Biuro perkraustymo užsakymo procesas į Vokietiją patogiai: vadovas iš vidaus

Sveiki, tiesiog pasakysiu – dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską. Nuo to, kai firma bando susiveži kėdes „Volfswagenas“ bagažinėje, iki tūkstančių eurų vertės serverių, nukritusių į asfaltą dėl blogo įtempimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tiesiog daiktų vežimas iš taško A į tašką B, tai visas chaosas, kurį reikia suvaldyti. Dažnai klientai klausia, kaip padaryti, kad biuro perkraustymo užsakymo procesas į Vokietiją patogiai vyktų be nervų išsiplėtimo, atsakau – niekada nėra 100 % patogiai, bet galima padaryti taip, kad nepasigestumų plaukų. Vokiečiai yra griežti, keliai užimti, o muitinė... apie ją ir kalbėti nenoriu, bet reikės. Čia ne apie tuos gražius brošiūrų tekstus, o apie tai, kas vyksta iš tikrųjų, kai užtenka vienos klaidos, kad visi planai nueitų vėjais. Taigi, kaip tai padaryti protingai.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir kodėl reikia nekti

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nepalaukite, kol iškirsite sutartį su nuomotoju. Gera taisyklė – pradėkite planuoti mažiausiai prieš mėnesį du, o jei kalbame apie didelius biurus, tai dar anksčiau. Transporto kompanijos tuo metu, kai jums pagalvoja, kad reikia vežti, jau gali būti užsakytos, ypač jei reikia spec technikos. Vakar skambino vienas klientas iš Kauno, sakė, kad reikia važiuoti rytoj į Berlyną... žinote, aš juoju. Geras biuro perkraustymo užsakymo procesas į Vokietiją patogiai prasideda ne tuomet, kai sunkvežimis stovi kieme, o kai tik sužinojote, kad keliaujate.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo, ar tai galima „akimis“?

Patikėkite, „akimis“ niekas nevežia, išskyrus tą atvejį, kai netyčia pasigaunate svetimų daiktų. Reikia sąrašo. Ne jokios mokslo knygos, bet paprasto sąrašo, ką vežame: 20 stalų, 50 kėdžių, 10 dėžių su dokumentais. Be to, muitinė Vokietijoje be sąrašo gali sukelti didelių problemų, jei nuspręs patikrinti krovinių deklaraciją. Vieną kartą mums teko laukti pasienyje tris valandas, kol vairuotojas atsiminė, ką vežia, tai nepadarykite to klaidos.

Kaip pasirinkti tinkamą transporto kompaniją?

Nesivaikykite pigiausio kainos. Pigiai dažnai reiškia, kad vairuotojas ateis su nusivėžėju „Gaz“ arba paverš jūsų serverius į šiukšlių maišus. Žiūrėkite į patirtį, į tai, ar turi dronų arba specialių įrangos, ir ar apdraudžia krovinius. Aš savo laiku mačiau, kaip viena firma išvežė visą biuro įrangą, o paskui atsirado, kad jų draudimas nedengia „brangios elektronikos“, nes tai buvo parašyta smulkiu šriftu.

Ar galima pasirūpinti pakavimu patys, ar geriau, kad tai daro profesoriai?

Jei turite daug brangios technikos, geriau pasamdyti. Profesionalai turi vakuominius maišus, kėdžių apsaugas, dėžes. Jei bandysite tai daryti patys su senais „IKEA“ maišais, gali baigtis liūdnai. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ilgas kelias, vibracija posūkiuose... ką jau kalbėti apie tą kartą, kai mums teko rinkti stiklo gabalus iš vieno kliento dėžės, nes jis užpyldė ją laikraščiais.

Kokios informacijos reikia suteikti daryl užsakymą?

Reikia tikslaus adreso abiejose pusėse. Ne tik miesto, bet ir gatvės, pastato numerio, ir labai svarbu – ar yra liftas, ar ne. Paskutinis dalykas yra kritiškas, nes jei reikės nešti penktu aukštu pėsčiomis Vokietijoje, kur darbininkas laiko valandą brangiau nei auksas, kaina iškaks į dangų. Taip pat parašykite, jei yra sunkių daiktų, lagaminų seifų.

Biuro perkraustymo užsakymo procesas į Vokietiją patogiai: dokumentai ir planavimas

Ką daryti su dokumentais – juos vežti ar siųsti kurjeriu?

Dokumentus geriau siųsti atskirai, ne su kroviniu. Jei dėžė su dokumentais dingsta arba sudužta per nelaimingą atsitikimą, turėsite didelių galvos skausmų. Be to, jei įmonė turi konfidencialios informacijos, geriau, kad ji nekeliauti atvirame sunkvežimyje kartu su stalais. Vienas klientas mus prašė vežti visus buhalterinius popierius, bet aš jam patariau juos nusifaksuoti ir palikti čia, o ne vežti į Miuncheną.

Ar reikia rūpintis draudimu, ar jis įeina į kainą?

Visada klauskite apie tai. Dauguma firmų turi standartinį draudimą, kuris dažnai būna labai žemas, pvz., 10 eurų už kilogramą. Jei vežate serverius, kainuojančius tūkstančius, tai nieko nedengia. Biuro perkraustymo užsakymo procesas į Vokietiją patogiai įtraukia ir tai, kad jums nereikia susirūpinti, kas nutiks, jei vairuotojas pataikys į duobę. Užsakykite papildomą „All risk“ draudimą, geriau persimokti šimtą eurų, nei gailėtis vėliau.

Kas daroma su kompiuteriais ir serveriais?

Jie turi būti išjungti, atjungti kabeliai ir viskas tvarkingai sužymėta. Nereikia mesti visko į vieną krūvą. Vokietijoje technikos montavimo kaina aukšta, todėl geriau, jei jūsų IT specialistas čia viską išmontuoja ir pažymi, o ten galės greitai surinkti atgal. Kartais klientai mano, kad mūsų vairuotojai moka prijungti prie „Wi-Fi“... ne, jie moka tik užkelti dėžę ant stalo.

Ar sunku gauti leidimus parkavimui Vokietijoje?

Labai sunkina. Vokietijos miestuose, ypač centriniuose rajonuose, parkavimas sunkvežimiui be leidimo yra brangus prasilenkimas su įstatymais. Reikia pranešti savivaldybei (Straßenverkehrsamt) bent kelias dienas iki atvykimo, kad jie uždegtų „No Parking“ ženklus. Vieną kartą mums griežtai nuteisė Hamburge, nes klientas nepasirūpino, ir teko nešti krovinius iš gatvės, kuri buvo už 300 metrų.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (tušinukai, valikliai)?

Jų vežti negalima, arba reikia specialios leidimų. Geriau visas chemikalias priemones, tušinukus, pilnus kasetes palikti čia ir nusipirkti naujų. Muitinė labai nemėgsta, kai randa degių skysčių be etikečių. Nereikia rizikuoti dėl penkių eurų vertės tušinuko, kad visą kroviniu neuztiktų pasienyje.

Kelias į Vokietiją: kas laukia kelyje ir vietovėse?

Kiek laiko įprastai trunka kelionė?

Tai priklauso nuo to, kur kelyje važiuojate. Iš Vilniaus į Berlyną tai maždaug 12–14 valandų važiavimo be sustojimų, bet vairuotojai turi poilsio režimus. Taigi, suskaičiuokite, kad išvykus ryte, atkeliauja kitą dieną. Jei reikia būti ten konkrečiu laiku, planuokite su atsarga. Žiemą keliai gali būti slidūs, ypač Lenkijoje, tai gali pavėlinti.

Ar dažnai tikrina krovinius pasienyje?

Statistiškai retai, jei viskas tvarkingai. Bet jei krovinių deklaracija (CMR) neatitinka to, kas yra krove, gali būti problemų. Vieną kartą mums teko iškrauti visą sunkvežimį, nes muitininkas pamatė dėžę su užrašu „Privatus“, nors tai buvo biuro reikalai. Geriau, kad viskas būtų aišku. (Nors paskutiniu metu jie darosi labiau tolerantiški, jei tai yra įmonių perkraustymai).

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs kelyje?

Tai įprasta situacija. Variklio gedimas, avarija... tada mes prisiimame atsakomybę surasti kitą transportą arba remonto meistrą. Jums nereikės nieko daryti, tik reikės kantriai laukti. Sėkmės, tai nėra taip dažnai kaip anksčiau, sunkvežimiai šiuolaikiniai, bet technika yra technika.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS seklius. Galiu atsiųsti nuorodą, kurioje matysite, kur dabar yra mašina. Tai padeda susitvarkyti su laiku, kada reikia atvykti naujame biure, kad būtų žmonių, kurie priima krovinius. Nereikia po 500 kartų skambinti vairuotojui.

Kaip elgtis su kelių mokesčiais Vokietijoje?

Viską apmokame mes, tai nėra jūsų rūpestis. Vokietijoje yra kelių mokesčiai (Maut), bet mūsų sutartyse tai įskaičiuota. Jums nereikia stovėti prie mokėjimo terminalų su kortele.

Kainos ir pinigai – ne vien tik eurai

Nuo ko tiksliai priklauso galutinė kaina?

Prieš viską – nuo tūrio (kubo metrų) ir svorio. Tada atsižvelgiame į atstumą, įkrovos/iškrovos sudėtingumą (ar reikia kelti į penktą aukštą be lifto) ir dieną. Savaitgalis ar šventės Vokietijoje kainuoja brangiau, nes darbininkai dirba už didesnį atlyginimą. Taip pat įtakoja ir degalų kaina šiuo metu rinkoje.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, jei darome vizualinę apžiūrą arba turite tikslų inventoriaus sąrašą. Jei sakykite „mes turime maždaug 10 dėžių“, o paskui pasirodo, kad jūsų „maža dėžė“ yra didelis šaldytuvas, kaina pasikeis. Fiksuota kaina – tai ramybė jums ir mums.

Kokios yra mokėjimo sąlygos?

Įprasta – 30–50 % avansas, likutis atvykus į vietą arba prieš išvykstant. Kiekviena kompanija turi savo taisykles, bet aš visada rekomenduoju pasirašyti sutartį, kad būtų aišku, kada ir kiek mokėti. Vengkite mokėti grynaisiais, geriau pavedimu, kad liktų pėdsakas.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Negali būti. Jei kas nors klausia papildomai už „įkrovą“ ar „lipdukus“, tai melagiai. Viskas turi būti įtraukta į sutartį. Vieną kartą girdėjau apie firmą, kuri papildomai mokejo už vairuotojo pietus... tai tiesiog absurdas. Pas mus, kai kalbame apie biuro perkraustymo užsakymo procesą į Vokietiją patogiai, mes kainą formuojame iš karto.

Ką daryti, jei biuro daiktų mažiau nei numatyta?

Sumokėtą avansą grąžiname arba atskaičiuojame nuo galutinės sumos. Mes neimame pinigų už tuščią erdvę sunkvežimyje. Sąžiningumas – tai pagrindas, kad klientai sugrįžtų po kelerių metų, kai vėl keičia vietą.

Nusivylimai ir problemos (realus pasaulis)

Kas daryti, jei pažeidžiamas brangus daiktas?

Skubiai susisiekite su vadybininku. Nufotografuokite žalą, užpildykite pretenzijos formą. Neleiskite vairuotojams išvykti, kol nėra aišku, kas atsitiko, jei įmanoma. Draudimo kompanijai reikalingi įrodymai. Aš vieną kartą pamiršau pasirašyti protokolą, ir vėliau gavau pinigus tik po pusmečio kovos.

Ar vairuotojai padės su išdėliojimu naujame biure?

Įprastai taip, jie padės atnešti į reikiamas patalpas. Bet jei jums reikia, kad jie surenką baldus, prijungtų kompiuterius arba lygintų užuolaidas, tai jau papildoma paslauga, reikalingas montažininkas, o ne vairuotojas, kuris nori grįžti namo po dviejų savaičių.

Kas nutinka, jei naujame biure dar nėra įrengtas liftas?

Tada turiame nešti per laiptus. Tai brangina ir lėtina procesą. Jei žinojote apie tai iš anksto ir nepranešėte, mums teks keisti planus akimirksniu. Vokietijoje daug senų pastatų be liftoų, tai labai dažna problema, ypač Frankfurte ar Hampurge centre.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet legaliai tai problematiška, nes tai tampa mišriu siuntu, o muitinė gali tai įvertinti kaip prekybą arba kontrabandą, jei asmeninių daiktų per daug. Geriau to nedaryti. (Arba bent jau pasikalbėkite su mumis iš anksto, kad galėtume papildomai užpildyti dokumentus).

Ar verta rinktis mažesnes transporto priemones?

Jei turite tik keletą dėžių, taip. „Pilky“ tipo sunkvežimiai (3,5 tonos) gali važiuoti greičiau ir yra lankstesni mieste. Bet jei judinate visą biurą, reikės didelės mašinos (40 pėdų), kad nebūtų važiuoti du kartus.

Kaip išvengti nusivylimo pabaigoje?

Viską užfiksuokite raštu. Net jei sutarote per telefoną, po to parašykite el. laišką „kaip supratau pokalbį...“. Tai išsaugos jus nuo to, kad ką nors ką nors primirš arba kitaip išgirs. Nusivylimas dažniausiai kyla iš neaiškumo, o ne iš blogos valios.

Galutiniai nurodymai ir išvados

Ar reikia patikrinti vairuotojo dokumentus prieš įkrovą?

Tai nebūtina, mums užtenka, kad jūs patikritumėte mūsų firmą. Bet jei jums ramiau, galite paprašyti vairuotojo pažymėjimo. Svarbiau – pasitikrinkite, ar sunkvežimis švarus, ar nėra nuotėkų, nes jei jis užteršs jūsų kiemą, baudą gausite jūs.

Kas daryl su pakuotės medžiagomis po iškrovos?

Mes paprastai surenkame visas dėžes, plėveles ir išvežame juos su savimi arba išmesame artimiausiame konteineryje, jei tai sutarta. Nepalikite viso šiukšlių kalno prie naujo biuro, vokiečiai labai mėgsta tvarką, o gatvių priežiūra greitai rašo baudas.

Kaip susitarti dėl laiko vairuotojams?

Vokiečijos įstatymai yra griežti apie darbo laiką. Vairuotojas negali dirbti 10 valandų be poilsio. Jei jums reikia, kad jis dirbtų viršvalandžius, tai kainuos dvigubai. Geriau planuokite atvykimą ankstyva ryto, kad turėtumėte pilną dieną iškrovai.

Ar galima padaryti viską savaitgaliu?

Taip, bet tai kainuos brangiau. Jei jums leidžia įeiti į patalpas savaitgalį, galime suplanuoti iškrovą tada, kad pirmadienį jau dirbtumėte. Tai yra labai populiari paslauga tiems, kurie negali leisti sau prarasti darbo dienos.

Ar yra skirtumas tarp perkraustymo į Rytų ir Vakarų Vokietiją?

Rytuose keliai gali būti blogesni, o Vakaruose – didesnis eismo intensyvumas. Bet logiškai tai nėra didelis skirtumas, tiesiog reikia daugiau laiko planuoti maršrutą. Biuro perkraustymo užsakymo procesas į Vokietiją patogiai veikia tiek Berlyne, tiek Miunchene.

Kokį patarimą duotumėte pabaigai?

Nerūpinkitės per daug. Mes jau tai darome 20 metų. Pasitikėkite profesionalais, duokite jiems aiškius nurodymus ir gerkite kavą, o ne stresuokite. Geriausias perkraustymas yra tada, kai klientas sužino, kad baigta, kai jau viskas stovi vietose.

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkraustymo užsakymo procesas į Vokietiją patogiai nėra rocket science, tai tiesiog planavimas ir patikimi žmonės. Jei bandysite taupyti ant visko, gausite tai, už ką mokėte – nervus ir sugadintus kompiuterius. Skambinkite iš anksto, klauskite, ką neįsivaizduojate, ir viskas gerai sueis. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, kad ten bus geriau nei čia, nors su lietuviškomis kavinėmis sunku konkuruoti.