Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai

Sveiki, turiu jau beveik dvidešimt penkerius metus patirties tarptautiniame pervežime, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada neįvyksta taip lygiai, kaip piešia planuotojai Excel lentelėse. Dirbame su Vokietija kasdien, tai žinau tą rinką iš vidų. Kai ieškote biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai, svarbu ne tik kaina, bet ir tai, kad jūsų IT įranga nenukristų ant grindų Kelne arba Miunchene. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog sunkvežimis ir kelias, bet iš tikrųjų tai sudėtingas logistinis šokis. Pasidalinsiu savo patirtimi be jokio „lakštinio“ glaistymo, tiesiog taip, kaip yra realiame gyvenime – kartas nuo karto su nukrypimais ir pastebėjimais apie tai, kas negerai.

Kaip visa tai prasideda ir vyksta

Kiek laiko užtruks viskas suplanuoti?

Visada sakau klientams, kad geriausia pradėti planuoti mažiausiai prieš mėnesį, nors žinau, kad dažniausiai skambinate paskutinę savaitę. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai priklauso nuo to, kiek gerai susidėliote dokumentus. Planavimas užtrunka ilgiau nei patys vežimai, nes reikia suderinti vietą objekte, o Vokietijoje su vietomis gali būti problemų, jei vairuotojas atvyks per dideliu sunkvežimiu į siaurą gatvelį. Vieną kartą turėjome atvejį, kai planavome viską mėnesį, o paskui klientas pasakė, kad raktai nuo naujo biuro dar nepraršę... tai buvo šiūdinė situacija.

Ar galima perkraustyti savaitgaliu?

Teoriškai galima, bet praktiškai tai kainuoja brangiau. Vokietijoje daugelis biurų patalpų nuomotojų neleidžia dirbti sekmadieniais dėl triukšmo, o vairuotojai taip pat turi poilsio laiko apribojimų. Jei tikrai reikia, turime užsakyti specialias leidimas, o tai daro procesą lėtesnį. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai savaitgaliu įmanomi tik tada, jei sutinka abi pusės ir mokame už viršvalandžius. Asmeniškai nerekomenduoju, jei nėra kritiškai svarbu, nes vairuotojai po savaitės kelionių būna pavargęs (kaip ir aš po šių visų skambučių).

Kiek žmonių reikės komandoje?

Čia nėra vieno atsakymo, viskas priklauso nuo to, kiek turite baldų ar ar įrangos. Mažam biurui (5-10 žmonių) užtenka dviejų vairuotojų su pagalbininkais, o dideliam kontorini centrui gali prireikti ir penkių asmenų vienoje pamainoje. Reikia įvertinti, ar reikia išmontuoti baldus, ar ne. Kartais klientai sako, kad viskas paprasta, o paskaičiuojame – turi dešimt didelių seifų, kurie netilpa į liftą. Tada reikia keltis per langą... o ne, per langą ne, tiesiog per laiptus su specialia įranga. Tai užtrunka.

Ar jūs atvykstate įvertinti vietą?

Būtina. Bevažiavimas įvertinimu yra pagrindas, kadangi nuotraukos gali meluoti. Vieną kartą atsiuntė nuotraukas, kuriose atrodė, kad įvažiavimas platus, o realiai ten buvo žolių pylimas ir vairuotojas tiesiog neįvažiavo. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai prasideda nuo to, kad aš arba mano vadybininkas atvykstame pasižiūrėti, ką reikia krauti. Be to, Vokietijoje griežtai reikalaujama, kad sunkvežimis neleistų dulkių ar purvo, jei tai yra administracinis pastatas.

Kas dėl IT įrangos – ar saugu?

Tai yra svarbiausia dalis. Serveriai, kompiuteriai – tai jūsų verslas. Mes naudojame specialias dėžes su putomis, o ne paprastas kartono dėžes. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai visada apima draudimą, bet geriau neišbandyti jo veikimą. Vieną kartą (gal prieš penkerius metus) vairuotojas staigiai stabdė, ir serveris nukrito, nors buvo prifixuotas. Nuo tada esu ypatingai griežtas dėl tvirtinimo. Taip pat reikia pagalvoti apie duomenų saugumą – mes nežiūrime, kas ten yra, bet reikia, kad klientas išjungtų viską prieš pakrovimą.

Pinigai ir biurokratija

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina formuojasi pagal kubinius metrus arba pagal tonų kiekį, taip pat atstumą. Be to, įeina kelių mokesčiai Vokietijoje, kurie, tiesa sakant, pastaruoju metu pakilo. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai niekada nebūna pigūs, jei norite kokybės. Taip pat į kainą įeina darbo valandos Vokietijoje – ten žmonėms reikia mokėti pagal jų standartus. Jei norite tikrai pigiai, raskite ką nors iš „gumos“ (tai tokių firmų, kurios vežia be sutarčių), bet tada nebeklauskite, kur dingo jūsų monitoriai.

Ar reikia mokėti užsidarą (avansą)?

Įprasta praktika yra ta, kad imame maždaug 30-50 proc. avansą, kad užsakyti transportą ir užtikrinti, kad klientas „nedings“. Buvo atvejų, kai atvažiavome į adresą, o biuras tuščias ir niekas neatsiliepia į skambutį. Mums tai nuostolinga, nes vairuotojai laikas eina. Taigi, taip, avansas reikalingas. Bet viskas įrašoma sutartyje, todėl saugu. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai reikalauja pasitikėjimo iš abiejų pusių.

Ką daryti su PVM?

Tai visada painu klausimas. Jei vežate tarp ES šalių (Lietuva - Vokietija), ir abu pusės turi PVM mokėtojo kodus, tai taikoma PVM 0 proc. suma (vidinės prekybos procedūra). Bet jei perkraustote savo asmeninį daiktą arba įmonė neaktyvi, gali tekti mokėti Vokietijos PVM. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai dažnai užstringa dėl šių detalių, todėl visada patariu pasikonsultuoti su buhalteriu prieš skambinant man. Aš nebuhalteris, aš tik vežėjas.

Ar galima gauti PVM grąžinimą (perkėlimo atveju)?

Kai kurios įmonės, kurios veža daiktus į Vokietiją, gali registruotis Vokietijos mokesčių tarnyboje ir grąžinti PVM, bet tai sudėtinga procedūra mažoms firmoms. Mums dažniau užtenka lietuviško PVM sąskaitos faktūros. Jei jūsų vokiečių partneris reikalauja vokiškos PVM sąskaitos, tai gali užeiti brangiau, nes teks naudotis tarpininku. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai šiuo atveju gali kainuoti papildomai administruojant tuos dokumentus.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mums jų nėra, bet būkite budrūs su kitais. Kartais į kainą neįtraukiamas „lifto“ mokestis dideliuose miestuose, jei reikia rezervuoti laiką, arba mokestis už specialią transporto priemonę centriniame miesto rajone. Vokietijoje, pavyzdžiui, Frankfurte ar Berlyne, zonos apribojimai (Umweltzone) gali sukelti bėdų, jei sunkvežimis netinka pagal euro standartą. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai turi apimti ir šiuos dalykus, kitaip gausite baudą, kurią teks mokėti jums.

Vokietijos specifika ir problemos

Ar vokiečiai yra taip griežti?

Taip, ir dar kaip. Ypač kai kalbame apie tvarką ir terminus. Jei sutartyje parašyta, kad atvykstame 8:00 ryto, tai reiškia 8:00, ne 8:15. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai sužeidžia tą vokišką preciziškumą. Vieną kartą mus uždelsio pasienyje dėl techninio gedimo, ir vokiečių pusės atstovas buvo taip nepatenkinta, kad grasino nutraukti bendradarbiavimą. Ten niekas nemėgsta, kai kažkas nevykta pagal planą.

Kaip su elgsena gatvėje?

Vokietijoje vairuotojai yra labai disciplinuoti, bet ir labai agresyvūs, jei matyti klaidą. Mūsų vairuotojams dažnai tenka važiuoti greitais keliais (Autobahn), tad reikia, kad technika būtų 100 proc. tvarkinga. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai neįmanomi be patikimos technikos, nes gedimas tiesiškai keliaujant dėl 100 km/h sukelia chaosą. O dar tas „Stau“ (spūstys)... ten gali stovėti valandas dėl nedidelio avarijos gale.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Pagrindiniam vadybininkui būtų naudinga, bet mūsų vairuotojai dažniausiai moka angliškai arba „rusiškai-vokiškai“ mišiniu, kuris vežėjų pasaulyje suprantamas. Tačiau jei reikia kalbėti su pastato administratoriumi arba policija, geriau turėti kažką, kas kalba vokiškai sklandžiai. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai dažnai pareikalauja versti dokumentus vietoje, todėl turiu vieną draugą Berlyne, kuris padeda su vertimais esant bėdai.

O tie dėžių mokesčiai – kas tai?

Kai kurios firmos Vokietijoje moka už kiekvieną padėtą dėžę, tai yra „Einpackservice“. Mes to nedarome (arba darome tik papildomai susitarus). Dažniausiai klientai patys supako dėžes, o mes tik jas užkeliame. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai taupo pinigus, jei patys supakote smulkius daiktus. Bet tada tikrinkite, kad dėžės nebūtų per sunkios – viena kartą taip dėžė plyšo per vidurį, ir visi dokumentai iškrito ant asfalto.

Ar galima vežti pavojingus krovinius?

Chemikalus ar dažus biure? Galima, bet turi būti specialios deklaracijos. Vokietijoje labai griežtai tikrinama, ar nėra ką nors, kas gali užsidegti ar nuodyti. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai neapima degiųjų medžiagų be specialių leidimų. Gera žinia ta, kad dažniausiai biurų „pavojingi“ daiktai yra tik valymo priemonės ir tualetinis popierius, tai ne problema.

Dokumentai ir draudimas

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtina TIR knygelė (jei eina per kitas šalis, bet Lietuva-Vokietija paprastai be jos), CMR sąskaita faktūra ir inventoriaus sąrašas. Inventoriaus sąrašas turi būti tikslus, kitaip muitinė (jei tikrina) gali sukelti rūpesčių. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai remiasi tuo, kad dokumentai paruošti iš anksto. Jei trūksta vieno parašo, sulaikymas gali trukti kelias valandas.

Ar draudimas apima viską?

Standartiškai turime transporto draudimą, kuris dengia žalą, kurią padaro mūsų vairuotojas (pvz., partrenkia ką nors arba dega sunkvežimis). Bet jis nedengia to, jei jūsų monitorius viduje nukrenta dėl blogo pakavimo. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai turi apimti ir „All Risk“ draudimą, jei norite užtikrinti brangią įrangą. Tai papildoma kaina, tačiau verta, jei vežate serverius už tūkstančius eurų.

Kas dėl inventoriaus sąrašo kalbos?

Geriausiai, kad būtų dvikalbis (lietuvių-vokiečių) arba angliškai. Vokiškai visada geriau, nes jei kyla abejonių sienos kontrolėje (nors retai), pareigūnai mėgsta savo kalbą. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai reikalauja, kad sąraše nebūtų „baldai“ iš vis, o būtų „4 vnt. lentynos, 2 vnt. stalai“. Vokiečiai mėgsta tikslumą.

Ar reikia deklaruoti elektroninę prekybą?

Jei tai ne prekyba, o perkraustymas, tai ne. Jei vežate prekes parduoti, tai tai jau ne biuro perkraustymas, o komercinis vežimas. Čia reikia atsargiai, nes muitinė gali nubausti už neteisingą klasifikaciją. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai turi būti aiškiai identifikuoti kaip „Relocation“, o ne „Delivery“.

Kas nutinka, jei dingsta dėžė?

Tai baisiausias naktmaris. Pradedame ieškoti, skambinome vairuotojui, tikriname vaizdo įrašus. Jei dėžė pavogta (kas Vokietijoje retai, bet įvyksta), tame draudime turi būti įrašyta tą dėžės vertė. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai neapsieina be skaičiavimo – viskas turi būti užpildyta sąraše. Jei parašysite „spaudiniai“, o ten bus brangūs piešiniai, negausite visos sumos.

Įvairūs klausimai ir pabaigos

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Taip, dažnai darbuotojai nori nusivežti savo daiktų kartu su biuru. Tai įmanoma, bet turi būti atskirai pažymėta inventoriuje, kad nesukiltų klausimų dėl mokesčių. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai leidžia tai padaryti, jei tai nedideli kiekiai (pvz., viena dėžė žmogui). Didelių sofų ar šaldytuvų geriau nevežti kartu su biuro kroviniu.

Kaip elgtis su senais baldais?

Jei norite juos išmesti, reikia susitarti dėl išvežimo į šiukšliadėžę Vokietijoje. Ten tai kainuoja. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai gali apimti senų daiktų utilizavimą, bet tai papildoma paslauga. Kartais klientai sako: „Paėmkit sau“, bet mes ne antikvariatas. Taigi, arba mokate už išvežimą, arba atiduodate kitiems.

Ar dirbate švenčių metu?

Vokietijoje daug švenčių, ir jos skiriasi pagal federaciją (žemę). Bavarijoje viena, Šiaurės Reino-Vestfalijoje kita. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai gali būti sudėtingi Velykų ar Kalėdų metu, nes dauguma sandėlių dirba trumpiau. Geriausia planuoti darbo dienomis.

Ką daryti, jei vairuotojas užstringa?

Tai nutinka. Techniniai gedimai arba ligos. Tada mes siunčiame rezervinį sunkvežimį arba perkrauname į kitą. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai turi numatyti šiuos scenarijus, tačiau visada tai sukelia vėlavimą. Esu atsiprašinėjęs už tai ne kartą, bet technika yra technika – ji sensta, arba tiesiog prasilenkia ratas.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Žiūrėkite, ką jie duoda. Ar turi draudimą? Ar sutartis aiški? Pigiausi dažnai tampa brangiausiais. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai kainuoja pinigus, tai tiesiog faktas. Užsisakykite su proga, o ne pagal kainos lentelės apačią.

Kaip susisiekti su jumis kelio metu?

Mes turime GPS stebėjimą, taip pat duodame vairuotojo numerį. Tačiau vairuotojas gali neatsiliepti, jei vairuoja (kas yra teisinga). Geriau skambinti mūsų dispacheriui Lietuvoje. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai priklauso nuo ryšio, taip pat turime Wi-Fi kabinoje, jei reikia siųsti dokumentus.

Ar padedate supakuoti?

Taip, turime komandą, kuri atvažiuoja prieš dieną ar dvi ir viską supako. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai dažnai prasideda būtent nuo „pakavimo dienos“. Tai taupo laiką pačiam perkraustymo metu. Žinoma, tai kainuoja, bet jūsų darbuotojai gali dirbti, o ne nešiotis dėžes.

Kas jei naujas biuras ne paruoštas?

Tuomet mums tenka laukti. Laukimas mokamas pagal valandą. Vieną kartą laukėme 6 valandas, kol valytojai baigė valyti grindis. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai tampa neefektyviais, jei kita pusė nepasirūpina. Todėl visada primygtinai prašau patikrinti, ar objektas paruoštas priimti krovinius.

Ar vežate augalus?

Galima, bet nežiūrėkite į tai, kad jie atvyks gyvi. Žiemą sunkvežimys šaltas, vasarą karštas. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai nėra pritaikyti augalams, nebent tai specializuotas transportas. Geriau juos vežti atskirai asmeniniu automobiliu.

Apibendrinant

Na, štai ir visa tiesa apie šį verslą. Biuro perkraustymui į Vokietiją greiti ir efektyvūs sprendimai yra įmanomi, bet tik jei abiejų pusių lūpės sinchroniškos. Nėra jokios magijos, tiesiog gera logistika, patirtis ir šiek tiek laimės kelyje. Po 20 metų darbo esu matęs viską – nuo degančių sunkvežimių iki džiaugsmingų vadovų, kurie gauna savo stalą be įbrėžimų. Svarbiausia – nebijokite klausti ir derėkitės. O dabar reikia skubėti į kitą susirinkimą, tie vokiečiai laukia.