Biuro persikraustymas į Vokietiją – kaina ir terminai aiškūs

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską. Pradedant nuo tų paprastų studentų vežimų iš Vilniaus į Berlyną, baigiant milžiniškų gamyklų perkėlimimais į Miuncheno apylinkes. Žmonės visada klauso to paties – kiek tai kainuos ir kada galėsime pradėti dirbti naujoje vietoje? Tiesą sakant, biuro persikraustymas į Vokietiją nėra tiesiog dėžių metimas į sunkvežimį. Tai sudėtingas procesas, kur vos viena neteisingai užpildyta dokumento eilutė gali sustabdyti visą krovinį pasienyje arba kelių postuose. Vokietija yra disciplinuota šalis, ten nėra vietos „kažkaip“ arba „gal reikės“. Čia viskas turi būti aišku: svoriai, kvadratiniai metrai ir brangūs dokumentai. Tačiau nepaisant visų taisyklių, visada pasitaiko trikčių, apie kuriuos aš jums ir papasakosiu taip, kaip kalbėčiau su gera draugu prie alaus.

Kainodara ir biudžeto planavimas (Kiek reikės pinigų?)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro persikraustymas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, kaip parduotuvėje su kaina ant etiketės. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur būtent Vokietijoje judate. Jei tai mažas kontorinis kambarys su trimis kompiuteriais, tai gali tekti vos pora tūkstančių eurų. Bet jei juda visa įmonė su baldais, serveriais ir archyvais, skaičiai svyruoja nuo penkių iki dešimtų tūkstančių. Prie kainos taip pat reikia pridėti kelių mokesčius Vokietijoje, kurie ten, tiesą sakant, ne maži. Prieš metis vienas klientas nustebo, kai sužinojo, kad vien tik kelių mokesčiai Miunchene sudarė gana nemažą dalį sąskaitos. Geriausia tiesiog kreiptis ir paprašyti apskaičiuoti konkretų atvejį.

Ar kaina keičiasi jeigu aš nurodau neteisingą daiktų kiekį?

Keičiasi, ir tai dažnai būna nemalonus siurprizas. Kartais atrodo, kad turite tik penkias dėžes, o paskui pasirodo, kad dar yra pilnas sandėlys su senais spaudiniais. Vairuotojas atvyksta, o jo sunkvežimis tiesiog netelpa. Tada reikia važiuoti antrą kartą, o tai yra papildomi keliai ir darbo valandos. Aš visada sakau – geriau pernelyg daug pasakyti nei per mažai. Vieną kartą teko vežti biurą, kur klientas „pamiršo“ paminėti apie didžiulį prezidento stalą, kuris netilpo į liftą. Teko kviesti kraną, o tai kainavo kaip ir tas stalas. Taip kad, biuro persikraustymas į Vokietiją mėgsta tikslumą.

Ką darbiai daro į kainą be pačio vežimo?

Čia daug kas nežino, tačiau į kainą įeina ne tik vairuotojo alga ir degalai. Mums reikia apmokėti draudimą, kuris Vokietijoje privalo būti geras. Taip pat įeina pakavimo medžiagos – dėžės, burbuliukai, lipdukai. Jei reikia išmontuoti baldus, tai taip pat mokama už darbo valandas. Dar yra toks dalykas kaip „laikinasis sandėliavimas“, jeigu negalima iškart iškrauti naujoje vietoje. Vokietai yra griežti dėl laiko, todėl jei vairuotojas ten pristovi dvi valandas, tai papildomai mokama už stovėjimą. Tai ne mūsų kaltė, kad ten eismo sąlygos tokios.

Ar galima gauti nuolaidą jeigu persikraustome ne darbo dienomis?

Teoriškai taip, praktiškai – ne visada. Sekmadieniais Vokietijoje galioja griežti važiavimo draudimai sunkvežimiams, todėl ten neįmanoma nieko vežti. Taigi, tikrasis laikas nuolaidoms yra šeštadienis, bet tada vairuotojai reikalauja didesnių atlyginimų už darbą poilsio dieną. Vieną kartą bandėme taip padaryti, bet galutinis sąskaitos suma beveik nesiskyrė nuo penktadienio. Geriau derėtis dėl savaitės dienos, kai eismas mažesnis, nes taip sutaupome degalų, o tai leidžia mums šiek tiek nuleisti kainą jums.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių apie kuriuos reikia žinoti?

Niekas nedaro nieko paslėptai, bent jau aš stengiuosi kalbėti atvirai. Bet yra dalykų, kuriuos klientai numato retai. Pavyzdžiui, jeigu Vokietijoje reikia specialios leidimo parkavimo zonai (tai ypač miestuose kaip Frankfurtas ar Hamburgas), tai vietinis savivaldybės mokestis gali būti apie 50-100 eurų. Dar gali būti mokestis už sunkvežimio įvažiavimą į žaliąją zoną (Umweltplakette), kurį reikia įsigyti iš anksto. Be to, jeigu jūsų pastate nėra keltuvo, o biuras penktame aukšte, tai kainuos brangiai, nes nešti rankomis žemyn – tai sunkus darbas.

Dokumentai ir muitinės procedūros (Burokratija, su kuria susidursime)

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti keliui beje?

Sąrašas nėra milžiniškas, bet kiekvienas dokumentas turi būti tvarkingas. Reikalingas važiavimo lapas CMR, kurį užpildo vairuotojas. Taip pat reikia detalaus krovininio sąrašo (packing list) su svoriais ir vertėmis. Būtinas ir EX1 dokumentas muitinės išvykimui iš Lietuvos (arba T2L, jeigu prekės ES teritorijoje). Be to, reikia sutarties su mumis ir asmens tapatybės dokumento, jeigu suteiksite mums galiojei gauti siuntą. Vieną kartą klientas numiršo ant vietos, kai pamatė, kiek to popierių reikia, bet vėliau padėjome viską susitvarkyti.

Ar reikia mokėti PVM arba muito, jeigu tai ne prekybinis siuntinis?

Čia dažnai kyla painiava. Jeigu tai yra jūsų įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir dabar perkeliamas į Vokietiją registracijai ar veiklai ten, tai tai laikoma vidine ES prekyba ir PVM mokėti nereikia (taip vadinamas „0% PVM“). Bet tam reikia teisingai užpildyto sąskaitos-faktūros ir PVM mokėtojo kodų abiejose šalyse. Jeigu būsite bandę įvežti kažką naujo, kas buvo nupirkta tik persikraustymui proga, Vokietijos muitinė gali labai domėtis kilmės sertifikatais. Geriau nieko neslėpti.

Kas nutinka jeigu trūksta kokio nors dokumento pasienyje?

Tada prasideda naktinės pasagos. Vairuotojas gali būti sulaikytas tol, kol nebus gauti trūkstami dokumentai. Tai reiškia baudas už vėlavimą ir papildomus mokesčius saugojimui. Prisimenu vieną atvejį, kai klientas pamiršo paruošti laidų sandėliavimo dokumentus, ir vairuotojas privalėjo laukti tris dienas Lenkijoje. Nors biuro persikraustymas į Vokietiją turėtų būti sklandus procesas, be dokumentų jis tampa košmaru. Dabar viską stengiamės patikrinti dar prieš išvykstant iš bazės, kad išvengtume tokių situacijų.

Ar jūsų įmonė užtikrina draudimą kelyje ir kiek jis sudaro?

Taip, draudimas yra privalomas, ir jis įeina į mūsų standartinę kainą. Paprastai tai yra CMR draudimas, kuris padengia žalą iki tam tikros sumos (pavyzdžiui, 10 ar 20 eurų už kilogramą). Tačiau, jeigu vežate labai brangų IT įrangą ar serverius, verta pasidomėti papildomu draudimu. Standartinis draudimas nebus pakankamas, jeigu sudegs 50 tūkstančių eurų vertės serveris. Aš visada patariu savo klientams patikrinti savo turto draudimo polisą, ar jis dengia pervežimą, nes kartais pigiau išsirinkti didesnę mūsų atsakomybės ribą.

Kaip reikia užpildyti inventoriaus sąrašą kad neiškiltų problemų?

Sąrašas turi būti labai konkretus. Negalima rašyti tiesiog „biuro baldai“. Reikia išskirtyti: stalas 4 vnt., kėdės 12 vnt., spinta 1 vnt. Taip pat reikia nurodyti apytikrį svorį kiekvieno daikto arba grupės. Vokietijos muitinės pareigūnai mėgsta tikrinti, ar deklaruojamas svoris atitinka realų. Jeigu rašote 500 kg, o sunkvežimis rodo 5 tonas, bus problemų. Geriausia suskaičiuoti viską iš anksto, net jei tai atrodo nuobodu. (Arba bent jau užpildyti pagal mūsų pateiktą šabloną, tai labai palengvina darbą).

Laikas ir logistika (Kada galėsime pradėti dirbti?)

Kiek laiko užtrunka patysis kelionės procesas į Vokietiją?

Pats važiavimas priklauso nuo atstumo. į Berlyną ar Hamburgą nuvažiuojame per 12-14 valandų, į Miuncheną arba į pietus – ilgiau, apie 18-20 valandų. Bet nepamirškite, kad tai nėra tik važiavimas. Reikia įskaičiuoti pakavimą Lietuvoje (paprastai viena diena), patį kelią, iškrovimą Vokietijoje. Jeigu biuro persikraustymas į Vokietiją vyksta su dideliu kiekiu daiktų, tai gali užtrukti dvi ar tris dienas. Be to, reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio laiką – jis negali vairuoti 24 valandas iš eilės, tai nelegalu ir pavojinga.

Ar galima persikraustyti per savaitgalį kad neblaškyti darbo?

Galima, bet kaip jau minėjau, yra apribojimų. Sekmadieniais Vokietijoje sunkvežimiai negali važiuoti. Taigi, jeigu norite pradėti keltis sekmadienį ryte, reikia, kad sunkvežimis atvyktų šeštadienį ir stovėtų iki pirmadienio. Tokias stovėjimo vietas reikia užsakyti iš anksto, o ne kiekvienas miestas jas turi. Be to, vairuotojai nemėgsta praleisti savaitgalių užsienyje be papildomo mokėjimo. Geriausia planuoti įkrovą penktadienį, važiuoti naktį, ir iškrauti pirmadienį ryte. Tai optimalus variantas.

Kas daro įtaką greičiui išskyrus atstumą?

O, čia yra daug veiksnių. Eismo spūstys prie Vokietijos miestų yra legendarinės – stovi ir po valandą. Dar yra oro sąlygos žiemą, ypač einant per kalnus (jeigu tenka važiuoti pro Bavariją). Be to, paties iškrovimo greitis priklauso nuo jūsų parengimo. Jeigu vairuotojas atvyksta, o jūs dar neturite raktų nuo naujo biuro arba neįrengta lifto, tai laikas eina, o pinigai dega. Taip pat svarbu, ar reikia specialios technikos (keltuvo) ar ne. Kartais teko laukti, kol klientas susitvarko su savo nuomininku dėl leidimo užeiti kiemą.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas, tačiau aš visada sako – nereikia stebėti kiekvieną penkias minutes. Vairuotojas gali būti degalinėje, miegoti arba stovėti spūstyje. Jeigu skambinate jam kiekvieną valandą, jis taps nervinas ir gali padaryti klaidų. Mes paprastai pranešame, kai vairuotojas išvyksta, kai pasiekia pasienį ir kai artinasi prie tikslo. Tai saugesnis būdas. Bet taip, technologiškai mes matome, kur jis yra, ir galime pasakyti, jei būna didelių nukrypimų.

Ar įmanoma garantuoti konkretų atvykimo laiką valanda minutę?

Niekas negali garantuoti 100 proc. tikslumo kelyje, ypač vykstant toliems atstumams. Galime pasakyti, kad planuojame atvykti 10:00 ryto, bet jeigu užstrigsite pasienyje arba bus avarija kelyje, mes pavėluosime. Vokietijos keliai, nors ir geri, taip pat turi savo niuansų – dažnai ten remontuojamos juostos ir nukreipia į apkrautus šalutinius keliuos. Geriau planuoti savo darbą su atsarga, tarkime, pusės dienos, kad nebūtų streso, jeigu sunkvežimis atvyks po pietų.

Pakavimas ir įrangos apsauga (Kaip neišsibarstyti?)

Ar turite savo dėžių ir ar jas pristatote iš anksto?

Taip, mes turime visas reikalingas dėžes – nuo mažų knygų dėžių iki didelių baldų dėžių (tų, kurios vadinamos „wardrobe“). Jas pristatome iš anksto, paprastai prieš kelias dienas arba savaitę prieš planuojamą įkrovą. Jums tereikia jas užpildyti. (Kartais klientai prašo palikti dėžių ilgiau, kad spėtų išrūšiuoti senius archyvus – tai ne problema, tiesiog pasakykite mums). Mūsų dėžės tvirtos, vienkartinės, todėl nereikės jų grąžinti tuščias atgal, tai sutaupo laiko.

Kaip elgtis su kompiuteriais ir jautria IT įranga?

IT įrangą reikia pakuoti labai atsargiai. Geriausia, jeigu tai galite padaryti patys, naudodami originalią pakuotę, jeigu jos dar turite. Jeigu ne, mes naudojame specialias putų dėžes ir antistatines užpildus. Svarbu atjungti visus laidus ir pažymėti, kuris kabelis priklauso kuriam įrenginiui. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas sumetė visus kompiuterius į vieną didelę dėžę be apsaugos – rezultatas buvo liūdnas. Monitoriai yra labai trapūs, juos reikia vežti vertikaliai, ne gulsčiai. Tai dažna klaida.

Ar reikia išmontuoti baldus ar juos galima vežti surinktus?

Didelius stalus, spinteles, sekcijas visada rekomenduojama išmontuoti. Pirmiausia, taip jie užima mažiau vietos sunkvežimyje, kas taupo pinigus. Antra, taip mažiau tikėtina, kad jie sužudos per važiavimą – vibracija gali sulaužyti kojas arba išsukti varžtus. Mūsų komanda padeda tai padaryti. Žinoma, mažus stalėlius galima nešti surinktus, jeigu jie perkelia per duris be problemų. Bet jeigu turiu didelę prezidento stalą dalį, aš asmeniškai niekada neleisiu jo vežti surinkto – per vingius jis gali tiesiog lūžti.

Kaip su archyvais ir popieriais? Ar juos reikia rūšiuoti?

Archyvai dažnai yra sunkiausia dalis. Popierius yra sunkus, jeigu užpildote standartinę dėžę knygų archyvais, ji gali sverti iki 25-30 kilogramų. Tokias dėžes neįmanoma nešti. Todėl mes turime specialias mažesnes dėžes archyvams arba naudojame judesius konteinerius. Rūšiuoti visiškai nebūtina, jeigu viskas eina į tą pačią vietą, bet jeigu norite išvengti chaoso naujame biure, geriau pažymėti dėžes su „Finansai“, „Personalas“, „Projektai“. Lietuvos įmonėms dažnai būna daug senų popierių, kuriuos tiesiog reikia išmesti, o ne vežti per pusę Europos.

Ar galite padėti su išmetimu nereikalingų daiktų Vokietijoje?

Galime, bet tai kainuoja. Vokietijoje atliekų surinkimo sistema yra griežta ir brangi. Negalima tiesiog numesti biuro atliekų į pirmąjį konteinerį gatvėje – gautumėte didelę baudą, o mums – problemas. Jeigu žinote iš anksto, ką norite atsikratyti, mes galime užsakyti specialų konteinerį arba nuvežti į perdirbimo centrą. Kartais klientai nusprendžia palikti senias, sugadintas kėdes Lietuvoje, nes neapsimoka mokėti už jų išvežimą iš Vokietijos. Tai protingas sprendimas.

Rizikos ir problemų sprendimas (Kas gali nueiti ne taip?)

Kas nutinka jeigu sugenda sunkvežimis kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes tada skubiai ieškome pagalbinio sunkvežimio, kuris galėtų perkrauti krovinį. Tai gali sustabdyti procesą vienai dienai. Mūsų draudimas paprastai padengia ir tokius atvejus (įskaitant krovinio gelbėjimo išlaidas), bet laiko mes negrąžinsime. Vieną kartą mums suvirė variklis netoli Hanoverio, ir teko skubiai ieškoti vietinio remonto serviso, kuris priimtų mūsų dydžio mašiną. Vokietai, nors ir griežti, su technika padeda greitai, jeigu moki.

Ar dažnai dingsta daiktai arba sugenda?

Sėkmės, labai retai. Mes stengiamės kontroliuoti visą procesą. Dažniausiai problemos kyla ne dėl mūsų kaltės, o dėl to, kad klientai patys užmiršta padėti kažką į dėžę arba paskiau susiranda mažą daiktą, kuris nukrito už spintelės. Jeigu įvyksta žala, mes ją kompensuojame pagal draudimo sąlygas. Reikia tik tiksliai užfiksuoti būklę prieš įkrovant ir iškraunant. Aš visada patariu daryti nuotraukas, jeigu daiktai yra brangūs ar jau buvo pažeisti prieš vežimą.

O jeigu Vokietijoje pasienio pareigūnai nuspręs patikrinti viską?

Tai gali trukti valandas ar net dieną. Jie gali reikalauti iškrauti visą sunkvežimį. Jeigu dokumentai tvarkingi, tai dažniausiai tik vizualinė patikra. Bet jeigu kažką įtaria, arba atsitiko atsitiktinis pasirinkimas (tikrinimas pagal rizikos kriterijus), tai teks laukti. Čia jau niekas nepadės, tik kantrybė. Geriausia, jeigu atstovas iš jūsų įmonės (arba mūsų brokerius) yra pasiekiamas telefonu, kad galėtų paaiškinti nesklandumus. Vokietijos pareigūnai nemėgsta, kai niekas neatsiliepia į skambučius.

Kaip elgtis jeigu naujame biure neįrengtas lifto arba jis per mažas?

Tai reali problema, ypač senesniuose pastatuose Vokietijos miestuose centruose. Jeigu liftas neveikia arba per mažas, turime nešti rankomis. Tai brangina darbą, nes reikia daugiau žmonių ir laiko. Kartais netgi tenka naudoti virves pro langus, jeigu liftas neįeina. Būtinai pasakykite mums apie tai iš anksto! Mes galime atsivežti nešiklius, o ne tik vairuotoją. Negalima tikėtis, kad vairuotojas vienas neš 50 kilogramų spintą penktu aukštu laiptais – jis tiesiog atsisakys arba susižeis.

Ar galiu būti tikras, kad mano konfidencialūs dokumentai nebus pamatyti?

Mes žinome, kas yra verslo paslaptis. Mūsų darbuotojai pasirašo konfidencialumo sutartis, ir jiems neleidžiama skaityti jūsų dokumentų arba jų fotografuoti. Dėžės uždaromos ir užlaminuojamos. Tačiau, jeigu vyksta muitinės kontrolė, pareigūnai turi teisę atidaryti bet kurią dėžę. Tokiu atveju mes negalime jiems uždrausti. Jeigu turite labai jautrų turto, galime aptarti specialųjį režimą, pvz., užrakintą seifą, kurį atidaro tik klientas vietoje.

Ar reikia rūpintis vairuotojo priėmimu arba maitinimu?

Nebūtina, bet tai yra geras dalykas. Vairuotojas paprastai turi savo maistą ir miega kabinėje arba viešbutyje. Jeigu jis dirba jūsų biure ilgiau nei 4 valandas, gali pavargti. Duoti puodelį kavos ar leisti naudotis tualetu – tai paprastas mandagumas. Jeigu darbas trunka visą dieną, reikia numatyti pertrauką pietauti. Aš visada stengiuosi, kad mano vairuotojai būtų gerai maitinti, nes alkani vairuotojas daro klaidas. (Kartais klientai duoda net maisto atsiimti – vairuotojai tai labai vertina).

Ką daryti jeigu po persikraustymo rasta trūksta vieno dėžės?

Pirmiausia, nepanikuokite – ji gali būti paslėpta po kitų dėžių arba likusi senajame biure. Patikrinkite sąrašą (kuriame turi būti pažymėtos visos dėžės). Jeigu sąraše viskas prieštarauja, skambinkite mums. Mes susisieksime su vairuotoju, kad jis patikrintų savo kabiną arba nustotų kelyje paieškoti. Kartais dėžė nukrenta sunkvežimio gale ir užstringa ten, bet tai retai. Dažniausiai tai žmogiškojo faktoriaus klaida – tiesiog nepastebėta paskutinėje kambario kampeje.

Išvada

Galiausiai, biuro persikraustymas į Vokietiją nėra taip baisu, kaip gali atrodyti iš pradžių. Svarbiausia yra pasiruošimas ir atvirumas. Jeigu pasakysite mums viską kaip yra – net tas blogus dalykus apie savo baldus ar sunkiai pasiekiamą biurą – mes galėsime padėti geriau. Nerašykite šiame straipsnyje, kad ačiuū už dėmesį, tiesiog susisiekite ir aptarkime. Aš jaučiuosi ramiau, kai žinau, kad klientas supranta rizikas ir nekalba apie „magiškas“ kainas. Vokietija laukia jūsų verslo, o mes padėsime jums ten patekti saugiai ir laiku. Tikrinkite dokumentus, užpildykite dėžes ir viskas bus gerai.