Biuro perkraustymo terminai ir išankstinis planavimas Vokietijai: kaip neišprotėti

Sveiki, dirbu jau virš dvidešimties metų šioje srityje, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas niekada neina taip, kaip piešiate PowerPointe. Ypač kai kalbame apie biuro perkraustymo terminus ir išankstinį planavimą Vokietijai. Vokietija tai ne Lietuva, ten tvarka – religija, o jei kas nors nueina ne taip, gali būti didelių rūpesčių. Dažnai klientai susimąsto apie tai per vėlai, tada skambina iš panikos, o aš turiu išsukti. Čia nėra apie tai, ką parašyti knygelėse, o apie tai, kaip išvengti tų momentų, kai nori viskas mesti. Štai kaip tai atrodo iš vidaus.

Pagrindiniai laiko reikalavimai ir planavimo aibė

Kiek iš tikrųjų reikia laiko viskam susitvarkyti?

Žiūrėk, idealu būtų turėti mažiausiai tris ar keturis mėnesius. Tai yra tas auksinis standartas, kai galite ramiai išsirinkti datas, nebičuojat vairuotojus ir susitvarkote dokumentus. Bet žinau, kad dažniausiai viskas vyksta "vakar". Jei spėjote pradėti biuro perkraustymo terminus ir išankstinį planavimą Vokietijai aptarti porą mėnesių iš anksto, jau esate lyderiai. Dauguma pradeda galvoti tik tada, kai nuomos sutartis baigiasi, o tai yra tiesioginis kelias į stresą ir brangias ekspresines paslaugas.

Ar galima viską įvykdyti greičiau nei per mėnesį?

Galima, bet tada turite būti pasiruošę už tai sumokėti. Viskas priklauso nuo jūsų reikalavimų – jei tai tik keletas stalų ir kompiuterių, tai susitvarkome per savaitę. Bet jei reikia išardyti didelę open space erdvę, susirasti spec liftą ir viską nuvežti į Berlyną, tai mėnuo yra labai trumpas laikas. Turėkite omenyje, kad greitas biuro perkraustymo terminas ir išankstinis planavimas Vokietijai reiškia, kad mes turime atsisakyti kitų darbų, o tai kainuoja. Taip pat, nepamirškite, kad greitai reiškia dažniau klaidų.

Kada pradėti kalbėtis su pervežėjais?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Mes, vežėjai, savo kalendorius užpildome mėnesiais iš anksto, ypač vasarą, kai visi nori keltis. Jei skambinate praėjusią savaitę prieš perkraustymą, didelė tikimybė, kad geriausios ekipos bus užimtos. Geriausias laikas užsisakyti konsultaciją yra tada, kai tik pasirašėte nuomos sutartį naujame biure Vokietijoje. Tada galime kartu sudaryti realų biuro perkraustymo terminų ir išankstinio planavimo Vokietijai grafiką, o ne spėlioti paskutinę minutę.

Ar savaitgalis yra geriausias laikas perkraustyti?

Mano patirtis sako, kad ne, visiems atrodo, kad savaitgalis yra idealus, kad neveiktu verslas, bet... Vokietijoje dauguma statybų ir remonto darbų vyksta būtent savaitgaliais. Taip pat, kaina už darbą poilsio dienomis yra didesnė. Geriau rasti penktadienio vakarą arba pirmadienio rytą, kai darbuotojai gali padėti. Be to, jei kažkas nueina ne taip, pirmadienį dar galite susisiekti su technine pagalba, o ne laukti iki ryto su sulaužytu serveriu.

Kas dėl to "paskutinio momento" panikos?

Panika – tai mūsų kasdienybė (juokauju, tik pusiau). Kartais klientai skambina ir sako: "Mums reikia išvykti rytoj". Tada mes keliame kainas tris kartus, nes turime suorganizuoti vairuotojus iš po keliasdešimties vietų. Vieną kartą turėjome tokį atvejį – klientas pamiršo pasakyti, kad jų biure yra didelis akvariumas su žuvelėmis. Viską teko daryti vėlai vakare. Taigi, biuro perkraustymo terminai ir išankstinis planavimas Vokietijai yra būtent tam, kad išvengtumėte to akvariumo tipo staigmenų.

Dokumentai, Vokietijos specifika ir burokratija

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

Sąrašas nėra trumpas, bet pagrindas – tai krovinio manifestas ir inventorinės apskaitos sąrašas. Vokietijai reikalingas tikslus sąrašas, kas keliauja, ypač jei tai elektronika ar brandžios vertybės. Jei krovinys keliauja ne kaip prekė, o kaip turtas, tai gali reikėti papildomų pažymų. Nors mes esame ES, bet muitinė gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai nevežate prekybai skirtą prekę be PVM. Geriau turėti visus dokumentus paruoštas iš anksto.

Ar inventorius turi būti vokiškai?

Manau, kad taip (arba bent jau anglų kalba), nors oficialiai gali būti ir lietuviškai, bet kai sustoja vokiška policija arba muitinė, jie nenori versti. Turėjau atvejį, kai vairuotojas neįsileido į sandėlį, nes sąrašas buvo lietuviškai ir sandėlininkas "suprato" tik vokiškai. Taip pat, jei prekės turi serijinius numerius, juos būtina nurodyti. Biuro perkraustymo terminai ir išankstinis planavimas Vokietijai apima ir šį "smulkiųjų dalykėlių" sutvarkymą, kitaip gali užstrigti pasienyje arba prie naujų durų.

Ar reikia deklaruoti kompiuterius ir IT techniką?

Žinoma, tai ypač svarbu. Vokietija yra griežta šita prasme. Jei vežate 50 nešiojamųjų kompiuterių, gali atrodyti, kad juos perkate parduoti. Reikia turėti dokumentą, kad tai yra įmonės turtas, perkeliamas į naują padalinį. Kartais reikia "Ex-Works" arba panašų sertifikatą, nors ES viduje tai nebūtina, bet vokiečiai mėgga popierius. Geriau jų per daug turėti, nei trūkti.

Kas dėl serverių ir duomenų centrų pervežimo?

Tai atskira istorija. Serverius negalima tiesiog įmesti į sunkvežimį ir važiuoti per duobes. Reikia specialios pakavimo medžiagos, o dar geriau – specialaus transporto su amortizacija. Be to, prieš išvežant reikia padaryti pilną atsarginę kopiją (backup). Nesvarbu, koks geras biuro perkraustymo terminas ir išankstinis planavimas Vokietijai būtų, jei prarasite duomenis dėl sukratymo, verslas gali sustoti. Ir dar vienas dalykas – išjunkite viską tinkamai, o ne tiesiog ištraukite laidą iš lizdo.

Ar galiu įsivežti savo alkoholio vyno spintoje?

Tai yra pilka zona. Jei tai yra įmonės nuosavybė ir skirta klientams (pvz., konferencijų kambariui), tai dažniausiai galima, bet yra apribojimai kiekybėms. Jei asmeniniam naudojimui – tai gali būti traktuojama kaip prekės, už kurias reikia mokėti akcizą, jei viršijate limitus. Geriau pasikonsultuoti iš anksto, o ne važiuoti su pilna spinta ir viltis, kad niekas nepastebės. Vokiška muitinė turi puikius "nosius".

Pinigai, kainos ir paslėpti mokesčiai

Nuo ko priklauso kaina?

Kaina – tai ne tik kilometrai. Čia įeina vairuotojo darbo valandos, degalai (kurie Vokietijoje brangesni), mokesčiai už įvažiavimą į miestus (Umweltplakette), o galbūt ir liftas. Jei biuro perkraustymo terminas ir išankstinis planavimas Vokietijai yra trumpas, kaina šoktels. Taip pat, svarbu, ar reikia išardyti baldus. Vienas klientas maniau, kad išardymas yra įskaičiuotas, bet ne, tai papildomas darbas. Visada klauskite, kas įeina į pasiūlymą, kad nebūtumėte nustebę pabaigoje.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių Vokietijoje?

O, tikrai yra. Pavyzdžiui, jei sunkvežimis turi stovėti gatvėje ilgiau nei leidžiama, gausite baudą. Arba jei reikia uždaryti gatvę dėl krovinio iškrovimo – tai reikia leidimo iš savivaldybės, ir tai kainuoja. Dar vienas dalykas – "Lohnzettel" arba panašūs dokumentai, jei naudojate vietinę pagalbą. Vokietija mėgsta administracinius mokesčius už viską, nuo kvitos išdavimo iki atliekų surinkimo.

Ar verta rinktis brangiausią pasiūlymą?

Ne visada. Aš mačiau brangias firmas, kurios padaro darbą blogai, ir mažesnes, kurios dirba idealiai. svarbiau yra patirtis, o ne kainos ženklas. Klauskite, kiek jie jau kėlė biurų į Vokietiją. Jei atsakymas miglotas, bėkite. Tačiau, jei kaina yra per žema, tai taip pat pavojinga – gali būti, kad jūsų krovinys važiuos su kokiais nors "gėrybėmis" iš Ukrainos ar Baltarusijos tarpumet, o tada gausite problemas su muitine.

Kaip apmokestinamas darbas Vokietijoje?

Jei mūsų vairuotojai dirba ten, tai yra susitarimo reikalas. Dažniausiai viskas apmokėjama iš Lietuvos pagal sutartį, bet jei reikia kvieti vietinę pagalbą (vokiškus krovėjus), tai jie moka savo mokesčius ten. Jums kaip klientui tai turėtų būti "be PVM" arba su PVM, priklausomai nuo jūsų įmonės statuso. Svarbu, kad sąskaita-faktūra būtų aiški. Kartais (ypač su mažomis firmomis) gali būti triukšmo dėl PVM grąžinimo, tad reikia būti atidžiam.

Ar draudimas įskaičiuotas?

Draudimas yra būtinas, bet jis niekada nebus įskaičiuotas į pagrindinę kainą 100%, jis visada yra papildomas procentas nuo krovinio vertės. Nenukrypkit nuo temos – užtikrinkite, kad draudimas dengia ne tik "kelio įvykius", bet ir tą momentą, kai dėžė nukrenta nuo sunkvežimio. Kartais įmonės bando sutaupyti čia, bet tai nėra vieta taupyti. Vokietijoje, jei padarysite žalą tretiesiems asmenims (pvz., užkabinsite gatvės ženklą), be civilinio atsakomybės draudimo neapsisieisite.

Pakavimas, baldai ir techninės pusės

Ar reikia patiems dėžėmis užsiimti?

Galite, bet nerekomenduoju. Mūsų dėžės yra standartinio dydžio, tvirtos, ir ant jų galima rašyti. Jei paimsite "Maxima" dėžes, jos gali sugriūti po sunkiu spaudimu. Be to, jei naudojate mūsų dėžes, mes jas surenkame ir vežame atgal – jums nereikia galvoti apie šiukšles. Geriausias biuro perkraustymo terminas ir išankstinis planavimas Vokietijai įtraukia ir dėžių pristatymą prieš savaitę ar dvi, kad darbuotojai spėtų susipakuoti ramiai.

Kaip elgtis su labai sunkiais baldais?

Turime specialias technikas – "elevatorius" arba keltuvus, kurie įkelia baldus per langą, jei liftas netelpa. Bet tai brangu. Vieną kartą kėlėme prezidento stalą, kuris svėrė 400 kg. Teko išmontuoti dalį laiptinės (ne visai, bet beveik). Jei turite tokių daiktų, praneškite iš karto. Mes ne stebukladariai, negalime tiesiog "nuleisti" 300 kilogramų seifo žemyn nelygiomis grindimis be įrangos.

Ar reikia išpakuoti viską iš karto?

Paprastai mes įkeliame dėžes į patalpas, o išpakuojama pagal susitarimą. Yra paslaugų, kai mes išpakuojame ir surenkame baldus, bet tai užtrunka. Dažnai klientai nori, kad mes paliktume dėžes, o jie patys susitvarko po savaitę. Tai yra pigiau. Bet jei reikia dirbti iš karto rytoj, turite užsisakyti ir "išpakavimo" paslaugą. Nepamirškite, kad išpakuotos dėžės reikia kažkur išvežti – mes tai padarime.

Kaip sužymėti dėžes?

Nenaudokite "piero" ant popieriaus, kuris nukrenta. Užsirašykite ant dėžės pieštuku spalvotomis etiketėmis. Vokietijoje biurai dažnai dideli, tad tiesiog "Vadyba" gali nepakakti – rašykite "Vadyba, 2 aukštas, kambarys 204". Tai sutaupo valandas. Aš mačiau, kaip viena firma praleido visą dieną ieškodama dėžių su popieriumi, kuris nukrito ant grindų sunkvežimyje. Nerealu.

Ar pervežiate augalus?

Galime, bet atsakomybės neprisiimame. Augalai gali užgti arba sušalti, jei žiema. Vokietija yra griežta dėl kenkėlių – jei augalų daug, gali reikėti fitosanitarinių pažymų, nors ES viduje tai retai. Jei turite brangų palmę, geriau ją vežti asmeniniu automobiliu arba pasamdyti floristą. Mūsų vairuotojai dažniausiai pamiršta uždaryti langą sunkvežimio gale, ir ten tampa šalta, o augalams to neprireikia.

Problemos, rizikos ir nepatogios tiesos

Kas dėl vairuotojų kalbų žinojimo?

Tai didelė problema. Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, o angliškai – "truputį". Kai atvyksta į Vokietiją ir susiduria su griežtu sandėlininku, kuris kalba tik vokiškai, prasideda cirkas. Todėl visada stengiamės siųsti ekspeditorių arba vairuotoją, kuris bent šiek tiek supranta anglų kalbą, arba turi "vertėją telefone". Būkite pasiruošę padėti nuotoliniu būdu, jei reikės.

Kas atsitinka, jei sužalojame turtą naujame biure?

Tai įvyksta. Nors mes ir atsakingi, bet procesas gali trukti. Reikia užpildyti protokolą (Schadensprotokoll), padaryti nuotraukas. Jei tai maža įbrėžta ant grindų, viskas išsprendžiama greitai. Jei sulaužoma brangi vokiška sofa – tai gali eiti į teismą. Todėl labai svarbu, kad biuro perkraustymo terminai ir išankstinis planavimas Vokietijai būtų suderinti su draudiku. Mes pasirašome atsakomybės sutartis, bet visada geriau išvengti incidentų, nei rinkti draudimo išmokas.

Ar galiu pasitikėti bet kuria firma?

Absoliučiai ne. Rinkoje yra daug "piktdvarių", kurie pasiima užstatą ir dingsta. Ypač jei randate juos internetu ir kaina yra peržemė. Vienas klientas man pasakė, kad jam siūlė vežti už pusę kainos, bet vėliau paaiškėjo, kad jie turi tik "vilką" be tentų. Vokietijoje oras gali būti lietingas, ir jūsų dokumentai bus sugadinti. Patikrinkite įmonės kodą, ilgaamžį patirtį ir rekomendacijas.

Ką daryti, jei sunkvežimis negali prieiti prie įėjimo?

Tai klasika. Vokiški miestai senamiestyje yra siauri. Reikia gauti leidimą uždaryti gatvę arba vežti dėžes 100 metrų rankomis (tai brangu). Todėl biuro perkraustymo terminas ir išankstinis planavimas Vokietijai turi apimti ir vietos apžiūrą. Kartais verta nuomoti mažesnę transporto priemonę "paskutinę mylią" (Last Mile), o didelį sunkvežimį palikti artimiausioje parkavimo vietoje. Niekas nenori mokėti baudų už blogai pastatytą mašiną.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Nebūtina, bet jei jie dirba ilgiau nei 12 valandų (o taip būna), puiku, jei galite užtikrinti karštą pietų arbatą. Tai nepadidina kainos, bet vairuotojai dirba geriau, kai yra papildyti. Vienas kartą klientas davė mums sumuštinį, ir vairuotojas taip džiaugėsi, kad net padėjo papildomai susitvarkyti dėžes be papildomo mokesčio. Tai smulkiosios detaalės, kurios lemia sėkmę (taip, aš žinau, skamba keistai, bet taip yra).

Ar yra kokių nors keistų taisyklių Vokietijoj?

Yra viena dalyka – ramybės valandos (Ruhezeit). Jei atvykstate į gyvenamąjį namą, kuriame yra biuras, ir pradėsite barškinti dėžėmis po 13 valandos arba po 20 valandos, girdėsite pykčio šauksmus. Vokiečiai labai gerbia ramybę. Geriau planuoti triukšmingus darbus (iškrovimą, išdėstymą) darbo laiku, o ne vakare. Nors kai kuriems klientas tai atrodo per daug griežta, bet ten taip taisyklės. Geriau laikytis, nei gauti policiją ant galvos.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną – nedarykite spėjimo sporto. Biuro perkraustymo terminai ir išankstinis planavimas Vokietijai nėra kažkas, ką galima numesti ant darbo stalo paskutinę dieną. Gerai suplanavę, išvengsite streso, perbraižymų ir nereikalingų išlaidų. Nors aš ir dirbu jau 20 metų, vis dar stebiuosi, kaip žmonės tikisi, kad viskas "kažkaip" susitvarkys. Pasitarkite su profesionalais, užduokite klausimus ir būkite atidūs dėl detalių.