Biuro perkraustymo sprendimai į Vokietiją pagal poreikius

Sveiki, dirbu jau beveik dvidešimt metų šioje srityje, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nesueina taip, kaip planuojate PowerPointe. Ypač jeigu kalbame apie biuro perkraustymo sprendimus į Vokietiją pagal poreikius, kur vokiškas tikslumas susiduria su mūsiškiu „kažkaip išsiversim“. Dažnai klientai klausia, kodėl brangu, kodėl ilgai, bet juokingiausia, kad dažniausiai viskas sugriaunama ne dėl sunkvežimio, o dėl to, kad niekas nežino, kur stovi serveriai. Čia ne tik apie baldus, tai apie verslo tęstinumą, o Vokietijoje tai yra šventa.

Kaip viskas prasideda ir kodėl visada trūksta laiko

Kaip geriausiai pasiruošti perkraustymui, kad neprarasti proto?

Gerai, kad paklausėte, nes dažniausiai viskas prasideda nuo panikos paskutinę savaitę. Biuro perkraustymo sprendimai į Vokietiją pagal poreikius prasideda ne nuo dėžių, o nuo inventoriaus sąrašo, kurio, žinoma, niekas neturi. Būtina susitarti dėl laiko, kai galima išjungti serverius, nes jeigu padarysite tai per darbo laiką, vadybininkai nužudys. Pasidarykite planą, kur keliauja, pažymėkite kabinetus spalvomis, o ne tiesiog meskite viską į vieną krūvą. Dar svarbu iš anksto pasakyti darbuotojams, kad turi susirinkti asmeninius daiktus, o ne palikti juos mums.

Ar tikrai reikia įmonės, ar galima su savo vadybininku važiuoti?

Galima, žinoma, bet tada būsite atsakingi už viską, kas nutiks kelyje. Vokiškai keliai gali būti pavojingi, o jeigu vadybininkas nėra įpratęs vairuoti su sunkia priekaba, gali baigtis liūdnai. Be to, biuro perkraustymo sprendimai į Vokietiją pagal poreikius dažnai reikalauja specialios įrangos kėlimui, kurią turbūt neturite. O ir draudimas... jeigu nuplyškite kabelį ar nukritinsite brangų serverį, niekas neatšauks. Geriau palikti tai profesionalams, kurie žino, ką daro, ir turi atsakomybę.

Kiek laiko užtrunka viskas supakuoti?

Tai labai priklauso nuo to, kiek daugiau turite šlamšto. Jeigu viskas tvarkingai lentynose, užtrunkame dieną, jeigu viskas sumesta vienoje kambario kampie, tai gali užtrukti ir tris dienas. Kartais atvykstame, o klientas sako, „važiuokite, mes viską jau paruošėme“, o ten stovi viena dėžė su pieštukais. Reikia realiai įsivertinti, kiek darbo reikia, ir nepradėti visko paskutinę penktadienio dieną. Geriau pradėti anksčiau, nei vėliau verkti, kad darbuotojai negali dirbti.

Ar reikia specialių dėžių ar užtenka paprastų?

Nebūtinai specialių, bet tikrai kietų. Negalima naudoti tų senų, kurios jau beveik byra, nes vienas neteisingas judesys ir viskas iškris. Archyvams tinka dėžės su dangteliais, kad ant jų galima būtų dėti kitas dėžes – taip sutaupote vietos sunkvežimyje. O jeigu kalbame apie biuro perkraustymo sprendimus į Vokietiją pagal poreikius, tai tikrai verta investuoti į geras dėžes, nes jų pristatymas atgal gali brangiai kainuoti. Geriau pirkti naujas ir palikti jas ten, nei vežti tuščias atgal.

Ką daryti su slaptais dokumentais?

Tai yra labai svarbu. Negalima tiesiog mesti visų dokumentų į vieną dėžę ir tikėtis, kad niekas jų neperžiūrės. Mes pasirašome slaptumo sutartis, bet geriausia, jeigu patys uždarysite svarbiausius failus į seifus arba specialiai pažymėtas dėžes, kurias mes tik perkelsime ir nieko neliesime. Vokietijoje su duomenų apsauga yra labai griežta, todėl nereikia rizikuoti. Pasitikėkite savo buhaltere, jis žino, kur paslėpė tas pavojingas sutartis.

Logistika: kaip visa tai nuvežti nepasimesti

Kokio dydžio sunkvežimis reikalingas mažam biurui?

Mažam biurui, tarkime, 10-15 žmonių, užtenka 3,5 tonų sunkvežimio su kėbulu. Jis patogus mieste, lengviau įvažiuoja į kiemus. Bet jeigu turite daug baldų ar archyvų, gali tekti ir 7,5 tonų, o tai jau problema Vokietijos miestuose centre. Tada reikia leidimų, o tai užtrunka. Geriau iš anksto parodyti mums nuotraukas ar vaizdo įrašus, kad galėčiau įvertinti, kiek vietos tikrai reikės. Neklauskite „užtenka 5 tonų?“, nes aš be vaizdo nieko negaliu pasakyti tiksliai.

Ar galima važiuoti per savaitgalį?

Galima, ir netgi rekomenduoju, nes taip nebe trukdysite verslui. Tačiau reikia žinoti, kad Vokietijoje sunkvežimiams gali būti ribojamas važiavimas sekmadieniais ar šventėmis, nors tai priklauso nuo federalinės žemės. Be to, biuro perkraustymo sprendimai į Vokietiją pagal poreikius savaitgaliais kainuoja brangiau, darbuotojai reikalauja papildomo mokesčio. Jeigu norite taupyti, verčiau perkraustykite penktadienio vakarą arba pirmadienio ryte, nors ir tai gali būti chaotiška.

Kaip su el. liftu arba jo nebuvimu?

O tai, žinote, yra didžiausia bėda. Jeigu nėra lifto, mes turime nešti rankomis, o tai lėtina ir brangina. Kartais klientai sako, „o čia tik antrame aukšte“, bet kai reikia nešti dideles spintas siaurais laiptais, tai jau prasideda veltui. Vokiški pastatai dažnai turi siaurus laiptus arba posūkius, kur neįeina sofa. Tada tenka kelti per langus arba išmontuoti baldus. Viską galima, bet reikia apie tai kalbėti iš anksto, o ne statyti vairuotoją priešais užrakintas duris.

Kiek laiko trunka važiavimas į Berlyną?

Pats važiavimas, jeigu be eismo įgūčių, trunka maždaug 8-10 valandų, priklausomai nuo to, iš kur Lietuvoje važiuojate. Tačiau reikia įsivaizduoti, kad tai ne tik vairavimas, dar ir reikia užpildyti dokumentus, pailsėti (vairuotojai turi poilsio režimus), o prieš tai dar ir pakrauti. Taigi, vienas maršrutas gali užtrukti ir dvi dienas. Jeigu skubate, geriau susiplanuokite bent kelias dienas atsargai, nes niekas nenori būti tada, kai vairuotojas miega kažkur po Kaunu.

Ar galima sujungti krovinius su kitais klientais?

Taip, tai yra vienas iš biuro perkraustymo sprendimų į Vokietiją pagal poreikius, jeigu norite sutaupyti. Mes vadiname tai „daliniu kroviniu“ – mes paimame jūsų dėžes, paimame kito kliento dėžes ir važiuojame. Tačiau tai trunka ilgiau, nes reikia iškrauti ir pakrauti kitur. Jeigu jums skubia, tai nėra geriausias pasirinkimas, bet jeigu kaina svarbiau už laiką, tai puiku. Tiesiog neįmeskite į tą patį sunkvežimį šaldytuvo, jeigu jis ne jūsų.

Technika ir jautrūs daiktai: kaip nesugadinti viską

Kaip pervežti serverius, kad jie neužsikristų?

Serveriai tai yra jautriausia dalis. Juos negalima tiesiog įdėti į dėžę ir padėti ant grindų. Reikia specialių dėžių su amortizacija, o dar geriau – jeigu galite, išjunkite juos ir pažymėkite kabelius. Aš (kaip ir dauguma) nekalbu apie tai, kad reikia atsarginių kopijų, bet tai yra pagrindas. Jeigu serveris nukrenta, tai jūsų problema ne pas mus, o pas IT specialistą, kurį reikės skambinti sekmadienį.

Ar reikia išjungti kompiuterius prieš pakavimą?

Būtinai. Negalima tiesiog ištraukti laidą, kol kompiuteris veikia, tai gali sugadinti standųjį diską. Ir nenaudokite paprastų plastikinių pakų, nes jie sprogo pernešant. Kiekvieną monitorių ir sisteminį bloką reikia uždėti į putą arba specialų įvorę. Vokiški klientai labai griežtai tikrina, ar technika atvyko sveika, todėl geriau perdirbkite šiek tiek daugiau laiko pakavime.

Ką daryti su dideliais spausdintuvais?

Dideli spausdintuvai turi būti išmontuoti. Juose dažnai lieka toneriai, kurie gali išsipilti, jeigu pakelsite per kampą. Mes tai darome dažnai, bet reikia apie tai pranešti iš anksto, kad gautume įrankius. Kartais tenka išpilti tonerius, o tai daro daug šiukšlių, taip kad žiūrėkite, kur stovite. Vieną kartą teko valyti visą krovinių mašiną po mėlyno tonerio, tai nebuvo malonu.

Ar draudžiate techniką atskirai?

Standartiniame draudime technika įtraukta, bet jos limitas dažnai būna per mažas. Jeigu turite brangių serverių ar maketų, geriau juos aprašyti atskirai ir pasidaryti papildomą draudimą. Mes padedame suverti vertę, bet galutinis žodis yra jūsų. Nenoriu būti tas, kuris sako „aš jums sakiau“, kai kažkas dingsta, nors tai nutinka retai. Geriau būti per daug atsargiam.

Kaip pažymėti kabelius, kad vėliau nešudintumėte?

Naudokite spalvotas lipdukas arba juostelę. Kiekvienas kabelis turėtų turėti numerį, atitinkantį lizdą. Pas mane vienas klientas taip padarė, ir IT vadybininkas padėjo jam gėlę, kai viską sujungė per valandą. Kitas klientas nieko nepažymėjo, ir jie praleido savaitę bandydami suprasti, kur eina internetas. Pasirinkite, kurią grupę norite pamiršti.

Vokietijos niuansai: kodėl viskas taip sudėtinga

Ar reikia customų (muitinės) dokumentų?

Nereikia, jeigu važiuojate į ES šalį, o Vokietija yra ES. Bet jeigu jūsų įmonė registruota ne ES (pvz., Šveicarijoje arba Jungtinėje Karalystėje), tai tuomet reikia EX1 dokumentų ir tai jau galvos skausmas. Dažnai klientai sumaišo tai ir baiminasi, kad sienos sustos. Nebaiminkitės, jeigu esate iš Lietuvos, važiuojame kaip namo, tik greičiau. Tiesa, gali sustoti muitinė ir patikrinti ar nevežate cigarečių be akcizo, tai jiems mėgstama hobis.

Ar reikia leidimo stovėti gatvėje prie biuro?

Vokiški miestai yra griežti. Jeigu sustosite centre be leidimo, gausite baudą, o sunkvežimį gali tempti. Reikia iš anksto kreiptis į vietos savivaldybę (Ordnungsamt) ir gauti leidimą (Verkehrsbeschränkung). Tai trunka kelias savaites, todėl nekelkite tai paskutinei minutei. Kartais leidimai kainuoja pinigus, kartais nemokamai, bet visada reikia specialių lentų, kurias mes įstatome prieš ir už sunkvežimio.

Kaip su mokesčiais už šiukšlių išvežimą?

Vokietijoje negalima tiesiog mesti baldų į gatvę. Jeigu atnaujinate biurą ir norite atsikratyti senų stalų, reikia kreiptis į specialias įmones arba mokėti už konteinerį. Mes galime tai padaryti, bet tai kainuoja papildomai. Vieną kartą teko mokėti beveik tiek pat, kiek kainavo naujas stalas, kad išvežtume seną, todėl geriau parduokite juos eBay Kleinanzeigen, jeigu galite.

Ar vokiški keltėjai yra geresni už lietuvius?

Vokiški keltėjai yra brangesni ir labai griežtai laikosi taisyklių, jie nekelia nieko, kas nėra pakuota. Lietuviai yra lankstesni, bet kartais per daug. Biuro perkraustymo sprendimai į Vokietiją pagal poreikius dažnai pasirenka mūsiškius, nes mes sugebame išspręsti problemas vietoje, o ne skambinti vadovui kiekvieną kartą, kai reikia pastumti spintą dešimčiai centimetrų. Bet vokiškas tvarkumas turi savo privalumų, ypač kai kalbame apie dokumentus.

Kas daryti, jeigu vokiški kaimynai pradeda pykti?

Jie myli skųstis. Jeigu triukšminga, jeigu blokuojate įvažiavimą, jie iškviens policiją. Geriausia būti mandagus, pasakyti, kad mes tik šiandien ir jeigu reikia, nupirkti jiems kavos. Vieną kartą senutė išleidė savo šunį ant mūsų vairuotojo, nes jis per ilgai stovėjo jos po langais. Taigi, žinokite su kuo turite darą. Nekilkite triukšmo septynią ryto, tai yra auksinė taisyklė.

Kainos ir problemos: apie ką niekas nekalba

Kodėl kaina svyruoja taip stipriai?

Kaina priklauso nuo tiek daug dalykų, kad sunkiau pasakyti tiksliai be apžiūros. Kuro kaina, darbo jėgos Vokietijoje, atstumas, ar reikia kelti į trečią aukštą be lifto... Jeigu kas nors pasako jums fiksuotą kainą neįžiūrėjęs, jis meluoja arba pasiduos paskui. Aš stengiuosi įvertinti realiai, bet visada gali būti nepageidaujamų staigmenų, kurios keičia galutinę sumą. Sakykime, jeigu kelyje užstringa variklis, tai ne mano kaltė, bet laikas prarandamas.

Ar imate depozitą ir kiek?

Taip, įprastai imame apie 30 proc. depozitą, kad užfiksuotume datą ir užsakytume sunkvežimį. Be to, jeigu atšaukiate paskutinę minutę, mes prarandame užsakymą, todėl depozitas negrąžinamas. Tai standartinė praktika, nors klientams visada nepatinka. Bet įsivaizduokite, jeigu aš atvykčiau pas jus ir pasakčiau, „noriu, bet šiandien nenoriu“, o jūs būtumė pasiruošę? Taip pat ir su mumis.

Kas nutinka, jeigu kažkas sulūžta kelyje?

Jeigu tai mūsų kaltė, mes kompensuojame pagal draudimo sąlygas. Jeigu jūsų, nes blogai supakavote, tai mūsų gandu. Vieną kartą klientas padėjo vazą į dėžę be putų ir kaltino mus, kai ji sužlugo. Mes neturime kristalinio rutulio, kad žinotume, kas yra viduje. Todėl labai prašau, jeigu kažkas yra labai trapu, pasakykite mums, o ne slėpkite tarp drabužių.

Ar galima sumokėti po atvykimo?

Negalima. Mums reikia pinigų iš anksto, kad apmokėtume vairuotojus ir degalinius. Per daug kartų buvo taip, kad atvykstame, o klientas sako, „aš maniau, kad bus pigiau“ arba „pinigų bus po savaitės“. Mes ne bankas, mes nebevežiame. Taigi, viskas sutariama ir apmokama prieš išvykstant, kitaip sunkvežimis stovi vietoje.

Kaip išvengti blogų įmonių, kurios vos neapgadina viską?

Žiūrėkite atsiliepimus, bet ne tik tuos, kurie yra jų puslapyje. Ieškokite „Google Maps“ arba „Trustpilot“. Jeigu kaina per maža, tai yra signalas. Geros įmonės negali dirbti už du obuolius. Biuro perkraustymo sprendimai į Vokietiją pagal poreikius turi kainuoti realiai, nes tai ne tik benzinas, tai ir darbo jėga, ir mokesčiai. Jeigu kas nors siūlo pus kainos, tikėkitės, kad jūsų baldai važiuos atvirame sunkvežimyje po lietumi.

Ar verta viską daryti paties, kad sutaupyti?

Jei turite mažą biurą ir daug laisvo laiko, galbūt. Tačiau dažnai pasirodo, that savo laikas kainuoja brangiau nei mūsų paslaugos. Be to, kai susižeidžiate nuleisdami spintą, kas tuomet padarys? Sutaupytieji pinigai išklys vaistinėje ir ligos lapuose. Geriau pasamdyti profesionalus, o patys rūpintis verslu, o ne nešioti dėžes su senais archyvais.

Ką daryti, jeigu sunkvežimis sugenda Vokietijoje?

Tai retas atvejis, bet nutinka. Mes turiam pagalbinę techniką arba partnerius, kurie gali padėti. Jeigu reikia, iškrauname į kitą sunkvežimį ir tęsiamame kelią. Tai gali užtrukti, bet mes visada pasiekiame tikslą. Vieną kartą užsidegė sankaba netoli Hanoverio, bet vairuotojas buvo drąsus ir sugebėjo sustoti saugioje vietoje. Svarbiausia – neklauskite „kada bus“, kai mes jau sprendžiame problemą, tik tai erzina.

Išvados

Trumpai tariant, biuro perkraustymo sprendimai į Vokietiją pagal poreikius nėra tikrai sprendimai, tai daugiau kompromisai tarp laiko, pinigų ir jūsų nervų. Jeigu pasiruošę gerai, viskas bus gerai, jeigu ne – gausit pranešimus apie dingusius dėžių ir pykčius vokiškų kaimynų. Geriau pasiklauskyt profesionalų ir neskubėkite su sprendimais, o viską suplanuokite iš anksto, tada galbūt net nusipirksiu sau kavos be rūpesties.