėta, ypač dideliuose miestuose.

Kas daryti, jei sulūžo brangus stalas?

Jei tai mūsų kaltė, mes atsimokame. Bet dažniausiai lūžta todėl, kad stalas buvo senas ir supuvęs, o jį bandė nešti vienas žmogus. Svarbu supakuoti. (Nors kartais tiesiog neturiame laiko taisyti).

Ar vairuotojai gali padėti su baldų surinkimu?

Gali, jei tai sutarta. Bet jie ne yra baldų meistro meistrai. Gali susirinkti paprastą stalą, bet sudėtingą sisteminę seką gali sugadinti. Geriau pasamdyti vietinį meistrą Vokietijoje, jie tikrai žino ką daro.

Kaip elgtis su nenušaldomais maisto produktais biuro virtuvėje?

Išmėgykite prieš kelionę. Negalima vežti šaldytų produktų 1000 km be šaldymo mašinos. Vieną kartą klientas norėjo vežti šaldytus mėsos gaminius piestoje. Viskas sugedo, o kvapas buvo nepakeliamas.

Ar buvo keisčiausių užsakymų?

Buvo. Vienas klientas norėjo, kad prieš išvežant iš jo biuro Lietuvoje, vairuotojai nuplautų langus. Mes ne valymo firma. Žmonės kartais visiškai neturi supratimo apie profesines ribas.

Ar saugu duoti raktus nuo naujo biuro vairuotojui?

Geriau duoti atsakingam asmeniui iš jūsų pusės. Vairuotojas gali pamiršti raktus kitoje mašinoje arba juos prarasti. Tada jums teks laužti duris, o tai brangu.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Negalima be specialių leidimų. Benzinas, dažai, chemikalai – tai draudžiama įprastame furgone. Jei turite tokių biure, reikia rasti specialų pervežėją. Nesilaikant šio taisyklės gresia didžiulės baudos.

Ar galima pasitikėti "pigiomis" firmomis?

Nepatarčiau. Jei kaina per maža, tai reiškia, kad jie taupo vairuotojų atlyginimus arba naudoja senas mašinas. Biuro persikraustymas į Vokietiją – rimtas dalykas, ir čia nėra vietos pigiems sprendimams. Išsaugosite 10%, bet prarasite tūkstančius, jei kas nors nutiks.

Kas daryti, jei vokiečių kalba trukdo susikalbėti su techninių tarnybų žmonėmis?

Gerbkitis. Vokiečiai nemėgsta, kai į juos šaukia angliškai arba rusiškai jei jie kalba vokiškai. Naudokitis „Google Translate“ arba turkite vertėją. Tai greičiau išspręs problemas su elektros arba interneto jungimu.

Ar verta rūpintis draudimu nuo atsakomybės trečiesiems asmenims?

Būtina. Jei vairuotojas netyčia užkliuns ant svetimų mašinos arba palaužs kiemo vartus, be šio draudimo teks mokėti iš savo kišo. Tai pigu, bet sutaupo daug nervų.

Ar buvo atvejų, kai darbuotojai padėjo iškrauti?

Taip, tai puiku. Kai visi dirba kartu, viskas eina greičiau. Bet yra tų, kurie stovi ir šaukia „kur dėti šitą?“. Geriau tuomet nedalyvaukite, jei nežinote plano. Tik trukdote.

Paskutinis patarimas: ką daryti paskutinę dieną?

Patikrinkite, ar nieko nepalikote po spinta. Ir palikite butą ar seną biurą švarų. Vokiečiai gali pradėti bylinėtis dėl švaros trūkumo net po metų. Geriau padaryti tvarkingai iš karto.

Išvada

Viskas su baimei, bet biuro persikraustymas į Vokietiją gali būti sklandus, jei pasiruošiate. Nereikia būti genijumi, tiesiog reikia suprasti, kad kiekvienas detalės svarbi – nuo dėžės iki vairuotojo poilsio. Neleiskite emocijams nuleisti jus, ir viskas gerai pasibaigs. Sėkmės naujoje vietoje, turbūt ten bus geriau nei čia, nors ir keliauti varginančiai.