Biuro persikraustymas į Vokietiją: kaip išgyventi be širdies priepuolio?

Sveiki, tiesiai sakant, po dviejų dešimtmečių šioje srityje jau mažai ką gali nustebinti, bet biuro persikraustymas į Vokietiją visada yra kaip mažas loterijos bilietas. Vieną kartą viska praėja lyg ir padoriai, o kitą kartą vairuotojas užstringa kažkur netoli Hamburgo be eurų, o klientas skambina ir klausia, kur jo serveriai. Esu matęs viską – nuo idealiai supakuotų dėžių iki tų, kurios tiesiog išbyra iš tento pirmajame posūkyje. Čia ne tik apie tai, kad padėti stalus į sunkvežimį, tai apie nervus, dokumentus, vokišką biurokratiją ir viltį, kad kas nors iš to iršvažiuoja gyvas. Nerašau čia jokių teorinių vadovėlių, tiesiog pasakysiu, kaip tai yra iš tikrųjų – su visais tais smulkiais, erzinančiais dalykais, kuriuos niekas nesako, kol nepergyvena pats.

Dokumentai, pinigai ir vokiškas chaosas

Kiek laiko užtrunka viso biuro persikraustymo į Vokietiją procesas?

Tai sunku pasakyti tiesiogiai, nes viskas priklauso nuo to, kiek daug to biuro turite. Paprastai nuo tada, kai pasirašome sutartį, iki pat krovinio išvežimo praeita maždaun savaite ar dvi, jeigu reikia tikrai detalaus planavimo. Pati kelionė į Vokietiją trunka 1-2 dienas priklausomai nuo miesto, tačiau reikėtų skirti laiko ir pakavimui, kuris kartais užtrunkia ilgiau nei pati transportavimo dalis. Vienas kartą teko daryti viską per tris dienas, nes klientams skubėjo, tai buvo šiurkštus naktinis darbas.

Ar reikalingas PVM mokėjimas už pervežimą į Vokietiją?

Čia dažnai visi susipainioja. Jeigu jūsų įmonė turi PVM mokėtojo kodą ir atliekame tarptautinę prekybą, taigi, tai yra PVM neapmokestinama apyvarta Lietuvoje. Tačiau labai svarbu, kad dokumentai būtų surašyti teisingai – turi būti nurodytas jūsų ir gavėjo Vokietijoje PVM kodas. Jeigu kodų nėra arba jie neteisingi, vokiečiai gali verypti PVM, o tai jums kainuos brangiai, todėl visada patikrinkite duomenis du kartus.

Ką daryti, jeigu įmonė neturi PVM kodo?

O tai jau didelė bėda, tiesą sakant. Be PVM kodo biuro persikraustymas į Vokietiją tampa kur kas sudėtingesnis, nes muitinės gali tai traktuoti kaip paprastą prekybą ar net dovaną. Tuomet gali tekti mokėti muito mokestį ir Vokietijos PVM, kas visiškai nėra jūsų tikslas. Geriausia šiuo atveju susisiekti su savo buhalteriu ir viską išsiaiškinti iš anksto, nes aš ne teisininkas, tiesiog žinau, kad vokiečiai be popierių nieko neleidžia.

Kiek apytiksliai kainuoja biuro persikraustymas į Vokietiją?

Noriu pasakyti, kad tai pigu, bet melagiau. Kainos svyruoja labai stipriai – nuo kelių šimtų eurų, jei tai tik keletas dėžių su dokumentais, iki tūkstančių, jei keliame visą įmonę su baldais ir technika. Skaičiuoju pagal kubinius metrus arba keliamąją gebą, bei nuvažiavimo atstumą. Berlynas ar Miunchenas brangesni nei kažkoks kaimelis prie sienos dėl didelių eismo užstatų ir galimybės užstrigti spūstyse.

Ar į kainą įskaičiuotas pakavimas?

Dažniausiai ne, pakavimas yra atskira paslauga, kurią reikia užsakyti. Žinoma, galime daryti viską kompleksiškai – parvežame dėžes, įrašome ant jų turinį, užklijame lipdukus. Tik prašau, nenaudokite senų parduotuvių dėžių, jos nėra tvirtos, ir kai viena tokia su serveriais iškrenta, tai visiems tampa šaltas.

Ar reikia mokėti už vietinius leidimus Vokietijoje?

Žinoma, ir tai dalykas, kurį visi pamiršta. Jeigu reikia važiuoti į miesto centrą, kur ribojamas sunkvežimių eismas (Umweltzone), reikia specialaus leidimo arba užmokestio už vairuotojų darbo laiką. Kartais teko mokėti vietiniems "stogiams", kad tik leistų pastatyti mašiną prie pat įėjimo, kitaip reikėtų nešti stuff per pusę miesto.

Kas dėl draudimo? Ar jūsų apima?

Standartiškai turime transporto draudimą pagal CMR konvenciją, bet jo sumos dažnai būna per mažos brangiai biuro technikai. Jeigu vežiate brangius serverius ar meno kūrinius, reikia pasidaryti papildomą "All risk" draudimą. Negerai, kai kažkas sugenda ir tada paaiškėja, kad draudimas nedengia tiek, kiek reikia.

Ar galima sutaupyti su daliniu krovininiu pervežimu?

Galima, bet nesu didelis šio varianto šalininkas biuro persikraustymo atveju, jeigu jums svarbu laikas. Dalinis krovinius reiškia, kad jūsų dėžės važiuos su kitų žmonių daiktais, o vairuotojas sustos dešimt Vietų, iškraus, pakraus. Biuro persikraustymas į Vokietiją turėtų būti greitas, kad verslas ne sustotų, todėl geriau pasiimti atskirą tentą.

Kas atsitinka, jeigu dokumentai neteisingi?

Vokiečių muitinė yra labai griežta su tam tikrais dalykais, bet jeigu turite visus dokumentais, tai praeita lengvai. Jei trūksta nors vieno parašo ar inkaso, krovinys gali būti užstrigęs sienoje dieną ar dvi. Tada mums reikia skubiai kreiptis į tarpininkus, o tai kainuoja nervus ir pinigus.

Logistika, krovinys ir vairuotojai

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Sąžiningai? Dažniausiai ne. Dauguma mūsų vairuotojų yra iš Lietuvos, Ukrainos ar Baltarusijos, tačiau jie turi "angliškų" frazių sąrašą tokiais atvejams. Jeigu reikia sudėtingesnio bendravimo su vietine policija ar saugotojais, dažnai padeda telefonu, kuriuo aš galiu paaiškinti situaciją.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Serverius reikia išjungti ir gerai užtvirtinti, jie negali būti tiesiog padėti ant grindų. Geriausia, jeigu jūsų IT specialistas juos paruošia, o mes tik užkelsime į mašiną. Kartais klientai sako, kad serveris veikia, o vairuotojas pakelia ir girdi bum-bum viduje... na, tada nebe mūsų kaltė.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas "grey area". Oficialiai, jeigu tai yra komercinis reisas, asmeninių daiktų vežti negalima, nes muitinė gali tai laikyti kontrabanda ar neapmokestinama prekyba. Tačiau jeigu tai tik kelios rankinės su knygomis, dažnai praleidžiame, bet už tai atsakomybę neima.

Kaip elgtis su baldų išmontavimu?

Geriau, kad tai padarytų jūsų žmonės arba samdyti montuotojai Lietuvoje. Mūsų vairuotojai gali atsukti pėdą, bet jie ne baldų meistro meistrai, todėl nereikėtų tikėtis, kad jie surinks kompleksinę sistemą be instrukcijos. Vokiški baldai kartais būna labai keistai sujungti.

Kiek dėžių reikės standartiniam biurui?

Įprastai vienas darbuotojas susidaro apie 5-10 dėžių, priklausomai nuo to, ar jis kažką kaupia savo staluje. Turiu vieną klientą, kuris turėjo tiek daug šiukšlių, kad teko vežti atskirą sunkvežimį tik jo asmeniniams "lobiams" išmesti. Nerekomenduoju taip daryti, tai brangu.

Ar saugu vežti pavojingas medžiagas (pavyzdžiui, valymo priemones)?

Jeigu tai yra nedideliai kiekiai ir tinkamai pažymėta, tai galima, bet turi būti deklaracija. Nenorėčiau, kad vairuotojas gautų baudą už tai, kad kablyje stovi degus skysčiai be jokio ženklo. Vokietijoje su tuo tikrai nesižaidžia.

Kas nutinka su atliekomis?

Ką? Atliekas vežti atgal? Nieko panašaus. Viską, ką iškrauname, paliekame ten. Jeigu jums reikia išmesti senus spintas, tai reikia susitarti dėl konteinerio vietos, kitaip mums teks vežti tą šiukšlių krovį atgal į Lietuvą, kas yra absurdiška.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, dabar beveik visi turi GPS trackerius. Galiu siųsti nuorodą, kur matote, kur mašina stovi. Kartais tai naudinga, nes vairuotojai neretai užmiršta paskambinti, kai atvyksta, o ten laukia vokiečiai ir keikiasi.

Ką daryti, jeigu tentas sugenda?

Tai retas atvejis, mes prižiūrime techniką, bet bet kas gali nutikti kelyje – padanga sprogsta arba variklis užgęsta. Tada turiu skubiai siųsti pagalbą arba kita vairuotoją su kita mašina. Gali pavėluoti, bet visada kažką išgalvojame, klientui tik tenka šiek tiek nukentėti laiku.

Vokietijos specifika ir problemos

Ar sunku įvažiuoti į Vokietiją su dideliu tentu?

Nebent jūsų biuras yra kažkur senamiestyje su siaurais gatvelėmis. Tada prasideda siaubas – vairuotojas negali pasisukti, gatvės uždaromos, ateina policija. Būtinai patikrinkite iš anksto, ar ten gali privažiuoti 40 tonų gigantas, o ne tik "Smart" automobilis.

Ar vokiečiai dirba savaitgaliais?

Vokietijoje viskas yra kitaip. Jeigu atvykstate penktadienį vakare, niekas nedirbs iki pirmadienio ryto. Ir nėra jokio būdo priversti saugotoją ar sandėlininką atidaryti duris, net jei mokate du kartus daugiau. Taip jie turi.

Kas dėl kelių mokesčių?

Jie įskaičiuoti į mano kainą, jums nereikia jų mokėti atskirai. Vokietijoje yra mokesčiai už automagistralių naudojimą sunkvežimiams (Maut), ir jie nėra pigūs, bet tai mano galvos skausmas, ne jūsų.

Ar reikia depozito?

Paprastai ne, jeigu sutartis pasirašyta ir viskas tvarkoje. Bet jeigu tai naujas klientas ir staiga reikia vežti labai brangų krovinį be išankstinio apmokėjimo, galiu paprašyti užstato. Tai ne todėl, kad nepasitikiu, o todėl, kad kartai žmonės tiesiog "išslysta" po pristatymo.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Geriau turėti vietą iš anksto numatytą. Jeigu vairuotojas tiesiog sustoja ant "raudonos linijos" Berlyne, gausite baudą, o mašina gali būti nuvilkyta. Vokietijos eismo prižiūrėtojai turi dronų (aš nejuokauju, jie tikrai stebi iš oro) ir pastebi viską.

Ar galima užsisakyti sandėliavimą Vokietijoje prieš iškraunant?

Taip, tai gana dažna paslauga. Kartais biuras dar ne paruoštas, todėl tenka dėžes laikinai padėti pas mūsų partnerius arba sandėliuose. Kainuoja pinigus, bet sutaupo nervus, kai vokiečiai sako, kad raktų dar nėra.

Kas daryti, jeigu dėžės sužalojamos?

Skubiai fotografuokite ir praneškite. Jeigu žala matoma išorėje, vairuotojas turėtų tai pastebėti ir užrašyti į CMR sąrašą. Jeigu viduje – tai jau sunkiau įrodyti, tačiau visada stengiamės išspręsti pagarbiai, jeigu tai nebuvo mūsų kaltė (kai dėžė tiesiog suyra dėl blogo kokybės).

Ar reikia vokiško vertimo įmonės dokumentų?

Daugeliu atvejų užtenka angliškų arba lietuviškų dokumentų, jeigu ten yra visi reikiami duomenys (kodai, adresai). Tačiau jeigu tai yra kažkas specifinio, gali reikėti vertėjo, bet tai retai įvyksta su standartinio biuro persikraustymo į Vokietiją procesu.

Ką daryti su drabužiais, jeigu įmonė turi darbo uniformas?

Jos laikomos preke, todėl turi būti inventorizuotos. Negalima tiesiog įmesti maišą drabužių be sąrašo, kitaip muitinė galvoja, kad juos parduodate.

Ar galima vežti augalus?

Biuro augalus galima, bet tik jeigu jie nėra saugomi rūšys ir turi fitosanitarinius pažymėjimus. Be to, vairuotojas juos užšaldys arba užpurs dulkmės, todėl geriau juos vežti asmeniniu automobiliu, jeigu įmanoma.

Kaip sužinoti, kad vairuotojas atvyko?

Jis skambina! Arba rašo žinutę, jeigu nekalba kalba. Kartais tiesiog staiga pasirodia duryse ir prašo, kur dėti dėžes. Vairuotojai yra praktiški žmonės, jie ne mėgsta laukti.

Ar galima sumokėti kortele Vokietijoje už iškrovimą?

Geriau turėti grynus pinigus (cash) vairuotojui, jeigu jis atlieka papildomus darbus, kurių nebuvo sutartyje. Vokietijoje mokėjimai kortelės už "rankų darbą" ne visada įmanomi arba patogūs.

Ką daryti, jeigu naujas biulas neįrengtas?

Tai jūsų problema, tiesiai sakant. Mes pristatome dėžes į adresą. Jeigu ten dar statomi sienos ar nėra elektros, mes padedame juos lauke arba koridoriuje. Negalima laukti, kol statybininkai padarys savo darbą, nes laikas – tai pinigai.

Ar jums reikalingas vadovas vietoje?

Būtina. Bent vienas žmogus iš jūsų pusės turi būti, kad parodytų, kur ką dėti. Vairuotojas nežino, kas yra "HR skyrius" ar "Vadovo kabinetas", jis mato tik dėžes su lipdukais.

Išvados

Galiausiai, biuro persikraustymas į Vokietiją nėra mirtinas, bet jis tikrai reikalauja kantrybės ir planavimo. Negeriausia, ką galite padaryti – tai palikti viską paskutinę minutę, manydami, kad "kažkaip įsisisuks". Vokiškas tvarka nepamiega, ir be gerai paruoštų dokumentų bei aiškaus plano jums gali tekti mokėti kur kas daugiau, nei planavote. Pasitikėkite savo pervežėju, bet ir patys būkite už akies, o tada viskas praės glotniai, nors gal ir su keletu smulkių nesklandumų.